Khác nhau giữa OKR và KPI? Nên sử dụng chỉ số nào?

OKR và KPI là hai phương pháp quản trị hiệu suất Doanh nghiệp khá thông dụng, nhưng không phải lúc nào hai thuật ngữ này cũng được hiểu đúng. Vậy KPI và OKR khác nhau như thế nào? Và làm thế nào để ứng dụng hai phương pháp này trong Doanh nghiệp một cách hiệu quả? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu trong nội dung bài viết dưới đây. 

1. OKR và KPI là gì? 2 chỉ số này có giống nhau không?

OKR là gì? OKR (Objectives and Key Results) có nghĩa là Mục tiêu và Kết quả Then chốt, trong đó, Mục tiêu (Objectives) là những gì Doanh nghiệp muốn đạt được, và Kết quả then chốt (Key Results) là cách mà Doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đó. Từ OKR cụ thể, Doanh nghiệp dựa vào đó lập kế hoạch thực hiện chi tiết, theo sát tiến độ và hoàn thành mục tiêu.

OKR bao gồm mục tiêu cụ thể và các kết quả được lượng hóa để các phòng ban trong Doanh nghiệp có thể bám sát, lấy đó là “kim chỉ nam” cho mỗi quyết định trong công việc của mình.

Hai phương pháp này có một số điểm tương đồng, cụ thể là:

• OKRs và KPIs đều là những phương pháp quản trị hiệu suất giúp Doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
• OKRs và KPIs đều nhắm đến các yếu tố “Key” - các yếu tố thật sự quan trọng đối với hoạt động và sự phát triển của Doanh nghiệp.
• OKRs và KPIs đều phải tuân thủ theo nguyên tắc SMART, trong đó đảm bảo 5 yếu tố Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (khả thi), Relevant (liên quan), Time bound (giới hạn thời gian).

2. So sánh sự khác nhau giữa OKR và KPI

Vậy thì, KPI và OKR khác nhau như thế nào? OKRs và KPIs có những cách tiếp cận khác nhau, Doanh nghiệp có thể dựa vào đó lựa chọn cho mình một hướng áp dụng phù hợp. Cùng tham khảo bảng so sánh KPI và OKR gồm 7 điểm khác nhau ngay dưới đây để nắm rõ nhé!

Để hiểu hơn về sự khác nhau giữa OKR và KPI, ta có thể nhìn vào ví dụ phân biệt KPI và OKR sau đây:

Trong quý II/2023, Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu là “Thương hiệu được phổ biến tới 15.000 người”.

• Kết quả then chốt (1) là: “Website có 10.000 người dùng mới”. 
• Kết quả then chốt (2) là: “Xây dựng lại bộ nhận diện thương hiệu”.
• Kết quả then chốt (3) là “Lượt tương tác trên trang Social tăng 200%”.

Dựa vào OKR này, ban lãnh đạo đề ra những KPI trong phòng Marketing để theo dõi tiến trình và hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá trình đạt được các Kết quả then chốt trên. Cụ thể, đối với Kết quả then chốt (1) “Website có 10,000 người dùng mới”, quản lý đặt ra các KPI theo tuần như sau:

• Có 30 bài viết được đăng tải trên website.
• 10 backlink về website.
• Gửi 5 email cho các khách hàng để điều hướng về website.

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Business As Usual là gì? Có nên đưa B.A.U vào OKR?

3. KPI vs OKR - Doanh nghiệp nên ứng dụng chỉ tiêu nào?

Cả hai chỉ số OKR và KPI đều là rất quan trọng trong việc quản lý và đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, KPI hay OKR đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, do đó tùy vào mục tiêu và đặc điểm của doanh nghiệp mà nên chọn chỉ tiêu phù hợp.

OKR thường được sử dụng trong các doanh nghiệp mới, vừa và nhỏ và đang phát triển, bởi vì OKR đề cao sự linh hoạt và sự tập trung vào các mục tiêu lớn, giúp định hướng và tập trung nguồn lực vào những mục tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp. 

Ngược lại, KPI là chỉ tiêu được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp lớn, các công ty niêm yết và các ngành công nghiệp truyền thống. KPI là những chỉ tiêu đo lường các mục tiêu cụ thể trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, giúp đưa ra quyết định chính xác và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh. Tuy nhiên, KPI có thể dẫn việc chỉ chú trọng vào chỉ số và bỏ qua các yếu tố quan trọng khác.

