15 phần mềm quản lý và theo dõi công việc online hiệu quả

Với cách theo dõi, quản lý công việc nhân viên truyền thống qua file làm việc tự tạo thủ công, qua tin nhắn zalo, facebook.., các doanh nghiệp gặp không ít các khó khăn trong vận hành nội bộ. Vì vậy rất nhiều đơn vị tìm cách quản lý công việc bằng phần mềm để hỗ trợ tối ưu quy trình, thời gian. Đừng lo, Viindoo sẽ giúp bạn. Dưới đây là gợi ý TOP 15 phần mềm quản lý công việc online tốt nhất dành cho bạn.

>>>> Tìm Hiểu Tổng Quan Về: Phần mềm quản lý công ty

Với cách làm việc truyền thống, doanh nghiệp gặp khó khăn khi quản lý và theo dõi công việc của nhân viên. Ví dụ như:

• Khó phân loại và ưu tiên công việc
• Không thể phân phối công việc đồng đều và công bằng cho các thành viên
• Khó theo dõi tiến độ các công việc, dự án diễn ra cùng lúc
• Ước tính và phân chia thời gian cho các công việc gặp rắc rối
• Sử dụng nguồn lực (nhân sự, tài liệu, tiền bạc) bị hao phí
• Gặp khó khăn trong công tác làm việc nhóm, dự án

Tuy nhiên, với giải pháp phần mềm quản lý công việc trực tuyến, mọi việc đều trở nên dễ dàng. Công cụ hỗ trợ giao việc, tự động quản lý tiến độ công việc nhân viên. Rất nhiều nghiên cứu và trải nghiệm thực tế từ các doanh nghiệp cũng đã chứng minh rằng phần mềm quản lý công việc chính là “lời giải” cho những vấn đề, khó khăn trên.

Dưới đây là những lợi ích mà tool quản lý công việc đem đến cho doanh nghiệp:

Tiết kiệm thời gian: Thay vì bị phân tâm bởi những công việc lặt vặt và rời rạc hay những file làm việc riêng lẻ và không đồng nhất, phần mềm quản lý công việc một cách dễ dàng, giúp người sử dụng tập trung thông tin, phân rõ các nhiệm vụ cần được ưu tiên, đồng nhất các task trên một nền tảng. Nhờ vậy, những vấn đề như “nhiễu thông tin”, “trễ deadline của task” sẽ không còn là nỗi lo lắng nữa.

Bàn giao công việc dễ dàng hơn nhờ phần mềm quản lý công việc trực tuyến

Theo dõi tiến độ công việc dễ dàng: Phần mềm quản lý quy trình công việc tự động, trực quan hóa, giúp doanh nghiệp/ cá nhân theo dõi tiến độ dự án một cách rõ ràng. Từ đó, nhà quản lý có thể phát hiện "bottlenecks" các điểm nghẽn, xác định vấn đề và cải thiện các quy trình làm việc đang gặp điểm nghẽn đó.

Biểu đồ tiến độ công việc rõ ràng, trực quan, sinh động giúp người quản lý dễ dàng phân tích

Quản lý công việc một cách linh hoạt: Phần mềm quản lý điều hành công việc tích hợp nhiều phương pháp quản lý công việc như theo dạng Kanban, sơ đồ Gantt, giao diện danh sách... đồng thời tích hợp với phần mềm lịch làm việc để cho chế độ xem trực quan. Nhờ vậy, các nhân sự và quản lý trong team có thể lựa chọn lập kế hoạch, báo cáo và quản lý công việc dễ dàng.

Truy cập mọi lúc mọi nơi: Hiện nay, các công cụ quản lý công việc đều hỗ trợ làm việc từ xa, trực tuyến trên nhiều nền tảng, thiết bị như máy tính, di động, ipad… Do đó, chỉ cần có kết nối internet, bạn dễ dàng có thể truy cập vào phần mềm để check công việc và cập nhật tiến độ công việc dễ dàng ở bất kỳ đâu, bất kỳ thiết bị nào.

Airtable là phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp. Bất kể quy trình làm việc của công ty bạn là gì cũng đều có thể xây dựng nó trên Airtable. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể liên kết Airtable với các công cụ hiện có cũng như kết nối các quy trình kinh doanh quan trọng để có một nền tảng quản lý công việc mạnh mẽ hơn.

