10 phần mềm CRM quản lý khách hàng hiệu quả & miễn phí

Bên cạnh đó, CRM còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng, tăng tỷ lệ chốt đơn hàng. Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như gửi email marketing, theo dõi tiến độ đơn hàng, CRM giúp nhân viên bán hàng tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cao hơn. Đồng thời, dữ liệu khách hàng được phân tích chi tiết, giúp doanh nghiệp đưa ra các chiến lược tiếp thị hiệu quả, tăng trưởng doanh số và lợi nhuận.

6 Chức năng của phần mềm quản lý khách hàng CRM

Quản lý khách hàng tiềm năng

Phần mềm quản lý CRM giúp doanh nghiệp xây dựng một kho dữ liệu tập trung về khách hàng tiềm năng. Mỗi khách hàng sẽ có một hồ sơ chi tiết chứa thông tin liên lạc, lịch sử tương tác, sở thích và nhu cầu. Từ đó, doanh nghiệp có thể phân loại khách hàng thành các nhóm khác nhau để triển khai các chiến dịch tiếp thị phù hợp. Ví dụ: một công ty bán hàng online có thể phân loại khách hàng tiềm năng theo độ tuổi, giới tính, sở thích để gửi các email marketing cá nhân hóa, tăng khả năng chuyển đổi.

Chăm sóc khách hàng & dịch vụ khách hàng

CRM giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng bằng cách cung cấp một cái nhìn tổng quan về lịch sử tương tác với từng khách hàng. Nhân viên hỗ trợ khách hàng có thể dễ dàng truy cập vào thông tin về các vấn đề đã được giải quyết trước đó, từ đó tiết kiệm thời gian và tăng sự hài lòng của khách hàng. Ví dụ: một hãng hàng không sử dụng CRM để quản lý các yêu cầu đổi vé, hoàn vé của khách hàng. Khi khách hàng liên hệ lại, nhân viên hỗ trợ có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin về yêu cầu trước đó và tiếp tục hỗ trợ khách hàng một cách hiệu quả.

Tương tác giữa các nhân viên, các bộ phận phòng ban

CRM tạo ra một nền tảng chung để các bộ phận trong doanh nghiệp chia sẻ thông tin về khách hàng. Nhờ đó, các nhân viên bán hàng, marketing, dịch vụ khách hàng có thể làm việc chặt chẽ với nhau, đảm bảo thông tin được cập nhật liên tục và khách hàng nhận được dịch vụ tốt nhất. Ví dụ: bộ phận bán hàng có thể cập nhật thông tin về các cơ hội kinh doanh mới vào CRM, để bộ phận marketing có thể triển khai các chiến dịch hỗ trợ.

Marketing Automation 

CRM cho phép doanh nghiệp tự động hóa các hoạt động marketing, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực. Các tác vụ như gửi email marketing, tạo landing page, phân đoạn khách hàng có thể được thực hiện một cách tự động dựa trên các quy tắc và điều kiện đã được thiết lập trước. Ví dụ: một cửa hàng thời trang có thể tự động gửi email chúc mừng sinh nhật đến khách hàng, hoặc gửi các khuyến mãi đặc biệt đến những khách hàng đã lâu không mua sắm.

Dự báo bán hàng (doanh thu, doanh số, lợi nhuận)

Bằng cách phân tích dữ liệu được thu thập từ CRM, doanh nghiệp có thể dự báo doanh số, doanh thu và lợi nhuận một cách chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch kinh doanh hiệu quả hơn, đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn. Ví dụ: một công ty sản xuất đồ gia dụng có thể dự báo nhu cầu về các sản phẩm mùa hè dựa trên dữ liệu bán hàng của các năm trước, từ đó lên kế hoạch sản xuất phù hợp.

Phân tích dữ liệu dựa trên báo cáo

CRM cung cấp các báo cáo chi tiết về nhiều khía cạnh của hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng, hiệu quả của các chiến dịch marketing và bán hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách kịp thời. Ví dụ: một công ty bất động sản có thể sử dụng CRM để phân tích các kênh tiếp thị hiệu quả nhất, từ đó tập trung đầu tư vào các kênh mang lại nhiều khách hàng tiềm năng nhất.

