Chính sách nhân sự là gì? Vai trò và các loại chính sách

Chính sách nhân sự là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động của một doanh nghiệp. Hiểu rõ về khái niệm và vai trò của các quy định nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo sự thống nhất trong quy định, quản lý nhân viên. Cùng Viindoo đến với bài viết sau đây để tìm hiểu thêm về chính sách này nhé!

1. Chính sách nhân sự là gì?

Chính sách nhân sự là tập hợp các nguyên tắc, quy tắc, phương pháp và thủ tục được thiết lập để điều hành các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, quản lý và sử dụng nhân lực trong doanh nghiệp. Chính sách này nhằm hỗ trợ và thúc đẩy việc đạt được các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.

Hệ thống các quy định nhân sự cũng đi kèm với các điều khoản về khen thưởng, thăng chức, và kỷ luật cá nhân hoặc tập thể. Người đứng đầu bộ phận nhân sự thường có trách nhiệm kiểm soát và đưa ra quyết định về các điều khoản nhân sự.

>>>> Xem Thêm: Định biên nhân sự là gì? Vai trò và nguyên tắc định biên nhân sự

2. Tầm quan trọng của chính sách nhân viên trong doanh nghiệp

Chính sách nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như phát triển quản trị nhân sự toàn diện, cải thiện chất lượng lao động và nâng cao quy trình tuyển dụng. Cụ thể：

• Ngăn chặn rủi ro từ nguồn nhân lực: Chính sách đãi ngộ hợp lý giúp nhân viên yên tâm hơn. Đồng thời, điều này cũng thể hiện doanh nghiệp tuân thủ đúng theo pháp luật. Khi lo lắng về thu nhập được giải quyết, nhân viên sẽ tập trung và đóng góp cho doanh nghiệp.
• Xây dựng văn hóa công bằng: Chính sách quản lý nhân sự công bằng giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng, đồng nhất và giảm thiểu các sự việc kỷ luật và kiện cáo. Điều này tạo ra môi trường làm việc tốt, nâng cao hiệu suất và giữ chân nhân tài.
• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp: Điều khoản nhân sự rõ ràng giúp công ty trở nên chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng, góp phần tăng thêm uy tín và thu hút nhân tài. Điều này cũng giải thích tại sao các tập đoàn hàng đầu vẫn thu hút nhân sự chất lượng, ngay cả khi mức lương không cao hơn so với thị trường.
  

3. Các loại chính sách nhân sự phổ biến

3.1 Chính sách tuyển dụng nhân sự

Chính sách tuyển dụng nhân sự giúp doanh nghiệp lựa chọn ứng viên và quy định quy trình giới thiệu nhân viên mới. Chính sách này bao gồm 3 phần chính: tuyển người, đào tạo nhân sự và chính sách nghỉ việc. Nội dung của chính sách tập trung vào các hoạt động cơ bản của nhân viên từ khi gia nhập công ty đến khi nghỉ việc, cụ thể:

• Chính sách tuyển dụng: Chính sách tuyển dụng này đặt ra các tiêu chí và yêu cầu cho mỗi vị trí tuyển dụng cụ thể. Trong quá trình đăng tin tuyển dụng, nhân sự mô tả rõ yêu cầu công việc và nội dung công việc, đồng thời lựa chọn hồ sơ phù hợp. Sau đó, nhân sự phân tích và đánh giá ứng viên tiềm năng để quyết định liệu họ sẽ được phỏng vấn hay không
• Chính sách định hướng nhân viên mới: Đây là một phần quan trọng trong quy trình onboarding, bao gồm các tiêu chí về văn hóa, tư tưởng và lựa chọn những ứng viên phù hợp cho công ty. Định hướng nhân viên mới từ đầu giúp họ hiểu rõ về văn hóa nội bộ của doanh nghiệp, từ đó nhân viên có thể nhận thức rõ hơn về vai trò và tầm ảnh hưởng của mình đối với công việc chung của tổ chức.
• Chính sách thử việc: Đây là một phần quan trọng trong quy trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp đánh giá và nhận xét nhân sự trong thời gian thử việc. Điều này còn giúp doanh nghiệp xác định khả năng của nhân sự để đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của công việc.
• Chính sách thay thế tạm thời: Trong trường hợp doanh nghiệp đang gặp khó khăn về nguồn nhân lực do nhiều nguyên nhân khác nhau và chưa thể tìm được người thay thế ngay lập tức, cần áp dụng các biện pháp để tiếp tục công việc như: phân chia công việc cho nhân viên khác để đảm bảo tiếp tục quá trình làm việc.

