11 bước xây dựng OKRs hiệu quả cho doanh nghiệp

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tập trung xây dựng OKRs để quản trị kết quả kinh doanh trong nội bộ. Nguyên tắc này hỗ trợ toàn thể công ty đi đúng theo mục tiêu ban đầu một cách nhịp nhàng và liên kết. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ phát triển và nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả nhất. Độc giả hãy cùng

1. Những nguyên tắc khi xây dựng OKRs

Việc xây dựng OKR đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, hội đồng quản trị và bậc quản lý cần lưu ý nhiều nguyên tắc khi triển khai OKR. Đặc biệt, việc thiết lập OKRs sẽ gồm hai phần chính là mục tiêu và kết quả. Để có thể triển khai một cách hiệu quả, Viindoo sẽ giới thiệu đến doanh nghiệp các nguyên tắc chính sau đây.

1.1 4 nguyên tắc chung

Khi xây dựng OKR, doanh nghiệp cần lưu ý đến 4 nguyên tắc chung hàng đầu. Đây sẽ là những điều cơ bản giúp phương pháp này đi đúng mục tiêu và kết quả. Cụ thể, các nguyên tắc mà doanh nghiệp cần lưu ý là: 

• Tính tham vọng: Mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra cần phải cao hơn khả năng hiện có.
• Tính đo lường: Doanh nghiệp cần phân tích và đo lường các kết quả quan trọng. 
• Tính minh bạch: Toàn thể lãnh đạo, bậc quản lý và nhân viên đều theo dõi và hiểu được quy trình của OKR.
• Tính hiệu suất: Doanh nghiệp không dùng OKR để đánh giá công suất làm việc của nhân viên. Nguyên tắc chính của OKR là dùng để đánh giá kết quả cuối cùng của quá trình.

Mỗi phòng ban cần có từ 3 đến 5 mục tiêu

>>>> Xem Thêm Chi Tiết: OKR là gì? Các bước triển khai OKR cho doanh nghiệp

1.2 Đối với Mục tiêu (Objective)

OKR là hệ thống quản trị mục tiêu mà các doanh nghiệp hàng đầu sử dụng. Nhờ nguyên tắc này, nhiều công ty đã thành công trong việc định hướng và quản trị nhân viên. Cụ thể, một số nguyên tắc mà doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng OKR để xây dựng mục tiêu là:

• Các phòng ban hoặc cá nhân cụ thể trong doanh nghiệp cần có từ 3 đến 5 mục tiêu. 
• Doanh nghiệp cần định hình mục tiêu rõ ràng. Ví dụ: Công ty đang có định hướng “mở rộng sản phẩm đến Singapore” thay vì “mở rộng sản phẩm đến các nước Đông Á”.
• Doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu vượt khả năng có thể đạt được. Điều này giúp nhân viên có thêm động lực làm việc. Ví dụ: Doanh số bán hàng của công ty trong quý đầu tiên là 60%. Doanh nghiệp hãy đặt Objective cho doanh số quý sau là 80%.

Mỗi phòng ban cần có từ 3 đến 5 mục tiêu

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Khác nhau giữa OKR và KPI? Nên sử dụng chỉ số nào?? 

1.3 Đối với Kết quả then chốt (Key Results)

Bên cạnh mục tiêu, OKR còn được sử dụng để đánh giá kết quả. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý nhiều hơn đến các nguyên tắc khi xây dựng Key Results. Điều này sẽ giúp công ty phân tích được các dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả.

• Doanh nghiệp cần tạo ra các kết quả then chốt có thể đo lường. Ví dụ: Công ty cần “liên hệ với 10 đối tác công nghệ” thay vì “phát triển mối quan hệ với các doanh nghiệp”. 
• Key Result dùng để đo lường các giai đoạn nhỏ khi thực hiện mục tiêu cuối cùng. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng đến kết quả hơn là mục tiêu.
• Key Result nên được mô tả rõ ràng bằng các sản phẩm cuối cùng thay vì những hoạt động thông thường. Doanh nghiệp hãy đặt ra việc “Nộp báo cáo doanh số bán hàng” thay vì “Phân tích hiệu suất của doanh số bán hàng”.

