Văn phòng không giấy là gì? Lợi ích và cách xây dựng hiệu quả

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ và lan toả mọi lĩnh vực, xu hướng "Văn phòng không giấy" - chuyển dịch hình thức làm việc truyền thống sang môi trường số dưới mô hình văn phòng điện tử đang ngày càng lên ngôi. Cùng Viindoo tìm hiểu về lợi ích và cách xây dựng văn phòng không giấy trong bài viết này nhé.

>>>> Đọc Thêm Về: Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Văn phòng không giấy là gì?

Văn phòng không giấy (hay còn gọi là Văn phòng điện tử 4.0) là một hệ sinh thái tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin, xử lý công việc, điều hành nội bộ và quản lý văn bản, tài liệu, báo cáo, v.v.

Mô hình này ra đời song hành cùng sự phát triển của chuyển đổi số doanh nghiệp, đây là bước chuyển mình quan trọng từ phương thức quản trị truyền thống nặng giấy tờ sang quản trị trực tuyến bằng phương tiện điện tử.

Văn phòng không giấy góp phần thúc đẩy quá trình số hóa doanh nghiệp nhanh chóng và toàn diện.

>>>> Đọc Thêm: Business Intelligence là gì

Thay vì phải tốn chi phí cho hàng tấn giấy để lưu trữ thông tin thì các doanh nghiệp có thể đầu tư vào các công nghệ lưu trữ thông tin hiện đại. Những công nghệ lưu trữ này không chỉ có giá cả phải chăng mà còn tiết kiệm thời gian khi các nhân viên cần phải tra cứu các thông tin cần thiết. Ngoài ra công ty cũng có thể tiết kiệm không gian dành cho việc bảo lưu hàng tấn giấy tờ.

Theo Mckinsey Global, 70% doanh nghiệp tại Hoa Kỳ đang sử dụng biểu mẫu điện tử và thực hiện tự động hóa các quy trình cũng như Trực quan hóa dữ liệu. Sự thay đổi này đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 120 tỷ USD chi phí hành chính, văn phòng mỗi năm.

Thực tế, một nhân viên dành 30 - 40% thời gian làm việc mỗi ngày để xử lý các giấy tờ, thủ tục hành chính. Văn phòng không giấy sẽ giải phóng nhân viên khỏi công việc lặp đi lặp lại này, bởi mọi quy trình đều được tự động hóa. 

Đồng thời, với việc ứng dụng phần mềm, các công việc được giao và theo dõi, giám sát hoàn toàn trên hệ thống, giảm thiểu tình trạng sai sót, thiếu thông tin. Nhà quản lý cũng có thể cập nhật, truy xuất báo cáo theo thời gian thực để đưa ra quyết định kịp thời.

Bên cạnh đó, văn phòng không giấy tờ còn giúp giảm thiểu tình trạng thất thoát thông tin do thất lạc tài liệu, hao mòn theo thời gian

Việc lưu trữ tài liệu vào hệ thống điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được kha khá không gian vốn dành cho những tủ tài liệu cồng kềnh. Cách bài trí văn phòng sẽ ảnh hưởng đến động lực cũng như cảm hứng làm việc của nhân viên. Vì việc loại bỏ những tủ tài liệu này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu không gian và mang đến cho nhân viên môi trường làm việc tốt nhất. 

Tối ưu việc lưu trữ, chuyển giao dữ liệu với mô hình văn phòng không giấy.

>>>> Đọc Thêm Về: Lợi ích của chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Các bước xây dựng văn phòng không giấy hiệu quả cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên phân loại và số hóa các thông tin, giấy tờ của doanh nghiệp theo những nhóm, hạng mục như:

• Tài liệu, ghi chú cá nhân: Quy hoạch các loại giấy tờ, văn bản của mỗi cá nhân.
• Thông tin Khách hàng, đối tác: Phân loại và quản lý danh bạ đồng bộ của khách hàng, đối tác.
• Thông tin Nhân sự: Lưu trữ và số hóa hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên (thông tin cá nhân, bằng cấp, hồ sơ sức khỏe, v.v.)
• Các tài liệu quan trọng của công ty như: Hợp đồng, điều lệ công ty, giấy chứng nhận, v.v.

Việc này giúp doanh nghiệp có thể loại bỏ hoàn toàn khối lượng giấy tờ lưu trữ không cần thiết, cắt giảm chi phí bảo quản, lưu kho và tránh được sự chậm trễ, ách tắc trong việc tìm kiếm văn bản, truy xuất thông tin.

Để hoàn toàn chuyển đổi thành văn phòng không giấy, doanh nghiệp có thể bắt đầu với việc đầu tư một hệ thống quản lý tài liệu và thông tin cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Để lựa chọn hệ thống phù hợp với quy mô và đặc thù đòi hỏi doanh nghiệp tìm hiểu rõ về các khái niệm như dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc

Bước tiếp theo để đi đến văn phòng không giấy là số hóa quy trình vận hành và làm việc. Mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp như bán hàng, quản lý kho vận, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính, v.v. đều phải chuẩn hóa với các công nghệ mới. Việc này sẽ hỗ trợ nhân viên loại bỏ các thao tác thủ công, đẩy nhanh thời gian xử lý các yêu cầu, đề xuất, phê duyệt và gia tăng hiệu suất làm việc, dần dần tiến đến mô hình văn phòng không giấy.

Đồng hành cùng doanh nghiệp bắt kịp tiến trình chuyển đổi số, Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Viindoo được ra đời nhằm giúp doanh nghiệp quản lý và luân chuyển thông tin theo mô hình văn phòng điện tử không giấy tờ.

Giải pháp Viindoo cung cấp hệ sinh thái giúp mọi hoạt động và quy trình của doanh nghiệp được số hóa một cách nhanh chóng và toàn diện.

Số hóa thông tin, hồ sơ giấy tờ của doanh nghiệp

Bài viết này, Viindoo đã giới thiệu về những lợi ích của xu hướng văn phòng không giấy cũng như cách xây dựng mô hình này hiệu quả. Nếu doanh nghiệp cần thêm thông tin về các giải pháp văn phòng không giấy, liên hệ với Viindoo qua hotline 0225 730 9838 để được tư vấn chi tiết nhé!

>>>> Đọc Thêm Về:

• Chuyển đổi số và số hóa là gì? Phân biệt chi tiết
  

• Data Life Cycle - Vòng đời của dữ liệu