Check in OKRs là gì? Các bước check in đơn giản, hiệu quả

Check in OKRs là một quá trình kiểm tra tiến độ hướng tới việc thực hiện hiệu quả các mục tiêu và kết quả chính tại doanh nghiệp. Trong bài viết này, Viindoo sẽ giới thiệu tất cả các thông tin liên quan đến quá trình kiểm tra OKRs. Mời các bạn xem qua bài viết này ngay nhé!

1. Check in OKRs là gì?

Check-in OKR là một cuộc họp diễn ra 1:1 giữa nhân viên và quản lý của mình để báo cáo tiến độ thực hiện mục tiêu OKRs. Sau buổi check in, nhân viên sẽ nắm rõ tiến trình thực hiện OKRs và vững tâm hơn trong quá trình hoàn thành OKRs cá nhân. 

Việc check in thường được thực hiện hàng tuần và mỗi buổi check in OKRS, người quản lý và nhân viên sẽ cùng nhau bàn bạc, trao đổi về các Kết quả chính trong OKRs của nhân viên. Buổi check in không nhằm đánh giá, quản lý hiệu suất công việc mà chỉ tập trung xoáy sâu vào các vấn đề gồm: Tiến độ OKRs, những khó khăn gặp phải và cách thức vượt qua trở ngại. 

>>>> Đọc Chi Tiết Về: OKR là gì? Tổng hợp thông tin về OKR từ A-Z

2. Lợi ích của việc check in OKRs

Việc theo dõi và đánh giá định kỳ OKRs sẽ giúp doanh nghiệp, nhà quản lý và nhân viên hạn chế các rủi ro sau:

• Rủi ro bất ngờ: Đằng sau những số liệu trông có vẻ êm xuôi thì vẫn tồn tại những điểm đáng ngờ dễ dẫn tới thất bại vào “phút chót”.
• Rủi ro chệch hướng: Việc theo dõi công việc qua loa, không kỹ lưỡng gây ra sự chệch hướng, khó có thể hoàn thành đúng như mục tiêu ban đầu.
• Rủi ro “Không đạt kỳ vọng”: Mặc dù việc giám sát các công việc rất chặt chẽ nhưng nhưng do mục tiêu đã vượt quá khả năng vốn có của nhân viên, khiến họ không thể thực hiện được.

Như vậy, nhằm hạn chế tối đa những loại rủi ro này, doanh nghiệp áp dụng quy trình check-in OKRS. Có thể nói, việc theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện OKRs hàng tuần sẽ giúp quản lý và nhân sự có thể điều chỉnh và đưa ra các phương án cải tiến kịp thời để đạt được mục tiêu cuối cùng. Ngoài ra, việc thực hiện check-in OKRs hàng tuần còn giúp các thành viên trong nhóm thật sự tập trung vào mục tiêu và cam kết với kết quả của mình.

>>>> Đọc Thêm Về: 11 bước xây dựng OKRs hiệu quả cho doanh nghiệp

3. Các yếu tố quan trọng khi check in

Dưới đây là các yếu tố cơ bản mà những người tham gia check OKRS cần nắm:

Tiến độ OKRs

Dữ liệu về tiến độ và kết quả OKRs là yếu tố nền tảng của mọi buổi check in OKRS. Điều này sẽ giúp người quản lý nắm được tiến độ thực hiện OKRs và đưa ra những câu hỏi, đánh giá cụ thể.

Để xác định được tiến độ OKRs, nhân viên cần trả lời được các câu hỏi:

• Đâu là các công việc cụ thể (đầu việc, kế hoạch) để hoàn thành KR?
• Có sự thay đổi gì trong tiến độ hay tiến trình thực hiện OKRs kể từ lần check-in trước không? Nếu có thì đó là điều gì?
• Tiến độ hiện tại của KRs này là gì? Đã hoàn thành được bao nhiêu %?

Từ những câu hỏi này, trong buổi checkin, nhân viên sẽ trình bày tiến độ của từng mục tiêu và kết quả chính đã đạt được.