Phân loại phần mềm quản lý khách hàng

Phần mềm CRM On-premise (trả trọn gói)

Đây là loại phần mềm được cài đặt và vận hành trực tiếp trên hệ thống máy tính nội bộ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ trả một khoản phí trọn gói ban đầu để sở hữu và quản lý toàn bộ hệ thống. Do đó doanh nghiệp sẽ có quyền kiểm soát hoàn toàn dữ liệu. Phần mềm này thường yêu cầu doanh nghiệp có đội ngũ IT để duy trì và cập nhật.

Hệ thống CRM trên nền tảng đám mây (On Cloud)

Đây là loại phần mềm CRM được lưu trữ và quản lý trên nền tảng đám mây. Doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào hạ tầng phần cứng và phần mềm mà chỉ cần trả phí theo mô hình thuê bao. Phần mềm CRM trên đám mây mang lại sự linh hoạt cao, cho phép truy cập từ bất kỳ đâu và dễ dàng mở rộng quy mô theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý khách hàng theo đặc trưng ngành nghề, lĩnh vực

 Các ngành nghề khác nhau có những yêu cầu riêng về quản lý khách hàng. Vì vậy, nhiều phần mềm CRM được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu của từng ngành. Chẳng hạn, phần mềm CRM quản lý nhà hàng iúp kiểm soát thông tin khách hàng, đặt bàn, đặt món và theo dõi lịch sử giao dịch. Đối với spa, phần mềm CRM hỗ trợ quản lý lịch hẹn, dịch vụ, thông tin khách hàng và các chương trình khuyến mãi dành cho khách hàng thường xuyên. Trong lĩnh vực khách sạn, phần mềm CRM giúp quản lý đặt phòng, thông tin khách hàng, chương trình khách hàng thân thiết và phản hồi từ khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ. Ngoài ra, phần mềm CRM còn có thể được điều chỉnh để phù hợp với các ngành nghề khác như bán lẻ, y tế, giáo dục, v.v.

Giải pháp phần mềm CRM toàn diện

Đây là giải pháp tích hợp toàn bộ các chức năng của một hệ thống CRM từ quản lý khách hàng, chăm sóc khách hàng, tự động hóa marketing đến phân tích dữ liệu và dự báo bán hàng. Giải pháp CRM toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quá trình tương tác với khách hàng từ A đến Z, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng. 

10 phần mềm chăm sóc khách hàng dễ dùng & hiệu quả nhất hiện nay

Phần mềm CRM bán hàng - Zoho CRM

Nằm trong danh sách phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng được tin dùng không thể thiếu cái tên ZOHO CRM. Đây là một giải pháp quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, giúp giải quyết các vấn đề cơ bản trong quản lý và xây dựng mối quan hệ khách hàng. Với giao diện người dùng đơn giản, mô-đun có thể tùy chỉnh, chức năng tự động hóa và tích hợp chức năng truyền thông xã hội, Zoho CRM có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp quy mô nhỏ.

Ưu điểm:

• Cung cấp bản dùng miễn phí cho 3 người sử dụng.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• Bản trả phí cho phép dùng thử 15 ngày miễn phí.

Nhược điểm:

• Không hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt, gây khó khăn cho người dùng Việt Nam.

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng - Getfly CRM

GetFly là một trong những phần mềm quản lý khách hàng hàng đầu dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dù chỉ mới xuất hiện trên thị trường, GetFly đã nhanh chóng khẳng định vị thế với đầy đủ các tính năng cần thiết. Phần mềm này cung cấp giải pháp toàn diện và chuyên nghiệp cho việc quản lý và chăm sóc khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn lực và tăng trưởng doanh thu đột phá. 