Key Result nên được mô tả rõ ràng

>>>> Xem Thêm:  Key Result là gì ? Ví dụ cách xây dựng Kết quả chính hiệu quả​

2. Xây dựng OKRs theo Quý hiệu quả cho doanh nghiệp

Đâu là cách xây dựng OKR hiệu quả? Hệ thống OKR sẽ bao gồm Key Results và Objectives. Đây là hai yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp liên kết được nội bộ công ty. Tuy nhiên, ban lãnh đạo cần chú ý vào thời gian và các bước phát triển. Doanh nghiệp hãy cùng Viindoo tìm hiểu cách tạo nên OKRs hiệu quả ngay sau đây.

2.1 Thời gian xây dựng

Trung bình, doanh nghiệp không nên xây dựng một chu kỳ của OKRs quá 30 ngày. Cụ thể, mỗi công ty cần thiết lập thời gian tổ chức OKR vào khoảng ngày 15 của tháng cuối quý cho đến ngày 15 của tháng đầu quý tiếp theo. Doanh nghiệp nên tránh kết thúc OKR vào ngày cuối của quý trước. Điều này sẽ khó thực hiện vì không tổng hợp đầy đủ số liệu.

Doanh nghiệp nên tránh kết thúc OKR vào ngày cuối của quý 

2.2 Các bước xây dựng OKRs

Việc xây dựng OKR đòi hỏi doanh nghiệp phải trải qua nhiều giai đoạn. Cụ thể, mô hình OKR hoàn chỉnh cần có 10 bước. Doanh nghiệp cần chú trọng và quan tâm nhiều hơn đến từng giai đoạn để việc xây dựng có hiệu quả. Độc giả hãy cùng Viindoo tìm hiểu kỹ hơn về 11 bước này. 

Thu thập, tổng hợp ý tưởng mục tiêu

Giám đốc hoặc ban lãnh đạo sẽ tạo ra các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi nhân viên đều có góc nhìn khác nhau. Điều này dễ khiến toàn thể công ty không nắm rõ mục tiêu chung. Đặc biệt, nhân viên và lãnh đạo không phải lúc nào cũng có những quan điểm và góc nhìn chung. 

Doanh nghiệp cần thu thập ý tưởng của toàn công ty

Chính vì vậy, ở bước 1, doanh nghiệp cần thực hiện tổng hợp tất cả các ý tưởng của nhân viên về mục tiêu chung. Điều này sẽ mang lại giá trị lớn cho tập thể. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có cơ hội tiếp thu được những đề xuất hoặc ý tưởng tốt cho công ty. Tuy nhiên, trước khi thực hiện, ban lãnh đạo cần trình bày rõ về mong muốn và mục tiêu của công việc này cho nhân viên. 

Bước 2: Chọn lựa, công bố mục tiêu doanh nghiệp

Khi đã tổng hợp đầy đủ ý tưởng, các bậc quản lý cần bàn bạc thật kỹ để lựa chọn các mục tiêu quan trọng. Doanh nghiệp cũng nên chú trọng và ưu tiên đến đề xuất của ban lãnh đạo. Đây chính là những người có tầm nhìn và chuyên môn sâu rộng.

Nếu việc khai thác bức tranh tổng thể còn gặp nhiều khó khăn, doanh nghiệp có thể sử dụng BSC (Balanced Scorecard) hoặc mô hình canvas. Đây là hai trợ thủ đắc lực giúp công ty định hình rõ chiến lược và kế hoạch quản lý.

Ban giám đốc công bố mục tiêu quan trọng

Khi thiết lập OKRs, doanh nghiệp cần quan tâm đến những mục tiêu quan trọng trong quý tới. Sau khi lựa chọn, ban lãnh đạo hãy làm rõ Objectives và truyền cảm hứng đến toàn thể nhân viên. Đặc biệt, doanh nghiệp nên cho người lao động biết lý do và ý nghĩa của những mục tiêu này. Lưu ý, khi đã hoàn thành việc lựa chọn Objectives, giám đốc cần ghi rõ cụ thể OKRs của các mục tiêu. 

