Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân viên từ xa ngày càng trở nên phổ biến trong thời đại công nghệ số hiện nay. Với xu hướng làm việc từ xa ngày càng gia tăng, các doanh nghiệp cần có những công cụ hiệu quả để quản lý và giám sát nhân viên làm việc ngoài văn phòng. Viindoo sẽ giới thiệu cho bạn TOP 5 phần mềm quản lý nhân viên làm việc từ xa tối ưu nhất hiện nay. Tham khảo ngay nhé!
1. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý nhân viên từ xa?
Mặc dù có những ưu điểm khi làm việc từ xa, nhưng điều cần thiết là phải giải quyết những thách thức có thể phát sinh.
- Rào cản giao tiếp: Thiếu tương tác trực tiếp có thể dẫn đến hiểu sai, khó truyền đạt giọng điệu và giảm kết nối cá nhân.
- Hợp tác và Phối hợp: Phối hợp các nhiệm vụ và thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm làm việc ở các múi giờ hoặc địa điểm khác nhau có thể là một thách thức.
- Theo dõi hiệu suất: Theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên từ xa đòi hỏi các công cụ hiệu quả và các kênh liên lạc thường xuyên.
- Cảm giác bị cách ly: Nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy bị cô lập hoặc mất kết nối với đồng nghiệp do không có sự tương tác trực tiếp.
- Sự phụ thuộc vào công nghệ: Sự phụ thuộc vào công nghệ ngày càng tăng, điều quan trọng là phải có các công cụ đáng tin cậy và an toàn để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả.
Vì vậy, có thể thấy, để giải quyết những phát sinh trên, việc tìm kiếm một phần mềm quản trị những nhân sự làm việc từ xa là rất quan trọng.
2. Chọn phần mềm quản lý nhân viên từ xa phù hợp
Việc quản lý làm việc từ xa yêu cầu những phương thức mới, khác biệt hơn so với cách quản lý truyền thống. Và việc sử dụng các phần mềm, công cụ hiện đại là một trong những cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả. Tuy nhiên, phần mềm quản lý cần có những tính năng phù hợp cho việc quản trị nhân sự từ xa như:
- Phần mềm quản lý dự án giúp theo dõi các nhiệm vụ, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ dự án trong thời gian thực.
- Công cụ Giao tiếp và Cộng tác hỗ trợ giao tiếp nhóm, chia sẻ tệp và cộng tác trong các dự án.
- Phần mềm theo dõi thời gian giúp theo dõi thời gian làm việc và đảm bảo năng suất. Điều này giúp giám sát giờ làm việc của nhân viên từ xa và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
- Phần mềm tổ chức các cuộc họp online cho phép tương tác trực tiếp, họp ảo và hội thảo trên web.
- Phần mềm chia sẻ và lưu trữ tài liệu cho phép nhân viên dễ dàng truy cập và chia sẻ tệp giữa các nhóm làm việc từ xa.
>>>> Xem Thêm Về: Chức năng của phần mềm quản lý nhân sự
3. 5 phần mềm quản lý nhân viên từ xa hiệu quả
3.1 Viindoo HRM
Phần mềm nhân sự online Viindoo HRM là một sản phẩm của Công ty Cổ phần Công nghệ Viindoo. Đúng như tên gọi, phần mềm này quản trị toàn bộ dữ liệu nhân sự khi làm việc online. Đây là một công cụ đắc lực giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý nhân viên làm việc từ xa.
Viindoo HRM - Giải pháp quản trị nhân sự toàn diện
Viindoo HRM được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn bởi các ưu điểm:
- Quản lý hồ sơ nhân sự, bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến nhân viên như: Thông tin cá nhân, thông tin công việc (chức vụ, kỹ năng, kinh nghiệm, vị trí..), lịch sử làm việc, quá trình luân chuyển, bổ nhiệm và lộ trình thăng tiến. Tất cả các thông tin này được lưu trên cùng một hệ thống.
- Thiết lập sơ đồ tổ chức góp phần tạo thuận lợi cho việc phân công công việc.
- Chia sẻ thông tin nhân viên cho người dùng trong hệ thống qua tính năng phân quyền sử dụng. Các thông tin quan trọng đảm bảo được bảo mật.
- Có thể tạo các bài kiểm tra chứng nhận năng lực và lưu trữ vào hồ sơ nhân viên qua việc tích hợp với ứng dụng khảo sát trực tuyến.