Trở ngại

Sau khi nắm được tiến độ, người quản lý và nhân sự tham gia check in nên nhận thức được các trở ngại trong tiến trình thực hiện OKRs. Để xác định yếu tố này, nhân viên cần trả lời:

• Yếu tố nào làm OKRs bị chậm?
• Nguyên nhân chủ quan của trở ngại này là do đâu?
• Nguyên nhân khách quan là do đâu?

Việc nắm rõ trở ngại sẽ giúp nhân sự và nhà quản lý nắm bắt tình hình thực hiện OKRs, từ đó sẽ dự đoán đúng các rủi ro có thể xảy ra trog thương lai. Thêm vào đó, việc tìm ra nguyên nhân gây trở ngại cũng giúp người quản lý chủ động đưa ra những góp ý và hỗ trợ kịp thời.

Tuy nhiên, nếu trở ngại xảy ra bởi một nguyên nhân khách quan mà không thể khắc phục được, nhà quản lý có thể giải quyết bằng cách cân nhắc đến việc thực hiện một số thay đổi nhất định trong bảng kế hoạch để đảm bảo vẫn hoàn thành mục tiêu. Nếu cần thiết, việc loại bỏ một số Kết quả chính cũng có thể được thực hiện.

Cách thức vượt qua trở ngại​

Sau khi nắm được trở ngại, nhân sự cần làm những hành động cụ thể để giải quyết trở ngại đó và tăng tốc tiến độ OKRs. Nhân viên nên là người đưa ra các đề xuất, người quản lý sẽ thực hiện xem xét các sáng kiến đó để có những hỗ trợ kịp thời.

Mức độ tự tin

Nếu như tiến độ được xem là định lượng thì mức độ tự tin lại phản ảnh định tính. Dữ liệu thực tế sẽ không phản ánh đủ và đúng hoàn toàn về mức độ tự tin.

Để tìm ra mức độ tự tin, nhân viên cần phải trả lời được câu hỏi: Dựa vào những thông tin và kết quả đã có, mức độ tự tin về việc đạt được mục KR là mức nào?

Để tìm ra mức độ tin cậy, nhân viên cần phải trả lời được câu hỏi: Dựa vào những thông tin và kết quả đã có, mức độ tự tin về việc đạt được mục KR là mức nào?

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Khác nhau giữa OKR và KPI? ? Nên sử dụng chỉ số nào?

4. Các bước thực hiện Check in OKRs hiệu quả

4.1 Bước 1: Check in Nháp

Thực hiện check-in nháp là cách tốt để buổi Check-in chính thức diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất. Để tiết kiệm thời gian thì người làm OKRs cần chuẩn bị trước dữ liệu và trả lời các câu hỏi. Trước khi bắt đầu checkin, việc chuẩn bị phải được hoàn thành. 

Trong trường hợp nhân viên chưa chuẩn bị “Check-in nháp”, người quản lý có quyền hủy việc thực hiện check-in và yêu cầu phải sự chuẩn bị đầy đủ ở buổi check in tiếp theo. Việc một buổi check in OKRs nhưng không có sự chuẩn bị check in Nháp trước sẽ dẫn đến việc lãng phí thời gian đối với quản lý và cả nhân sự tham gia, thậm chí là không hiệu quả.

Sau đây là các câu hỏi cần phải chuẩn bị trước khi Check-in nháp: 

• Tiến độ đã đạt được so với những buổi check-in trước?
• Công việc nào đang diễn ra và các đầu việc dự đoán sẽ chậm tiến độ
• Trở ngại nào hiện có ảnh hưởng đến tiến độ KRs?
• Để vượt qua trở ngại thì cần có kế hoạch và hành động gì?
• Mức độ tự tin hoàn thành OKRs? (Không ổn lắm – Ổn – Rất tốt)
• OKRs nào cần sửa, OKRs nào cần thêm và loại bỏ?
• KRs nào cần chỉnh sửa? Cần thêm KRs nào để hoàn thành OKRs không?

Các câu trả lời phải được ghi lại kèm với số liệu rõ ràng để chứng minh kết quả đã đạt được qua các lần check in.

4.2 Bước 2: Check in 1-1 với Quản lý trực tiếp

Người quản lý lần lượt hỏi nhân viên của mình về từng OKRs dựa theo như 5 câu hỏi mà nhân viên đã Check-in nháp trước đó:

• Tiến độ OKRs
• Công việc nào đang diễn ra và các đầu việc dự đoán sẽ chậm tiến độ
• Những khó khăn trở ngại
• Hành động để vượt qua trở ngại
• Mức độ tự tin hoàn thành OKRs.