Bước 3: Nhân viên xây dựng OKR nháp cá nhân

Sau khi công bố mục tiêu chung, doanh nghiệp cần triển khai cho mỗi nhân viên tự tạo nên OKRs của mình. Đặc biệt, người lao động không nên sao chép hoặc tham khảo OKR của đồng nghiệp. Điều này dễ tạo hiệu ứng Mỏ Neo và khiến OKRs thiếu đi sự sáng tạo.

Nhân viên bắt đầu xây dựng OKR cá nhân

Khi toàn thể nhân viên đã xây dựng ​ OKRs cá nhân, các phòng ban cần điều phối những cuộc họp riêng để từng người trình bày. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về góc nhìn của mỗi người lao động. Trưởng bộ phận sẽ tổng hợp các ý kiến và hình thành OKR cho phòng ban. Tuy nhiên, ở giai đoạn này công ty vẫn chưa có OKRs hoàn chỉnh. Ban giám đốc cần tham khảo và thêm các chi tiết để có OKR tổng quan nhất.

Bước 4: Leader họp liên kết chéo và cải thiện OKR nháp cá nhân

Ở bước 4, các trưởng phòng ban sẽ họp 1:1 để trình bày và đối chiếu với những trưởng nhóm khác. Tất cả sẽ cùng bàn bạc và hỗ trợ nhau để tạo ra OKR hoàn chỉnh. Viindoo sẽ đưa ra một ví dụ về buổi họp liên kết chéo này. 

Trưởng nhóm Marketing có OKRs là đạt được 2000 khách hàng từ kênh Facebook. Ngân sách cho mục tiêu này là 200.000.000 VND. Khi ấy, trưởng bộ phận Marketing cần trao đổi với ban Tài Chính. Nếu OKR này được chấp thuận, phòng Tài chính sẽ hỗ trợ kết quả là “Cung cấp 200.000.000 VND cho phòng Marketing”. 

Các trưởng nhóm họp liên kết chéo với nhau

Tuy nhiên, việc họp liên kết chéo không phải hầu hết đều thành công. Mỗi phòng ban cần cân nhắc khả năng và mức độ ưu tiên để hỗ trợ cho các bộ phận khác. Nếu đàm phán không thành công, các yêu cầu sẽ được xem xét vào quý sau.

Bước 5: Giám đốc thiết lập và tạo OKR của mình

Ở bước này, ban lãnh đạo sẽ họp 1:1 và họp tổng cùng các phòng ban để lắng nghe về các OKR. Giai đoạn này sẽ tương tự như bước 3. Sau khi đã thu thập đủ OKR, ban giám đốc sẽ tận dụng các số liệu để hoàn thành OKR cho riêng mình và tạo OKRs cho toàn thể doanh nghiệp. Bước 5 đòi hỏi giám đốc cần có tầm nhìn sâu và khả năng tính toán để tạo ra OKR phù hợp với nguồn tài chính của công ty.

Giám đốc thu thập ý kiến và hoàn chỉnh ORK

Bước 6: Leader viết OKR chính thức

Sau khi đã xây dựng một OKRs sơ bộ cho doanh nghiệp, giám đốc sẽ họp 1:1 với các trưởng nhóm để điều chỉnh. Nếu không có gì sai sót, trưởng phòng ban có thể giữ nguyên OKR. Ngược lại, các mẫu OKR chưa hoàn chỉnh sẽ cần thay đổi một số mục tiêu. 

Thêm vào đó, đại diện của từng bộ phận cũng sẽ họp bàn về liên kết chéo. Quá trình này sẽ diễn ra liên tục để đảm bảo tính thống nhất. Ví dụ, trưởng phòng Marketing sẽ thông báo với bên nhân sự nếu cần thêm nhân viên. Cả hai bên sẽ cùng thống nhất để đưa việc tuyển người mới vào Key Result của OKR.

