TOP phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng CRM tốt nhất

Phần mềm CRM là một công cụ hữu hiệu, hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý hiệu quả những tương tác và điểm chạm với khách hàng. Trong bài viết này, hãy cùng Viindoo tìm hiểu chi tiết về cách thức hoạt động và lợi ích của CRM cũng như lựa chọn phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Phần mềm CRM là gì?

Phần mềm CRM được viết tắt từ Customer Relationship Management, có nghĩa là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. Đây là phần mềm quản trị hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, quản lý các thông tin của khách hàng, từ đó nuôi dưỡng mối quan hệ với các khách hàng thân thiết và phát triển tệp khách hàng tiềm năng.

Phần mềm có thể thay thế và tổng hợp dữ liệu từ các nguồn như các bảng tính Google Sheets, các cơ sở dữ liệu, các ứng dụng riêng lẻ, hay các kênh liên lạc (Mạng xã hội, Email, điện thoại, tin nhắn,...) Nhờ vậy, các thông tin khách hàng của doanh nghiệp được lưu trữ trên một nền tảng, đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất của thông tin.

 Tìm Hiểu Thêm: Giá Phần mềm quản lý bán hàng

Ví dụ về cách hoạt động của phần mềm CRM

Trong những năm gần đây, phần mềm quản lý khách hàng ngày càng được sử dụng phổ biến nhờ những lợi ích thiết thực mà phần mềm có thể mang lại cho doanh nghiệp. Phần mềm CRM không chỉ dừng tại việc thu thập và quản trị thông tin khách hàng, mà CRM còn hỗ trợ doanh nghiệp khai thác tất cả các thông tin đó để:

• Tạo ra sự cá nhân hóa cho từng khách hàng​
• Tập trung nguồn lực cho những khách hàng tiềm năng nhất
• Rút ngắn chu kỳ bán hàng
• Theo dõi, phân tích và cải thiện kết quả kinh doanh

Vậy, làm thế nào để một phần mềm có thể làm được những điều này? Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về cách thức hoạt động của công cụ này ngay sau đây.

Ví dụ: Một doanh nghiệp môi giới bất động sản xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng bằng tổ chức một buổi hội thảo về “Các nguyên tắc khi mua bán bất động sản”. Tất cả các khách hàng đăng ký tham dự về buổi hội thảo sẽ trả lời các câu hỏi về:

• Vị trí nhà muốn mua (Thành phố, quận,...)
• Loại hình bất động sản muốn mua (Nhà đất, chung cư,...)
• Mức giá 
• Thời gian dự định mua

Tất cả những thông tin này sẽ được hệ thống CRM tổng hợp và phân loại thành từng tệp khách hàng tiềm năng khác nhau theo vị trí và thời gian dự định mua hàng

 Đầu tiên, nếu khách hàng đó dự định mua nhà ở những khu vực mà doanh nghiệp không kinh doanh, CRM sẽ tự động lọc những khách hàng này.

Nếu có khách hàng đang có dự định mua nhà trong vòng 2 tháng tiếp đến, CRM sẽ phân loại và gắn thẻ khách hàng ấy là “Hot lead” - tức là tệp khách hàng cực kỳ tiềm năng, từ đó, doanh nghiệp có thể đẩy mạnh việc tiếp cận với tệp khách hàng.

Nếu khách hàng có thời gian mua nhà trong vòng 6 tháng tiếp đến, CRM sẽ phân loại khách hàng là “Nurture” - tức là tệp khách hàng cần được giữ gìn và nuôi dưỡng mối quan hệ.

