Skill gap là gì? Cách xác định và thu hẹp khoảng cách năng lực

1. Skill gap là gì?

Skill gap (khoảng cách năng lực) đề cập đến một trạng thái khi nhân viên không sở hữu đủ những kỹ năng cần thiết để đạt được một mục tiêu cụ thể, từ đó gây trở ngại cho thành công của dự án hoặc công việc của doanh nghiệp. Nói một cách đơn giản, khái niệm này mô tả tình trạng khi nhân viên không thể đáp ứng yêu cầu từ lãnh đạo do thiếu kiến thức, kỹ năng hoặc năng lực phù hợp.

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Định biên nhân sự là gì? Vai trò và nguyên tắc định biên nhân sự

2. Vì sao việc phân tích Skill gap là cần thiết?

Phân tích khoảng cách kỹ năng có thể mang lại vô số lợi ích quan trọng trong việc thúc đẩy mục tiêu của công ty thông qua quá trình học tập và phát triển. Dưới đây là một số lý do tại sao phân tích khoảng cách kỹ năng có thể trở nên hữu ích hơn:

• Nắm rõ tình hình nhân sự trong doanh nghiệp: Phân tích khoảng cách kỹ năng cho phép doanh nghiệp nhìn nhận rõ hơn về phân bố năng lực trong toàn bộ tổ chức - từ các phòng ban và nhóm đến từng nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp xác định vị trí có khoảng cách kỹ năng (và nơi có thể cần bổ sung nguồn lực) ở mọi cấp độ.
• ​Lập kế hoạch nhân sự trong dài hạn: Phân tích khoảng cách kỹ năng chính có thể giúp bạn xác định những thay đổi cần thiết trong phương pháp hoặc mục tiêu tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu lực lượng lao động trong tương lai. Điều này giúp bạn lập kế hoạch lực lượng lao động một cách hiệu quả và đáp ứng sự phát triển của tổ chức.
• Thúc đẩy học tập và phát triển cá nhân: Phân tích khoảng cách kỹ năng có thể giúp khám phá những mục tiêu học tập và phát triển mới cho từng cá nhân, giúp nhân viên nhận ra những kỹ năng bổ sung cần thiết cho công việc hiện tại và những kỹ năng nổi bật để tiến xa hơn trong tương lai.
• Tăng năng suất làm việc: Một trong những phần quan trọng nhất của phân tích khoảng cách kỹ năng là hành động, tức là bạn hy vọng giải quyết những khoảng trống kỹ năng tồn tại và nâng cao năng suất trong lực lượng lao động của mình. Bằng cách tập trung vào việc xử lý những yếu điểm và cải thiện kỹ năng, bạn có thể đạt được hiệu suất làm việc cao hơn và tối ưu hóa sự đóng góp của nhân viên.
• Tạo lợi thế cạnh tranh: Hiểu rõ điểm mạnh và yếu của lực lượng lao động giúp bạn tạo ra lợi thế cạnh tranh trong thị trường. Bằng cách biết được những điểm mạnh và điểm yếu của lực lượng lao động, bạn có thể tìm cách giải quyết những điểm yếu và dẫn đầu so với các đối thủ.
  

Phân tích skill gap giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại năng lực nhân viên

>>>> Đừng Bỏ Qua: 8 cách quản lý nhân viên hiệu quả, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng Skill matrix. Skill matrix (Ma trận kỹ năng) là một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự, được sử dụng để phân tích và đánh giá chi tiết về kỹ năng và trình độ của các nhân viên trong một nhóm hoặc dự án. Ma trận này được trình bày dưới dạng một bảng chứa thông tin liên quan đến kiến thức và kỹ năng của từng nhân viên. Skill matrix còn là một công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý nhân sự, giúp họ thu thập và phân tích thông tin cần thiết để quản lý, phát triển và đánh giá năng lực của nhân viên.

Ma trận kỹ năng còn có vai trò quan trọng trong việc đánh giá khả năng của nhân viên trong một công việc cụ thể. Các thông tin trong bảng sẽ được trình bày một cách khoa học và logic giúp doanh nghiệp có thể xác định được những kỹ năng còn thiếu, từ đó định hướng chính xác hơn cho nhóm làm việc hoặc công ty của họ.

Thông thường, một bảng tổng quan về ma trận kỹ năng cơ bản bao gồm thông tin về nhân viên, các kỹ năng cần có, kỹ năng mà nhân viên hiện đang sở hữu và những kỹ năng cần phát triển.