Trưởng bộ phận viết OKR bao quát nhất sau khi họp

Bước 7: Nhân viên viết OKR chính thức

Khi đã hoàn thành quá trình điều chỉnh OKR theo giám đốc và các bộ phận khác, từng trưởng ban sẽ công bố OKR hoàn thiện. Điều này giúp nhân viên định hình được quy chuẩn và hiểu rõ hơn về mục đích của OKR cho bộ phận của mình.

Sau đó, các nhân viên trong nhóm sẽ liên tục điều chỉnh bộ OKR đến khi hoàn thiện. Cụ thể, mỗi cá nhân sẽ trực tiếp tham gia buổi họp 1:1 cùng trưởng nhóm. Điều này giúp tạo ra liên kết và làm rõ các thông tin ban đầu. 

Tương tự quy trình diễn ra ở bước 6, nhân viên sẽ cần thay đổi và chỉnh sửa bộ OKR sau khi đã họp. Nếu có quá nhiều vấn đề, mỗi cá nhân cần làm lại ORK mới. Điều này sẽ giúp OKR phù hợp với định hướng của mỗi phòng ban và doanh nghiệp. 

Họp chỉnh sửa và viết OKR chính thức

Bước 8: Kiểm tra liên kết chéo trong doanh nghiệp

Việc xây dựng liên kết chéo giữa các OKR là điều không dễ dàng. Nếu một bộ phận nào đó bị bỏ quên, các mục tiêu cuối cùng sẽ không được thống nhất. Điều này dẫn tới việc xây dựng OKR trở nên kém hiệu quả và thiếu đi sự liên kết. Chính vì vậy, doanh nghiệp hãy sử dụng mẫu liên kết bên dưới để đảm bảo các phòng ban đều được tham gia đầy đủ.  

Các phòng ban họp để kiểm tra liên kết chéo

Bước 9: Kiểm tra chất lượng OKRs

Một bộ OKRs hoàn chỉnh cần sự đóng góp ý kiến của nhiều cá nhân. Chính vì vậy, khi đã tạo nên OKR của chỉnh của riêng mình, mỗi nhân viên hoặc quản lý cần trình bày với tập thể chung. Điều này giúp đảm bảo tính khách quan khi đánh giá. Nhờ đó, các OKR chưa tốt sẽ được viết lại để đạt yêu cầu. Doanh nghiệp hãy tham khảo các tiêu chí sau để kiểm tra chất lượng của OKR:

• Doanh nghiệp hãy dùng thang điểm từ 1 đến 5 để chấm bộ OKR.
• Doanh nghiệp cần chấm mức độ liên kết của OKR từng phòng ban theo thang 1-5.

Doanh nghiệp cần đánh giá và kiểm tra chất lượng OKR

Các bộ OKRs chưa đảm bảo được 2 tiêu chí kể trên hoặc có điểm dưới 4 cần được chỉnh sửa lại. Để hoàn thành được việc đánh giá, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến của các Master hoặc cố vấn. Bên cạnh đó, công ty cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý OKRs. Công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp chỉnh sửa các thiếu sót hoặc tạo ra những nguyên tắc nhất định để mọi người tuân theo.

Bước 10: Công bố OKRs quý

Sau khi điều chỉnh xong OKRs, doanh nghiệp cần công khai đến tất cả nhân viên. Ban giám đốc hãy dùng chung file Google sheet để công bố hoặc in OKR và dán quanh khu vực làm việc. Doanh nghiệp hãy đảm bảo mọi phòng ban, bộ phận và nhân viên đều nhìn thấy OKRs. Đặc biệt, độc giả cần lưu ý một số điều như sau:

• Doanh nghiệp cần công khai đến mọi người lịch trình tạo ra OKRs.
• Nhân viên, các bộ phận và ban lãnh đạo cần tuân theo thời gian biểu.
• Để OKRs có chất lượng, doanh nghiệp cần chọn OKRs Guard hoặc OKRs Master để nâng cao hiệu suất xây dựng.
• Trước thời hạn, toàn thể doanh nghiệp cần nộp lại bộ OKRs.

