OKR là gì? Tổng hợp thông tin về OKR từ A-Z

1. OKR là gì?

OKR là viết tắt của từ gì? OKR là viết tắt của Objectives and Key Results, có nghĩa là Mục tiêu và Kết quả chính. OKR sẽ liên kết mục tiêu của công ty với mục tiêu của các phòng ban.

1.1 Cấu trúc của OKR

OKR được cấu tạo từ hai thành tố là mục tiêu (Objective) và kết quả then chốt (Key result).

Mục tiêu (Objective):

• Mục tiêu là kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được. Mục tiêu chính là sức mạnh để thúc đẩy mỗi cá nhân và tập thể không ngừng phấn đấu tiến về phía trước. Mục tiêu cần phải ngắn gọn, khả thi và có thể ước lượng được thời gian hoàn thành. Ngoài ra, mục tiêu cũng cần phải truyền được cảm hứng cho từng thành viên trong nhóm cố gắng hoàn thành công việc đề ra.
• Ví dụ: Doanh nghiệp muốn xây dựng được khóa học Online đào tạo về Photoshop. Như vậy, mục tiêu đặt ra chính là tạo dựng một khóa học Online về Photoshop hấp dẫn, miễn phí và thu hút đông đảo thành viên tham gia. Đây chính là mục tiêu ngắn gọn, khả thi và khơi dậy sự nhiệt huyết, sáng tạo của nhân viên.

Kết quả then chốt:

• Đây chính là thước đo về mức độ hoàn thành mục tiêu. Chính vì vậy, Key result sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá xem đã hoàn thành được mục tiêu chưa hay hoàn thành được bao nhiêu phần trăm mục tiêu ban đầu. Mỗi dự án nên đề ra 3-5 kết quả then chốt để đánh giá chính xác và khách quan hơn về mức độ hoàn thành dự án.
• Quay trở lại ví dụ trên, Key result chính kết quả định lượng then chốt cụ thể như sau:
• • 30 học viên đăng ký tham gia trong tuần đầu tiên.
  • 25% học viên quay trở lại để đăng ký các khóa học.

>>> Tìm Hiểu Chi Tiết Hơn: Key Result là gì? Ví dụ cách xây dựng Kết quả chính hiệu quả

1.2 Nguyên tắc hoạt động

OKR là một phương thức quản lý hiện đại, hữu ích được phát triển bởi Andy Grove của tập đoàn Intel. Sau đó OKR được John Doer tiếp tục kế thừa và phổ biến rộng rãi tại Google. OKR có một nguyên tắc hoạt động vô cùng chặt chẽ dựa trên các yếu tố sau:

• Tính tham vọng: OKR luôn đặt ra những mục tiêu cao hơn ngưỡng năng lực thực sự.
• Tính đo lường: Các mốc đo lường thực tế và khách quan được tích hợp tại Key result.
• Tính minh bạch: Tất cả thành viên trong công ty không phân biệt chức vụ đều có thể theo dõi OKR của doanh nghiệp mình.
• Tính hiệu suất: Hiệu suất làm việc của nhân viên không đo lường qua OKR.

2. Ví dụ về OKR

Mời độc giả cùng điểm qua một vài ví dụ giúp trả lời câu hỏi OKR là gì để hiểu rõ hơn về hoạt động của OKR cũng như cách khai thác những lợi ích từ phương thức quản lý này.

Ví dụ trong lĩnh vực Sales:

• Mục tiêu: Doanh nghiệp đạt tổng doanh thu năm 2023 là 15,000,000 USD.

• Kết quả then chốt:
• • Mức doanh thu định là 1,155,000 USD.
  • Giá trị đăng ký trung bình ít nhất mỗi tháng là $305.
  • Tỷ lệ phần trăm gia hạn mỗi năm là 80%.
  • Tỷ lệ biến động mỗi tháng từ 5-7%.

Ví dụ trong lĩnh vực Marketing:

• Mục tiêu: Thu hút 1000 khách hàng mới cho một ứng dụng điện thoại mới ra mắt trong vòng 4 tháng.
• Kết quả then chốt:
• • Tỷ lệ tải xuống ứng dụng đạt 250 lượt trong vòng 1 tháng.
  • Mức độ đánh giá đạt từ 4,5/5 sao trên CH Play hoặc App store.
  • Được đề xuất trên các tạp chí công nghệ nổi tiếng.

