Vài năm trở lại đây, thuật ngữ Business Intelligence là gì (BI - Trí tuệ nhân tạo) trở thành một từ khóa rất được chú ý trong giới Doanh nghiệp. Vậy định nghĩa của hệ thống BI là gì? Điều gì giúp cho việc triển khai BI cho Doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây của Viindoo.
Business Intelligence là gì?
Business Intelligence (BI) là một hệ thống báo cáo quản trị thông minh, một dạng công nghệ hỗ trợ Doanh nghiệp nghiên cứu các dữ liệu thô nhằm đưa ra các quyết định quản trị hiệu quả hơn.
Nói cách khác, BI kết hợp các hoạt động từ khai thác dữ liệu, phân tích kinh doanh, trực quan hóa các dữ liệu nhằm giúp nhà Quản trị có cái nhìn tổng quan về Doanh nghiệp, dễ dàng đào sâu khai thác điểm mạnh, khắc phục các điểm yếu từ đó có đường đi đúng trên hành trình chuyển đổi số trong kinh doanh.
Các quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven decision) chính là kết quả mà Doanh nghiệp mong đợi từ một hệ thống BI. Những chiến lược, chính sách trên của Doanh nghiệp đều được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu thực tiễn đã được BI phân tích và thống kê lại.
Các công cụ của Business Intelligence
Business Intelligence sử dụng 3 công cụ chính như sau:
-
- Data Mining: Đây là công cụ có nhiệm vụ khai thác, đào sâu và phân tích dữ liệu để tìm ra mối liên hệ. Bên cạnh đó, data mining còn mang ý nghĩa của các tập dữ liệu thông qua các yếu tố:
- Phân loại;
- Phân cụm;
- Quy tắc kết hợp;
- Sự dự đoán;
- V.v...
- Data Analyst: Công cụ phân tích dữ liệu và tiến hành mô hình hóa dữ liệu, nhờ đó các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định mang tính chiến lược đối với hoạt động kinh doanh, sản xuất, vận hành của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của BI
Business Intelligence (BI) là một trong những giải pháp có nhiệm vụ hỗ trợ doanh nghiệp khai thác và phân tích những dữ liệu quan trọng, từ đó đưa ra các dự đoán và quyết định chính xác.. Nhiệm vụ cụ thể của BI có thể kể đến như:
- Hỗ trợ đưa ra quyết định (Decision support)
- Truy vấn và tạo báo cáo (Query and reporting)
- Xử lý phân tích trực tuyến (Online analytical processing (OLAP)
- Phân tích thống kê (Statistical analysis)
- Dự đoán (Forecasting)
- Khai thác dữ liệu (Data mining)
Ai nên ứng dụng BI?
Hầu hết các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, các mảng hoạt động từ hàng hóa tiêu dùng đến các tổ chức Chính phủ đều sẽ tận dụng được rất nhiều lợi thế của BI. Những người sẽ hưởng lợi nhiều nhất từ các công nghệ BI gồm:
- Hội đồng quản trị doanh nghiệp (Executives)
- Người ra quyết định kinh doanh (Business Decision Makers)
- Phân tích viên (Analysts)
Các công nghệ hỗ trợ BI
Sau đây là các công nghệ giúp hỗ trợ BI hiệu quả:
- Data warehousing (Kho dữ liệu).
- Enterprise Resource Planning (ERP) systems (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp).
- Query and report writing technologies (Công nghệ truy vấn dữ liệu và thiết lập báo cáo).
- Data mining and analytics tools (Thiết bị khai thác và phân tích dữ liệu).
- Decision support systems (Hệ thống định hướng đưa ra quyết định).
- Customer relationship management (Quản lý quan hệ khách hàng).
Business Intelligence là gì?
>>>> Tìm hiểu thêm về định nghĩa: Văn phòng không giấy
Lợi ích khi sử dụng Business Intelligence cho doanh nghiệp
Những lợi ích lớn nhất mà BI có thể mang lại cho Doanh nghiệp bao gồm:
- Hệ thống BI giúp cho nhà Quản trị có cái nhìn toàn cảnh về sức khỏe của Doanh nghiệp, nắm bắt được điểm mạnh và điểm yếu đang tồn tại trong quy trình hoạt động & kinh doanh.
- Hệ thống phân tích và đưa ra báo cáo với độ trễ cực thấp, đảm bảo tính kịp thời, cấp thiết của dữ liệu.