Ưu điểm:

• Quản lý thông tin khách hàng chi tiết  
• Hỗ trợ gửi Email marketing và SMS tự động  
• Báo cáo thống kê khách hàng chi tiết  
• Chủ doanh nghiệp có thể quản lý chỉ trên một chiếc smartphone  

Nhược điểm:

• Giao diện chưa thân thiện với người dùng  

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng - 1Office CRM

Phần mềm 1Office CRM cung cấp các tính năng thông minh giúp chủ doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng và nhiều nghiệp vụ kinh doanh khác. Cụ thể, 1Office CRM hỗ trợ quản lý chiến dịch marketing, quan hệ khách hàng, bán hàng, mua hàng, kho hàng, thu chi và tích hợp các tiện ích như đồng bộ cuộc gọi, tự động hóa quy trình. Phần mềm còn quản lý thông tin nhà cung cấp, tình trạng hàng tồn kho, xuất nhập kho và theo dõi thu chi doanh nghiệp. Với các tính năng toàn diện, 1Office CRM phù hợp với doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, và cả các doanh nghiệp đa ngành nghề.

Ưu điểm:

• Quản lý, lưu trữ chặt chẽ thông tin khách hàng 
• Hỗ trợ thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng ngay trên phần mềm  
• Tích hợp tính năng đồng bộ hóa cuộc gọi, giúp lưu lại lịch sử gọi và tương tác với khách hàng.

Nhược điểm:

• Phần mềm tính chi phí chính xác đến từng người dùng và từng chức năng  

Phần mềm quản lý khách hàng - Salesforce CRM

Phần mềm CRM của Salesforce là một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng toàn diện với các tính năng đa dạng trong lĩnh vực marketing, bán hàng, thương mại, và chăm sóc khách hàng. Phần mềm cung cấp các tính năng như email marketing, tiếp thị di động, quảng cáo trên mạng xã hội. Bên cạnh đó, Salesforce CRM cũng hỗ trợ thu thập, theo dõi thông tin khách hàng, tìm kiếm và nuôi dưỡng mối quan hệ khách hàng.

Phần mềm quản lý khách hàng - AMIS CRM

Misa mang đến giải pháp AMIS CRM giúp quản lý khách hàng thông minh và bán hàng hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tự động hóa mọi quy trình từ bước tiếp cận khách hàng tiềm năng đến chốt đơn, tăng tốc độ bán hàng và gia tăng doanh thu. Với khả năng quản lý khách hàng toàn diện, AMIS CRM giúp doanh nghiệp có cái nhìn 360 độ về khách hàng để xây dựng mối quan hệ tốt hơn. Bên cạnh đó, phần mềm cũng cung cấp các biểu đồ và báo cáo phân tích ngay lập tức, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả trong quản lý kinh doanh.

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng - HubSpot CRM

HubSpot là một trong những nhà cung cấp phần mềm CRM hàng đầu thế giới, có trụ sở tại Mỹ, nổi bật với một loạt các tính năng quản lý quan hệ khách hàng toàn diện. HubSpot CRM không chỉ hỗ trợ Marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng mà còn tích hợp bộ công cụ xây dựng nội dung CMS. Các tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm việc ghi nhận thông tin chi tiết về khách hàng, lưu trữ hoạt động của nhân viên kinh doanh như cuộc gọi, email, ghi chú theo thời gian.

Phần mềm chăm sóc khách hàng - Bizfly CRM

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng Bizfly CRM hỗ trợ quản lý và chăm sóc khách hàng đa năng cho doanh nghiệp. Với khả năng xử lý công việc bán hàng, lưu trữ và bảo mật dữ liệu khách hàng, cùng khả năng tự động phân chia và theo dõi công việc nhân viên, Bizfly CRM tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và thành công của một chiến dịch bán hàng.

Phần mềm quản lý mua hàng - Insightly CRM

Ưu điểm:

• Giao diện và trải nghiệm người dùng được thiết kế thân thiện, dễ dàng tìm hiểu và sử dụng.
• Bản dùng thử 14 ngày miễn phí giúp người dùng trải nghiệm nhiều tính năng trước khi quyết định mua phiên bản trả phí.
• Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân, có sẵn bản sử dụng miễn phí cho 2 người, giúp tiết kiệm chi phí.