Tính năng nổi bật:

• Thiết lập kế hoạch công việc
• Quản lý công việc và tạo sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm làm việc
• Mời khách hàng xem công việc trên Airtable
  

Thông tin khác:

• Chi phí sử dụng $10/ người/ tháng
• Có thêm tính năng Airtable AI
  

Với Asana, bạn sẽ được gặp gỡ cách làm việc thông minh, tân tiến. Đây là tool quản lý công việc linh hoạt trên máy tính và di động, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp tổ chức, theo dõi và quản lý công việc của họ. Phần mềm cho phép liên kết các mục tiêu chiến lược với các nhóm thực hiện chúng để dễ dàng theo dõi, quản trị công việc nội bộ và thông báo cho các bên liên quan, giúp doanh nghiệp đi đúng hướng.

Tính năng nổi bật:

• Giao việc cho nhân viên
• Thiết lập dòng thời gian công việc
• Lập biểu đồ Gantt
• Tạo liên kết giữa các task
• Tích hợp được với nhiều ứng dụng khác

Thông tin khác:

• Chi phí sử dụng là $10.99/ người/ tháng
• Không giới hạn số người sử dụng
• Dùng được trên cả nền tảng web và di động

Wrike là phần mềm quản lý công việc online linh hoạt và mạnh mẽ được phát triển bởi nhà cung cấp nước ngoài. Phần mềm hỗ trợ hợp lý hóa các quy trình làm việc nội bộ trong công ty để đạt hiệu quả tốt nhất. Hơn nữa, Wrike còn cho phép trao quyền cho các nhóm làm việc ở tất cả các bộ phận quản lý dự án/ cộng tác để thúc đẩy sáng kiến tối ưu cho chiến lược nhằm đạt mục tiêu, đem lại kết quả kinh doanh nhanh hơn. Ngoài ra, với công cụ này, bạn có thể điều chỉnh quy trình làm việc, thay đổi chế độ xem và điều chỉnh không gian làm việc tùy thích để phản ánh đúng nhu cầu và sở thích của nhóm mà vẫn duy trì khả năng hiển thị trực quan 360°.

Tính năng nổi bật:

• Tự động hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp
• Trực quan hóa các nhiệm vụ, quy trình công việc của tổ chức
• Cho phép gắn thẻ chéo để hiển thị nhiều luồng công việc
• Lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực cho dự án
• Lập bảng KanBan, biểu đồ Gantt để quản lý tiến độ công việc
• Điều chỉnh các mục công việc phù hợp với nơi làm việc cụ thể
  

Thông tin khác:

• Ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn
• Không hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt
• Miễn phí dành cho 1 người dùng để quản lý tác vụ thông minh
• Chi phí sử dụng $24,80/ người/ tháng (Dành cho tất cả các nhóm trong một tổ chức)
  

Quickbase là một công cụ để quản lý công việc năng động và tuyệt vời. Các giải pháp quản lý công việc mà QuickBase được tùy chỉnh cụ thể theo từng ngành và từng trường hợp sử dụng. Phần mềm cho phép doanh nghiệp tập trung công việc ở một nơi để dễ dàng quản lý. Đồng thời, bạn cũng có thể sắp xếp các dự án để làm việc nhóm tốt hơn ngay trên Quickbase.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý, theo dõi và phân bổ nguồn lực
• Sắp xếp các quy trình và công việc quan trọng
• Quản lý các chính sách và tiêu chuẩn công việc trên cùng một nơi
  

Thông tin khác:

• Chi phí sử dụng $35/ người/ tháng (tối thiểu 20 người) và $55/ người/ tháng (tối thiểu 40 người)
• Xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh bằng AI
  

Miro là không gian làm việc trực quan dành cho các doanh nghiệp muốn đổi mới. Sử dụng phần mềm này, bạn sẽ được trải nghiệm quy trình làm việc thống nhất, mạnh mẽ. Miro sẽ kết nối toàn bộ công ty của bạn trong một không gian làm việc trực quan, an toàn. Đặc biệt, phần mềm được thiết kế với tư duy lấy khách hàng làm trung tâm, do đó, cho phép doanh nghiệp liên kết liên tục với nhu cầu của khách hàng và chiến lược của công ty để lên công việc, sắp xếp mức độ ưu tiên bằng sơ đồ và bảng biểu, đồng thời chia sẻ tất cả thông tin đó các nhóm phụ trách và tất cả bộ phận.