Ở buổi Check-in, nhân viên nên chủ động báo cáo để người quản lý lắng nghe, nên tránh trường hợp người quản lý “nói nhiều hơn nghe”.

Người quản lý có vai trò lắng nghe, tư vấn và giải đáp thắc mắc, đặt những câu hỏi gọi mở. Sau đó, người quản lý đưa ra những lời khuyên nhằm giải quyết trở ngại.

Bên cạnh đó, nhân viên sẽ tiếp thu, cân nhắc và phản biện khi nhận được phản hồi, góp ý từ người quản lý. Việc đánh giá và phản hồi từ 2 góc độ sẽ đem đến cái nhìn toàn diện và đưa ra cách giải quyết toàn vẹn nhất.

4.3 Bước 3: Phản hồi và Ghi nhận của Quản lý

Ở cuối buổi check-in, các kết quả và vấn đề tồn tại cần phải được ghi chú lại cẩn thận để hình thành cơ sở so sánh với những lần thực hiện check-in tiếp theo.

Bên cạnh đó, nhân viên và người quản lý cần phải thực hiện các đầu công việc như sau:

• Phản hồi thẳng thắn: Người quản lý có phản hồi thẳng thắn, rõ ràng về từng KR, những việc mà nhân viên đã làm tốt, những điều chưa làm tốt. Mục đích là giúp nhìn nhận vấn đề nhằm hướng đến kết quả tốt hơn trong tương lai.
• Ghi nhận sự nỗ lực: Nếu nhân viên thực hiện OKRs tốt, tạo ra giá trị lớn, người quản lý nên ghi nhận công khai để cho nhân viên đó có thêm động lực nhiều hơn để thực hiện công việc.

4.4 Bước 4: Xác định các công việc tiếp theo

Sau đây là những điều mà nhân viên và người quản lý cần thống nhất:

• Hành động, kế hoạch công việc sắp tới: Dựa theo tình hình thực hiện OKRs ở báo cáo, nhân viên bổ sung công việc vào file kế hoạch tổng thể để triển khai tiếp tục ở tuần tiếp theo.
• Thực hiện các thay đổi OKRs (nếu cần): Sự thay đổi là cần thiết nếu OKRs đã đặt ra quá dễ, quá khó hoặc không cần thiết. Sự thay đổi phải có sự thống nhất giữa cả quản lý và nhân viên

5. Kinh nghiệm để Check in OKRs hiệu quả

Check in OKRs là buổi họp riêng tư

Tại nhiều tổ chức, việc check in được diễn ra dưới dạng một buổi họp nhóm nhằm tiết kiệm thời gian. Nhưng điều này thực sự không có tác dụng vì sẽ không đủ thời gian để mỗi nhân sự trình bày các thông tin cần thiết nhất.

Do vậy, một cuộc check-in nếu có nhiều hơn 2 người sẽ khiến cho các phản hồi và góp ý giảm bớt tính công bằng và thẳng thắn. Buổi check-in cũng cần phải đảm bảo sự riêng tư đẻ hai bên có thể đưa ra các trao đổi thẳng thắn nhất có thể.

Cần xác định tư duy đúng

Người tham gia buổi check in nên có tâm thế tin tưởng, trung thực và suy nghĩ tích cực. Tư duy cởi mở hai bên cùng thảo luận và đưa ra những cách thức giải quyết với mục tiêu cuối cùng là hoàn thành OKRs.

Nhân viên tự dẫn dắt buổi check in

Nhân viên dẫn dắt buổi Check-in là yếu tố đặc biệt quan trọng.Dựa trên các câu hỏi mẫu, nhân viên trình bày lần lượt với từng OKRs của họ. Người quản lý “lên tiếng” nếu muốn tư vấn hoặc hỏi thêm thông tin. Điều này mang lại sự tích cực và quyền chủ động cho nhân viên, giúp họ dũng cảm và thẳng thắn hơn khi nhìn nhận các vấn đề khi thực hiện OKRs.