Doanh nghiệp công bố OKR của quý

Bước 11: Theo dõi và đánh giá

Các doanh nghiệp thường đầu tư và đặt ra các mục tiêu tốt nhất cho OKRs. Đồng thời, công ty cũng bỏ rất nhiều thời gian và công sức để xây dựng OKRs hoàn chỉnh. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp sau khi xây dựng bộ OKR nhưng lại chưa ứng dụng được quy trình này vào công việc dẫn đến lãng quên OKR.

Để tránh việc lãng phí tài nguyên, doanh nghiệp cần đánh giá và theo dõi sát sao. Ban lãnh đạo có thể xem xét OKRs của từng cá nhân hoặc phòng ban bằng các cuộc họp 1:1. Điều này giúp tiếp nhận ý kiến từ các phòng ban để chỉnh sửa và bổ sung cho OKRs hợp lý nhất.

OKRs cần được theo dõi và đánh giá thường xuyên

3.1 Những lỗi thường gặp khi xây dựng OKRs

Sau khi tìm hiểu cách xây dựng OKRs, mỗi doanh nghiệp cần triển khai đúng cách để tạo hiệu quả cao. Đồng thời, ban lãnh đạo nên lưu ý một số lỗi thường gặp khi tạo OKR. Nếu phạm phải một trong những điều sau đó, OKR sẽ khó đi đúng hướng. 

3.2 Không làm rõ mục tiêu

Để xây dựng OKR hiệu quả, doanh nghiệp cần làm rõ các mục tiêu hiện tại. Khi nhân viên đề xuất về việc nâng cao giá trị sản phẩm. Ban lãnh đạo cần tìm hiểu đâu là giá trị cần nâng cao. Đồng thời, “sản phẩm” ở đây là sản phẩm gì. Việc xác định rõ sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và tạo hiệu quả cao trong công việc.

Doanh nghiệp nên chú tâm vào các mục tiêu lớn

3.3 Sử dụng cấu trúc chỉ trạng thái

Trong quá trình xây dựng OKRs, doanh nghiệp thường sử dụng các cụm từ chỉ trạng thái. Những hoạt động như “tiếp tục nâng cao doanh số bán hàng” hay “duy trì lượt mua hàng” hoặc “tiếp tục cải thiện cách thức tuyển dụng.” Những cụm từ chỉ trạng thái như tiếp tục, duy trì thường khiến nhân viên khá mơ hồ. Điều này dễ khiến doanh nghiệp khó kiểm soát và đo lường chất lượng OKR.

3.4 Sử dụng OKR làm danh sách công việc

Khi tìm cách xây dựng OKR, doanh nghiệp nên lưu ý chỉ tận dụng OKR để đo lường và tính toán các các mục tiêu cụ thể và đảm bảo các nguyên tắc OKR. Việc sử dụng OKR để thực hiện những công việc nhỏ, hằng ngày sẽ không đem đến hiệu quả. 

OKR nên được dùng cho các mục tiêu lớn

3.5 Xây dựng quá nhiều OKR

Xây dựng OKRs quá nhiều là nguyên nhân của việc không làm rõ mục tiêu. Doanh nghiệp cần lưu ý liệt kê những mục tiêu hàng đầu thay vì các yếu tố nhỏ. Cụ thể, công ty chỉ nên đưa ra những nội dung quan trọng và then chốt. Điều này giúp nhân viên nhớ được mục tiêu trọng điểm và tập trung vào công việc.

Việc xây dựng OKRs giúp doanh nghiệp triển khai được các mục tiêu và kết quả cụ thể. Nhờ đó, nội bộ công ty sẽ hiểu hơn về những yếu tố dài hạn mà ban lãnh đạo hướng đến. Đồng thời, việc quản trị cũng trở nên dễ dàng và hiệu quả. Viindoo hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp có cách xây dựng OKR đúng đắn và hạn chế nhiều rủi ro.

>>>> Tiếp Tục Với:

•  Mô hình SMART là gì? Cách xác định mục tiêu theo SMART
• Business As Usual là gì? Có nên đưa B.A.U vào OKR?