5 bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả & Mẫu kế hoạch miễn phí

Xây dựng kế hoạch nhân sự là cách thức giúp cho doanh nghiệp định hướng được chi tiết các bước phát triển của mình trong tương lai. Một kế hoạch phát triển nhân sự cụ thể sẽ góp phần rất lớn quyết định đến thành công của doanh nghiệp. Cùng Viindoo tham khảo ngay các bước lập kế hoạch phát triển nhân sự trong bài viết dưới đây nhé!

1. Kế hoạch nhân sự là gì? Vì sao cần xây dựng bảng kế hoạch nhân sự?

Kế hoạch nhân sự là một bảng chiến lược để doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp. Một kế hoạch rõ ràng, chi tiết sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được số lượng và loại nhân viên mà mình cần có để đạt được mục tiêu mà đơn vị đặt ra.

Xây dựng bảng kế hoạch nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí lao động, tăng năng suất làm việc
• Thu hẹp khoảng cách về kỹ năng
• Kết nối mối quan hệ của các nhân viên​
• Giúp giữ chân nhân viên, tăng doanh thu
• Tăng cường trải nghiệm nhân viên và cả khách hàng

• Tăng trưởng doanh thu

>>>> Tham Khảo Thêm: Vì sao  truyền thông nội bộ lại quan trọng với doanh nghiệp?

2. Các bước xây dựng kế hoạch nhân sự hiệu quả

Thông thường, bảng kế hoạch quản lý nhân sự sẽ được lập dựa trên ba bước:

• Xác định số lượng nhân sự hiện tại
• Dự đoán nhu cầu sử dụng nhân sự trong tương lai
• Đánh giá khoảng cách giữa doanh nghiệp và nhân sự​

Sau khi đánh giá được nhu cầu sử dụng nhân sự của mình, doanh nghiệp có thể xây dựng các đề xuất để giải quyết chúng. Đề xuất này có thể bao gồm: Tuyển dụng nhân sự mới, thăng chức cho nhân sự hiện tại, đào tạo nội bộ,... Dự trên những dự báo và đề xuất này, kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp sẽ được phát triển tổng thể và hiệu quả.

2.1 Xác định mục tiêu kinh doanh

Trước khi xây dựng kế hoạch nhân sự, doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu mà đơn vị của mình đang hướng đến là gì. Thông thường, các mục tiêu này sẽ được xác định trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Xác định mục tiêu kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp làm rõ định hướng của đơn vị và điều chỉnh kế hoạch nhân sự cho phù hợp.

Những chính sách mà doanh nghiệp áp dụng cho nhân viên sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của đơn vị. 

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo kế hoạch nhân sự phù hợp với tình hình nhân viên của mình nếu muốn đạt được doanh thu cao.

Ví dụ: Một doanh nghiệp muốn mở địa điểm kinh doanh mới do đó cần phải thuê thêm nhân viên hoặc luân chuyển các nhân viên hiện tại để đảm nhận vị trí công việc. Khi đó, kế hoạch kinh doanh sẽ có vai trò thông báo đến toàn thể nhân viên về sự thay đổi nhân sự sắp diễn ra.

2.2 Phân tích tình hình nhân sự hiện có

Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng kế hoạch nhân sự mà doanh nghiệp cần làm đó chính là phân tích tình hình nhân viên hiện tại. Doanh nghiệp có thể thu thập cơ sở dữ liệu nhân viên bằng nhiều thông tin khác nhau từ một nguồn chính xác nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể làm việc với các nhà quản lý để có được dữ liệu chuẩn xác và đầy đủ nhất của nhân viên.

Ở bước này, doanh nghiệp cần phân tích và chất lượng và số lượng nhân sự:

Chất lượng nhân sự: Chất lượng nhân sự được đánh giá dựa trên năng suất làm việc và tiềm năng thăng tiến trong tương lai. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải dự đoán trước những cơ hội và thách thức của tình hình nhân sự trong tương lai và tiến hành đào tạo lại nhân viên của mình. Sau khi phân tích cơ hội và thách thức, nhân viên sẽ được phân chia theo bảng ma trận quản trị tài năng để doanh nghiệp có thể dễ dàng tối ưu chất lượng nhân sự. Ví dụ:

• Tổ chức trau dồi kiến thức và nghiệp vụ cho những nhân sự tiềm năng
• Những nhân viên chuyên môn thường không thể phát triển thêm năng lực. Chính vì vậy, doanh nghiệp không nên thăng cấp cho những nhân viên này. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể tăng lương, thưởng và giữ nguyên vai trò, mức ảnh hưởng của họ.
• Doanh nghiệp nên cân nhắc sa thải thải những nhân viên yếu kém bởi việc giữ chân họ chỉ làm giảm hiệu quả làm việc và tiêu tốn tài nguyên của đơn vị.