Vì vậy, tùy vào mục tiêu, cách tiếp cận và năng lực của doanh nghiệp, nên lựa chọn ứng dụng OKR hoặc KPI, hoặc kết hợp cả hai loại chỉ tiêu để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Để tìm hiểu về cách kết hợp KPI và OKR, doanh nghiệp có thể tiếp tục theo dõi phần tiếp theo.

6. Có nên kết hợp KPI và OKR hay không?

Sự kết hợp KPI và OKR sẽ giúp nhà quản trị quản lý doanh nghiệp hiệu quả. KPIs thường sẽ được giao cho những mục tiêu hoạt động có tần suất lặp đi lặp lại và lại đòi hỏi sự chính xác cao. Mặt khác, OKRs sẽ được áp dụng với những mục tiêu mang tính không diễn ra liên tục. Đặc biệt, các nhà quản trị cần phải xem xét và kết hợp các phương pháp đo lường để doanh nghiệp phát triển hơn trong tương lai.

Khi áp dụng OKR và KPI, Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng đây là hai khái niệm tách rời nhau, không phải lúc nào việc hoàn thành KPI cũng có thể đảm bảo cho Doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra. Thay vào đó, trong tiến trình làm việc, Doanh nghiệp cần quan sát sự tương quan giữa KPI và OKR, xem rằng liệu những KPI đã đề ra có thực sự có thể khiến cho kết quả then chốt của Doanh nghiệp được hoàn thành hay không. Từ đó, Doanh nghiệp cũng có thể có cũng có thể có những điều chỉnh phù hợp (ví dụ: tăng hoặc giảm KPI để tương ứng với lộ trình đã đề ra). 

>>>> Xem Thêm: 11 bước xây dựng OKRs hiệu quả cho doanh nghiệp

4. Ví dụ về sự kết hợp KPI và OKR

Có hai trường hợp mà các chỉ tiêu KPI cần có OKR để xác định và giải quyết các vấn đề cụ thể, ví dụ:

• Nếu doanh nghiệp đang quá khó khăn để có thể đạt được KPI theo mục tiêu, doanh nghiệp cần OKR để đưa ra định hướng đúng đắn;
• Nếu doanh nghiệp muốn đạt được một mục tiêu KPI tham vọng hơn (chẳng hạn như một con số doanh thu lớn), doanh nghiệp cần OKRs để hướng dẫn, thiết lập các mục tiêu nhỏ để từng bước đạt được KPI.

Ví dụ, đội Sales và Quan hệ khách hàng có nhiệm vụ đạt doanh thu 600 triệu trong quý 4/2022. Đây là con số cao hơn nhiều so với doanh thu quý trước là 300 triệu.

Sau khi mục tiêu KPI đã được xác định, đội Sales có thể chuyển sang bàn luận về OKRs, những mục tiêu có thể đặt ra để cải thiện và đạt được KPI đó. Các câu hỏi mà đội Sales có thể đặt ra và xác định những hạng mục có thể cải tiến để đạt được mục tiêu doanh thu 600 triệu:

• Cả đội sẽ tập trung vào những khách hàng mới hay những khách hàng cũ?
• Các phương thức tiếp cận khách hàng có hiệu quả không? Có thể cải thiện những điểm nào không?
• Nếu khách hàng từ chối, đó có phải là do ấn tượng ban đầu không tốt không? Đổi sales có nên xem xét việc cải thiện phương pháp bán hàng và giới thiệu bản demo sản phẩm không?

Từ những câu hỏi này, team có thể xác định những vấn đề tồn tại và những điểm cần tối ưu để có thể đạt được KPI, từ đó thiết lập OKR.

5. Quản trị hiệu suất theo Mục tiêu và Kết quả then chốt với Viindoo

Hiểu rõ nhu cầu của Doanh nghiệp trong việc xây dựng một chiến lược quản trị hiệu quả, Viindoo phát triển tính năng Viindoo OKR - Quản trị Hiệu suất Doanh nghiệp theo Mục tiêu và Kết quả Then chốt để trở thành một “trợ thủ” đắc lực cho việc điều hành, định hướng Doanh nghiệp. Với Viindoo OKR, nguyên lý quản trị Doanh nghiệp theo Mục tiêu và Kết quả Then chốt được áp dụng bài bản, triệt để. 

Nếu OKR chỉ đơn giản là việc thiết lập những mục tiêu tham vọng, đưa ra các kết quả được lượng hóa và quy trình làm việc đa phòng ban rõ ràng thì Viindoo OKR đóng vai trò là một công cụ, giúp cho những Mục tiêu của Doanh nghiệp được phân bổ thành các Kết quả then chốt khác nhau và ghi lại một cách rõ ràng trên hệ thống, đồng thời liên kết các Kết quả then chốt này với từng nhiệm vụ cụ thể.

