Quản lý lương nhân viên đòi hỏi sự tỉ mỉ, chi tiết và độ chính xác cao. Doanh nghiệp cần tối ưu quy trình quản lý lương tự động để đảm bảo hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian. Bài viết sau đây, Viindoo sẽ phân tích chi tiết ưu và nhược của 3 cách quản lý tiền lương nhân viên phổ biến cũng như cách thức tối ưu quy trình quản lý lương trong doanh nghiệp hiệu quả. Xem ngay nhé!
>>>> Tham Khảo Thêm: Phần mềm nhân sự
1. Vai trò của công tác quản lý lương nhân viên
Quản lý lương nhân viên là khâu quan trọng, phức tạp trong công tác quản trị nhân sự của mọi doanh nghiệp. Nghiệp vụ này yêu cầu sự tỉ mỉ, chính xác trong tính toán với một chuỗi các hoạt động như xuất dữ liệu từ Phần mềm chấm công, tính lương theo công thức thiết lập sẵn của doanh nghiệp và cộng trừ các khoản trích phụ cấp, bảo hiểm, thưởng/ phạt của nhân sự trong công ty.
Quản lý lương nhân viên có vai trò quan trọng trong công tác quản lý nhân sự
Khi thực hiện công tác quản lý lương trong doanh nghiệp hiệu quả sẽ đem lại các lợi ích như:
- Thu hút và giữ chân nhân tài
- Đảm bảo quyền lợi của người lao động qua các chính sách, đãi ngộ, phúc lợi…
- Ổn định nguồn nhân lực, quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả, làm cơ sở tiền đề phát triển vững mạnh.
- Thúc đẩy năng suất lao động của nhân viên.
Do đó, các doanh nghiệp nên chú trọng vào công tác này để đảm bảo xây dựng quy trình quản lý lương nhân viên bài bản, hạn chế sai sót. Bởi nếu nhân sự cảm thấy mức lương thực nhận không đúng với năng lực và trình độ, họ sẽ thể hiện thái độ không hợp tác, giảm hiệu suất và thậm chí là rời bỏ công ty.
>>>> Tham Khảo Sử Dụng Ngay: Mẫu bảng lương nhân viên
3. Quy trình quản lý tiền lương nhân viên trong doanh nghiệp
Bước 1: Thiết lập quy chế tính tiền lương
Đầu tiên, doanh nghiệp cần thiết lập văn bản quy định cách tính lương và hình thức trả lương cho nhân viên theo đúng quy định của pháp lực. Văn bản ban hành cần truyền thông nội bộ một cách rõ ràng, minh bạch. Qua đó, bộ phận nhân sự sử dụng quy chế này làm căn cứ tính lương trả hàng tháng cho nhân viên trong doanh nghiệp.
Lưu ý: Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các quy định của pháp luật lao động khi xây dựng bộ quy chế tiền lương. Đồng thời, công ty cũng cần căn cứ tình hình hoạt động của doanh nghiệp để tiến hành chỉnh sửa, cải tiến cho phù hợp.
Bước 2: Xây dựng thang bảng lương cho nhân sự
Xây dựng thang bảng lương (gồm ngạch lương, bậc lương, nhóm lương) là công tác bắt buộc để làm căn cứ trả lương cho nhân viên, đảm bảo tính công bằng, minh bạch. Đồng thời, thang bảng lương được xây dựng dựa trên các yếu tố như chức vụ, vị trí, năng lực, kết quả.., sẽ là hệ quy chiếu để người lao động nhìn nhận mức thu nhập thực tế so với năng lực, công sức bỏ ra. Qua đó, nhân viên được tạo động lực để phấn đấu và đạt mức lương mong muốn.
Lưu ý: Doanh nghiệp khi lập thang bảng lương cần nắm rõ các quy định về mức lương tối thiểu vùng và tham khảo thêm ý kiến công đoàn.
Bước 3: Ghi nhận và quản lý chấm công
Quản lý chấm công là theo dõi và ghi nhận dữ liệu thời gian làm việc thực tế nhân sự. Đây sẽ là căn cứ giúp doanh nghiệp tính tiền lương nhân viên. Trong thời đại 4.0 ngày nay, có rất nhiều hình thức chấm công nhân viên phù hợp với nhu cầu và tính chất công việc của doanh nghiệp như quét mã vân tay, Face ID, định vị GPS. Để biết chi tiết về các hình thức chấm công, bạn có thể đọc thêm bài viết "7 cách chấm công nhân viên phổ biến nhất năm 2023".