Tính năng nổi bật:

• Lập chiến lược và kế hoạch công việc chi tiết, đồng nhất
• Quản lý, theo dõi tiến độ dự án trực quan
• Lập sơ đồ, bảng biểu quy trình làm việc nhanh chóng, dễ dàng
• Hội thảo và cộng tác đồng bộ giữa các nhóm, phòng ban
  

Thông tin khác:

• Kết nối với hơn 130 ứng dụng để sắp xếp, quản lý công việc tổ chức
• Chi phí sử dụng $8/ người/ tháng cho một nhóm làm việc và từ $16/ người/ tháng cho quy mô doanh nghiệp

>>>> Xem Thêm TOP: Phần mềm báo cáo công việc

Hơn cả một phần mềm quản lý kế hoạch công việc cho doanh nghiệp, Viindoo Project đem đến phương pháp theo dõi, quản lý công việc và dự án thông minh với nhiều tính năng vượt trội. Phần mềm tập trung toàn bộ việc cần làm trên một nền tảng duy nhất, dễ dàng quản lý, kiểm soát tiến độ công việc. Bên cạnh đó, tính năng lên kế hoạch và giao việc, cộng tác giữa các nhóm người dùng sẽ giúp bạn cộng tác nhóm hiệu quả. Ngoài ra, phần mềm tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc.

Key features:

• Hỗ trợ lập và quản lý kế hoạch công việc chi tiết
• Chia nhỏ nhiệm vụ và quản lý các Subtasks
• Theo dõi tiến độ công việc sát sao
• Tương tác, trao đổi trực tiếp trên giao diện nhiệm vụ, khu vực chat trực tuyến
• Chế độ xem đa dạng như Kanban, Lịch, Danh sách… trực quan hóa công việc của các dự án
• Quản lý đa chiều, giao việc đúng người, đúng quy trình, đúng thời điểm
• Báo cáo và đo lường hiệu suất làm việc theo kế hoạch
• Tạo lịch làm việc và đồng bộ với Google Calendar, Outlet, Zoom
  

Thông tin khác:

• Truy cập mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị
• Miễn phí trọn đời khi sử dụng một app
• Tặng thêm giờ đào tạo sử dụng phần mềm miễn phí
  

Trello là công cụ quản lý dự án tối ưu, cho phép lên kế hoạch dự án, phân chia nhiệm vụ cho từng nhân viên, đội nhóm, công ty. Công cụ hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả tập hợp tất cả nhiệm vụ cần làm trên 1 nền tảng. Hơn nữa, phần mềm còn hỗ trợ thiết lập quy trình làm việc cho mọi dự án, phù hợp với cả doanh nghiệp lớn nhỏ thuộc các lĩnh vực khác nhau. Điểm nổi bật của Trello là phần mềm vô cùng linh hoạt, sử dụng đơn giản với bảng, danh sách, thẻ nhiệm vụ của từng người phụ trách công việc.

Tính năng nổi bật:

• Chế độ xem đa dạng, dễ dàng quản lý tiến độ dự án
• Tự động hóa quy trình làm việc
• Tính tương tác mạnh
• Sao chép và tùy chỉnh
• Có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác
  

Thông tin khác:

• Có cả 2 phiên bản dành cho điện thoại, máy tính
• Chi phí $5/ người/ tháng cho gói Standard
• Các tính năng bảo mật chỉ có trong gói cao cấp
  

ClickUP là phần mềm giao việc, quản lý tiến độ công việc & dự án tổng thể. Với hơn 15+ chế độ xem trực quan, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt và kiểm soát công việc với góc nhìn đa chiều. Ngoài ra, tính năng độc quyền của phần mềm quản lý công việc online ClickUP đó là bạn có thể làm việc trên hệ thống ngay cả khi ngoại tuyến và dữ liệu sẽ được đồng bộ ngay khi có kết nối mạng trở lại.

Tính năng nổi bật:

• Theo dõi tiến độ công việc, dự án
• Trực quan hóa quy trình làm việc
• Giao diện tổng quan
• Lập kế hoạch công việc dự án
• Tích hợp với các công cụ khác
  

Thông tin khác:

• Chi phí cho một người dùng: Miễn phí
• Chi phí đội nhóm nhỏ: 7$/ người/ tháng
• Chi phí doanh nghiệp tầm trung: 12$/ người/ tháng
• Chi phí doanh nghiệp lớn: Liên hệ
• Một số chế độ xem bị giới hạn theo từng gói dịch vụ
  

Monday.com được thiết kế linh hoạt và mở rộng theo cách làm việc của từng cá nhân. Phần mềm cho phép các tổ chức định hình quản lý các nhiệm vụ, dự án và làm việc nhóm theo cách riêng của mình. Hơn nữa, Monday.com còn hỗ trợ quản lý mọi khía cạnh của dự án, từ chiến lược đến thực thi. Doanh nghiệp còn có thể kết nối các nhóm, bộ phận và duy trì một nguồn thông tin đáng tin cậy trong toàn tổ chức.

