Định biên nhân sự là gì? Đây là quá trình quan trọng có thể ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên trong một doanh nghiệp. Vậy định nghĩa cụ thể về quản lý định biên nhân sự và vai trò như thế nào? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu ngay để có thể hiểu rõ hơn.
1. Định biên nhân sự là gì?
Định biên nhân sự (Manpower allocation) là quá trình phân bổ và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả để đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm: Xác định nhu cầu nhân lực, tuyển dụng, đào tạo, phát triển, phân bổ và quản lý nhân lực nhằm đảm bảo họ có thể làm việc tốt nhất và mang lại hiệu suất cao nhất cho doanh nghiệp.
Định biên nhân sự là phương pháp đánh giá nhân sự trong doanh nghiệp
>>>> Xem thêm về: Chính sách nhân sự là gì? Vai trò và các loại chính sách
2. Vai trò của định biên nhân sự là gì
Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong hoạch định nguồn nhân lực, mang lại hiệu quả tốt cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích của chúng:
2.1. Đối với doanh nghiệp, tổ chức
Phân bổ nhân lực đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể biết cách vận hành tốt hơn.
- Góp phần hỗ trợ theo dõi tình hình nhân sự hiện tại trong doanh nghiệp, tạo môi trường công ty ngăn nắp hơn.
- Giúp doanh nghiệp nắm được chính xác số lượng nhân sự hiện có và năng lực đáp ứng công việc nhằm tối đa hóa hiệu quả công việc.
- Giúp doanh nghiệp dễ dàng giải bài toán nhân sự. Đồng thời, công tác cán bộ là nền tảng cơ bản để thực hiện các hoạt động thăng tiến vị trí mới, tuyển dụng hoặc luân chuyển nhân sự.
- Được sử dụng làm cơ sở để hình thành các khoản trợ cấp cá nhân hoặc thanh toán bồi thường.
Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nhân sự
>>>> Tham khảo: 5 bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả & Mẫu kế hoạch miễn phí
2.2. Đối với người lao động
Việc thực hiện lập kế hoạch nguồn nhân lực cũng có tác dụng tích cực đối với nhân viên. Nhờ sản xuất, người lao động có thể lựa chọn hướng đi phù hợp hơn.
- Hỗ trợ giúp người lao động hiểu rõ hơn về năng lực bản thân để tìm được công việc phù hợp.
- Giúp nhân viên phát triển đúng hướng, phù hợp với năng lực để tăng hiệu quả công việc.
Định biên nhân sự giúp người lao động phát triển theo đúng hướng
>>>> Đọc về: Giao việc cho nhân viên: Nguyên tắc và cách giao việc hiệu quả
3. Điều kiện để định biên nhân sự là gì?
Vậy điều kiện bố để định biên nhân sự là gì? Dưới đây là các yếu tố cơ bản cần thiết cho nhân sự:
| Đối với các doanh nghiệp | Đối với các phòng ban |
|
|
Để thực hiện định biên nhân sự doanh nghiệp cần đáp ứng được các điều kiện cụ thể
4. Nguyên tắc định biên nhân sự
Khi thực hiện định biên nhân sự, doanh nghiệp cần tuân theo các nguyên tắc nhất định dưới đây để đảm bảo mang lại tính chính xác nhất:
4.1. Tỷ lệ tương quan
Tỷ lệ tương quan là một nguyên tắc quan trọng trong định biên nhân sự. Doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc tỷ lệ tương quan thường sẽ dựa vào số liệu tăng giảm nhân sự giữa các năm.
| Nguyên tắc | Ví dụ |
|
|
|
|
|
|
Nguyên tắc định biên nhân sự theo tỉ lệ tương quan
4.2. Định mức lao động
Nguyên tắc định mức lao động sẽ dựa vào số lượng và chất lượng công việc để đánh giá. Dưới đây là chi tiết về những hệ số định biên cụ thể:
Nguyên tắc | Ví dụ |
|
|
|
|
|
|
Định biên nhân sự được thực hiện dựa trên định mức lao động
4.3. Tần suất và thời lượng
Doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc tần suất và thời lượng cần phải dựa vào chức vụ, tần suất làm việc của nhân sự để đánh giá.
| Nguyên tắc | Ví dụ |
| Vị trí Kế toán bao gồm nhiệm vụ là:
|
Định biên nhân sự dựa theo nguyên tắc tần suất và thời lượng
5. Các bước định biên nhân sự trong doanh nghiệp
Để thực hiện định biên nhân sự một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện lần lượt 5 bước cơ bản sau đây:
5.1. Xác định và dự báo nhu cầu nhân lực
Bước đầu tiên phải kể đến là doanh nghiệp cần xác định tương đối về nhu cầu nhân lực trong doanh nghiệp dựa vào mục tiêu và chiến lược phát triển. Qua đó, doanh nghiệp cần phải làm rõ các thông tin:
- Thời gian cụ thể cần tuyển dụng lượng lớn nhân sự tiềm năng, có chuyên môn cao.
- Số lượng chính xác cho mỗi vị trí, mỗi bộ phận.
