Vòng đời của dữ liệu (Data Life Cycle)

1. Hệ thống thu thập dữ liệu tu: Đây là giai đoạn đầu tiên trong Vòng đời dữ liệu. Thông thường, dữ liệu trong doanh nghiệp được thu thập thông qua ba hình thức:
   
   1. Nhập dữ liệu thủ công: tạo dữ liệu bằng cách nhập thủ công. Chúng ta có thể nghĩ đến việc sử dụng phần mềm ERP trong doanh nghiệp, nhân viên bán hàng tạo Báo giá, hay kế toán ghi Hóa đơn trên phần mềm ERP. Một mục dữ liệu được tạo.
      
   2. Thu thập dữ liệu: nhập dữ liệu hiện có được tạo từ các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp. Một ví dụ điển hình về Data Acquisition là tính năng tích hợp dữ liệu tự động thông qua API của một số phần mềm ERP hiện đại với hệ thống ngân hàng internet để phục vụ cho việc đối chiếu và hạch toán các giao dịch thanh toán.
      
   3. Tiếp nhận tín hiệu: thu thập dữ liệu từ các thiết bị được sử dụng trong hoạt động kinh doanh. Ví dụ, trong quy trình kiểm soát ra vào của nhân sự công ty, dữ liệu được tạo ra từ việc nhân viên thực hiện quét vân tay để đăng nhập và đăng xuất. Sau đó dữ liệu được tích hợp vào phần mềm quản trị hoặc trích xuất dưới dạng Excel.
      
2. Bảo trì dữ liệu: Dữ liệu cần được chuyển đổi thành dạng thân thiện với người dùng để có thể sử dụng được. Quá trình chuyển đổi này có thể bao gồm: di chuyển, tích hợp, làm sạch, làm giàu, thu thập dữ liệu đã thay đổi, v.v.
   
3. Tổng hợp dữ liệu: Giai đoạn này của vòng đời dữ liệu bao gồm các phương pháp thống kê kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn hoặc thử nghiệm. Điều này là để có được các ước tính tổng thể tốt hơn và câu trả lời cho các yêu cầu dữ liệu. Một ví dụ điển hình về Tổng hợp dữ liệu là sử dụng các phương pháp mô hình hóa để hỗ trợ các quyết định đầu tư, chẳng hạn như mô hình hóa rủi ro, mô hình tài chính và mô hình tính toán.
   
4. Sử dụng dữ liệu: Sử dụng dữ liệu là cách dữ liệu được sử dụng để hỗ trợ nhiệm vụ kinh doanh, chẳng hạn như lập kế hoạch chiến lược, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), xử lý hóa đơn, gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp, v.v
   
5. Phân tích dữ liệu: Trong giai đoạn này của vòng đời dữ liệu, mọi người sử dụng các phương pháp phân tích dữ liệu để biến dữ liệu thô thành thông tin hữu ích và hiểu biết kinh doanh. Một phương pháp được sử dụng rộng rãi trong phân tích dữ liệu kinh doanh là phương pháp trực quan hóa dữ liệu.
   
6. Công bố dữ liệu: Dữ liệu được gửi hoặc tiết lộ ra bên ngoài tổ chức, chẳng hạn như gửi báo giá cho khách hàng, gửi bản so sánh ghi nợ hoặc xuất bản báo cáo tài chính lên trang web của công ty.
   
7. Lưu trữ dữ liệu: Quá trình này bao gồm việc xóa dữ liệu khỏi môi trường có thể sử dụng, đưa vào lưu trữ và được sử dụng lại trong tương lai.
   
8. Xóa dữ liệu: Đây là bước cuối cùng của vòng đời dữ liệu để xóa dữ liệu không dùng đến hoặc không cần thiết khỏi hệ thống lưu trữ. Việc xóa dữ liệu cần được lên kế hoạch và cân nhắc với các yêu cầu pháp lý hoặc chính sách bảo vệ thông tin của công ty. 

Ví dụ, theo Quyết định 376/2003/QĐ-NHNN về việc bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử dùng để hạch toán và thanh toán vốn của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, chứng thư điện tử liên quan trực tiếp đến hồ sơ kế toán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán: phải được lưu giữ 20 (hai mươi) các năm kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán hoặc khi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoàn thành việc quyết toán vốn.