3. Các lỗi thường gặp khi áp dụng OKR

OKR hỗ trợ rất nhiều trong việc quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không được sử dụng đúng cách, các nhà lãnh đạo rất dễ mất thời gian triển khai và xây dựng OKRs mà không hiệu quả. Dưới đây là một vài lỗi thường gặp khi sử dụng OKR:

• Lập quá nhiều OKR trong một thời gian ngắn: Điều này sẽ dẫn đến sự quá tải công việc, khiến nhân viên không biết tập trung và mục tiêu nào trước tiên.
• Mục tiêu của các phòng ban không đồng bộ: OKR giúp liên kết mục tiêu của cá nhân và tập thể nhằm hướng đến một mục đích chung. Nếu như không có sự liên kết và đồng bộ mục tiêu giữa các phòng ban, hoạt động của doanh nghiệp sẽ trở nên hỗn loạn và khó quản lý.
• Không có người quản lý OKR: Mỗi mục tiêu đặt ra cần phải có một đội ngũ theo dõi và quản lý để điều chỉnh trong quá trình hoạt động. Ngoài ra, đội ngũ này cũng chính là những người đánh giá mức độ hoàn thành của mục tiêu ban đầu.
• Không điều chỉnh OKR đi đúng hướng: Nội bộ công ty phải họp định kỳ hàng tuần, hàng tháng để chỉnh sửa quy trình hoạt động và đúng quỹ đạo đã đề ra. Bên cạnh đó, các phòng ban cũng phải liên tục theo dõi OKR để có những điều chỉnh phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp.
• Không theo dõi tiến độ của OKR: Mỗi cá nhân toàn công ty cần liên tục cập nhật OKR đề nắm bắt tình hình và phát hiện những vấn đề mới phát sinh cần xử lý của dự án.
• Kết quả then chốt chính là kết quả cuối cùng có thể đo lường: Ví dụ, doanh nghiệp đặt ra mục tiêu là sản xuất áo sơ mi, kết quả then chốt chính là sản xuất được 2000 áo sơ mi trong vòng 1 tháng.
• Dùng OKR lập danh sách công việc: OKR dùng để đo lường tiến độ hoàn thành mục tiêu của công ty chứ không phải để quản lý công việc hằng ngày. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai mục đích này để sử dụng OKR đúng cách.
• Nhân viên không tập trung vào OKR: Để tạo được một dự án hoàn hảo và đạt mục đích, mỗi cá nhân xem OKR như một nét văn hóa của doanh nghiệp. Vậy nên, mỗi cập nhật trong OKR cần được nhân viên nắm rõ để tránh trường hợp xem OKR như một bản kế hoạch.

4. Các tập đoàn áp dụng OKR thành công

OKR là gì mà lại được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và đưa vào hệ thống quản lý doanh nghiệp? Dưới đây Viindoo xin giới thiệu đến quý độc giả một vài doanh nghiệp đã áp dụng thành công OKR trong việc quản lý doanh nghiệp.

4.1 Youtube

Youtube là ứng dụng cho phép người dùng sáng tạo và thưởng thức những video thú vị. Chính vì vậy, mục tiêu mà Youtube đặt ra là tăng thời gian xem trung bình của người dùng. Kết quả then chốt của mục tiêu đó là tăng thời lượng xem trung bình mỗi ngày của người dùng lên XX phút, giảm thời gian tải video xuống X%, đồng thời mở rộng hoạt động của ứng dụng ở cả hai hệ điều hành.

Có thể thấy, những Key Result của Youtube đều hướng đến một mục đích chính là làm tăng thời lượng xem của khách hàng. Kết quả được xác định bằng một con số, giúp người quản lý biết chính xác Key Results này đang thực hiện tới đâu, có quá dễ dàng để hoàn thành hay không, từ đó tiến hành điều chỉnh trong các OKR sau.

Mọi yếu tố ảnh hưởng đến tiến trình đều được đánh giá một cách tỉ mỉ. Sau đó, đội ngũ thực hiện sẽ tổ chức các cuộc họp để tham khảo ý kiến nội bộ trước khi đưa ra quyết định thay đổi.

4.2 Google

Năm 2006, Google đã đặt mục tiêu là phát triển Google Chrome - nền tảng thế hệ tương lai cho website. Key Results của mục tiêu này chính là trong vòng 7 ngày đạt được 20 triệu người dùng. Vào thời điểm đó, đây là mục tiêu rất khó để đạt được, bởi Google Chrome mới bắt đầu với con số 0. Chính vì thế, các nhà điều hành đã quyết định chia nhỏ mục tiêu thành các OKR con.

Năm 2008, Chorme đặt ra mục tiêu trở thành trình duyệt phổ biến nhất. Để đạt được điều này, kết quả then chốt chính là cho Chrome xuất hiện trên các nền tảng mới như OS X, Linux thay vì chỉ hiện diện trên Windows như trước đây. Chính nhờ sự thay đổi OKR đúng đắn đó đã khiến Google cán mốc 111 triệu người sử dụng vào năm 2010.

4.3 LinkedIn

OKR chính là một trong những bí kíp giúp Linkedin thành công như ngày hôm nay. Nhà điều hành của Linkedin đã khuyến khích nhân viên đặt ra những mục tiêu riêng của bản thân và quyết tâm hoàn thành trong một thời gian cụ thể. Điều này giúp nhân viên cá nhân hóa công việc nhưng vẫn theo sát OKR của công ty.

Ngoài ra, vị CEO của Linkedin luôn khuyến khích nhân viên của mình đặt ra 3-5 OKRs mang tính thử thách cao trong mỗi quý. Mỗi tuần CEO sẽ tổ chức một cuộc họp để cập nhật tình hình hoàn thành mục tiêu của nhân viên.