>>>> Tham Khảo Ngay: Các loại hợp đồng lao động hiện nay? Nguyên tắc khi ký kết

3.2 Chính sách đào tạo nhân sự

Đào tạo và phát triển nhân sự là trọng trách hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Nếu không đặt sự tập trung vào việc này, doanh nghiệp sẽ đối mặt với sự đình trệ trong phát triển tổ chức và giảm hiệu suất làm việc của nhân viên. Dưới đây là các nội dung chủ yếu của chính sách đào tạo và phát triển nhân sự:

• Chính sách quản lý chi phí đào tạo: Việc quản lý tài chính giúp CEO có cái nhìn rõ ràng về số tiền cần dành cho đào tạo và khả năng chi trả của công ty. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp có nguồn lực tài chính đủ để hỗ trợ các khóa đào tạo. Đồng thời, công ty cần lập kế hoạch chi tiết bao gồm địa điểm, nội dung, hình thức đào tạo, cũng như yêu cầu đối với nhân sự sau khi hoàn thành khóa đào tạo.
• Quy mô đào tạo: Tùy thuộc vào nhu cầu mà tổ chức có thể tổ chức các khóa đào tạo nội bộ với số lượng nhân viên khác nhau. Công ty có thể chọn hình thức đào tạo trực tuyến hoặc trực tiếp dựa trên mục tiêu và nội dung đào tạo để giảm chi phí.
• Lên lịch cho các buổi đào tạo: Để đạt hiệu quả tốt nhất, công ty cần thiết lập quy trình đào tạo nhân sự cụ thể và rõ ràng cho các buổi đào tạo. Lịch trình này phải phù hợp với thời gian để mọi người có thể tiếp thu kiến thức một cách hiệu quả nhất.
• Đánh giá kết quả đào tạo: Công ty cần đánh giá và kiểm tra chất lượng đào tạo để đảm bảo tiến bộ của nhân viên hoặc tiến hành đào tạo lại nếu kết quả chưa đạt được như mong muốn.

3.3 Chính sách đãi ngộ tiền lương

Chính sách này đảm bảo quyền lợi và cuộc sống tốt nhất cho nhân viên thông qua sự thỏa thuận và hợp tác giữa nhân viên và lãnh đạo. Doanh nghiệp cần trình bày rõ từ đầu về tần suất trả lương, phương thức thanh toán, chính sách quy đổi lương net sang gross và liệt kê các lợi ích bổ sung như chăm sóc y tế, chương trình chăm sóc sức khỏe, tiền thưởng, phụ cấp…

• Vấn đề chính sách lương thưởng: Vấn đề lương thưởng là ưu tiên hàng đầu đối với nhân viên trong công việc. Một chính sách lương thưởng tốt sẽ đảm bảo cuộc sống của nhân viên và đồng thời giúp doanh nghiệp duy trì sự cân bằng tài chính. Chính sách lương thưởng cần chú trọng đến ba yếu tố sau:
• • Tần suất trả lương
  • Phúc lợi nhân viên
  • Hình thức thanh toán
• Chính sách nghỉ lễ, phép: Các chính sách nghỉ lễ, phép là một yếu tố quan trọng được ứng viên quan tâm ngoài chế độ lương thưởng. Số ngày nghỉ phép được linh hoạt tùy theo mô hình doanh nghiệp. Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp tư nhân và nhà nước đều áp dụng chung chính sách về ngày nghỉ lễ, phép.
• Du lịch và kỳ nghỉ công ty: Với sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường hiện nay, thu hút nhân sự bằng các chương trình du lịch và kỳ nghỉ sẽ mang lại sức hấp dẫn không thể chối từ. Thường xuyên tổ chức các kỳ nghỉ và hoạt động xây dựng đội nhóm sẽ tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên và thúc đẩy một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ.
• Về chế độ nghỉ hưu: Hiện tại, luật pháp của Việt Nam đề xuất tuổi nghỉ hưu là 62 đối với nam và 60 đối với nữ. Tuy nhiên, luật hiện hành đang quy định tuổi nghỉ hưu là 60 cho nam và 55 cho nữ. Do đó, mỗi công ty có chính sách hỗ trợ nghỉ hưu riêng, bao gồm các phần thưởng như bảo hiểm, tặng cổ phần, bằng khen, giấy chứng nhận hoặc một khoản thưởng nhằm khuyến khích nhân viên cống hiến hết mình cho công ty.

>>>> Đừng Bỏ Qua: Chế độ đãi ngộ cho nhân viên giữ chân nhân tài

3.4 Chính sách chăm sóc sức khỏe

Chính sách chăm sóc sức khỏe và an toàn nhân sự là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Để đảm bảo tính toàn diện và hiệu quả của chính sách này, doanh nghiệp cần xây dựng các quy định cụ thể về an toàn và kế hoạch chăm sóc sức khỏe định kỳ cho nhân viên.

Bên cạnh các yêu cầu pháp lý, việc đưa các quy trình khẩn cấp và an toàn vào sổ tay nhân viên cũng rất quan trọng. Điều này giúp nhân viên biết cách ứng phó trong trường hợp xảy ra thương tích tại nơi làm việc và đảm bảo rằng tất cả các tai nạn liên quan đến công việc đều được báo cáo và xử lý một cách đầy đủ.