Lưu ý: Bên cạnh việc quản lý chấm công, bộ phận nhân sự cần ghi lại các ngày nghỉ phép, nghỉ không lương hoặc chấm công bù, làm việc online để tính lương chính xác, đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Bước 4: Tính lương
Để thực hiện công tác tính lương, bộ phận nhân sự cần thu thập đầy đủ các thông tin dữ liệu cấu thành nên lương theo quy định mà doanh nghiệp đã ban hành. Chẳng hạn: Số ngày công làm việc, hệ số lương, bậc lương, chỉ tiêu KPI, các khoản phúc lợi…
Vì mỗi doanh nghiệp có cách tính lương khác nhau tùy thuộc vào hệ thống quản lý nhân sự tiền lương. Do đó, HR cần lưu ý đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy chế tính lương và đúng thời hạn yêu cầu.
Bước 5: Thanh toán lương cho nhân viên
Bước tiếp theo của quy trình quản lý lương nhân viên đó là thanh toán tiền lương. Bộ phận nhân sự thực hiện thanh toán theo đúng thời hạn và theo đúng hình thức trả lương do công ty quy định.
Lưu ý: Có rất nhiều hình thức trả lương và doanh nghiệp có thể chọn hình thức tối ưu cũng như phù hợp nhất với đặc thù hoạt động của công ty như tiền mặt, chuyển khoản, ủy nhiệm chi lương cho ngân hàng…
Bước 6: Đóng bảo hiểm và quyết toán thuế
Bước cuối cùng trong quy trình quản lý lương là tính thuế TNCN và đóng bảo hiểm cho người lao động. Đây là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp và cần được thực hiện nghiêm túc, đúng hạn theo quy định pháp luật.
2. 3 cách quản lý tiền lương nhân viên phổ biến
2.1 Quản lý lương biên chế bằng tay
Đây là cách quản lý lương theo phương pháp thủ công, nhưng vẫn được nhiều công ty, doanh nghiệp, tổ chức áp dụng hiện nay. Quản lý lương biên chế bằng tay phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, ít nhất viên.
Quản lý lương biên chế bằng tay
Ưu điểm
- Tiết kiệm chi phí với nguồn nhân lực nội bộ cho doanh nghiệp;
- Công ty cảm thấy yên tâm hơn trong vấn đề bảo mật thông tin khi giao việc cho nhân sự nội bộ thay vì thuê bên ngoài
Nhược điểm
- Rắc rối trong thủ tục và giấy tờ
- Mất nhiều thời gian và công sức;
- Khó khăn trong tính toán tiền lương, lập báo cáo về thuế, BHXH và nộp thuế đúng hạn
- Cần lập một bộ phận nhân viên chuyên ngành hoặc đội nhóm chuyên để quản lý lương
2.2 Sử dụng dịch vụ thuê ngoài
Thay vì tự quản lý tiền lương nhân viên, một số doanh nghiệp lại chọn cách thuê dịch vụ bên ngoài. Phương pháp này cũng được xem là hiệu quả khi đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Thế nhưng, các công ty, tổ chức vẫn nên phải “dè chừng” với cách thức này.
Quản lý tiền lương bằng phương pháp thuê ngoài
Ưu điểm
- Tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi quản lý vấn đề tiền lương.
- Có thời gian tập trung vào các công việc quan trọng khác.
Nhược điểm
- Chi phí cao
- Khó khăn trong tìm kiếm một đơn vị uy tín để giao phó trách nhiệm
- Phát sinh vấn đề quản lý tài chính khi thuê ngoài;
- Không thể đảm bảo độ chính xác cao và bảo mật tuyệt đối
2.3 Sử dụng phần mềm để quản lý tiền lương
Sử dụng Phần mềm tính lương nhân viên hiện nay được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Với cách quản lý này, doanh nghiệp dễ dàng tính lương nhân sự và nhanh chóng hơn nhiều. Mọi thao tác, quy trình đều được tự động hóa. Bên cạnh đó, phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tính toán lương tổng, khấu trừ các khoản bảo hiểm, thuế và kiểm soát, quản lý dữ liệu lương của từng nhân viên.
