Chấm công là gì? Đánh giá các hình thức chấm công phổ biến

1. Chấm công là gì?

Theo cách hiểu đơn giản nhất, chấm công là một hình thức khai báo về sự hiện diện tại chỗ làm, ví dụ như giờ giấc nhân viên đến chỗ làm hay tan ca. Căn cứ vào bảng chấm công, chủ doanh nghiệp cũng như bộ phận nhân sự, kế toán sẽ có thể nắm được chi tiết số ngày, số giờ làm việc của mỗi người lao động.

Chấm công sẽ là cơ sở để doanh nghiệp tính lương, quản lý lương nhân viên và thưởng hoặc phạt các nhân viên vi phạm (đi trễ, về sớm,...)Thông qua việc chấm công, chủ doanh nghiệp sẽ có thể quản lý nhân viên một cách dễ dàng, đồng thời cũng giúp nhân viên nâng cao ý thức làm việc và có trách nhiệm hơn trong việc thực hiện theo quy định của công ty.​

Chấm công là hình thức khai báo về sự hiện diện của bạn tại nơi làm việc

2. Tại sao doanh nghiệp nên triển khai chấm công?

Cùng Viindoo tìm hiểu lý do của việc triển khai chấm công trong phần dưới đây!

2.1 Về phía doanh nghiệp:

• Chấm công giúp doanh nghiệp theo dõi mức độ chuyên cần và đánh giá thái độ làm việc của nhân viên. Các số liệu chấm công sẽ được so sánh với các quy định trong hợp đồng lao động, quy định của công ty để đưa ra những đánh giá khách quan về nhân viên.
• Chấm công là cơ sở quan trọng để tính lương và đưa ra các quyết định thưởng phạt hợp lý.
  

Chấm công là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra mức lương phù hợp cho nhân viên

>>>> Đọc Thêm: Phúc lợi là gì? Vai trò của phúc lợi đối với người lao động và Doanh nghiệp

2.2 Về phía người lao động:

Không chỉ đối với doanh nghiệp mà với bản thân người lao động, việc chấm công cũng có vai trò vô cùng quan trọng.

• Chấm công thể hiện mức độ chuyên cần, chăm chỉ, đồng thời xem xét trách nhiệm của bản thân nhân viên đối với công việc.
• Rõ ràng số liệu về lương thưởng: Thông qua bảng chấm công, người lao động có thể tự so sánh, kiểm tra giờ công thực tế với giờ công tiêu chuẩn và đưa ra các đề xuất, khiếu nại chỉnh sửa. Đây là cơ sở quan trọng để nhân viên đảm bảo quyền lợi của mình.

3. Đánh giá các cách chấm công nhân viên phổ biến hiện nay

Hiện nay có 6 cách chấm công cho nhân viên phổ biến, hãy cùng Viindoo tìm hiểu về ưu và nhược điểm của từng hình thức trong phần dưới đây.

3.1 Chấm công bằng thẻ giấy

Khi thực hiện cách chấm công này, doanh nghiệp cần có máy chấm công và thẻ giấy. Các bước chấm công bằng thẻ giấy vô cùng đơn giản, nhân viên chỉ cần đưa thẻ giấy của mình vào trong máy là ngay lập tức, máy sẽ in ngày giờ lên thẻ. Trên thẻ sẽ có các thông tin như cột giờ vào làm, cột giờ tan làm theo các ca tương ứng là sáng, trưa, ngoài giờ làm việc.

Ưu điểm

• Không cần lấy dấu vân tay và cũng không cần kết nối tới dữ liệu trong máy tính;
• Thuận tiện và dễ dàng hơn cho doanh nghiệp khi việc lắp đặt máy rất đơn giản;
• Cách sử dụng dễ hơn các cách thức khác;
• Mỗi lần chấm công chỉ tốn 1 giây;
• Dễ dàng di chuyển máy từ chi nhánh này đến chi nhánh khác;
• Tích hợp thêm chuông báo giờ vào làm và giờ nghỉ cho nhân viên;
• Chi phí thấp.

Máy chấm công bằng thẻ giấy dễ dàng sử dụng hơn nhiều thiết bị khác

Nhược điểm

• Thẻ chấm công làm bằng giấy nên khó bảo quản, dễ hư hỏng trong trường hợp thời tiết không tốt;
• Nhân viên luôn phải mang theo thẻ tương đối bất tiện;
• Nhân viên dễ dàng gian lận, tự chấm chéo cho nhau;
• Quá trình tổng hợp dữ liệu chấm công rất lâu và mất thời gian vì phải làm thủ công. Không chỉ vậy, cách thức tổng hợp này cũng rất dễ sai sót.