- Có thể bổ sung, sửa đổi tài liệu một cách dễ dàng.
- Quản lý thời gian làm việc của nhân viên.
Từ những ưu điểm trên, Viindoo HRM giúp cho người quản lý có một cái nhìn tổng quát nhất về hoạt động làm việc của từng nhân viên. Từ đó, người quản lý sẽ có những điều chỉnh, phân công công việc và hỗ trợ nhân sự một cách đúng đắn nhất. Có thể thấy rằng, đây là một phần mềm quản lý nhân viên từ xa ưu việt.
MIỄN PHÍ SỬ DỤNG PHẦN MỀM
DÙNG NGAY hoặc Nhận tư vấn
>>>> Tìm Hiểu Ngay: Giá phần mềm quản lý nhân sự
3.2 Phần mềm làm việc trực tuyến G Suite
G Suite là một công cụ của Google phục vụ cho nhu cầu trao đổi và làm việc từ xa của các doanh nghiệp và tổ chức. Bộ công cụ này bao gồm các phần mềm khá quen thuộc với chúng ta như Email, Drive, Calendar, Hangouts… Mỗi công cụ trong phần mềm này lại có những chức năng khác nhau, đáp ứng mọi nhu cầu của người sử dụng.
Bộ công cụ hỗ trợ làm việc từ xa G SuiteNhững ưu điểm mà bộ công cụ này mang đến cho người dùng là:
- Chia sẻ quyền truy cập vào dữ liệu cho các cá nhân cụ thể trong công ty hoặc đối tác bên ngoài.
- Khi có quyền truy cập, bạn có thể trực tiếp sửa hay góp ý trên file dữ liệu.
- Bạn không cần tải xuống tài liệu bởi vì tài liệu này được lưu trữ trên nền tảng đám mây.
- Cho phép người có quyền truy cập, chủ sở hữu tài liệu biết được những ai đang thao tác trên file dữ liệu.
G Suite được ví như một phần mềm quản lý nhân sự làm việc từ xa với mức chi phí thấp nhất, cho phép đồng bộ dữ liệu, truy cập bất cứ lúc nào bất cứ thiết bị nào. Tất cả các dữ liệu được lưu trữ trên Cloud giúp nhân viên có thể giải quyết công việc ngay cả khi chỉ sử dụng smartphone.
>>>> Có Thể Bạn Sẽ Cần: Phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương
3.3 Phần mềm quản lý nhân viên làm việc từ xa Acheckin
Phần mềm chấm công hỗ trợ quản lý nhân sự từ xa Acheckin giúp người quản lý kiểm soát tiến độ, năng suất lao động của mỗi nhân viên. Các tính năng của Acheckin như chấm công qua nhận diện khuôn mặt, chụp ảnh thời gian làm việc thực tế ở vị trí hiện tại, lưu lại biểu đồ công việc theo thời gian…
Acheckin đa dạng phương thức chấm công trực tuyếnCác ưu điểm của Acheckin như:
- Tất cả các thông tin cập nhật vào phần mềm sẽ được gửi đến cho nhà quản lý.
- Đa dạng phương thức chấm công.
- Tính năng chụp màn hình làm việc bất kỳ, gửi thông báo đến nhân viên khi họ đã quá lâu chưa chạm vào máy tính.
- Giúp doanh nghiệp đảm bảo tiến độ công việc.
3.4 Công cụ hỗ trợ làm việc từ xa Toggle
Toggle là một phần mềm quản lý nhân sự từ xa hỗ trợ người quản lý theo dõi thời gian làm việc và cung cấp các báo cáo tổng hợp. Bên cạnh hai tính năng cơ bản này, Toggle còn có những ưu điểm như:
- Ghi lại chương trình và lịch sử truy cập trang web của người dùng đồng thời đánh dấu những trang web mà người dùng dành nhiều/ít thời gian sử dụng nhất.
- Tính năng phát hiện nhàn rỗi: Khi phát hiện nhân viên đã rời máy tính quá lâu thì phần mềm sẽ gửi thông báo.
- Tích hợp chế độ đồng hồ Pomodoro nhắc nhở người làm nghỉ ngơi để tránh làm việc quá sức và gây ra căng thẳng.