Nhược điểm:

• Có thể không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp vừa và lớn do tính năng chưa đa dạng.
• Phần mềm không có hỗ trợ tiếng Việt, điều này có thể tạo khó khăn cho người dùng Việt khi sử dụng, đặc biệt là trong việc hiểu và nhập và sử dụng dữ liệu.
  

Phân biệt sự khác nhau giữa phần mềm CRM và ERP

Phần mềm CRM và phần mềm ERP đều quan trọng cho doanh nghiệp, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau. 

Những bộ phận nào cần sử dụng phần mềm CRM?

Bộ phận Sales

Đội ngũ bán hàng sử dụng CRM để quản lý thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng và hiện tại, giúp theo dõi các giai đoạn của quy trình bán hàng từ khi tiếp cận đến khi chốt đơn hàng. Nhờ CRM, bộ phận Sales có thể tự động hóa các tác vụ bán hàng như gửi email, lên lịch cuộc gọi và theo dõi tiến độ giao dịch, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, CRM cung cấp các công cụ dự báo doanh số, giúp Sales lập kế hoạch bán hàng chính xác hơn và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.

Bộ phận Marketing

CRM là công cụ không thể thiếu để quản lý và theo dõi các chiến dịch marketing. Bộ phận Marketing có thể sử dụng CRM để phân tích hiệu quả của các chiến dịch, từ đó điều chỉnh và tối ưu hóa chiến lược marketing. CRM cũng giúp tạo và quản lý các chiến dịch email marketing tự động, cá nhân hóa thông điệp gửi tới từng nhóm khách hàng cụ thể. Thông qua CRM, bộ phận này có thể theo dõi hành vi và tương tác của khách hàng, từ đó hiểu rõ nhu cầu và sở thích giúp tăng cường hiệu quả tiếp thị và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.

Bộ phận nhân sự

Bộ phận nhân sự của doanh nghiệp sử dụng hệ thống CRM để theo dõi các ứng viên ứng tuyển, thay vì sử dụng phần mềm khác cho từng quy trình tuyển dụng. Đồng thời, họ sẽ ghi chú và thu thập dữ liệu để theo dõi kết quả làm việc cũng như năng suất của nhân viên trong các bộ phận sales và marketing.  

Bộ phận chăm sóc khách hàng

CRM giúp bộ phận chăm sóc khách hàng quản lý và theo dõi tất cả các yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng, từ lúc tiếp nhận đến khi giải quyết xong. Nhờ CRM, bộ phận này có thể ghi nhận và giải quyết khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng bằng cách lưu trữ lịch sử tương tác và vấn đề của họ.  

Các bộ phận liên quan khác

Phần mềm CRM cũng hữu ích cho các bộ phận như Tài chính, IT và Quản lý Sản phẩm/Dịch vụ. Bộ phận Tài chính có thể sử dụng CRM để quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính liên quan đến khách hàng, giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các hoạt động tài chính. Bộ phận IT hỗ trợ triển khai, duy trì và cập nhật hệ thống CRM, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và an toàn. Bộ phận Quản lý Sản phẩm/Dịch vụ có thể thu thập phản hồi từ khách hàng thông qua CRM, từ đó cải tiến sản phẩm/dịch vụ để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng tốt hơn.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng phù hợp

Làm thế nào để chọn đúng phần mềm quản lý khách hàng? Dưới đây là một số tiêu chí giúp bạn có thể lựa chọn đúng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng CRM cho doanh nghiệp của mình:

• Giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng: Đảm bảo phần mềm có giao diện tinh gọn, mang lại trải nghiệm người dùng xuất sắc và dễ lĩnh hội.
• Khả năng tình chỉnh linh hoạt: Chọn phần mềm CRM có khả năng tùy chỉnh theo quy trình và nhu cầu riêng của doanh nghiệp, từ việc thêm mô-đun, tạo quy trình tùy chỉnh đến tự động hóa nhiệm vụ lặp đi lặp lại qua workflow.
• Có khả năng mở rộng: Nếu doanh nghiệp có kế hoạch tăng trưởng trong tương lai gần, hãy chọn CRM hỗ trợ mô-đun và quy trình tùy chỉnh, tích hợp linh hoạt với các ứng dụng bên thứ ba.
• Tính di động: Phần mềm quản lý khách hàng cần cung cấp khả năng truy cập dữ liệu từ mọi nơi, đặc biệt quan trọng nếu đội ngũ kinh doanh hoạt động tại các địa điểm bán hàng. Việc này giúp họ chốt giao dịch hiệu quả và cập nhật thông tin ngay lập tức.
• Tính bảo mật: Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng cần có trung tâm lưu trữ dữ liệu an toàn và có các biện pháp bảo mật tiêu chuẩn, đảm bảo bảo mật để bảo vệ dữ liệu khách hàng.
• Tính năng sao lưu dữ liệu: Quá trình di chuyển dữ liệu từ Excel hoặc CRM hiện tại vào CRM mới cần diễn ra nhanh chóng và dễ thực hiện để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả ngay từ đầu.

Ngoài những tiêu chí trên, để sở hữu phần mềm CRM tốt và phù hợp, phía doanh nghiệp cũng nên cân nhắc đặt ra các tính năng cần có trong phần mềm. Cụ thể một phần mềm quản lý khách hàng chất lượng cần có:

Quản lý data khách hàng tập trung

Phần mềm nên có tính năng thu thập dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau như website, zalo, mạng xã hội, email, sự kiện, giao dịch bên ngoài,… Quá trình tổng hợp và quản lý nguồn dữ liệu cần được tự động để đảm bảo tính thống nhất, dễ dàng xử lý dữ liệu khách hàng. Ngoài ra, phần mềm cần hỗ trợ phân loại khách hàng dễ dàng, tận dụng tối đa nguồn dữ liệu để đưa ra chiến lược remarketing, upsell, cross sell phù hợp và hiệu quả cho từng phân khúc.

Tối ưu hóa dịch vụ chăm sóc khách hàng

Phần mềm cần cung cấp cho doanh nghiệp nền tảng lưu trữ, trao đổi thông tin tập trung kết hợp tính năng theo dõi và quản lý toàn bộ hành trình trải nghiệm khách hàng. Qua đó, tự động hóa dịch vụ chăm sóc khách hàng để đem lại những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.

Quản lý quy trình, đội ngũ bán hàng hiệu quả

Các tính năng tự động nhắc hẹn, tạo email mẫu chăm sóc khách hàng giúp đội ngũ bán hàng dễ dàng lên lịch chăm sóc khách hàng định kỳ, đảm bảo theo sát và nhắc nhở kịp thời, giúp doanh nghiệp không bỏ sót một khách hàng hay công việc cần làm nào. Do đó, khi lựa chọn phần mềm CRM, doanh nghiệp hãy cân nhắc đến tính năng này.

Tạo khách hàng tiềm năng tự động

Phần mềm nên được tích hợp đa kênh liền mạch, cho phép doanh nghiệp tương tác với khách hàng thông qua nhiều điểm tiếp xúc khác nhau như email, trò chuyện trực tiếp trên website, biểu mẫu đăng ký... Bên cạnh đó, phần mềm còn phải hỗ trợ tự động tạo khách hàng tiềm năng từ các nguồn khác nhau, tự động tính toán điểm tiềm năng, cho biết khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành cơ hội bán hàng thành công.

Báo cáo thông tin khách hàng theo thời gian thực

Bên cạnh những tính năng chuyên môn, phần mềm quản lý khách hàng cũng cần sở hữu tính năng tạo và cập nhật báo cáo theo thời gian thực. Điều này sẽ giúp cho các nhà quản trị dễ dàng nắm bắt tình hình quản lý, chăm sóc và xây dựng mối quan hệ với khách hàng hơn.