Việc sử dụng Skill matrix sẽ đem lại cho doanh nghiệp các lợi ích như:

• Lựa chọn đúng người: Skill matrix giúp người quản lý xác định rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên, từ đó lựa chọn những người phù hợp nhất với tiêu chí của dự án hoặc công ty.
• Xác định được kỹ năng còn thiếu: Quá trình xây dựng Skill matrix yêu cầu quản lý và nhân viên có cái nhìn sâu hơn về kỹ năng của từng người, từ đó nhận diện các điểm yếu và kỹ năng còn thiếu của nhóm, phòng ban và công ty. Ngoài ra, Skill matrix còn giúp tạo ra bức tranh toàn diện về năng lực nhân viên, giúp quản lý nhìn ra các nguy cơ có thể xảy ra trong quá trình dự án.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi nhân viên nhận thức rõ về năng lực của mình, họ sẽ có ý thức hơn về vai trò và vị trí của mình trong công ty. Điều này giúp nhân viên tự đề ra kế hoạch để phát triển kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ và trách nhiệm cá nhân.
  

4.1 Đào tạo nhân viên hiện tại

Theo thống kế của Deloitte, 84% các công ty nhất trí rằng "sự liên tục đổi mới lực lượng lao động thông qua học tập suốt đời là một yếu tố quan trọng hoặc rất quan trọng đối với chiến lược phát triển của họ." Tuy nhiên, chỉ có 16% các tổ chức kỳ vọng rằng họ sẽ tăng đầu tư đáng kể vào việc đào tạo lại kỹ năng trong vòng ba năm tới.

TĐể khắc phục những khoảng trống này, các công ty cần sẵn sàng đầu tư và cam kết thực hiện các sáng kiến nâng cao và đào tạo lại kỹ năng của mình. Bên cạnh các hình thức đào tạo nhân viên như đào tạo nội bộ,..., có nhiều tài nguyên khác mà doanh nghiệp có thể cung cấp cho nhân viên, bao gồm:

• Chương trình cố vấn có sự hướng dẫn và hỗ trợ từ các chuyên gia trong lĩnh vực tương ứng
• Đăng ký tham gia các khóa học trực tuyến, giúp nhân viên có thể tiếp cận kiến thức mới một cách thuận tiện và tự tìm hiểu theo tốc độ của mình.
• Vé hỗ trợ nhân viên tham gia các sự kiện hoặc hội nghị trong lĩnh vực của họ
• Khuyến khích nhân viên tham gia các khóa đào tạo để đạt được chứng chỉ và trợ cấp liên quan đến lĩnh vực công việc của họ.
  

Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên hiện tại

Doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng phần mềm quản lý đào tạo như Viindoo E - Learning. của Viindoo cho phép doanh nghiệp xây dựng, quản lý và số hóa hoạt động đào tạo trên nền tảng điện toán đám mây. Phần mềm cung cấp các tính năng như: Theo dõi, kiểm tra và giám sát quá trình học tập; cung cấp cộng đồng chia sẻ kiến thức; cung cấp báo cáo đào tạo đa chiều; hệ thống hóa các khóa học phù hợp; giảm thiểu chi phí giảng dạy; mở rộng mô hình đào tạo tùy theo thời gian.

Bên cạnh đó, tính năng Đánh giá nhân sự trong phần mềm HRM giúp doanh nghiệp có cơ sở quản lý dữ liệu đánh giá nhân sự, tạo phiếu đánh giá nhân sự dễ dàng, từ đó đưa ra các hoạt động khen thưởng, đào tạo phù hợp với năng lực hiện có của nhân sự.

4.2 Tuyển dụng nhân viên mới

Trong trường hợp khoảng cách về kỹ năng quá lớn và không thể khắc phục thông qua đào tạo hoặc khi thời gian có hạn, doanh nghiệp có thể cân nhắc đến giải pháp thuê nhân viên mới để bổ sung kiến ​thức và kỹ năng cần thiết cho công việc.​

Cho dù doanh nghiệp tuyển dụng để giải quyết vấn về khoảng cách kỹ năng hay đáp ứng các yêu cầu cần thiết cho công việc thì tuyển nhân viên mới cũng là một điều cần phải thực hiện. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận để đảm bảo rằng những người mới được tuyển dụng có đủ kỹ năng cần thiết. Ví dụ như: Đánh giá kỹ năng, yêu cầu chứng chỉ bắt buộc hoặc câu hỏi phỏng vấn thích hợp.

Một mẹo nhỏ là, nếu bạn không tìm thấy người phù hợp cho công việc hoặc không cần một nhân viên toàn thời gian, bạn có thể tận dụng lực lượng lao động dự phòng bằng outsource những nhân sự có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp.

Hy vọng thông qua bài viết trên, doanh nghiệp đã hiểu hơn về skill gap là gì và những thông tin xoay quanh vấn đề này. Việc xác định skill gap trong doanh nghiệp là rất quan trọng, có thể ảnh hưởng đến doanh thu của đơn vị. Nếu doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm về vấn đề này, hãy liên hệ Viindoo ngay nhé!

>>>> Tiếp Tục Với:

• Giao việc cho nhân viên: Nguyên tắc và cách giao việc hiệu quả
• 10 cách tạo động lực cho nhân viên, nâng cao hiệu suất làm việc