Độc giả có thể tham khảo hình biểu đồ cách phân loại khách hàng của phần mềm CRM ngay dưới đây:

So sánh các phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất hiện nay

Hiện nay, trên thị trường xuất hiện rất nhiều phần mềm quản lý quan hệ khách hàng ra đời để đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp. Một số phần mềm nổi bật tại Việt Nam cũng như trên thế giới có thể kể đến như:

• Viindoo CRM
• CRM Insightly
• Bravo CRM
• Fastwork CRM+
• CRM Misa
• Bizfly CRM
• HubSpot CRM
• Zoho CRM
• Salesforce CRM
• NetSuite CRM

Khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố và cân bằng giữa 3 khía cạnh tính năng - khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp - giá cả, cụ thể:

• Tính năng: Phần mềm quản lý khách hàng cần có các tính năng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, chẳng hạn như quản lý khách hàng, quản lý bán hàng, quản lý marketing,...
• Khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp: Phần mềm cần có khả năng đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, bao gồm quy mô, ngành nghề, quy trình kinh doanh...
• Giá cả: Mức giá của phần mềm cần phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp

Ngoài ra, để doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về các phần mềm trên, dưới đây là bảng tổng hợp so sánh các phần mềm.

Doanh nghiệp có thể tham khảo các thông tin trên để có cái nhìn tổng quan nhất về các phần mềm CRM phổ biến hiện nay. Ngoài ra, để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp nhất, hãy cùng theo dõi phần tiếp theo về cách chọn lựa phần mềm chăm sóc khách hàng chi tiết.

 Đề xuất thêm danh sách: Phần mềm CRM tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Cách chọn phần mềm quản lý quan hệ khách hàng phù hợp

​Khi bạn tìm kiếm một chương trình phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng, điều quan trọng là phải biết bạn có gì và bạn cần gì. Qua đó, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy hệ thống CRM phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn thể thể thử tham khảo một số yếu tố quyết định mà Viindoo đã tổng hợp dưới đây:

Đặt hạn mức ngân sách

Đặt hạn mức ngân sách là việc xác định số tiền mà doanh nghiệp có thể chi cho một giải pháp CRM. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ các giải pháp nằm ngoài mức ngân sách, thu hẹp các lựa chọn trước khi đi sâu vào các tính năng và gói dịch vụ.

Lập danh sách tính năng cần có

Việc lập trước danh sách những tính năng cần thiết trong phần mềm CRM sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp với các nhu cầu thực tế, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Dưới đây là cách để lựa chọn được những tính năng cần có:

• Xác định các nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn
• Xem xét quy trình kinh doanh hiện tại
• Khảo sát nhân viên - những người trực tiếp sử dụng phần mềm để tìm hiểu những gì họ cần từ một giải pháp CRM

Thu thập và đánh giá thị trường cung cấp hiện tại

Các sản phẩm công nghệ không ngừng thay đổi và cải tiến, và phần mềm quản lý khách hàng cũng không ngoại lệ. Doanh nghiệp nên tham khảo thị trường hiện đang ưa chuộng những giải pháp với các tính năng như thế nào để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp

Đọc đánh giá chi tiết

RViệc tham khảo các đánh giá là một bước quan trọng để doanh nghiệp xác định được chất lượng và trải nghiệm thực tế khi sử dụng phần mềm đó. Dưới đây là một số nơi bạn có thể tìm thấy đánh giá về phần mềm CRM:

• Các trang web đánh giá phần mềm
• Các diễn đàn trực tuyến
• ác hội nhóm chuyên nghiệp
• Các bài báo

Tuy nhiên, khi đọc đánh giá, hãy luôn nhớ rằng các đánh giá đều mang tính chủ quan và doanh nghiệp cần chọn lọc thông tin.

Đánh giá thị trường phần mềm là điều cần thiết để chọn giải pháp phù hợp

Dùng thử phần mềm và thẩm định

Hiện nay, hầu hết các công ty cung cấp giải pháp phần mềm chăm sóc khách hàng đều có chính sách dùng sử miễn phí để người dùng có thể trải nghiệm. Vậy nên, việc dùng thử là một bước không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn tìm được một phần mềm phù hợp và giúp doanh nghiệp phát triển. Dùng thử giúp doanh nghiệp thẩm định được các yếu tố sau:

• Đánh giá mức độ dễ sử dụng của phần mềm
• Hiệu suất của phần mềm
• Đảm bảo phần mềm phù hợp với các nhu cầu và đặc thù riêng của từng doanh nghiệp