Số lượng nhân sự: Số lượng nhân sự sẽ được đánh giá dựa vào bảng ma trận dòng nhân sự. Các thông tin trong bảng ma trận sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát số lượng nhân viên cần tuyển dụng, sa thải và thăng cấp. Bảng ma trận sẽ có vai trò dự báo tình hình nhân sự, giúp nhà quản lý dự đoán và phân bố nhân viên thích hợp với kế hoạch của doanh nghiệp trong tương lai. Ngoài ra, bảng ma trận còn có thể giúp doanh nghiệp nhận thức được những rủi ro về mặt nhân sự trong quá trình hoạt động.

>>>> Đọc Ngay:  Turnover rate là gì? Cách giảm và giữ cân bằng tỷ lệ nghỉ việc

2.3 Dự báo nhu cầu nhân sự theo mục tiêu

Sau khi đánh giá mục tiêu và tình hình nhân sự hiện có, doanh nghiệp cần phân tích về cung cầu của nguồn nhân lực và thực hiện phân bổ sao cho phù hợp. Thực hiện được điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp kịp thời thích nghi với những cơ hội và thách thức trong quá trình kinh doanh. Cụ thể, quá trình dự báo nhu cầu nhân sự theo mục tiêu gồm 3 phần:

1. Phân tích nguồn lực hiện có: Việc phân tích nguồn lực hiện có được thực hiện dựa trên 2 nguyên tắc cơ bản:

• Xác định số lượng nhân viên đang thực hiện các nhiệm vụ, hoạt động nhất định
• Xác định số lượng nhân viên đang làm việc, chuyển công tác hoặc nghỉ việc trong từng bộ phận.

Phân tích được 2 dữ kiện này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được nguồn nhân lực thực tế của đơn vị và dự trù nhu cầu sử dụng nhân viên trong tương lai.

2. Phân tích nguồn lực theo nhu cầu: Hiện nay, trên thị trường xuất hiện rất nhiều ngành nghề đòi hỏi nhân viên có trình độ, chuyên môn cao. Do đó, doanh nghiệp cần phải xác định được tất cả các yếu tố bên ngoài có khả năng gây tác động đến nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực hay sự xuất hiện, biến mất của một số công việc. Thông qua điều này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhìn nhận được những vị trí dư thừa hay còn thiếu trong đơn vị của mình để đưa ra giải pháp phù hợp.

3. So sánh nguồn lực hiện có và nguồn lực theo nhu cầu: Quá trình so sánh này bao gồm cả việc đánh giá số lượng và chất lượng của nhân lực trong nội bộ so với thị trường bên ngoài. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần phải xác định lượng tồn dư của 6 loại chênh lệch nhân sự sau đây:

• Thừa nhân lực trong các công việc/ngành nghề
• Thiếu nhân lực trong các công việc/ ngành nghề
• Các công việc/ngành nghề đòi hỏi nhân lực có trình độ cao
• Các công việc/ngành nghề đòi hỏi nhân viên có năng lực chưa có ở hiện tại
• Xuất hiện các công việc/ngành nghề mới
• Một số công việc/ngành nghề hiện tại bị mất đi

2.4 Lập kế hoạch

Kế hoạch nhân sự sẽ được lập theo các bước sau:

• Cơ cấu lại tình hình nhân sự: Phân bố, điều chỉnh nhân viên của từng bộ phận dựa vào kinh nghiệm, chuyên môn và năng lực của mỗi người
• Thay đổi vị trí nhân sự: Tiến cử hoặc thay đổi vị trí nhân sự giữa các phòng ban dựa trên các tiêu chí cụ thể
• Tuyển dụng nhân sự: Xác định số lượng, hình thức, thời gian… tuyển dụng nhân sự mới để quá trình được diễn ra theo đúng kế hoạch, tránh làm lãng phí tài nguyên của doanh nghiệp.

2.5 Đánh giá và chỉnh sửa

Sau khi thực hiện tất cả các bước trên, doanh nghiệp nên tiến hành đánh giá kết quả đã làm được và những thiếu sót mà mình đã mắc phải. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp để hoàn thiện kế hoạch nhân sự.

3. Mẫu kế hoạch nhân sự mới nhất

Tải ngay mẫu kế hoạch nhân sự, lập kế hoạch nhân sự trong Excel mới nhất tại đây:

Link tải Mẫu file kế hoạch nhân sự mới nhất

Bài viết đã giúp doanh nghiệp nắm rõ về các bước xây dựng mẫu kế hoạch nhân sự chi tiết, hiệu quả nhất. Mong rằng những kiến thức trong bài viết này của  Viindoo sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể dễ dàng phát triển, xây dựng nguồn nhân sự của mình.

>>>> Tiếp Tục Với:

• HRIS là gì? Cách lựa chọn hệ thống quản lý nguồn nhân lực
• Hành trình trải nghiệm nhân viên - Yếu tố giữ chân nhân tài