12+ mẫu sơ đồ tổ chức công ty được áp dụng phổ biến nhất

Sơ đồ tổ chức công ty là một mô hình trực quan và là yếu tố tiên quyết trước khi đưa doanh nghiệp vào hoạt động, vận hành. Với mỗi công ty, doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau sẽ có sơ đồ tổ chức khác nhau. Trong bài viết này, Viindoo sẽ cung cấp các mẫu sơ đồ tổ chức công ty đơn giản được sử dụng phổ biến và hướng dẫn cách xây dựng. Hãy xem ngay!

Sơ đồ tổ chức công ty là biểu đồ trực quan mô tả hình ảnh, chức năng và cấu trúc bên trong của các bộ phận trong công ty. Sơ đồ này đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành các mô hình quản lý doanh nghiệp.

Mỗi công ty, tổ chức để đi vào hoạt động thì cần phải có một sơ đồ tổ chức chính thức bởi sơ đồ đóng những vai trò quan trọng sau:

• Hiển thị hệ thống cập bậc và cấu trúc nhân sự nội bộ trong công ty

• Giúp nhân viên biết và hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ của mình

• Vạch ra rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận

• Giúp nhân viên có được cái nhìn tổng quan về sự phát triển và lộ trình thăng tiến của minh

• Cấp quản lý nắm rõ số lượng nhân viên thuộc sự quản lý của mình

Mỗi công ty sẽ có một sơ đồ hoạt động khác nhau tùy theo mô hình và phương pháp quản trị của doanh nghiệp. Vì vậy trước khi xây dựng sơ đồ tổ chức, công ty cần nghiên cứu mô hình nào phù hợp với với doanh nghiệp. Hai bước dưới đây giúp doanh nghiệp xác định và xây dựng sơ đồ cho tổ chức.

• Xác định cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần xác định các nhóm chức năng làm việc và các phòng ban, đội nhóm. Khi xác định được rõ 2 yếu tố này, việc xây dựng mối quan hệ của các đối tượng trong sơ đồ sẽ rõ ràng hơn.

• Vẽ sơ đồ:

• Trước khi vẽ sơ đồ, bạn cần thống kê những vai trò công việc trong công ty.

• Tiếp đó, bạn sẽ vẽ bản mô tả công việc cho từng vai trò cụ thể và cuối cùng là hoàn thiện sơ đồ.

• Ví dụ, vai trò công việc là trưởng phòng nhân sự phụ trách các vấn đề liên quan đến nhân sự trong công ty, đặc biệt cần lưu ý đảm bảo sự thông suốt về giao tiếp giữa các tổ chức.

>>>> Tìm hiểu về: 4 chức năng quản trị là gì? Chi tiết vai trò của các chức năng

Hiện nay có rất nhiều mô hình tổ chức công ty phù hợp với đặc điểm của các doanh nghiệp, tổ chức khác nhau. Dưới đây là một số mô hình được áp dụng phổ biến nhất.

Ưu điểm:

• Giúp tối ưu nguồn lực

• Nâng cao hiệu quả của quá trình trao đổi, giao tiếp trong tổ chức, doanh nghiệp.

• Giúp các phòng ban trong công ty phối hợp nhịp nhàng với nhau.

• Tối ưu thời gian và quy trình đưa ra quyết định

Nhược điểm:

• Nhân viên chịu sự quản lý của nhiều cấp bậc.

• Tốn thời gian.

• Những xung đột có thể xảy ra giữa các cấp quản lý chức năng và quản lý dự án

• Khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của cá nhân.

>>>> Tìm Hiểu Về:  Mô hình 5M là gì? Tầm quan trọng của mô hình quản trị 5M

Mô hình có các yếu tố dựa trên chức năng trong công ty

Ưu điểm:

• Trách nhiệm của người lao động và các bộ phận được quy định rõ ràng hơn.

• Nâng cao trình độ chuyên môn hóa của cá nhân.

• Các hướng dẫn, quy định, quy chế của từng bộ phận sẽ rõ ràng và chi tiết hơn.

• Công ty, doanh nghiệp có thể sử dụng chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý.

• Mang lại hiệu quả giúp nâng cao sản lượng và chất lượng sản xuất.

• Dễ dàng giám sát và lập kế hoạch hoạt động cho từng bộ phận trong doanh nghiệp nói chung và toàn bộ công ty nói riêng

Nhược điểm:

• Phối hợp giữa nhân viên và các bộ phận, phòng ban khác nhau bị hạn chế.

• Mất nhiều thời gian để đưa ra quyết định, kém hiệu quả.

• Tạo rào cản và khoảng cách giữa các bộ phận có chức năng khác nhau.

• Có thể xảy ra xung đột lãnh đạo giữa các phòng ban

• Xảy ra mâu thuẫn giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung của tổ chức.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian phê duyệt quyết định.

• Tiết kiệm được chi phí.