- Các dữ liệu được xử lý để tạo ra các báo cáo dưới hình thức hình ảnh trực quan, rõ ràng, dễ dàng đọc và hiểu được nội dung. Các phân tích của Gartner chỉ ra, sử dụng hình ảnh minh họa trực quan giúp các nhà Quản trị nắm bắt được nội dung báo cáo nhanh gấp 60 lần so với dữ liệu dạng bảng số.
- Doanh nghiệp không cần phải xây dựng một hệ thống phân tích phức tạp, tốn kém cùng với đội ngũ nhân lực ở cấp độ chuyên gia phân tích dữ liệu. Các hệ thống BI cung cấp phần mềm dạng dịch vụ (SaaS) với hình thức thuê bao trả phí, giúp Doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận với mức giá phải chăng.
Lợi ích khi sử dụng Business Intelligence cho doanh nghiệp
Phân biệt Business Intelligence và Business Analytics
Trong vài năm trở lại đây, hai thuật ngữ Business Intelligence (BI) và Business Analytics (BA) xuất hiện dày đặc trên các mặt báo, đặc biệt là trong xu hướng chuyển đổi số đang nở rộ như hiện nay. Hai khái niệm trên có nhiều điểm tương đồng, nhưng thực tế chúng có một vài sự khác biệt về bản chất và mục đích sử dụng.
| Kinh doanh thông minh (BI) | Phân tích kinh doanh (BA) | |
| Công cụ | Sử dụng các công cụ gồm: - Kho dữ liệu (Data Warehouse). - Đào dữ liệu (Data Mining - khai thác và phát hiện các mối quan hệ dữ liệu và dự đoán). - Phân tích dữ liệu (Data Analyst - phân tích và mô hình hóa). | Sử dụng các công cụ gồm: - Đào dữ liệu (Data Mining). - Dự báo xu hướng (Forecasting - dự đoán xu hướng của các hoạt động kinh doanh trong tương lai). - Optimization (Tối ưu hóa - Tạo ra các tình huống, kịch bản mô phỏng nhằm tối ưu lợi ích của Doanh nghiệp trong các trường hợp có thể xảy ra). |
| Đối tượng dữ liệu | Các dữ liệu thu thập được qua quá trình hoạt động của Doanh nghiệp, chưa qua phân tích và xử lý kỹ thuật. | Các dữ liệu đã qua xử lý kỹ thuật (lọc & phân tích). |
| Mục đích | Đánh giá bức tranh tổng thể về tình hình “sức khỏe” của Doanh nghiệp theo thời gian thực. Đưa ra các hướng để tối ưu khả năng vận hành của các quy trình trong Doanh nghiệp. | Tạo ra kịch bản dự báo về các tình huống kinh doanh có thể xảy ra trong tương lai. Đẩy mạnh các tiêu chí về tăng trưởng và phát triển về chiều sâu của Doanh nghiệp. |
| Khả năng hỗ trợ | Hỗ trợ đưa ra các quyết định dành cho chiến lược phản ứng - đối phó với các thách thức trong thời điểm hiện tạ. | Hỗ trợ Doanh nghiệp xây dựng - hình dung các bối cảnh tương lai và các phương án xử lý - đối phó cần thiết cho mỗi trường hợp. |
Như có thể thấy ở trên, BI và BA đều có kết quả là những bộ dữ liệu đã được xử lý, có giá trị cao nhằm xác định chính xác tình hình và phương hướng hoạt động hiệu quả nhất dành cho một Doanh nghiệp.
Hơn nữa, các phần mềm BI và BA luôn luôn đưa ra dữ liệu cho người dùng dưới dạng báo cáo dạng trực quan (đồ thị, biểu đồ, v.v.), giúp cho Nhà Quản trị dễ dàng tiếp cận và hiểu rõ các thông số cũng như xu hướng của dữ liệu nhằm đưa ra những chiến lược hợp lý nhất.
Có thể nói, BI và BA có khả năng tiếp nối và tương tác, hỗ trợ cho Doanh nghiệp xây dựng được các chiến lược ngắn và dài hạn. Kho dữ liệu đã xử lý và phân tích của BI sẽ được BA sử dụng làm cơ sở để tính toán và dự đoán các kịch bản kinh doanh.