3.5 Chính sách chấm công

Chính sách chấm công và thanh toán nhằm đảm bảo theo dõi chính xác giờ làm việc và thực hiện các thủ tục lưu trữ tương ứng. Đồng thời, chính sách cũng thông báo cho nhân viên về các chi tiết liên quan đến lương thưởng của họ, bao gồm:

• Quy định ngày lĩnh lương trong trường hợp ngày đó là ngày lễ.
• Phương thức thanh toán.
• Tần suất trả lương.

3.6 Chính sách bảo mật

Chính sách bảo mật nhằm truyền tải các chủ đề mà nhân viên phải bảo mật. Ngoài ra, chính sách còn đưa ra ví dụ về thông tin quan trọng, trách nhiệm của nhân viên và hậu quả của vi phạm chính sách bảo mật.

3.7 Chính sách phân loại việc làm

Chính sách phân loại việc làm có thể ảnh hưởng đến khả năng nhân viên hưởng các phúc lợi nhất định. Ví dụ, nhân viên bán thời gian thường không đủ điều kiện nhận các phúc lợi chăm sóc sức khỏe từ người sử dụng lao động. Cần ghi rõ các phân loại này trong sổ tay nhân viên.

4. Cách xây dựng chính sách nhân sự

4.1 Các nội dung cần có

Các yếu tố quan trọng trong xây dựng chính sách nhân sự của công ty bao gồm:

• Quy định nhân sự công ty: Chính sách về nhân sự công ty bao gồm tuyển dụng, đào tạo, nghỉ việc, lương và thưởng.
• Chính sách lương, thưởng, và đãi ngộ: Đây là yếu tố quan trọng giúp thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp. Chính sách này tạo động lực và tăng sự cống hiến của nhân viên, đồng thời củng cố lòng tin và sự cam kết của họ.
• Chính sách đánh giá nhân sự: Đây là một chính sách công khai và minh bạch, được thiết lập cho tất cả nhân sự đang làm việc trong doanh nghiệp. Chính sách này nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đánh giá lại khả năng, trình độ nhân viên và thúc đẩy động lực để nhân sự nỗ lực khắc phục những điểm yếu, tận dụng những điểm mạnh của bản thân.
• Các chính sách khác cần được xem xét để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên, bao gồm:
• • Chính sách giải quyết xung đột và mâu thuẫn.
  • Chính sách khen thưởng cho các sự kiện trong công ty.

4.2 Triển khai chiến lược truyền thông cho thương hiệu tuyển dụng

Truyền thông chính là yếu tố quan trọng trong tuyển dụng và thu hút nhân tài. Một chiến lược truyền thông thông minh và hiệu quả giúp ứng viên nhận biết về doanh nghiệp và đồng thời ghi nhớ trong lòng khách hàng.

Một chiến lược truyền thông tốt là khi công ty nhận được phản hồi tích cực từ các hội nhóm, tạo được danh tiếng. Đồng thời, nếu có thể truyền tải thành công những điểm sáng về văn hóa, môi trường và chế độ của công ty, doanh nghiệp có thể thu hút nhiều ứng viên.

4.3 Sử dụng nhân tài có sẵn có để thu hút nhân tài mới

Sử dụng nhân tài hiện có để thu hút tài năng mới là một chiến lược phổ biến và hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Quản lý có thể yêu cầu nhân viên đề xuất hoặc giới thiệu những ứng viên phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp đang tuyển dụng.

4.4 Xây dựng chính sách có đãi ngộ hấp dẫn

Một doanh nghiệp thu hút được nhân tài và giữ chân họ làm việc lâu dài khi chính sách nhân sự đáp ứng được insight của ứng viên. Cụ thể lương, chế độ có đủ để lo cho đời sống cá nhân và tương ứng với năng lực hay không.

Hoặc nếu làm việc lâu dài ở công ty thì nhân viên có cơ hội thăng tiến hay không, có học và phát triển được bản thân bao nhiêu từ vị trí mà công ty đang tuyển dụng? Mặt khác, những yếu tố về văn hóa, môi trường cũng là thỏi nam châm thu hút nhân tài về đầu quân cho doanh nghiệp.

Xây dựng và ban hành chính sách nhân sự đơn giản cùng phần mềm Viindoo HRM

Việc xây dựng và ban hành chính sách nhân sự là một vấn đề cực kỳ quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Tính đến hiện tại, vẫn còn nhiều doanh nghiệp đang dùng những cách làm truyền thống để quản lý và xử lý các vấn đề liên quan đến nhân sự, điều này vô tình tạo ra nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Để đơn giản hóa quá trình xây dựng và ban hành chính sách nhân sự, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý như Viindoo HRM. Viindoo HRM là một phần mềm quản trị nhân sự toàn diện, được tích hợp thông minh tất cả các tính năng cần thiết để quản lý nhân sự như Tuyển dụng, Đào tạo, Chấm công, Tính lương,... Với sự kết nối xuyên suốt trên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng, ban hành và ứng dụng chính sách nhân sự một cách đơn giản hơn bao giờ hết.

Hơn thế nữa, hiện tại, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm Viindoo HRM HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ, không giới hạn số người dùng. Tham khảo ngay tại đây.