Tính năng nổi bật:

• Tối ưu hóa quy trình thực hiện nhiệm vụ, quản lý tiến độ dự án
• Tăng cường sự hợp tác của các nhóm làm việc
• Xây dựng kế hoạch công việc
  

Thông tin khác:

• $8 mỗi người dùng/ tháng với Gói Basic
• Gói Basic yêu cầu tối thiểu 03 người dùng
  

Jira là phần mềm do Atlassian phát triển, cho phép doanh nghiệp theo dõi vấn đề & quản lý dự án linh hoạt. Phần mềm không chỉ có tính năng lập kế hoạch và tổ chức công việc của khoa học mà còn liên kết công việc với mục tiêu để bám sát và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết. Đặc biệt, bạn có thể theo dõi dự án một cách trực quan với nhiều dạng biểu đồ, chế độ xem khác nhau. Tất cả các thông tin, công việc đều được tối ưu hóa để bạn có thể nhận thông tin chi tiết về tiến độ dự án và hiểu được các rủi ro, thời gian hoàn thành công việc..

Tính năng nổi bật:

• Dòng thời gian công việc
• Bảng Scrum/ Kanban linh hoạt chia các dự án lớn, phức tạp thành các phần công việc nhỏ để các nhóm tập trung quản lý
• Báo cáo và thông tin chi tiết tiến độ công việc của dự án so với mục tiêu
• Tạo quy trình làm việc tùy chỉnh phù hợp với mọi phong cách cá nhân
  

Thông tin khác:

• Chi phí sử dụng $7.16 người dùng/ tháng cho gói tiêu chuẩn
• Gói Premium $12.48 người dùng/ tháng hỗ trợ thêm tính năng tùy chỉnh với AI

>>>> Tìm Hiểu Thêm TOP: Phần mềm quản lý công việc nhóm

Todoist cũng là công cụ hỗ trợ quản lý công việc hàng ngày hiệu quả cho các cá nhân. Chỉ cần bạn lên danh sách các việc cần làm, phần mềm sẽ tự động sắp xếp công việc và cuộc sống của bạn. Đặc biệt, với bộ lọc tùy chỉnh, bạn có thể dễ dàng xem các nhiệm vụ quan trọng, ưu tiên để tập trung làm tốt hơn. Phần mềm cũng cung cấp một không gian công tác chung cho nhóm làm việc để thống nhất ý kiến và các nhiệm vụ của dự án.

Tính năng nổi bật:

• Thêm nhiệm vụ và chia nhỏ nhiệm vụ theo từng ngày
• Chia sẻ công việc dự án đến các cộng sự trong nhóm
• Đặt lời nhắc các task cần làm trong ngày
• Sắp xếp độ ưu tiên nhiệm vụ và dùng bộ lọc tùy chỉnh nâng cao
• Theo dõi tiến trình hoàn thành nhiệm vụ của bạn
  

Microsoft To-Do là một phần mềm theo dõi công việc hàng ngày cho cá nhân miễn phí được lắp đặt trên hệ điều hành Windows. Microsoft To-Do ra đời với mục tiêu giúp người dùng tổ chức và quản lý công việc hàng ngày một cách thông minh. Bạn có thể sắp xếp nhiệm vụ, thiết lập thời gian hoàn thành và ghi chú thích cho từng công việc trong danh sách của mình. Bên cạnh đó, bạn còn có thể dễ dàng chia sẻ danh sách công việc hàng ngày của mình với đồng nghiệp và bạn bè thông qua ứng dụng này.

Tính năng nổi bật:

• Tổng hợp các công việc.
• Hỗ trợ ghi chép và sắp xếp công việc một cách có hệ thống
• Hỗ trợ phân công công việc
• Lưu trữ thông tin và tự động giải quyết vấn đề phát sinh
• Phần mềm không tốn phí để duy trì
  

Apple Reminder là một tool quản lý công việc được thiết kế nhằm giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý nhiệm vụ hàng ngày. Ứng dụng này tích hợp các tính năng đặc biệt, bao gồm khả năng đính kèm tệp và hoạt động trên các thiết bị iOS từ phiên bản iOS 13 trở lên. Một điểm đặc biệt của Apple Reminder là khả năng thông báo và nhắc nhở công việc dựa trên thời gian cụ thể. Bên cạnh đó, Apple Reminder còn hỗ trợ tính năng chia sẻ nhiệm vụ với đồng nghiệp.