Bí quyết sử dụng Business Intelligence thành công
Bí quyết sử dụng Business Intelligence thành công
Việc sử dụng Business Intelligence không khó nếu doanh nghiệp nắm chắc các bí quyết sau:
Xác định rõ nhu cầu sử dụng BI trước khi triển khai
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định cụ thể nhu cầu về tính năng và chức năng trước khi triển khai Business Intelligennce vào doanh nghiệp. Ví dụ như, doanh nghiệp cần ưu tiên những tính năng, những công cụ nào, nguồn dữ liệu lưu trữ mà doanh nghiệp yêu cầu là gì,... Xác định rõ ràng và cụ thể những nhu cầu và mục đích khi triển khai BI sẽ giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi ích từ BI mang lại.
Thu thập các dữ liệu một cách hệ thống hóa
Thông tin khách hàng, doanh số, chi phí,... cần được chuẩn hóa theo các mẫu nhằm đảm bảo cung cấp nguồn dữ liệu tốt nhất cho BI. Các dữ liệu cũng cần được cập nhật tại thời điểm phát sinh để có đánh giá khách quan nhất.
Phát triển đồng nhất cơ sở CNTT
Việc triển khai và bổ sung công nghệ mới như BI vào doanh nghiệp sẽ làm phức tạp cơ sở hạ tầng Công nghệ thông tin hiện có của doanh nghiệp. Vì vậy, việc phát triển đồng nhất cơ sở hạ tầng CNTT là điều kiện cần và đủ để BI có thể vận hành hiệu quả, tối ưu và có thể dễ dàng mở rộng quy mô sử dụng sau này.
Xây dựng văn hóa dữ liệu trong doanh nghiệp
Văn hóa dữ liệu trong doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng trong sự thành công. Văn hóa dữ liệu là khi mọi người trong doanh nghiệp hiểu được giá trị của dữ liệu và khi sử dụng dữ liệu họ biết được vai trò của mình. Từ đó, họ sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu bằng cách ra quyết định theo hướng dữ liệu. Tuy nhiên, văn hóa dữ liệu là một quá trình xây dựng và phát triển liên tục.
Đào tạo nhân sự
Để đi đến thành công không thể thiếu nhân sự đồng hành cùng doanh nghiệp. Việc đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống BI sẽ nâng cao sự thành công của doanh nghiệp trong việc triển khai sử dụng BI. Ứng dụng Business Intelligence hiệu quả sẽ đem đến những lợi ích mạnh mẽ và lâu dài trong cách làm việc của nhân viên. Vì vậy, việc đào tạo bài bản và chi tiết về BI là không thể thiếu.
>>>> Xem thêm: Dịch vụ tư vấn chuyển đổi số
Sử dụng BI là công cụ quản trị toàn diện
Không chỉ là một công cụ hỗ trợ, doanh nghiệp nên đẩy mạnh để đưa BI trở thành công cụ quản trị toàn diện trong toàn doanh nghiệp và phòng ban. Điều này sẽ giúp nhân sự các cấp dễ dàng cập nhật thông tin, dữ liệu và ứng dụng BI hiệu quả. Đồng thời, doanh nghiệp cần tạo các thủ tục cũng như quy trình cụ thể để đánh giá tình trạng hoạt động của BI thường xuyên. Nhờ đó, bộ phận quản trị có thể xác định các điểm yếu, các điểm cần nâng cấp và cải thiện của hệ thống nếu cần thiết.
Kết hợp BI với ERP
Trong quá trình đưa ra các quyết định kinh doanh, dữ liệu và việc phân tích đóng vai trò cốt lõi. Tuy nhiên, hiện nay, số lượng dữ liệu rất lớn và phức tạp. Vì thế, doanh nghiệp cần phải đảm bảo được quá trình thu thập và phân tích dữ liệu được thực hiện đồng nhất. Để giải quyết vấn đề này, sự tích hợp của BI và ERP giúp đơn giản hóa các tệp dữ liệu lớn và gộp nhóm thông tin một cách dễ dàng. Nhờ đó, doanh nghiệp đưa ra được chiến lược hiệu quả.
Có thể nói, Business intelligence mang lại lợi thế cực kỳ lớn cho mọi Doanh nghiệp nếu nhà Quản trị biết cách tận dụng những dữ liệu thu được một cách hợp lý. Doanh nghiệp có thể chuẩn bị nguồn dữ liệu đáng tin cậy để cung cấp cho BI thông qua việc sử dụng các hệ thống Quản trị Doanh nghiệp hiện đại, tích hợp dữ liệu như Viindoo EOS.
Sẵn sàng trải nghiệm BI cùng Viindoo?
Trải nghiệm hệ thống báo cáo BI trong phần mềm Viindoo ngay hôm nay.
DÙNG THỬ NGAY hoặc Nhận tư vấn
