7 Chức năng của phần mềm Quản lý nhân sự cần có

Xu hướng sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự ngày càng trở nên phổ biến. Người quản lý cần hiểu vai trò và các chức năng của phần mềm quản lý nhân sự để đưa ra lựa chọn và áp dụng thành công. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến nhà quản trị 7 chức năng phổ biến và cần thiết trong phần mềm nhân sự

Phần mềm nhân sự là một trong các phần mềm quản lý doanh nghiệp cần có để gia tăng lợi thế cạnh tranh, tạo tiền đề phát triển bền vững song song với định hướng chung của tổ chức.

Các chức năng của phần mềm quản lý nhân sự phổ biến gồm: Quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý tuyển dụng, quản lý chấm công, tính lương, đào tạo và đánh giá nhân sự,... Cùng đi sâu chi tiết và cách ứng dụng từng chức năng trong nội dung sau đây của Viindoo:

• Xây dựng và quản lý cơ cấu tổ chức công ty theo từng phòng/ban​
• Tạo mô tả công việc cho từng vị trí trong cấu trúc
• Quản lý nhân viên theo ngạch bậc và trình độ chuyên môn.
• Thiết lập, quản lý, mô tả kỹ năng, đào tạo và kinh nghiệm của từng cấp trong cơ cấu doanh nghiệp.
• So sánh và đối chiếu cấu trúc kinh doanh và cấu trúc doanh nghiệp.
  

Phần lớn, các phần mềm quản lý nhân sự đều có chức năng xây dựng quy trình tuyển dụng một cách nhanh chóng, thông minh trên một nền tảng phần mềm tuyển dụng. Qua đó, doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả công tác tìm người phù hợp với đơn vị.

• Tạo tuyển dụng theo nhu cầu
• Ứng dụng quản lý hồ sơ của ứng cử viên, sàng lọc và đối sánh các ứng viên
• Tích hợp nhiều trang web tuyển dụng lại với nhau
• Tự động gửi email Thông báo kết quả, trúng tuyển, mời phỏng vấn, cảm ơn, từ chối… tới các ứng viên dựa trên thư viện email mẫu
• Đo lường hiệu quả tuyển dụng với hệ thống báo cáo tuyển dụng, số lượng ứng viên, mức lương mong đợi, mức lương đề xuất, độ trễ khi trả lời…
• Chuyển hồ sơ của ứng viên sang nhân viên chính thức của doanh nghiệp

Phần mềm cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu nhân viên trên hệ thống. Hơn nữa, mọi thông tin và hồ sơ nhân sự đều được bảo mật và dễ dàng tra cứu. Nhờ đó, bộ phận nhân sự sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong công việc giấy tờ.

• Tạo và quản lý hồ sơ nhân sự của từng nhân viên một cách tự động từ hồ sơ tuyển dụng.
• Truy vấn và hiển thị thông tin nhân sự theo các tiêu chí tìm kiếm nâng cao.
• Lưu trữ hồ sơ nhân viên dưới dạng pdf, máy scan không cần giấy tờ rườm rà.
• Tạo hợp đồng lao động trực tiếp từ hồ sơ tuyển dụng hoặc khi cập nhật hồ sơ nhân sự. Đặc biệt có thể in trực tiếp hợp đồng theo mẫu hợp đồng lao động của nhà nước.​
• Hệ thống quản lý, nhắc nhở các ngày quan trọng, ngày lễ tết, sinh nhật nhân viên, hay ngày hết hạn hợp đồng/thử việc.
• Cho phép tìm kiếm, thiết lập vị trí làm việc và cấp bậc của nhân viên trong hồ sơ cá nhân.
• Qua đó, cơ cấu thu nhập cũng được tự động cập nhật và hiển thị chi tiết.
  

Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự thuộc bộ giải pháp Viindoo HRM giúp việc quản lý thông tin nhân viên trở nên dễ dàng hơn.