3.2 Chấm công bằng thẻ điện từ

Nếu sử dụng cách chấm công nhân viên này, doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công thẻ điện từ. Trong thẻ từ sẽ lưu giữ các thông tin cần thiết của người lao động như tên, chức vị,... Khi chấm công, các nhân viên chỉ cần đưa thẻ điện từ vào đầu quét, thông tin ngày giờ vào ca sẽ được ghi nhận.

Ưu điểm

• Thời gian thực hiện chỉ mất khoảng 2 giây, tối ưu thời gian vận hành của doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp lớn nhiều công nhân viên;
• Chất liệu như cứng cáp dễ dàng bảo quản mà mang theo đi làm;
• Giảm thiểu tối đa sai số, hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự và kế toán một cách nhanh chóng;
• Việc nhập số liệu đơn giản hơn, giảm sai số, hỗ trợ công việc chấm công cho bộ phận nhân sự và kế toán;
• Lưu trữ, bảo quản dữ liệu hiệu quả trong trường hợp mất điện nhờ bộ nguồn dự trữ;
• Việc kết nối dữ liệu đến máy tính giúp quá trình xử lý thông tin nhanh chóng và đạt hiệu quả cao.

Nhược điểm

• Chi phí in thẻ từ khá cao;
• Nhiều trường hợp nhân viên làm rơi thẻ, nhân viên luôn phải mang theo thẻ bên người;
• Nếu không có bộ phận giám sát sẽ dễ dẫn đến gian lận.

Thẻ nhựa giúp nhân viên dễ dàng bảo quản và đem theo khi đi làm

3.3 Chấm công bằng vân tay

Ngày nay, chấm công bằng dấu vân tay là phương pháp phổ biến và được ưa chuộng từ nhiều chủ doanh nghiệp. Thông qua dấu vân tay, công nghệ ứng dụng sinh trắc học cùng với công nghệ xử lý hình ảnh có thể xác định danh tính của từng nhân viên một cách nhanh chóng.

Ưu điểm

• Loại bỏ hoàn toàn khả năng gian lận nhờ mức độ nhận diện vân trắc học rất cao;
• Thực hiện chấm công nhanh chóng;
• Không cần tốn phí in giấy, thay giấy mỗi tháng hay in thẻ từ như 2 phương thức trên;
• Có khả năng trích xuất dữ liệu tăng ca, ngày nghỉ hay thời gian ra vào một cách linh hoạt.

Nhược điểm

• Nếu người dùng tay ướt, quá lạnh hoặc đang bị thương có thể cho kết quả không chính xác hoặc tốn thời gian khá lâu.
• Với người lao động làm trong ngành cơ khí, sản xuất kim loại, vân tay của họ thường bị hao mòn hoặc mờ dần, điều này sẽ gây khó khăn khi lấy.

Cách chấm công cho nhân viên bằng vân tay sẽ cho độ chính xác tuyệt đối

3.4 Chấm công bằng khuôn mặt

Cách chấm công nhân viên này sử máy chấm công bằng khuôn mặt. Thông qua cơ sở dữ liệu đã thu thập và lưu trữ từ trước, thiết bị này sẽ dựa trên các đặc điểm riêng biệt của khuôn mặt để nhận dạng, so sánh và định danh đối tượng một cách tự động.

Ưu điểm

• Khắc phục toàn bộ nhược điểm của hình thức chấm công bằng vân tay hoặc thẻ từ;
• Có tính chính xác và chống gian lận đến 100%;
• Thời gian chấm công nhanh;
• Không phát sinh thêm chi phí in thẻ, in giấy,...;
• Xử lý dữ liệu nhanh nhờ kết nối với máy tính, USB,...

Nhược điểm

• Chi phí của máy và phí lắp đặt rất cao;
• Tốn thời gian xử lý hơn so với chấm công bằng thẻ giấy, thẻ nhựa.

Chấm công bằng khuôn mặt chống gian lận 100%

3.5 Chấm công bằng mống mắt

Hình thức này sẽ ứng dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition) để chấm công cho nhân viên. Thông qua cấu trúc phức tạp và độc nhất của mống mắt, dù người dùng sử dụng kính đeo hay kính áp tròng, thiết bị cũng đều có thể nhận dạng được.

Ưu điểm

• Đây là công nghệ tiên tiến nhất hiện nay với độ chính xác là 100%;
• Dễ sử dụng, thời gian quét rất nhanh;
• Bảo mật an toàn, thông tin tuyệt đối.

Nhược điểm

• Chi phí máy và lắp đặt cao hơn tất cả các hình thức khác.