• Mỗi cá nhân có trách nhiệm cao.

• Tối giản nhân sự.

• Nâng cao hiệu quả giao tiếp.

Nhược điểm:

• Có khả năng bị mất kiểm soát.

• Gặp khó khăn trong giám sát và kết nối nhân sự.

• Áp lực công việc lớn.

• Tạo rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty.

• Phê duyệt khó khăn.

• Nhân viên ít có cơ hội thăng tiến dẫn đến thiếu động lực làm việc.

• Tạo khoảng trống quyền lực.

• Có thể nảy sinh mâu thuẫn, đấu đá quyền lực giữa các cấp quản lý.

>>>> Tham Khảo Về: Xây dựng Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp đơn giản, hiệu quả

Ưu điểm:

• Nhân sự có nhận thức một cách rõ ràng về chức năng của công ty.

• Quy hoạch cơ cấu công ty rõ ràng.

• Quá trình làm việc trơn chu, hiệu quả.

Nhược điểm:

• Quá trình cập nhật và đồng bộ thông tin gặp khó khăn

• Quá trình quản lý giám sát và quản lý bị hạn chế do khoảng cách địa lý

3.5 Mô hình tổ chức phân quyền

Mô hình tổ chức phân quyền mang tính truyền thống và nặng sự phân biệt và phân quyền giữa các cấp bậc. Một doanh nghiệp theo mô hình này thì công việc, mệnh lệnh sẽ được truyền từ trên xuống dưới, từ cấp cao nhất đến cấp quản lý trung rồi đến nhân viên.

Ưu điểm:

• Sự rõ ràng trong phân định trách nhiệm và thẩm quyền.
• Lộ trình thăng tiến minh bạch.
• Nhân viên có thể tập trung phát triển các kỹ năng chuyên môn.
• Nguồn lực rõ ràng và được chia sẻ, tránh chồng chéo trách nhiệm.

Nhược điểm:

• Việc đưa ra quyết định thường tốn nhiều thời gian
• Tạo sự cách biệt trong giao tiếp giữa các cấp.
• Khó thống nhất mục tiêu chung, đặc biệt là giữa các cá nhân và các cấp quản lý
• Có xu hướng cạnh tranh giữa các phòng, ban dẫn đến môi trường làm việc có nhiều áp lực và phối hợp không ăn ý với nhau.

Giải thích về các yếu tố xuất hiện trong mô hình:

• Giám đốc nhân sự: Là người chịu trách nhiệm thiết kế và triển khai kế hoạch nhân sự của cả công ty. Các nhiệm vụ của giám đốc nhân sự là kiểm soát các số liệu, báo cáo liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên, các chính sách đãi ngộ và các quy chế cho nhân viên trong công ty.

• Trưởng phòng nhân sự: Là người chịu trách nhiệm lên kế hoạch xây dựng và điều phối hoạt động quản trị nhân sự. Các nhiệm vụ của trưởng phòng nhân sự là giám sát, quản lý quá trình tuyển dụng, đánh giá nhân viên, đóng góp ý kiến cho giám đốc nhân sự trong các quyết định quan trọng trong lĩnh vực hành chính nhân sự.

• HR Admin: Là người đảm nhiệm công việc quản lý, sắp xếp giấy tờ hồ sơ của nhân viên. Nhiệm vụ của HR Admin là giám sát, cập nhật dữ liệu, thông tin về nguồn lực trong doanh nghiệp, hỗ trợ cấp trên đưa kế hoạch xuống nhân viên cấp dưới.

• Chuyên viên tuyển dụng: Là người phụ trách mảng tuyển dụng nhân sự bao gồm các công việc: Xác định nhu cầu tuyển dụng, đề xuất phương án tuyển dụng và tuyển dụng nhân sự phù hợp với nhu cầu của công ty.

• Truyền thông nội bộ: Là người đảm nhiệm công việc cung cấp các thông tin nội bộ như tuyển dụng, những thay đổi về quy chế, tài trợ, chính sách… Hiệu quả đạt được được đánh giá dựa trên số lượng nhân viên nắm bắt được thông tin.

• C&B: Đây là chuyên viên tiền lương và phúc lợi. Nhiệm vụ ở vị trí này là giám sát, quản lý các thông tin dữ liệu về lương, phúc lợi của nhân viên cùng với việc đánh giá hiệu suất làm việc hàng năm của nhân viên trong doanh nghiệp.

• Đào tạo và phát triển: Là người phụ trách các khóa học cho các nhân viên trong doanh nghiệp. Các khóa học này nhằm bổ sung thêm các kỹ năng, kiến thức cho một bộ phận hoặc một cá nhân. Chuyên viên đào tạo và phát triển sẽ tìm hiểu nhu cầu, xây dựng lộ trình học tập, nhận các ý kiến phản hồi, đồng thời đánh giá hiệu quả khóa học.

Mô hình dây chuyền

Mô hình nhóm

Giải thích các yếu tố xuất hiện trong sơ đồ:

• Giám đốc Marketing (CMO): Là người chịu trách nhiệm cho các hoạt động marketing của công ty. Nhiệm vụ của giám đốc Marketing là xây dựng và phát triển chiến lược marketing sao cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh và tầm nhìn của doanh nghiệp.

• Trưởng phòng Marketing: Đây là người xây dựng các kế hoạch marketing ngắn hạn và dẫn dắt thực hiện nhiệm vụ đó. Đây cũng là người chịu trách nhiệm cho sự thành bại của các hoạt động liên quan đến quảng bá sản phẩm và thương hiệu.

• Content Marketing, Digital Marketing, Trade Marketing, Pr - Event: Đây là các bộ phận nhỏ trong phòng Marketing phụ trách các nhiệm vụ riêng biệt theo kế hoạch marketing tổng.

Lý giải về một số yếu tố xuất hiện trong sơ đồ:

• Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo của phòng kế toán, chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động liên quan đến kế toán, tài chính.

• Kế toán tổng hợp: Là kế toán viên chịu trách nhiệm ghi nhận, đánh giá và thống kê một cách tổng quát các dữ liệu và số liệu trên tài khoản, sổ sách và báo cáo tài chính dựa theo các chỉ tiêu giá trị của doanh nghiệp.

• Kế toán thanh toán: Là người thực hiện thống kê các chứng từ thu chi, theo dõi, quản lý, hạch toán kế toán các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các khoản thanh toán bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

• Kế toán công nợ: Là người giám sát, thúc giục, giải quyết các khoản công nợ của công ty. Người làm kế toán công nợ cần đảm bảo công nợ chỉ tồn tại trong mức cho phép, tránh gây ảnh hưởng đến tài chính công ty.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty sản xuất cơ bản

Giải thích về các yếu tố xuất hiện trong mô hình:

• Hành chính - nhân sự: Đảm nhiệm nhiệm vụ tham mưu cho ban lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, chế độ chính sách của công ty và quản lý nhân sự

• Kế toán: Đảm nhiệm phụ trách tài chính công ty và tổ chức kế toán.

• Sales: Tiếp nhận đơn hàng, báo giá, chốt hợp đồng và chăm sóc khách hàng.

• Sản xuất: Quá trình sản xuất được thực hiện theo kế hoạch đề ra.

• Kiểm soát chất lượng: Lập kế hoạch, cân đối, điều chuyển nguồn lực sản xuất với mục đích đảm bảo nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra được đáp ứng và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào.

• Mua hàng: Tiếp nhận và xử lý các đề xuất từ bộ phận sản xuất về việc mua các nguyên vật liệu, dụng cụ lao động…

• Kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất đảm bảo các yêu cầu, chỉ tiêu định mức. Cân đối, điều chuyển nguồn lực sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào.

Sơ đồ tổ chức công ty trong lĩnh vực vận tải

Giải thích các yếu tố xuất hiện trong sơ đồ:

• Hành chính - nhân sự: Đảm nhiệm nhiệm vụ tham mưu cho ban lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, chế độ chính sách của công ty và quản lý nhân sự

• Kế toán: Quản lý tài chính, nguồn tiền, chi phí,... trong doanh nghiệp

• Marketing: Đảm nhiệm nhiệm vụ quảng cáo cho các dịch vụ, phát triển thương hiệu công ty.

• Vận hành: Đảm nhiệm nhiệm vụ chuẩn bị thủ tục nhập cảng, chứng từ hải quan, theo dõi quá trình vận chuyển để đảm bảo quá trình không bị gián đoạn. Khi hàng được giao đến nơi thì bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa.

• Kiểm soát chất lượng: Đảm nhiệm nhiệm vụ kiểm tra thông tin khách hàng, tài xế, đơn hàng, đảm bảo rằng các bộ phận thực hiện đúng cam kết.

• Vận chuyển: Đội ngũ nhân viên giao hàng đến tay khách hàng

Mô hình sơ đồ tổ chức công ty du lịch

Các sơ đồ tổ chức công ty đơn giản, được sử dụng phổ biến đã được Viindoo trình bày đầy đủ qua nội dung bài viết. Chọn được một sơ đồ tổ chức phù hợp với quy mô cũng như lĩnh vực kinh doanh là một bước đệm cho sự thành công của một doanh nghiệp. 

Nếu doanh nghiệp đang mong muốn xây dựng sơ đồ vận hành cho riêng mình, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm Viindoo Employees - hệ thống hóa sơ đồ tổ chức từng phòng ban, cung cấp cái nhìn toàn cảnh và trực quan về cơ cấu, bộ máy trong Doanh nghiệp. Đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày.

>>>> Tiếp Tục Với:

• Mô hình Canvas là gì? 9 yếu tố chính và ví dụ mẫu
• Mô hình 5S là gì? Áp dụng 5S trong doanh nghiệp thành công