Ưu và nhược điểm của làm việc từ xa, làm việc online tại nhà

Đại dịch Covid giúp các doanh nghiệp dần nhận ra những ưu và nhược điểm của làm việc từ xa. Đây là hình thức làm việc tạm thời nhưng được dự đoán sẽ trở thành xu hướng trong tương lai. Trong bài viết dưới đây, Viindoo mời các doanh nghiệp tìm hiểu thêm về vấn đề này.

1. Làm việc từ xa là gì?

Làm việc từ xa có nghĩa là người lao động và các nhà quản lý sẽ làm việc với nhau thông qua các phương tiện trực tuyến. Người lao động có thể lựa chọn bất cứ không gian làm việc nào ngoài văn phòng công ty như ngồi tại nhà, quán cà phê,... Các cấp quản lý thực hiện kiểm soát, theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên thông qua các công cụ hỗ trợ như phần mềm, hệ thống quản lý từ xa.

Làm việc từ xa

2. Ưu điểm và lợi ích của làm việc từ xa

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức làm việc từ xa hoặc thành lập công ty dưới dạng làm việc từ xa. Doanh nghiệp có thể nhận thấy những ưu điểm nổi trội khi làm việc từ xa:

• Better work-life balance

Với những người lao động đã lập gia đình, việc cân bằng cuộc sống và công việc là điều rất khó khăn. Do vậy, làm việc tại nhà giúp nhân viên giảm bớt áp lực thời gian, chủ động trong việc chăm lo cho gia đình. Điều này giúp giảm bớt căng thẳng mệt mỏi của nhân viên.

• Năng suất cao hơn

Theo báo cáo của Great Place to Work, nhân viên không cần tốn thời gian để di chuyển đến văn phòng làm việc khi làm việc bằng hình thức làm việc từ xa. Ngoài ra, các cuộc gặp gỡ, trao đổi kéo dài cũng được hạn chế. Điều này giúp năng suất làm việc có khả năng tăng lên và ổn định hơn.

• Kịp thời

Lợi ích của làm việc từ xa là hạn chế được các yếu tố gây trì hoãn ảnh hưởng đến công việc như kẹt xe, tắc đường, ngủ quên,... Khi làm việc ở nhà, nhân viên chỉ cần bước ra khỏi giường, vệ sinh cá nhân và tiến hành bước vào bàn làm việc nhanh chóng.

• Tiết kiệm chi phí

Doanh nghiệp chỉ cần thuê một văn phòng nhỏ hoặc thậm chí có thể làm việc từ xa hoàn toàn nhờ các công cụ hỗ trợ. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, điện nước, các dịch vụ khác có liên quan.

• Tính linh hoạt

Nhân viên có thể làm việc bất cứ đâu vào bất cứ thời điểm phù hợp. Ngoài ra, làm việc từ xa cũng giúp các nhà tuyển dụng thu hút lượng lớn nhân sự tài năng.

• Khuyến khích cải tiến công nghệ vào công việc

Công nghệ luôn phát triển, nhiều phần mềm mới ra đời hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự, quản lý công việc từ xa. Việc nâng cấp hệ thống, cải tiến các Phần mềm quản lý nhân viên từ xa sẽ đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp trong thời đại doanh nghiệp số như hiện nay.

Nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu

3. Nhược điểm và khó khăn khi làm việc từ xa

Bên cạnh những ưu điểm nổi trội, hình thức làm việc này cũng tồn tại một số nhược điểm:

• Mất tập trung khi ở nhà

Khi làm việc ở văn phòng, nhân viên chỉ có nhiệm vụ duy nhất là làm việc. Tuy nhiên, khi lựa chọn làm việc tại nhà hoặc quán cà phê,... nhân viên rất dễ mất tập trung bởi những tình huống như tiếng xe cộ, tiếng chó sủa, điện thoại, giao lưu với mọi người xung quanh.

• Bị cô lập

Nhân viên thường không có cơ hội làm việc trực tiếp với đồng nghiệp, quản lý của mình. Một số người thường chọn những nơi như phòng riêng, ngồi một mình ở quán cà phê,...Các cuộc trò chuyện, trao đổi giữa các nhân viên với nhau hay sự đồng cảm, khích lệ của quản lý cũng không thường xuyên xảy ra. Do vậy, làm việc từ xa khiến nhân viên dễ bị cảm thấy cô đơn.

• Mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Nếu nhân viên không tập trung hoàn thành công việc trong giờ làm, hay kỹ năng quản lý thời gian không tốt, nhân viên đó có thể phải làm thêm giờ vào ban đêm. Điều này khiến giờ làm việc của nhân viên tăng lên. Dẫn tới thời gian dành cho công việc và gia đình không thực sự cân đối. Nhân viên cũng có nguy cơ bị kiệt sức, động lực làm việc cũng giảm sút.

• Gia tăng nhu cầu họp

Các nhà quản lý không thể kiểm tra trực tiếp công việc của nhân viên. Cách tốt nhất là tăng tần suất cuộc họp để nhận báo cáo tình hình công việc. Doanh nghiệp sẽ phải lên lịch các cuộc họp trực tuyến để thảo luận về các nhiệm vụ quản lý dự án thường lệ. Khi có quá nhiều cuộc họp diễn ra sẽ gây cảm giác chán nản, mệt mỏi và bị kiểm soát quá mức.

• Mối quan tâm về an ninh mạng

Thực tế, đến nay vẫn không có ứng dụng hay phần mềm nào đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người sử dụng. Do vậy, đảm bảo an ninh mạng là công việc quan trọng với những doanh nghiệp làm việc từ xa. Do vậy doanh nghiệp phải phổ cập kiến thức về bảo mật cho nhân viên thường xuyên để giảm thiểu tối đa an ninh mạng.

• Truy cập internet không ổn định / không nhất quán

Việc kết nối internet ổn định phụ thuộc vào nhiều yếu tố và không phải lúc nào nhân viên cũng có thể truy cập vào được. Ở những khu vực đông người hay gói mạng kém chất lượng thì chất lượng internet, kết nối âm thanh và video kém là điều thường thấy. Trường hợp bất khả kháng như cúp điện thì nhân viên không thể làm việc vào lúc đó.

• Bất tiện cho nhân viên mới

Thông thường, nhân viên mới sẽ có một khoản thời gian để làm quen với đồng nghiệp và công việc. Tuy nhiên, khó khăn khi làm việc từ xa là nhân viên mới sẽ khó làm quen và hòa đồng với môi trường mới. Ngoài việc tiếp nhận công việc, nhân viên còn phải tiếp cận với những công nghệ mới, học cách sử dụng và ứng dụng công cụ hỗ trợ vào quá trình làm việc.

Nhân viên dễ mất tập trung

4. Giải pháp quản lý công việc từ xa hiệu quả

Làm việc từ xa hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên hình thức làm việc trực tuyến này cũng gây nhiều bất lợi cho các cấp quản lý. Doanh nghiệp khó nắm bắt được công việc do ai phụ trách, kết quả thế nào và gặp nhiều hạn chế trong khâu giải quyết các vấn đề, vướng mắc. Để có thể tránh tình trạng mất tập trung và giảm thiểu các nhược điểm trong quá trình làm việc từ xa, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng một số phần mềm theo dõi công việc hàng ngày.

Một phần mềm mà hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo là Viindoo Project. Chỉ với Viindoo Project, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ, kiểm soát quy trình làm việc từ xa một cách dễ dàng và nhanh chóng. Hơn nữa, phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng, thiết kế hiện đại, sử dụng các biểu đồ trực quan hóa dữ liệu.

Viindoo Project hỗ trợ phân chia công việc và phối hợp thực hiện giữa các phòng ban. Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng dự báo nhu cầu, nguồn lực và các báo cáo tổng quan giúp giảm tải khối lượng công việc của nhà quản lý nhân sự.

Đặc biệt, phần mềm có tính năng theo dõi và bám sát tiến độ công việc, giúp các nhà quản lý lập kế hoạch và quản lý công việc theo thứ tự ưu tiên. Doanh nghiệp được phép kiểm soát, theo dõi tiến độ công việc của từng nhân viên. Bên cạnh đó, các nhà quản lý có thể dễ dàng phân chia công việc và phối hợp thực hiện giữa các phòng ban thông qua Phần mềm quản lý công việc Viindoo Project.

Viindoo Project - Phần mềm quản lý công việc

Như vậy, bài viết đã giải thích được ưu nhược điểm của làm việc từ xa và các phương pháp quản lý công việc từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp. Đó là hy vọng của chúng tôi rằng Viindoo đã cung cấp hướng dẫn có giá trị trong việc lựa chọn phần mềm quản lý tác vụ phù hợp nhất cho công ty của bạn.

>>>> Tiếp Tục Với:

• Xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban [Kèm mẫu]
• 7 cách thiết lập tính kỷ luật trong công việc, doanh nghiệp tối ưu