7 nguyên tắc quản lý chất lượng trong ISO 9001:2015

7 nguyên tắc quản lý chất lượng là những quy tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững nếu như bạn muốn xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng, phù hợp với tiêu chuẩn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn 7 nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9001 mà bạn không nên bỏ lỡ. Hãy cùng Viindoo tham khảo ngay bài viết ngay dưới đây để biết thêm thông tin!

1. Nguyên tắc đầu tiên - Luôn hướng đến khách hàng

Nguyên tắc đầu tiên và được xem là cốt lõi quan trọng nhất trong 7 nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9001  lấy khách hàng làm trung tâm. Tuy nhiên, đây cũng là điều mà nhiều doanh nghiệp dễ bị mắc phải sai lầm nhất. Vì hiện nay vẫn có rất nhiều doanh nghiệp chưa chăm sóc cho khách hàng tốt.

Lợi ích nguyên tắc 1:

  • Nâng cao mức độ hài lòng, sự thỏa mãn về mong đợi của khách hàng
  • Tăng mức độ gắn bó của khách hàng đối với doanh nghiệp.
  • Tăng khả năng kinh doanh lặp lại, nghĩa là khả năng sử dụng lại dịch vụ...
7 nguyên tắc quản lý chất lượng

Quan tâm đến những mối quan hệ với khách hàng

Để có thể hiểu và hướng đến khách hàng tốt nhất, doanh nghiệp cần:

  • Nắm được nhu cầu khách hàng hiện tại và tương lai;
  • Sắp xếp mục tiêu của doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng;
  • Thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp một cách thường xuyên;
  • Tạo dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng bằng những chương trình ưu đãi, chăm sóc khách hàng

>>>> Tìm Hiểu Thêm:  7 công cụ quản lý chất lượng là gì? Nội dung, mục đích sử dụng

2. Nguyên tắc thứ 2 - Sự lãnh đạo

Nguyên tắc thứ hai trong 7 nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9001 đó chính là sự lãnh đạo. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng và quyết định con đường phát triển của doanh nghiệp. Với cương vị của một người lãnh đạo cần đưa ra những phương hướng hoạt động thống nhất giữa các mục tiêu và hoạt động. Bên cạnh đó, bạn cần có tầm nhìn xa và xây dựng được các giá trị cho doanh nghiệp.

Lợi ích của nguyên tắc 2:

  • Tăng hiệu lực và hiệu quả thực hiện mục tiêu chất lượng vì có người giám sát và định hướng.
  • Điều phối và sắp xếp nhân sự phù hợp với các quá trình.
  • nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9001
nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9001

Thúc đẩy quá trình trao đổi thông tin giữa các cấp với nhau.

Cụ thể hơn, người lãnh đạo muốn hoàn thành tốt vai trò của mình thì cần phải:

  • Người lãnh đạo cần truyền tải đến nhân viên nội dung, thông điệp về tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, những nội dung và quy trình làm việc đến toàn bộ đội ngũ nhân viên cũng cần được quan tâm đến.
  • Tuân thủ những quy định và nguyên tắc trong sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ pháp luật và đạo đức kinh doanh.
  • Xây dựng văn hóa doanh nghiệp công bằng và văn minh. Vì doanh nghiệp là nơi để nhân viên có thể tự do phát triển và thể hiện bản thân tối đa.
  • Ghi nhận và khen thưởng kịp thời các đóng góp, cống hiến của đội ngũ nhân viên đối với những thành tựu của doanh nghiệp.
  • Lựa chọn quản lý, trưởng bộ phận là người có đạo đức, chuyên môn và trách nhiệm đối với công việc cao.

>>>> Cải Tiến Hiệu Quả Và Liên Tục Cùng: 5 cấp độ lãnh đạo John Maxwell và cách trở thành leader vĩ đại

3. Nguyên tắc thứ 3 - Sự tham gia của mọi người

Đến với nguyên tắc thứ ba, con người luôn là nguồn lực quan trọng nhất đối với tất cả doanh nghiệp. Mỗi nhân viên như một mắt xích quan trọng đối với hệ thống. Nếu thiếu một mắt xích, toàn bộ hệ thống sẽ hoạt động khó khăn, thậm chí là có thể không hoạt động được. Do đó, trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cần sự tham gia của mọi người. 

Lợi ích của nguyên tắc quản lý thứ 3 trong 7 nguyên tắc quản lý chất lượng:

  • Thúc đẩy mọi người đều tham gia và đóng góp sáng kiến, cải tiến hệ thống.
  • Nâng cao sự hài lòng, thoải mái của nhân viên trong công việc
  • 7 nguyên tắc quản lý chất lượng
7 nguyên tắc quản lý chất lượng

Nâng cao lòng tin và sự hợp tác của tất cả mọi người trong doanh nghiệp

Tuy nhiên, việc thúc đẩy sự tham gia của nhân viên trong các hoạt động của doanh nghiệp vẫn là một bài toán khá khó với một số công ty hiện nay. Nếu muốn sự tham gia của mọi người đạt được hiệu quả như mong đợi thì doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện một số yêu cầu sau:

  • Thống nhất vai trò, trách nhiệm của từng nhân viên đối với công việc của mình ngay từ đầu
  • Tạo môi trường tối ưu để nhân viên thỏa thích phát huy khả năng của mình 
  • Đề cao tinh thần đoàn kết và làm việc theo nhóm của nhân viên
  • Có cơ chế ghi nhận và khen thưởng đối với những nhân viên, bộ phận có nhiều đóng góp xuất sắc và thiết thực cho công ty.
  • Có cơ chế ghi nhận và khen thưởng đối với những nhân viên, bộ phận có nhiều đóng góp xuất sắc và thiết thực cho công ty.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết Employee engagement là gì? Cách nâng cao tương tác nhân sự để nâng cao và cải thiện nguyên tắc này trong công ty.

4. Nguyên tắc thứ 4 - Thực hiện theo quy trình

Tất cả hoạt động kinh doanh sản xuất trong doanh nghiệp đều phải hoạt động theo những quy trình nhất định. Để hoạt động hiệu quả thì doanh nghiệp cần có kế hoạch kiểm soát, đánh giá đối với mỗi quá trình QMS từ những khâu nhỏ nhất. 

Lợi ích của nguyên tắc thứ 4:

  • Hướng dẫn cách tiếp cận vấn đề logic và khoa học.
  • Đưa ra nguồn dữ liệu để xác định nguyên nhân của một vấn đề vì đã có thông tin đầu vào.
  • Đưa ra nguồn dữ liệu để đánh giá hiệu quả của mục tiêu vì đã dự báo kết quả đầu ra.
  • Tìm ra rủi ro có thể xảy ra để có các hành động khắc phục thích hợp.

nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9001

Tìm ra rủi ro có thể xảy ra để có các hành động khắc phục thích hợp.

Tuân thủ theo nguyên tắc thứ 4 sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo kết quả của quá trình so với dự định được đặt ra ban đầu. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể xem xét và đánh giá được nguồn nhân lực, kinh phí. Để nguyên tắc này được thật sự áp dụng vào thực tế, doanh nghiệp cần lưu ý:

  • Thiết lập, lên kế hoạch và thực thi theo Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
  • Liên tục đánh giá, thay đổi quy trình theo tình hình thực tế và xây dựng phương án kiểm soát phù hợp
  • Thường xuyên theo dõi, phát hiện các rủi ro có thể xảy ra để kịp thời hành động, khắc phục.
  • Đánh giá và kiểm soát quy trình chính xác, chặt chẽ dựa vào nguồn thông tin luôn được cập nhật liên tục.

5. Nguyên tắc thứ 5 - Cải tiến

Xã hội ngày càng phát triển, điều này kéo theo nhu cầu của khách hàng cũng thay đổi theo và thúc đẩy doanh nghiệp liên tục cải tiến để tạo ra cái mới. Vì vậy, cải tiến chính là mục tiêu hướng tới của nhiều doanh nghiệp nhằm phát triển bền vững và lâu dài. 

Lợi ích của nguyên tắc quản lý thứ 5:

  • Nâng cao hiệu quả thực hiện nhờ tinh thần cải tiến một cách liên tục.
  • Nâng cao khả năng dự báo và ứng phó với những rủi ro trong tương lai.
  • Tăng cường động lực để có thể đổi mới.
7 nguyên tắc quản lý chất lượng

Nâng cao hiệu quả thực hiện nhờ tinh thần cải tiến một cách liên tục

Để cải tiến hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo một số điều sau:

  • Mỗi quá trình, phòng ban, bộ phận đều cần có kế hoạch cải tiến riêng phù hợp
  • Đặt nhu cầu của đối tác và khách hàng làm trọng tâm để xây dựng nội dung cải tiến phù hợp
  • Lấy con người làm yếu tố trọng tâm để xây dựng và phát triển doanh nghiệp. Thường xuyên thực hiện các chương trình đào tạo để nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên. 
  • Doanh nghiệp cần khuyến khích nhân viên phát huy khả năng và tính sáng tạo của mình trong công việc. 
  • Ghi chú, lưu trữ các công việc cải tiến, tài liệu cải tiến để làm cơ sở so sánh và cải thiện cho những lần cải tiến tiếp theo
  • Tìm hiểu nguyên nhân và rút kinh nghiệm từ những cải tiến chưa đạt yêu cầu 
  • Ghi nhận và phát huy những phương pháp cải tiến hiệu quả

>>>> Cải Tiến Hiệu Quả Và Liên Tục Cùng: Kaizen là gì? Lợi ích khi áp dụng phương pháp Kaizen

6. Nguyên tắc thứ 6 - Quyết định dựa trên bằng chứng

Khi doanh nghiệp muốn đưa ra quyết định nào đều phải dựa trên phân tích, đánh giá và bằng chứng cụ thể. Bạn không thể dựa trên suy diễn và cảm tính của bản thân. Bằng chứng có thể là những tài liệu, hồ sơ, sự kiện nào đó diễn ra được ghi chép bằng hình ảnh, video có tính xác thực. 

Lợi ích của nguyên tắc quản lý thứ 6:

  • Tối ưu quá trình và thời gian đưa ra quyết định.
  • Cải tiến việc đánh giá hiệu lực và hiệu quả của đối tượng được đánh giá.
7 nguyên tắc quản lý chất lượng

Cải tiến việc đánh giá hiệu lực và hiệu quả của đối tượng được đánh giá

Để có được những bằng chứng cụ thể, thì doanh nghiệp cần lưu ý một vài điểm sau:

  • Việc kiểm tra, đánh giá và lưu trữ các công việc trong quá trình kinh doanh, sản xuất phải được thực hiện liên tục để dễ dàng tìm thấy bằng chứng khi cần ra quyết định
  • Sắp xếp và lưu trữ hệ thống tài liệu khoa học, chính xác và dễ dàng tìm kiếm khi cần
  • Thiết lập thói quen quyết định dựa trên các bằng chứng và số liệu cụ thể từ cấp quản lý cấp cao, tầm trung đến nhân viên trong công ty

7. Nguyên tắc cuối cùng - Quản lý các mối quan hệ

Nguyên tắc quản lý cuối cùng trong 7 nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9001 chính là quản lý các mối quan hệ. Nếu doanh nghiệp muốn hoạt động tốt, thì bên cạnh việc chú trọng đến quá trình sản xuất, doanh nghiệp còn phải xây dựng và duy trì được những mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp và mối quan hệ bên ngoài. 

Đối với mối quan hệ nội bộ, doanh nghiệp cần xây dựng môi trường làm việc có tinh thần đoàn kết, hợp tác giữa các bộ phận, đội nhóm. Điều này nhằm hướng tới mục tiêu chung là xây dựng doanh nghiệp phát triển. 

Bên cạnh đó, đối với các mối quan hệ ngoài chẳng hạn như đối tác, đối thủ, khách hàng, các tổ chức nhà nước… Doanh nghiệp cần phải duy trì mối quan hệ tương tác một cách thường xuyên. 

Lợi ích của nguyên tắc quản lý thứ 7:

  • Hài hòa lợi ích giữa các bên và hướng đến mục tiêu là phát triển bền vững

  • Đảm bảo chuỗi cung ứng duy trì đem lại sản phẩm và dịch vụ ổn định.

7 nguyên tắc quản lý chất lượng

Hài hòa lợi ích giữa các bên và hướng đến mục tiêu là phát triển bền vững

Nếu bạn muốn nguyên tắc thứ 7 đạt hiệu quả đúng như mong đợi, thì doanh nghiệp cần phải thực hiện một vài yêu cầu sau:

  • Cần tìm hiểu nhu cầu khách hàng thường xuyên để có giải pháp chăm sóc và đáp ứng tốt nhất cho khách hàng.
  • Luôn tuân thủ theo pháp luật và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước. Đặc biệt cần phải có sự tôn trọng, khéo léo đối với các cơ quan truyền thông, báo chí, tổ chức nhà nước.
  • Cần duy trì sự hợp tác với đối tác dựa trên tinh thần tự nguyện, tăng cường trao đổi thông tin, tài liệu vì lợi ích của các bên.
  • Luôn cạnh tranh văn minh, công bằng và tôn trọng đối thủ của doanh nghiệp mình.
  • Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Thông qua bài viết trên,​ Viindoo hy vọng đã giới thiệu đến độc giả tất cả kiến thức liên quan đến 7 nguyên tắc quản lý chất lượng. Mong quý khách đã có thêm những thông tin hữu ích trong quy trình quản lý chất lượng của doanh nghiệp.

7 nguyên tắc quản lý chất lượng trong ISO 9001:2015
Công ty Cổ phần Công nghệ Viindoo, Nguyễn Thị Thanh Nhàn 3 tháng 12, 2022

CHIA SẺ BÀI ĐĂNG NÀY