Viindoo CRM - Giải pháp toàn diện về quản lý quan hệ khách hàng cho Doanh nghiệp

Được xây dựng cùng hệ thống phần mềm khổng lồ của Viindoo, phần mềm quản trị khách hàng Viindoo CRM giúp doanh nghiệp đem lại sự hài lòng tuyệt vời cho khách hàng. Phần mềm có thể quản lý xuyên suốt quá trình trải nghiệm của khách hàng mà không bỏ sót bất cứ thông tin nào. Hơn cả một phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng, Viindoo CRM cho phép doanh nghiệp vẽ chân dung khách hàng 360 độ, cung cấp góc nhìn tổng quan về khách hàng từ các mảng như Sales, Marketing, Support… để hỗ trợ công tác quản lý.

Viindoo CRM - Giải pháp quản lý chăm sóc khách hàng toàn diện

Bên cạnh đó, với đội ngũ tư vấn với hơn 10 năm kinh nghiệm nghiên cứu, phát triển các giải pháp phần mềm, Viindoo tự tin sẽ đồng hành cùng bạn giải quyết những khó khăn trong quá trình triển khai CRM trong doanh nghiệp. Hơn nữa, hiện tại chúng tôi còn có chương trình miễn phí sử dụng trọn đời dành cho 1 app bất kỳ, trong đó có cả Viindoo CRM. Vì vậy, doanh nghiệp bạn có thể chạy thử hệ thống phần mềm mà mình chọn để hạn chế rủi ro khi đầu tư vào một sản phẩm mà cuối cùng không phù hợp với bạn.

Phần mềm CRM Viindoo hỗ trợ quản trị quan hệ khách hàng như thế nào?

Dưới đây là các tính năng nổi bật của Viindoo CRM giúp doanh nghiệp bạn giải quyết các nhu cầu, vấn đề trong quản lý khách hàng của mình:

Hệ thống quản lý khách hàng tập trung

Vấn đề của các công ty thường gặp đó là thu thập dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau như website, zalo, mạng xã hội, email, sự kiện, giao dịch bên ngoài v.v. Quá trình tổng hợp và quản lý nguồn dữ liệu thường dễ trùng lặp, thiếu nhất quán, khó khăn trong việc tổng hợp, xử lý, nghiên cứu dữ liệu khách hàng. Thêm vào đó, hệ thống thu thập thiếu công cụ phân khúc khách hàng, vì vậy mà không thể tận dụng nguồn dữ liệu này cho các chiến lược remarketing, upsell, cross sell phù hợp, hiệu quả. 

Thế nhưng, với phần mềm Viindoo CRM, mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng nhờ tính năng quản lý khách hàng tập trung:

• Tập trung toàn bộ dữ liệu khách hàng vào một nền tảng duy nhất. Không chỉ thông tin khách hàng, mà cả quá trình trao đổi, tương tác của khách hàng với nhân viên phụ trách. Không còn dữ liệu rải rác khắp nơi và phụ thuộc vào nhân viên kinh doanh.
• Tự động tạo khách hàng tiềm năng khi khách hàng điền form liên hệ trên website, gửi email, chat trên website, chat trên fanpage, v.v ghi lại toàn bộ lịch sử trao đổi, nhu cầu v.v
• Dữ liệu khách hàng 360 độ: quy hoạch hệ thống dữ liệu nhất quán, có tiêu chí lọc, nhóm, để phân khúc khách hàng, phục vụ các chiến dịch tăng trưởng về sau
• Dữ liệu khách hàng được phân quyền phù hợp cho các phòng ban cần làm việc với khách hàng: như kế toán, hành chính, v.v để chủ động về mặt thông tin và thực hiện nghiệp vụ hiệu quả

Theo dõi tiến độ, chất lượng chăm sóc khách hàng

Với cách quản trị CRM truyền thống, mỗi nhân viên phụ trách theo dõi, chăm sóc một tệp khách hàng nhất định. Khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc, họ mang theo cả những khách hàng mà họ đã chăm sóc. Do đó, Doanh nghiệp dễ bị mất toàn bộ thông tin, luồng trao đổi với khách hàng do nhân viên kinh doanh làm việc qua zalo, điện thoại, email riêng v.v.