Quản lý tính lương bằng phần mềm
Ưu điểm
- Trung hòa những ưu nhược điểm của hai hình thức trên
- Tiết kiệm chi phí hơn so với thuê ngoài
- Đảm bảo hạn chế tối đa những sai sót thủ công nhờ có hệ thống tự động hóa
- Hỗ trợ Tự động hóa tính lương nhanh chóng giúp nhân sự tiết kiệm thời gian tính toán.
Nhược điểm
- Phụ thuộc vào mạng Internet.
- Thông tin dữ liệu có thể bị ảnh hưởng nếu phần mềm không có chức năng sao lưu hoặc đồng bộ hóa.
4. Tối ưu quy trình quản lý lương hiệu quả cùng Viindoo Payroll
Viindoo Payroll là ứng dụng độc quyền do Công ty Cổ phần Công nghệ Viindoo phát triển. Phần mềm hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc tự động tập hợp dữ liệu trong phần mềm chấm công
Viindoo Payroll - Tính lương tự động
Viindoo Payroll có nhiều ưu điểm nổi bật như:
- Tính toán lương tự động: Tổng hợp số liệu giờ làm, thời gian tăng ca, giờ đi muộn, số ngày nghỉ phép, vắng mặt, thưởng hiệu suất, thưởng hoa hồng từ các mô đun khác. Thiết lập cấu trúc tính lương linh hoạt, đa dạng theo từng loại hình doanh nghiệp.
- Đồng nhất thời gian thanh toán lương: Tự động tính tiền lương nhanh chóng, chính xác, đảm bảo thời gian thanh toán lương được đồng nhất.
- Tạo chính sách lương minh bạch: Phân quyền bảo mật và tự động cập nhật trong hồ sơ của từng nhân sự để người lao động có thể xem chi tiết khoản lương, thưởng và phụ cấp...
- Hệ thống báo cáo phân tích đa chiều: Báo cáo, phân tích đa chiều theo thời gian thực giúp nhà lãnh đạo nắm rõ sự biến động của chi phí lương theo từng cá nhân.
Phần mềm Quản lý lương MIỄN PHÍ
THỬ NGAY Nhận tư vấn
5. Một số câu hỏi thắc mắc về quản lý lương thường gặp
5.1 Quy trình quản lý tiền lương là gì?
Quy trình quản lý tiền lương là quá trình tính toán, quản lý và trả lương, và để đảm bảo rằng các nhân viên được trả lương đúng và đầy đủ.
5.2 Tính lương nhân viên sai gây hậu quả như thế nào?
Việc nhân viên tính lương sai không chỉ gây tranh chấp giữa người lao động và người sử dụng lao động mà còn có thể liên quan đến pháp luật nếu doanh nghiệp đó bị kiện. Tính lương sai gây hậu quả rất lớn, không chỉ khiến doanh nghiệp mất đi nhân viên mà còn làm giảm sự uy tín của doanh nghiệp trên thị trường lao động.
5.3 Doanh nghiệp thanh toán lương chậm có bị phạt không?
Quy trình quản lý tiền lương là quá trình tính toán, quản lý và trả lương, và để đảm bảo rằng các nhân viên được trả lương đúng và đầy đủ.
Tính lương chậm doanh nghiệp phải đền bù một khoản tiền cho người lao động
Khoản tiền đó ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm. Lãi tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn một tháng, do ngân hàng nơi chủ doanh nghiệp mở tài khoản trả lương cho người lao động được công bố tại thời điểm trả lương.
Bài viết trên đã cung cấp tất cả thông tin về quản lý lương nhân viên và hướng dẫn cách tính lương sao cho hiệu quả. Hi vọng những chia sẻ trên sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn giải quyết được vấn đề quản lý lương. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn thêm về giải pháp quản lý lương của Viindoo thì hãy liên hệ đến hotline 02257309838 để được hỗ trợ nhanh chóng.
>>>> Đọc Thêm Kiến Thức Hữu ích:
- Hiểu rõ về Báo cáo tiền lương theo phương pháp 5W1H
- Các hình thức trả lương: Lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp
