4 chức năng quản trị là gì? Chi tiết vai trò của các chức năng ​

1. 4 chức năng hành chính là gì?

Chức năng hành chính coi các hoạt động quản lý riêng biệt là phương pháp để người lãnh đạo tạo ảnh hưởng trong các lĩnh vực quản lý doanh nghiệp.

Phải đến đầu thế kỷ 20, các nhà nghiên cứu khoa học về quản trị mới phân loại chức năng quản lý một cách có hệ thống. Nghiên cứu đã thống nhất về bốn chức năng của quản trị bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Dưới đây là chi tiết về 4 loại chức năng này.

Xem thêm: Quản lý kinh doanh là gì? 14 nguyên tắc trong quản lý doanh nghiệp

2. Chức năng lập kế hoạch

Chức năng đầu tiên trong 4 chức năng của quản trị kinh doanh là lập kế hoạch. Chức năng này giúp lãnh đạo xác định mục tiêu của tổ chức cũng như phát triển chiến lược kinh doanh. Tiếp theo, các nhà lãnh đạo sẽ lập kế hoạch bổ sung cho các dự án và kế hoạch phụ để phục vụ các mục tiêu chung này.

Vai trò chính của chức năng lập kế hoạch:

• Đặt mục tiêu rõ ràng: Quá trình lập kế hoạch giúp xác định các mục tiêu rõ ràng và cụ thể mà một tổ chức hoặc cá nhân mong muốn đạt được.
• Dự đoán và dự báo xu hướng trong tương lai: Lập kế hoạch bao gồm dự đoán và dự báo các xu hướng và sự kiện trong tương lai. Điều này giúp dự đoán các tình huống có thể xảy ra và chuẩn bị cho những thay đổi có thể xảy ra.
• Đưa ra quyết định sáng suốt: Quá trình lập kế hoạch bao gồm việc đưa ra quyết định về các hành động cụ thể và các giải pháp thay thế để đạt được các mục tiêu đã thiết lập.
• Phát triển các chiến lược hiệu quả.
• Phân bổ nhiệm vụ hiệu quả: Lập kế hoạch giúp phát triển một chiến lược tổng thể nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức trong trung và dài hạn. Chiến lược đưa ra định hướng cho các hành động và hướng dẫn cho mọi hoạt động trong tổ chức.
• Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên: Quá trình lập kế hoạch đảm bảo rằng các nguồn lực của tổ chức như ngân sách, nhân sự, vật liệu và thiết bị được sử dụng hiệu quả và đạt hiệu suất cao nhất.
• Tạo môi trường hỗ trợ: Lập kế hoạch thiết lập một môi trường hỗ trợ để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và thành công của tổ chức.
• Thích ứng với những thay đổi một cách linh hoạt: Lập kế hoạch cho phép tổ chức thích ứng với những thay đổi và điều chỉnh chiến lược hoặc hành động khi cần thiết. Tính linh hoạt trong việc lập kế hoạch cho phép chuyển hướng khi môi trường hoạt động thay đổi.
• Đo lường tiến độ và đánh giá kết quả: Quá trình lập kế hoạch bao gồm việc đo lường tiến độ và đánh giá hiệu quả của các hoạt động. Điều này cho phép tổ chức đánh giá việc đạt được mục tiêu và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.

Chức năng lập kế hoạch giúp lãnh đạo xác định mục tiêu của tổ chức

Việc thiết lập chức năng Lập kế hoạch bao gồm các bước sau:

1. Xác định mục tiêu
2. Thu thập thông tin
3. Phân tích tình huống
4. Phát triển chiến lược
5. Phân bổ nguồn lực: Xác định các nguồn lực cần thiết (tài chính, con người, công nghệ, v.v.) cần thiết để thực hiện các chiến lược một cách hiệu quả.
6. Tạo dòng thời gian
7. Phối hợp và Truyền thông
8. Uyển chuyển
9. Giám sát và đánh giá
10. Học hỏi và cải thiện

Chức năng quy hoạch có vai trò quyết định trong định hướng phát triển cũng như mục tiêu hoạt động. Bất kỳ quy trình kinh doanh nào thuộc mọi loại hình kinh doanh, từ sản xuất đến cung cấp dịch vụ đều cần những người có kỹ năng lập kế hoạch để đạt hiệu quả. Chức năng lập kế hoạch xác định mục đích và đích đến cho các thành viên kinh doanh. Vì vậy, điều này mang lại lợi ích cho nhà quản lý trong việc phân bổ hợp lý và hiệu quả các nguồn nhân lực, vật lực.

3. Chức năng tổ chức

Chức năng tiếp theo trong 4 chức năng quản trị là chức năng tổ chức, hầu hết đều phù hợp với người quản trị. Chức năng này yêu cầu người quản trị xác định nhiệm vụ cũng như nhân viên, bộ phận phụ trách và trách nhiệm của họ.

• Tạo môi trường nội bộ tích cực trong công ty để đạt được mục tiêu
  
• Xây dựng cơ cấu tổ chức cũng như phân công hợp lý các phòng ban, cá nhân để thực hiện các nhiệm vụ tương ứng.
  
• Cung cấp thông tin, hướng dẫn hoặc lệnh cần thiết để thực hiện nhiệm vụ và nhận phản hồi.

Trong khi chức năng “lập kế hoạch” đề cập đến mục tiêu hoạt động thì chức năng “tổ chức” đề cập đến yếu tố con người. Vì vậy, trong 4 chức năng quản trị, “tổ chức” là chức năng quan trọng đảm bảo cho sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp.

Việc thiết lập chức năng Tổ chức bao gồm các bước sau:

1. Xác định mục tiêu và chiến lược
2. Xây dựng cơ cấu tổ chức
3. Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm
4. Thiết lập các thủ tục và quy tắc
5. Thúc đẩy sự đoàn kết và hợp tác
6. Đánh giá và điều chỉnh
7. Áp dụng công nghệ
8. Phát triển nguồn nhân lực
   

Theo nguyên lý Pareto, chỉ có khoảng 20% nhân sự có thể tạo ra 80% kết quả, trong khi 20% sự cố có thể đến từ 80% còn lại. Vì vậy, nếu quá trình tổ chức, phân chia nhiệm vụ có vấn đề thì mọi công việc sẽ không hiệu quả.

Chức năng lập kế hoạch giúp lãnh đạo xác định mục tiêu của tổ chức

Xem thêm: Chi phí quản trị doanh nghiệp là bao nhiêu và làm thế nào để tối ưu hóa 

4. Chức năng dẫn dắt

Sau khi hoạch định và tổ chức công việc, chức năng “lãnh đạo” sẽ đóng vai trò động viên, động viên nhân sự. Chức năng này còn hỗ trợ lãnh đạo trong việc điều phối nhân sự thực hiện mục tiêu và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Chức năng “dẫn đầu” bao gồm việc hướng dẫn, dẫn dắt mọi người thực hiện hoạt động. Ngoài ra, chức năng này giúp cấp dưới thực hiện công việc nhanh chóng, hiệu quả, tránh tình trạng chậm trễ, tồn đọng công việc.

Hơn nữa, chức năng “dẫn đầu” hỗ trợ sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận hướng tới mục tiêu chung. Khi vận hành 4 chức năng hành chính, chỉ khi chức năng “lãnh đạo” phát huy tác dụng thì việc “kế hoạch” và “tổ chức” mới có ý nghĩa.

Chức năng chỉ đạo với sự phối hợp công việc nhanh hơn 

Việc thiết lập chức năng Dẫn đầu bao gồm các bước sau:

1. Giao tiếp hiệu quả
2. Truyền cảm hứng và động lực
3. Dẫn bằng ví dụ
4. Xây dựng niềm tin và mối quan hệ
5. Trao quyền cho nhân viên
6. Cung cấp hỗ trợ và phát triển
7. Ghi nhận và khen thưởng
8. Giải quyết xung đột
9. Khả năng thích ứng
10. Cải tiến liên tục
11. Xây dựng đội nhóm
12. Lãnh đạo có tầm nhìn xa

Ví dụ: doanh nghiệp đặt mục tiêu ra mắt sản phẩm (lập kế hoạch), sau đó sắp xếp công việc cho những cá nhân có năng lực phù hợp (tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng, v.v.). Chức năng “lãnh đạo” sẽ đảm nhiệm việc đôn đốc, điều phối nhân sự cùng nhau làm việc hiệu quả. Mục tiêu cuối cùng là đưa sản phẩm đến tay khách hàng một cách nhanh nhất và đạt được doanh số tốt. 

5. Chức năng điều khiển

Chức năng cuối cùng là chức năng “điều khiển”. Để đảm bảo hoàn thành tốt công việc, nhà quản trị cần theo dõi chặt chẽ hoạt động kinh doanh và kết quả thực hiện thực tế. Sau đó, họ có thể theo dõi tiến độ so với mục tiêu đề ra cũng như điều chỉnh nếu có sai lệch.

Ngoài ra, chức năng “điều khiển” giúp vận hành trơn tru, ít lỗi hơn. Không chỉ người quản lý cấp cao thực hiện chức năng mà cấp dưới đôi khi cũng sử dụng để kiểm tra, đánh giá lại công việc của mình nhằm ngăn ngừa sai sót.

Với việc kiểm soát, tùy theo mục đích, yêu cầu của công việc sẽ có các hình thức khác nhau:

• Kiểm soát dự kiến - Thực hiện hành động trước khi xảy ra lỗi: Quá trình này sẽ lường trước những lỗi hoặc sai sót có thể xảy ra trong quá trình làm việc. Ví dụ, khi tung ra thị trường một sản phẩm, doanh nghiệp sẽ phải dự đoán sự thích ứng của sản phẩm, những bộ phận khách hàng phản ứng nhiều nhất và cách xử lý vấn đề.
• Kiểm soát đồng thời - Thực thi trong quá trình làm việc: Quá trình này giúp con người nắm bắt được những vướng mắc, khó khăn trong quá trình làm việc. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh ngay để tránh sai sót.
• Kiểm soát phản hồi - Tiến hành sau khi hoàn thành công việc: Kiểm soát phản hồi đề cập đến giai đoạn ghi nhận và đánh giá lại kế hoạch có tuân thủ mục tiêu đề ra hay không. Đây là tiền đề để rút ra bài học cho các hoạt động tiếp theo.
  

Chức năng điều khiển giúp vận hành mượt mà hơn