Hiểu được điều này, Viindoo CRM cung cấp cho doanh nghiệp tính năng theo dõi và quản lý toàn bộ hành trình trải nghiệm khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:

• Bao quát toàn bộ quá trình chăm sóc khách hàng của nhân viên
• Kiểm soát số lượng khách hàng mà từng nhân viên kinh doanh chăm sóc
• ịp thời phát hiện các điểm nghẽn, trao đổi, chăm sóc chậm trễ
• Theo dõi chất lượng chăm sóc khách hàng của từng nhân viên, doanh số đạt được, thời gian xử lý thông tin, phản hồi khách hàng, v.v
• Lưu trữ lại toàn bộ dữ liệu khách hàng mà mỗi nhân viên kinh doanh đang phụ trách

Tăng hiệu suất bán hàng cho nhân viên

Vì trao đổi với khách hàng ở nhiều nơi, dễ dẫn đến bỏ sót thông tin, tổng hợp thông tin khó khăn, mất nhiều thời gian, chậm phản hồi khách hàng. Hơn nữa, do đặc thù công việc, các nhân viên kinh doanh thường xuyên làm việc bên ngoài nên rất dễ bỏ sót, quên lịch hẹn với khách hàng. Lúc này, các tính năng tự động nhắc hẹn, tạo email mẫu chăm sóc khách hàng của Viindoo CRM sẽ giúp bạn: 

• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tổng hợp, bàn giao thông tin liên quan đến khách hàng
• Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng bằng các mẫu email template cho các tình huống cố định, giúp giảm thiểu thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại​
• Công cụ lên kế hoạch, nhắc lịch chăm sóc khách hàng, tự động cảnh báo khi đến hạn -> giảm thiểu sai sót, bỏ sót thông tin

Báo cáo theo thời gian thực

Bên cạnh những tính năng chuyên môn, phần mềm quản lý khách hàng Viindoo còn cho phép các nhà quản trị cập nhật báo cáo theo thời gian thực. Tạo hệ thống biểu đồ động, trực quan theo nhiều dạng Cohort, Sankey, v.v theo dõi tỷ lệ rời bỏ, tỷ lệ chuyển đổi qua từng giai đoạn v.v.

Truy cập mọi lúc mọi nơi

Với tính năng thảo luận trực tuyến trên hệ thống, doanh nghiệp có thể dễ dàng trao đổi thông tin trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Nhờ đó, thông tin kịp thời bất kể nhân viên không ở văn phòng.

Làm thế nào để bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý khách hàng Viindoo?

Cách tốt nhất để hiểu đầy đủ các tính năng và nguyên lý vận hành của Viindoo CRM, doanh nghiệp bạn hãy thử nghiệm phần mềm CRM thông qua gói dùng thử miễn phí trọn đời 1 app của Viindoo. Hoặc bạn có thể thử nghiệm với bản dùng thử miễn phí 14 ngày với gói khuyên dùng Standard của chúng tôi.

Chi tiết xem tại đây

Có thể nói, phần mềm CRM là một công cụ có giá trị cho các doanh nghiệp của mọi quy mô. Hy vọng những thông tin trên của Viindoo đã giúp doanh nghiệp có những thông tin lựa chọn phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng phù hợp. Nếu có nhu cầu tư vấn chi tiết về phần mềm Viindoo CRM, đừng quên gọi qua số hotline 0225 730 9838 hoặc nhắn trực tiếp qua khung chat để chúng tôi giải đáp nhé.

>>>> TIẾP TỤC VỚI:

• Phần mềm quản lý khách hàng bằng VBA trong Excel
  
• Phần mềm tích điểm cho khách hàng dễ dùng, hiệu quả nhất