5.1 Giao diện cây phả hệ OKR

Viindoo OKR không chỉ cho phép Doanh nghiệp xây dựng liên kết giữa các nhiệm vụ và dự án tới từng Kết quả then chốt và Mục tiêu được đề ra mà còn giúp cho Doanh nghiệp có được một cái nhìn trực quan với hệ thống OKR của mình qua giao diện cây phả hệ OKR. 

Trong đó, kết quả then chốt của mục tiêu lớn chính là mục tiêu của cấp độ dưới. Tiến độ thực hiện của các mục tiêu cũng được đo lường từ tiến độ của các kết quả then chốt. Khi các mục tiêu lớn được chia nhỏ thành nhiều nhiệm vụ cụ thể, Doanh nghiệp có thể thực hiện và đo lường kết quả rất dễ dàng. 

Giao diện cây phả hệ OKR 

5.2 Đo lường mức độ hoàn thành với Ngưỡng điểm Thành công 

OKR thường được Doanh nghiệp ứng dụng để đạt được các mục tiêu tham vọng, cao hơn so với giới hạn năng lực. Áp dụng nguyên lý này trong phần mềm của mình, Viindoo OKR cho phép Doanh nghiệp đo lường mức độ hoàn thành với Ngưỡng điểm Thành công, trong đó Doanh nghiệp có thể chọn một trong hai loại mục tiêu: 

• Cam kết: Những mục tiêu cần đạt 100% mới được coi là hoàn thành.
• Khát vọng: Những mục tiêu cần đạt 70% để được coi là hoàn thành.

Với hai phương pháp đo lường hiệu suất như vậy, Doanh nghiệp có được một cái nhìn tổng quát về những mục tiêu của mình, từ đó quản lý, sắp xếp công việc tương ứng với từng loại mục tiêu. 

5.3 Thiết lập trọng số để phân bổ nguồn lực 

Với Viindoo OKR, Doanh nghiệp có thể linh hoạt thiết lập những trọng số khác nhau tương ứng với từng Kết quả then chốt trong từng mục tiêu. Từ đó, các cấp lãnh đạo và nhân viên có thể sắp xếp mức độ ưu tiên, phân bổ nguồn lực và lên kế hoạch thực hiện cho từng nhiệm vụ cụ thể.

Tính năng thiết lập trọng số giúp Doanh nghiệp sắp xếp mức độ ưu tiên và phân bổ nguồn lực.

5.4 Liên kết chặt chẽ với ứng dụng Quản lý Dự án và Chấm công 

Ngoài ra, Viindoo OKR còn có khả năng liên kết, tích hợp với phần mềm quản lý dự án và công việc và phần mềm chấm công, từ đó trực quan hóa các đầu mục công việc, nhiệm vụ với thông tin chi tiết về tiến độ, người phụ trách, chấm công,... để cấp quản lý nắm được tình hình thực hiện các OKR của Doanh nghiệp.

5.5 Cập nhật và đánh giá kết quả thường xuyên 

Viindoo OKR còn giúp Doanh nghiệp có thể cập nhật liên tục, chính xác tỷ lệ hoàn thành mục tiêu, tiến độ dự án và đánh giá kết quả công việc theo thang điểm từ 0.0 đến 1.0, trong đó 0 điểm là không thực hiện được phần nào, từ 0.6-0.7 là đang đi đúng hướng, và 1 điểm là hoàn thành mục tiêu. Các con số này được cập nhật nhanh chóng để Doanh nghiệp có thể theo dõi dự án, xác định điểm nghẽn và đưa ra các phương án thực hiện phù hợp.

Doanh nghiệp có thể thiết lập đánh giá kết quả các nhiệm vụ với Viindoo OKR.

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp đến doanh nghiệp những thông tin tổng quan về OKR và KPI. Nhà quản trị có thể đăng ký sử dụng miễn phí Viindoo OKR ngay hôm nay để Doanh nghiệp có thể thiết lập OKR và hiện thực hóa sứ mệnh và tầm nhìn của Doanh nghiệp qua các bước đi cụ thể, có lộ trình bài bản

>>>> Bài Viết Hữu Ích Khác:

• Nhân viên trong công ty tạo OKRs cá nhân như thế nào?
  
• Check in OKRs là gì? Các bước check in đơn giản, hiệu quả