Tính năng nổi bật:

• Lên list các task cần làm hàng ngày
• Thông báo, nhắc nhở deadline công việc
• Chia sẻ nhiệm vụ với những người liên quan
• Điều khiển bằng giọng nói thông qua trợ lý ảo Siri
  

Google Tasks là một phần mềm lịch công việc giúp người dùng lên kế hoạch và theo dõi nhiệm vụ hàng ngày. Phần mềm này đã được sử dụng rất phổ biến tại Việt Nam và được nhiều người dùng đánh giá cao về hiệu năng của nó. Một trong những điểm đặc biệt của Google Tasks là khả năng tích hợp hoàn hảo với các ứng dụng khác của Google như Google Calendar và Gmail, giúp người dùng đồng bộ thông tin, gia tăng hiệu suất trong việc quản lý công việc.

Tính năng nổi bật:

• Sắp xếp và tổ chức nhiệm vụ một cách khoa học
• Hỗ trợ Tiếng Việt cho người dùng
• Quản lý công việc từ xa với độ chính xác cao
• Tìm kiếm văn bản, đo lường hiệu suất
• Sự đa dạng của các phần mở rộng
  

Công cụ quản lý công việc hàng ngày F-Todolist giúp người dùng xây dựng nhiệm vụ hàng ngày, theo dõi tiến độ công việc và tạo báo cáo cuối ngày. Nhờ tính năng thiết lập thời gian, mức độ quan trọng cho nhiệm vụ, người dùng có thể quản lý công việc chi tiết, hạn chế bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng. Ngoài ra, việc thiết lập chi tiết thời gian cho từng đầu công việc cũng giúp người dùng quản lý thời gian tốt hơn.

Tính năng nổi bật:

• Có thể kết hợp cộng tác cùng các bên khác nhờ tính năng Giao việc và Nhận việc
• Thiết lập Kế hoạch công việc với các chế độ xem như List, Board, Gantt...
  

Có rất nhiều loại phần mềm quản lý công việc khác nhau, do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ được nhu cầu của mình để tìm kiếm phần mềm phù hợp. Dưới đây là các tiêu chí mà doanh nghiệp nên quan tâm khi đánh giá phần mềm và đưa quyết định:

• Doanh nghiệp đang tìm phần mềm quản lý điều hành công việc nội bộ công ty hay một phần mềm giao việc cho nhân viên?
• Doanh nghiệp cần phần mềm theo dõi tiến độ công việc để làm gì? (Ví dụ như: Để kết hợp lên kế hoạch, theo dõi và quản lý tiến độ công việc của nhân viên…)
• Doanh nghiệp chỉ cần phần mềm quản lý công việc trên máy tính hay phải có cả phiên bản trên điện thoại?
• Doanh nghiệp cần phần mềm có mức chi phí là bao nhiêu? (Doanh nghiệp nên dựa vào ngân sách của công ty mình đưa ra để lựa chọn phần mềm có mức chi phí phù hợp)
• V.v...
  

Mỗi tool quản lý công việc đều có ưu và nhược điểm riêng. Do đó, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập thông tin về các phần mềm quản trị công việc hiện có trên thị trường để nghiên cứu và so sánh. Tùy thuộc vào yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp cũng như các tính năng mà phần mềm có thể cung cấp, nhà quản trị có thể đưa ra lựa chọn.

Tuy nhiên, chúng tôi cũng có lời khuyên cho bạn đó là hầu hết các phần mềm công việc đều cho phép người dùng sử dụng thử miễn phí từ 7 đến 30 ngày. Quá trình dùng thử sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ phần mềm đồng thời đánh giá mức độ phù hợp của phần mềm đối với doanh nghiệp. Do đó, hãy cân nhắc sử dụng thử với phiên bản miễn phí để có trải nghiệm trực quan nhất với những tính năng mà phần mềm cung cấp.

FAQs

Để lựa chọn được một phần mềm quản lý công việc hiệu quả, tốt nhất cho doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên, khi đã ứng dụng được nền tảng công nghệ phù hợp, phần mềm sẽ giúp gia tăng hiệu suất làm việc tổng thể, dẹp tan những vấn đề khó khăn gặp phải ở cách quản lý công việc truyền thống. Do đó, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay cho Viindoo qua hotline 02257309838 hoặc email sales@viindoo.com để được tư vấn thêm hoặc trải nghiệm dùng thử miễn phí với phần mềm Viindoo Project của chúng tôi.

Tiếp Tục Với Các Bài Viết Hữu Ích Khác:

• 15 phần mềm sắp xếp công việc tốt giúp tối ưu thời gian
  
• 9+ phần mềm quản lý công việc văn phòng tốt nhất hiện nay