Cách chấm công nhân viên bằng mống mắt có chế độ bảo mật tuyệt đối nhưng chi phí khá cao

3.6 Chấm công online

Ngoài các hình thức chấm công nêu trên, các doanh nghiệp cũng không thể bỏ qua một hình thức vô cùng tiện lợi nữa đó là chấm công online. Phương pháp này hoạt động thông qua việc sử dụng các phần mềm để chấm công cho nhân viên với nhiều ưu điểm vượt trội.

Ưu điểm

• Không tốn nhiều thời gian nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác khi chấm công;
• Tùy theo từng đặc điểm của doanh nghiệp, phần mềm có thể linh hoạt thay đổi một số đặc điểm và quy định chấm công;
• Nhờ tính năng định vị ví trí chính xác, nhân sự chỉ có thể chấm công khi đang ở tại vị trí của công ty.

Nhược điểm

• Yêu cầu thiết bị chấm công (máy tính, điện thoại) phải có kết nối mạng;
• Gây khó khăn với các người lao động lớn tuổi, những người không biết sử dụng phần mềm, ứng dụng.

Phần mềm chấm công online chuyên nghiệp cho nhân viên

4. Giải pháp áp dụng chấm công hiệu quả vào doanh nghiệp

Trong bối cảnh của kỷ nguyên công nghiệp 4.0 và chuyển đổi số, doanh nghiệp yêu cầu những phương thức chấm công tiên tiến và hiệu quả hơn để thay thế cho các cách chấm công đã lỗi thời. Bên cạnh đó, việc tối ưu quy trình quản lý và chi phí cũng là vấn đề cấp thiết khiến doanh nghiệp cần thay đổi phương pháp chấm công.

Hiểu được điều đó, trên thị trường đã xuất hiện giải pháp chấm công hiệu quả, hiện đại, giải quyết các nhược điểm và bất cập của các cách truyền thống. Giải pháp hiệu quả nhất dành cho các doanh nghiệp lúc này đó là hướng đến sử dụng các phần mềm chấm công. Phần mềm tiêu biểu hiện nay có thể kể đến là Viindoo Attendance, có khả năng đa nhiệm rất cao, với các tính năng nổi bật như:  

• Tự động hóa quy trình chấm công vào, tan ca của nhân viên;
• Loại bỏ 100% tác vụ nhập liệu thủ công giúp giảm thiểu tối đa sai sót cho phòng nhân sự và kế toán;
• Sử dụng tài khoản hệ thống để chấm công, có thể đăng nhập và đăng xuất thủ công ngay trên phần mềm Viindoo;
• Tích hợp với máy chấm công sinh trắc học, có thể chấm công tự động theo nhiều cách như mã số, thẻ từ, vân tay, khuôn mặt,...;
• Sử dụng máy quẹt thẻ hoặc nhập mã PIN để ghi nhận chấm công với các doanh nghiệp lớn;
• Dữ liệu chấm công vào/ra được đồng bộ với Phần mềm lương Viindoo Payroll tạo cơ sở để tính lương nhân viên nhanh chóng, chính xác và minh bạch;
• Nhân viên có thể chủ động theo dõi, tra cứu thông tin chấm công của mình;
• Căn cứ theo quy định được thiết lập trong hợp đồng, phần mềm có thể tự động tính toán thời gian đi muộn, về sớm và tổng số giờ có mặt hợp lệ,...;
• Hệ thống báo cáo và phân tích dữ liệu chấm công được tự động tổng hợp, cập nhật theo các tiêu chí: Theo nhân viên, theo thời gian, theo số giờ làm việc hợp lệ, số giờ đã làm, số giờ về sớm,...;
• Tích hợp ứng dụng Quản lý Tăng ca với dữ liệu chấm công vào/ra của nhân viên để tính toán thời gian tăng ca thực tế, hoặc tự động nhận diện thời gian làm việc thực tế đối với các trường hợp làm việc theo ca linh động, v.v.;
• Tạo cơ sở để đánh giá hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên từ đó có căn cứ hỗ trợ cho việc tính lương, thưởng cho nhân viên.

Phần mềm Viindoo Attendance - Giải pháp áp dụng chấm công hiệu quả cho doanh nghiệp

Trên đây là những thông tin mà Viindoo đã tổng hợp được về chấm công là gì cũng như đưa ra những đánh giá khách quan nhất về các cách chấm công nhân viên được sử dụng phổ biến hiện nay. Hy vọng qua bài viết này, các doanh nghiệp sẽ có thể lựa chọn được phương pháp chấm công phù hợp nhất dành cho đội ngũ nhân sự của mình!

>>>> Tiếp Tục Với:

• Cách tính thuế thu nhập cá nhân mới và chính xác nhất 2022
• Lương tháng 13 là gì? Cách tính lương tháng 13 năm 2022