Ngược lại, việc người quản lý đưa ra quá nhiều những ý kiến cá nhân, nhân viên sẽ dễ có trạng thái chống đối với người quản lý thay vì tự nhìn nhận bản thân.

Thẳng thắn, cởi mở trao đổi

Nếu cả hai bên đều cảm thấy bị dồn dập bởi những câu hỏi hay các lời phàn nàn thì quả thật rất tệ. Do đó, nhằm giúp cuộc check-in có được sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả thì nên bắt đầu các cuộc trò chuyện bằng những câu hỏi mở, thúc đẩy thảo luận và sự suy nghĩ.

Luôn công nhận

Ở đầu cuộc họp, hãy công nhận những kết quả tốt, những điều cải thiện, nỗ lực và cố gắng của nhân viên để tạo ra sự tích cực trước khi bắt đầu check-in.

Tập trung, tránh sự xao nhãng

Người quản lý (và cả nhân viên) cần giảm xuống tối thiểu các hoạt động khác – chẳng hạn như kiểm tra tài liệu hoặc email trong khi check-in. Khi cả hai bên đều tích cực lắng nghe sẽ giảm khả năng tiếp nhận thông tin sai lệch và sự tin tưởng cũng được tăng lên. Thậm chí, hai bên nên tắt điện thoại hay bất kỳ thiết bị điện tử gây mất tập trung nào.

Yêu cầu phản hồi

Nhân viên và người quản lý hãy hỏi ý kiến ​và phản hồi của nhau. Thực hiện check-in 1-1 để tạo một môi trường an toàn và đáng tin cậy, nơi phản hồi trở thành một phần tự nhiên của quan hệ quản lý – nhân viên.​

6. FAQ - Những câu hỏi thường gặp về Check in OKRs

Vì sao cần phải check in hàng tuần?

Việc thực hiện check in OKRs hàng tuần mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Giúp nhân viên và người quản lý nắm bắt được tiến độ hoàn thành của mục tiêu trong từng tuần, từ đó có thể đưa ra các biện pháp điều chỉnh hoặc hỗ trợ nếu cần thiết.
• Tạo ra một môi trường làm việc năng động và liên tục phát triển, khuyến khích nhân viên chủ động trong việc đạt được mục tiêu của mình nhưng vẫn có sự hỗ trợ từ người quản lý.
• Giải quyết các vấn đề và thắc mắc trong quá trình làm việc, đảm bảo tính hiệu quả và sự đồng bộ trong công việc.

Mục tiêu của việc check in OKRs là gì?

Mục tiêu của việc check in là đánh giá tiến độ thực hiện OKRs, tìm ra những khó khăn, cản trở và đề xuất các giải pháp.

Có thể thực hiện check in theo tháng/ quý thay vì hàng tuần không?

Để có được thành công và đạt được những mục tiêu OKRs đầy tham vọng thì checkin theo tháng hay quý là không đủ. Nếu chỉ có một (hoặc thậm chí ba) buổi checkin OKRs mỗi quý, thì quản lý và nhân viên sẽ không có thời gian để kiểm tra tiến độ, tình hình và tìm ra các vấn đề cản trở việc thực hiện OKRs.

Những lỗi thường gặp khi thực hiện check in

Một số lỗi thường gặp khi check in OKRs là:

• Không tuân theo thời gian và các yếu tố cần được bàn luận trong buổi check-in;
• Thực hiện buổi check-in mà không có các nhân sự thực hiện OKRs tham gia;
• Không cho nhân sự cơ hội để được trình bày và dẫn dắt buổi check-in;
• Không tạo ra không khí thoải mái và sự tin tưởng để nhân sự có thể chia sẻ những điều băn khoăn hay những khó khăn họ gặp;
• Không chuẩn bị checkin nháp;
• Không ghi lại những quyết định, hành động, phản hồi và kế hoạch sắp tới đã được đưa ra trong buổi check-in.

Như vậy, bài viết đã tổng hợp thông tin về thủ tục check in OKR. Hi vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình quản lý và điều hành tổ chức của mình. Viindoo cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này.

>>>> Tiếp Tục Với:

• Mô hình SMART là gì? Cách xác định mục tiêu theo SMART
• Business As Usual là gì? Có nên đưa B.A.U vào OKR?