Phần mềm HRM cho phép tích hợp với các loại máy chấm công thông dụng để hỗ trợ doanh nghiệp điểm danh, giám sát, truy xuất thời gian đi làm, ra về của nhân sự. Đặc biệt, đây sẽ là một chức năng cực quan trọng đối với những công ty có quy mô nhân sự ngày càng rộng, cơ chế hoạt động lại thêm nhiều ca, kíp.​

• Nhận dữ liệu từ máy chấm công và tự động chuẩn hóa theo các nội quy được thiết lập bởi doanh nghiệp
• Tùy chỉnh các ca làm với chính sách khác nhau như Giờ ra, giờ vào, đi muộn hay về sớm và giờ giải lao…
• Xây dựng ca làm theo từng phòng ban, bộ phận nhân sự
• Tự động tổng hợp thông tin chấm công cho nhân viên theo dõi song song

Chức năng quản lý chấm công

Bạn có thể tìm hiểu thêm về​ phần mềm chấm công - Viindoo Attendance lnằm trong bộ giải pháp HRMs của Viindoo.

Hệ thống phần mềm HRMs còn hỗ trợ tự động tính tiền lương nhân sự một cách chính xác, nhanh chóng.

• Cho phép thiết lập công thức tính lương linh động theo quy chuẩn của doanh nghiệp như tính lương theo bảng chấm công, theo thời gian, theo hoa hồng…
• Dễ dàng tính toán các khoản phạt và thưởng dựa theo chính sách của công ty
• Hỗ trợ doanh nghiệp tính thuế và bảo hiểm
• Theo dõi kỳ tạm ứng lương của các nhân viên
• Tự động tổng hợp bảng lương, các khoản trích theo lương và gửi cho từng nhân viên

Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm quản lý lương và sử dụng thử ngay ứng​ Viindoo Payroll để trải nghiệm chi tiết.

• Quản lý dữ liệu đánh giá nhân sự (bao gồm tiêu chí, phương pháp, thang đánh giá)
• Tạo phiếu đánh giá dễ dàng theo các tiêu chí quan trọng
• Quản lý trạng thái của các phiếu đánh giá nhân sự như kết quả đánh giá hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay cuối kỳ.
• Khen thưởng & Kỷ luật
• Theo dõi và quản lý hồ sơ khen thưởng/kỷ luật, thời hạn khen thưởng/kỷ luật, khen thưởng/kỷ luật nhân viên
• Tính hoa hồng các hình thức cho nhân viên kinh doanh và marketing
• Thiết lập và cập nhật chế độ khen thưởng/kỷ luật tài chính cho nhân viên trong phân hệ tính lương để tính tăng/giảm thu nhập.

Đào tạo cũng là một trong những chức năng phần mềm nhân sự rất quan trọng. Phần mềm HRM có thể giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình đào tạo nội bộ chuẩn cũng như theo dõi, kiểm soát các buổi đào tạo nhằm nâng cao chất lượng kiến ​thức.​

• Quản lý toàn bộ chương trình đào tạo, thư viện tài liệu, danh sách học viên…
• Theo dõi suốt quá trình đào tạo, nhận phản hồi chất lượng ngày đào tạo
• Thiết kế kiểm tra sau đào tạo
• Tra cứu thông tin đào tạo sinh viên nhanh

Viindoo cũng đã xây dựng mô hình phần mềm đào tạo trực tuyến nội bộ riêng cho doanh nghiệp (nếu cần). Bạn có thể tìm thêm phần mềm tại Viindoo E-learning!

Ngoài ra, một số chức năng của phần mềm quản lý nhân sự khác như:

• Quản lý thời gian làm việc, quản lý lộ trình thăng tiến,...
• Quản lý ngày nghỉ và lý do nghỉ của nhân viên theo từng loại nghỉ khác nhau
• Kiểm soát cả khung giờ làm việc và chấm công thực tế
• Suốt quá trình nỗ lực của nhân viên đều được ghi nhận lại để xét thăng chức
• Tạo file thư viện lưu trữ các báo cáo nhân sự, cập nhật theo quy định hiện hành
• Hệ thống báo cáo có đồ thị minh họa để phân tích tình hình nhân sự một cách trực quan.

Vì vậy, mỗi doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với các tính năng cần thiết. Đừng ngần ngại dùng thử miễn phí giải pháp Viindoo HRM đa chức năng của Viindoo nhé.

Trên đây những thông tin bổ ích và chi tiết về 7 chức năng của phần mềm quản lý nhân sự cơ bản cần có. Đừng quên đón xem tiếp các bài viết hữu ích khác của Viindoo để nắm bắt nhiều kiến thức quản trị hơn nhé!để nắm bắt nhiều kiến thức quản trị hơn nhé!

>>>> Tiếp Tục Với:

• Hướng dẫn thiết lập và sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Viindoo
• 5 phần mềm quản lý nhân viên từ xa hiệu quả nên dùng​