Toggle theo dõi và cập nhật thời gian những trang web bạn truy cập>>>> Có Thể Bạn Quan Tâm: Phần mềm theo dõi nghỉ phép
3.5 Phần mềm quản lý nhân viên làm remote Timely
Timely là phần mềm quản lý nhân viên online giúp các doanh nghiệp nắm được tình hình làm việc của nhân viên. Một tính năng độc đáo của phần mềm này là tính năng phân loại thời gian dựa trên công việc, trang web truy cập và các công cụ được sử dụng.
Phần mềm Timely hỗ trợ phân loại thời gian vào từng công việcMột số tính năng nổi bật của Timely bao gồm:
- Tự động theo dõi thời gian làm việc.
- Nắm bắt các hoạt động có thể lập hóa đơn thông qua bảng chấm công và báo cáo chi tiết. Bên cạnh đó, phần mềm cũng có thể theo dõi các hoạt động không phải lập hóa đơn.
- Trang tổng quan nâng cao giúp thành viên trong nhóm cộng tác thông qua nguồn cấp dữ liệu hoạt động.
- Thu thập dữ liệu trên thiết bị di động, trên web và đồng bộ hóa dữ liệu mạnh mẽ cho các công việc linh hoạt.
Như vậy, khi sử dụng phần mềm quản lý nhân viên làm việc từ xa, doanh nghiệp hay cá nhân đều sẽ chỉ cần trả một khoản phí mua phần mềm và kết nối internet. Dựa vào những ưu và nhược của từng phần mềm mà doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Thế nhưng, một số lưu ý khi lựa chọn phần mềm mà doanh nghiệp nên cân nhắc đó là:
- Phần mềm đơn giản hóa.
- Tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ quản lý nhân viên.
- Chi phí phù hợp với ngân sách.
- Sự linh hoạt trong nền tảng sử dụng (nền tảng di động và máy tính).
4. Các câu hỏi thường gặp
Làm thế nào tránh quản lý vi mô (micromanagement) khi quản lý nhân viên từ xa?
Để quản lý nhân viên từ xa mà không cần quản lý vi mô, doanh nghiệp cần thiết lập kỳ vọng rõ ràng, tập trung vào kết quả hơn là hoạt động, khuyến khích giao tiếp cởi mở, cung cấp nguồn lực phù hợp, đặt ra các mốc quan trọng rõ ràng, trao quyền cho việc ra quyết định, công nhận thành tích, thúc đẩy văn hóa hướng đến kết quả và làm gương , thúc đẩy quyền tự chủ và lòng tin.
Cách tốt nhất để quản lý xung đột khi làm việc từ xa là gì?
Cách tốt nhất để quản lý xung đột khi làm việc từ xa là khuyến khích giao tiếp cởi mở và trực tiếp, sử dụng hội nghị truyền hình để thảo luận, thực hành lắng nghe tích cực, thiết lập quy trình giải quyết xung đột rõ ràng, thúc đẩy sự đồng cảm và hiểu biết, đồng thời tập trung vào giải quyết vấn đề.
Nhà quản lý nên làm gì để hỗ trợ nhân viên từ xa?
Các nhà quản lý nên hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa bằng cách đưa ra những kỳ vọng và hướng dẫn rõ ràng, đảm bảo họ có các nguồn lực và công cụ cần thiết, thúc đẩy giao tiếp cởi mở và đăng ký thường xuyên, thúc đẩy văn hóa làm việc tích cực, giải quyết các thách thức kịp thời, tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp và ưu tiên những thành công tốt đẹp của họ
Phần mềm quản lý nhân sự có thể hỗ trợ nhân viên từ xa không?
Có, phần mềm nhân sự có thể hữu ích cho việc quản lý nhân viên từ xa. Phần mềm có thể hợp lý hóa các quy trình nhân sự khác nhau như giới thiệu, quản lý hiệu suất và giao tiếp với nhân viên. Phần mềm cung cấp một nền tảng tập trung để quản lý dữ liệu nhân viên từ xa và tự động hóa các tác vụ quản trị, tăng hiệu quả và cải thiện giao tiếp..
Mong rằng những thông tin Viindoo cung cấp đã giúp bạn hiểu hơn về phần mềm quản lý nhân viên từ xa. Nếu cần tư vấn về các giải pháp trong quản trị doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay hotline 0225 730 9838 của Viindoo nhé!
>>>>> Đọc Thêm Các Bài Viết Hữu Ích:
- Hướng dẫn thiết lập và sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Viindoo
- Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự - Viindoo Employees