4.4 Uber

Uber cũng là một ví dụ điển hình về việc áp dụng thành công OKR trong việc phát triển doanh nghiệp. Mục tiêu mà Uber đặt ra chính là độ phủ sóng của các tài xế Uber đạt trên 20% trên toàn hệ thống.

Như vậy, kết quả then chốt đặt ra chính là tần số xuất hiện của các tài xế ở mỗi khu vực phải đạt ít nhất 25%.Ngoài ra, thời gian lái xe trung bình của tài xế cần tăng lên 25h/tuần. Bên cạnh đó, số lượng tài xế cũng được tăng thêm 5,000,000 người trên toàn thế giới.

5. FAQ - Câu hỏi thường gặp

Những thông tin trên có lẽ phần nào đã giúp độc giả hiểu rõ hơn về OKR cũng như những chức năng thần kỳ mà công cụ quản lý này mang lại. Sau đây Viindoo sẽ giải đáp một vài thắc mắc của độc giả về OKR nhằm giúp doanh nghiệp phát huy hết lợi ích từ công cụ này.

• OKR và KPI là gì?

OKR giúp kết nối mục tiêu kỳ vọng và kết quả thực tế đạt được. Đây chính là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp vượt qua những giới hạn và dẫn bước để đạt được những mục đích đề ra. Còn KPI đơn giản là công cụ đánh giá năng suất làm việc và khối lượng công việc đã hoàn thành. Như vậy, KPI chỉ quan tâm đến kết quả cuối cùng, còn OKR chú ý đến cả mục tiêu và quá trình hoàn thành mục tiêu đó. Tham khảo bài viết  Khác nhau giữa OKR và KPI? Nên sử dụng chỉ số nào? để nắm rõ hơn về điều này.

• Sự khác biệt giữa Strategic OKR và Tactical Objective?

Strategic OKR là mục tiêu lớn, mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp và thường có thời hạn trong vòng 1 năm. Còn Tactical Objective là mục tiêu cụ thể của từng phòng ban và thời được hoàn thành trong thời gian ngắn.

• OKR có thể đo lường bằng cách nào?

Để đo lường được mục tiêu đặt ra không hề khó. Doanh nghiệp chỉ cần trả lời câu hỏi làm thế nào để đạt được mục tiêu ban đầu là được. Những mục tiêu này không cần phải nằm trong vùng an toàn mà có thể vươn xa hơn nhằm thách thức giới hạn của bản thân. 

Một cách để có thể đo lường được mục tiêu là hạn chế sử dụng các từ chỉ trạng thái như “Tiếp tục”, “Duy trì”,...

• OKR và MBO khác nhau như thế nào?

OKR và MBO đều có mục đích hoạt động giống nhau, đó là quản lý mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên có thể coi OKR là phiên bản thu nhỏ của MBO. Bởi MBO chỉ quan tâm đến việc nhân viên đã hoàn thành mục tiêu đề ra hay không, còn OKR quan tâm chi tiết hơn về việc áp dụng Objective và Key Result trong việc hoàn thành mục tiêu ban đầu.

• Sự khác biệt giữa OKR và mục tiêu theo tiêu chí SMART

Điểm khác nhau giữa hai công cụ quản lý này nằm ở cách xây dựng mục tiêu. Khi đặt mục tiêu theo tiêu chí SMART, nhân viên cần đảm bảo những yếu tố về tính khả thi. Điều này một mặt có thể làm cho nhân viên không dám mạo hiểm để chinh phục những giới hạn mới. Tuy nhiên, OKR có thể giải quyết được việc này.

• Mô hình OKR là gì và có gì khác so với BSC?

OKR hoạt động dựa trên việc xác định mục tiêu làm trung tâm. Còn BSC lại đề cao những chiến lược trọng tâm của doanh nghiệp. Như vậy, để tăng thêm sự thành công cho dự án thì doanh nghiệp cần phối hợp hài hòa giữa OKR và BSC.

• Thời gian để triển khai OKR là bao lâu

OKR diễn ra liên tục và cần chỉnh sửa phù hợp trong quá trình làm việc. Thông thường 3 tháng đầu sau khi thành lập một OKR chính là thời điểm khó khăn và quan trọng nhất. Các phòng sẽ điều chỉnh OKR hợp lý và sau đó doanh nghiệp sẽ bổ sung cho hoàn thiện.

• Khi nào một mục tiêu được coi là thành công?

Khi doanh nghiệp đạt được 70-80% mục tiêu thì được coi là thành công. Lưu ý, nếu mục tiêu có thể đạt được 100% trong thời gian ngắn, OKR chưa có tính thách thức và chưa phù hợp.

• Doanh nghiệp nên đặt ra bao nhiêu OKR?

Mỗi doanh nghiệp nên đặt ra từ 3-5 OKR trong vòng 5 đến 7 năm. Các phòng ban có thể đặt 3-5 OKR cho mỗi quý.

• Mỗi Objective nên có bao nhiêu Key Result?

Tùy vào từng Objective mà doanh nghiệp đề ra những mục tiêu then chốt phù hợp. Tuy nhiên không nên đặt quá nhiều Key Result cho một mục tiêu.