- Những yêu cầu cần thiết về kỹ năng chuyên môn, phẩm chất của nhân sự phù hợp với vị trí.
Nhiệm vụ đầu tiên của doanh nghiệp là xác định nhu cầu nhân lực
5.2. Phân tích thực trạng
Tiếp theo ở bước này doanh nghiệp cần phân tích thật kỹ càng chất lượng nhân sự hiện có. Doanh nghiệp sẽ xem xét cả ưu điểm về mặt hạn chế của nguồn lực để kết luận liệu có đáp ứng được đủ nhu cầu ở thời điểm hiện tại hay không. Trong quá trình phân tích doanh nghiệp nên chia nhỏ ra thành 2 nhóm yếu tố cơ bản để tiện theo dõi như yếu tố hệ thống và yếu tố quá trình.
Doanh nghiệp tiến hành phân tích thực trạng chi tiết
5.3. Đưa ra quyết định tăng/cắt giảm nhân lực
Dựa trên tình hình nhân sự được kiểm tra, phân tích cẩn thận, doanh nghiệp sẽ bắt đầu chọn lọc đưa ra quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân sự. Đây là một bước vô cùng quan trọng sàng lọc hệ thống nhân viên bao gồm cả bộ phận lãnh đạo. Vì vậy doanh nghiệp nên có cái nhìn bao quát, tổng thể về thực trạng và cẩn trọng để đưa ra giải pháp tối ưu nhất.
Doanh nghiệp bắt đầu đưa ra quyết định thay đổi số lượng nhân sự
5.4. Lên kế hoạch
Sau khi đã hoàn thành 3 bước trên, doanh nghiệp sẽ tiếp tục lên kế hoạch thực hiện định biên nhân sự phù hợp. Nếu quy trình định biên nhân sự được thực hiện đúng cách, bộ phận nhân sự vừa có thể tiết kiệm thời gian, chi phí vừa giúp tối ưu hóa nguồn nhân lực. Những thông tin cơ bản cần phải có trong bản kế hoạch:
- Kế hoạch và lịch trình, thời điểm tuyển dụng nhân sự cụ thể.
- Đề bạt, luân chuyển nhân sự nội bộ.
- Phân bổ lại số lượng nhân sự tại các phòng ban, tái cấu trúc cơ cấu doanh nghiệp.
- Tiến hành cắt giảm nhân sự có chuyên môn kém, hiệu suất làm việc không cao và không mang lại giá trị tích cực cho công ty.
Doanh nghiệp lên kế hoạch cụ thể định biên nhân sự phù hợp
5.5. Đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch
Bước cuối cùng để hoàn thành quy trình định biên nhân sự là doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá kế hoạch để tìm được những sai sót xảy ra giữa mục tiêu đã đề ra so với thực tế. Khi đã nắm được nguyên nhân cụ thể, doanh nghiệp sẽ rút ra bài học và có hướng đi đúng đắn hơn trong tương lai.
Doanh nghiệp đưa ra đánh giá cụ thể thực hiện kế hoạch để hoàn thiện quy trình
6. Câu hỏi thường gặp
Phân bổ nhân lực ảnh hưởng thế nào đến tinh thần và sự tham gia của nhân viên?
Phân bổ nhân lực đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tinh thần và sự gắn kết của nhân viên. Khi nhân viên được giao nhiệm vụ phù hợp với kỹ năng và sở thích của họ, họ sẽ cảm thấy được coi trọng và có động lực, dẫn đến mức độ hài lòng và gắn bó với công việc cao hơn.
Có phải phân bổ nhân lực chỉ áp dụng cho các tổ chức lớn?
Không, phân bổ nhân lực có liên quan đến các tổ chức thuộc mọi quy mô. Quản lý lực lượng lao động hiệu quả thông qua phân bổ hợp lý là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp đang tìm cách tối ưu hóa năng suất và tối đa hóa tiềm năng nguồn nhân lực của họ, bất kể quy mô của họ.
Công nghệ có thể hỗ trợ phân bổ nhân lực như thế nào?
Công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc hợp lý hóa các quy trình phân bổ nhân lực. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) và phần mềm quản lý lực lượng lao động cung cấp các tính năng nâng cao hỗ trợ kết hợp kỹ năng, trực quan hóa khối lượng công việc và giao tiếp hiệu quả. Các công cụ này tự động hóa các tác vụ quản trị, nâng cao độ chính xác và cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu để phân bổ nguồn lực tối ưu.
Phân bổ nhân lực có thể cải thiện tỷ lệ thành công của dự án không?
Tuyệt đối. Phân bổ nhân lực đảm bảo rằng các dự án được bố trí nhân sự với những cá nhân có kỹ năng và chuyên môn cần thiết. Việc triển khai tài nguyên có mục tiêu này giúp nâng cao cơ hội hoàn thành dự án thành công trong các khung thời gian được chỉ định. Kết hợp đúng người với đúng dự án làm tăng đáng kể khả năng đạt được kết quả mong muốn.
>>>> Xem Thêm Các Kiến Thức Quản Trị Nhân Sự Khác:
