5S là gì? Mô hình 5S tập trung vào việc đặt mọi thứ vào đúng vị trí, giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, thuận tiện, hiệu quả và an toàn. Vậy cụ thể 5S là gì? Làm thế nào để có thể áp dụng mô hình 5S trong doanh nghiệp của mình? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. 5S là gì?
5S là mô hình cải tiến năng suất phổ biến tại Nhật và nhiều quốc gia khác. 5S được viết tắt từ chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Nhật là SERI (Sàng lọc), SEITON (Sắp xếp), SEISO (Sạch sẽ), SEIKETSU (Săn sóc), SHITSUKE (Sẵn sàng).
Đây là một trong các công cụ sắc bén của Sản xuất Tinh gọn (Lean Manufacturing). Mỗi chữ S đại diện cho một phần của quy trình năm bước có thể cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp. Cụ thể tóm tắt quy trình của mô hình 5S như sau:
| SERI | Sàng lọc | Phân loại, loại bỏ những gì không cần thiết tại khu vực làm việc. |
| SEITON | Sắp xếp | Sắp xếp khoa học, hợp lý các vật dụng cần thiết. |
SEISO | Sạch sẽ | Vệ sinh, làm sạch khu vực làm việc một cách thường xuyên. |
SEIKETSU | Săn sóc | Duy trì và lặp lại việc thực hiện các hoạt động 5S một cách liên tục. |
SHITSUKE | Sẵn sàng | Rèn luyện thói quen, tinh thần tự giác thực hiện 5S. |
5s là gì?1.1. SERI (Sàng lọc)
Bước đầu tiên của 5S là "Sàng lọc". Bao gồm việc xem xét tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị, v.v. trong một khu vực làm việc để xác định đâu là thứ cần thiết và đâu là thứ có thể được loại bỏ. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì. Bạn có thể dễ dàng loại bỏ những thứ không cần thiết, những thứ có thể gây cản trở công việc/chiếm không gian làm việc bằng cách tìm câu trả lời cho những câu hỏi:
Mục đích sử dụng của món đồ này là gì?
Món đồ này được sử dụng lần cuối khi nào?
Món đồ này có được sử dụng thường xuyên hay không?
Ai là người sử dụng?
Món đồ này có thực sự cần thiết được đặt ở đây không?
1.2 SEITON (Sắp xếp)
Khi không còn những đồ đạc thừa thãi, bạn sẽ dễ dàng "Sắp xếp" mọi thứ vào đúng "trật tự", hay còn gọi là "Tổ chức có hệ thống". Mục tiêu của bước này là tổ chức khu vực làm việc. Mỗi thứ phải dễ tìm thấy, sử dụng và dễ dàng trả lại: một nơi cho mọi thứ và mọi thứ ở đúng vị trí của nó và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.
1.3 SEISO (Sạch sẽ)
Bước thứ ba trong quy trình 5S mang tên "Sạch sẽ", đóng vai trò then chốt trong việc duy trì môi trường làm việc hiệu quả và an toàn. Sau khi đã giải phóng không gian và sắp xếp khoa học thông qua hai bước đầu tiên, "Sạch sẽ" tập trung vào việc loại bỏ bụi bẩn, rác thải và các yếu tố gây ô nhiễm khác.
Hoạt động này không chỉ giúp loại bỏ những gì đã tích tụ trong quá khứ mà còn ngăn ngừa sự xuất hiện trở lại của chúng trong tương lai. Việc thực hiện "Sạch sẽ" cần được thực hiện định kỳ bởi tất cả các cá nhân, bao gồm việc tự vệ sinh khu vực làm việc và các thiết bị mà họ sử dụng.
1.4 SEIKETSU (Săn sóc)
Ba bước đầu tiên trong quy trình 5S - Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ - mang lại những lợi ích rõ ràng và ngắn hạn, tạo tiền đề cho sự thay đổi và phát triển lâu dài trong tổ chức. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả bền vững, cần thiết phải có bước thứ tư: Săn sóc.
Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa ba bước đầu tiên một cách có hệ thống. Săn sóc đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo rằng những thành quả đạt được trong ba bước trước không bị lãng phí và tiếp tục được phát huy.
Do vậy, để đảm bảo 3S được duy trì, cần thiết lập ra những quy định tiêu chuẩn, nêu rõ phạm vi, trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 sẽ mở đường cho sự thay đổi và phát triển lâu dài trong tổ chức.
1.5 SHITSUKE (Sẵn sàng)
Bước thứ 5 của chương trình 5S là sẵn sàng. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc. Đưa 5S trở thành một chương trình dài hạn, về lâu dài 5S trở thành một phần của văn hóa tổ chức và mang lại những thay đổi tích cực cho doanh nghiệp.
>>>> Xem thêm: Kaizen là gì? Cách áp dụng Kaizen hiệu quả
2. Vì sao doanh nghiệp nên áp dụng mô hình 5S?
5S là một chương trình hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất lao động. Ta dễ dàng thấy được những lợi ích mà 5S mang lại như:
- Tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, thoáng đãng, mọi thứ ở đúng nơi nó cần ở.
- Sử dụng thời gian tốt hơn: Quản lý thời gian có ích của nhân viên là yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp. Mô hình 5S trong doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên dành ít thời gian hơn để tìm và lấy những gì họ cần và thay vào đó có thể làm việc hiệu quả hơn.
- Không gian lãng phí ít hơn - Loại bỏ các kho dự trữ vật liệu không cần thiết và tạo ra chỗ trống cho các ứng dụng hữu ích. Mỗi mét vuông diện tích sàn đều có chi phí và việc tận dụng tối đa khoản đầu tư đó sẽ tối đa hóa lợi nhuận cho cơ sở của bạn.
- Giảm tỷ lệ thương tật - Tổ chức các khu vực làm việc hiệu quả, thường xuyên dọn dẹp đồ đạc tràn ra ngoài sẽ loại bỏ những nguy cơ có thể xảy ra khi đi lại.
Mô hình 5s giúp môi trường làm việc thuận lợi- Giảm thời gian ngừng hoạt động của thiết bị - Khi các công cụ và thiết bị được giữ sạch sẽ, được kiểm tra thường xuyên và được sử dụng theo cách tiêu chuẩn hóa, việc bảo trì phòng ngừa sẽ dễ dàng hơn nhiều và các hỏng hóc lớn thường có thể được ngăn chặn hoàn toàn.
- Tiêu chuẩn hóa các quy trình làm việc: giảm thiểu các biến thể và sai lầm, năng suất tổng thể có thể được cải thiện đáng kể.
- Nâng cao tinh thần của nhân viên - Khi các nguyên tắc 5S được sử dụng một cách hiệu quả, người lao động thấy rằng đầu vào của họ được coi trọng và hiệu suất của họ được công nhận. Điều này tạo ra một môi trường mà người lao động có thể cảm thấy thoải mái về công việc của họ và quan tâm đến việc cải thiện công ty.
>>>> Xem thêm: Văn phòng không giấy là gì? Lợi ích và cách xây dựng hiệu quả
Doanh nghiệp áp dụng mô hình 5s trong sản xuấtBên cạnh những lợi ích đáng kể, mô hình này vẫn tồn tại một số nhược điểm nhất định:
- Tình trạng gò bó: Đôi khi nhân viên sẽ cảm thấy việc thực hiện những nguyên tắc này là ép buộc, gò bó trong những khuôn mẫu, dẫn đến tình trạng thực hiện gượng ép, đối phó.
- Khó đánh giá khách quan: Vì các tiêu chí được xây dựng theo định lượng, việc đánh giá sẽ phụ thuộc vào cách nhìn khách quan chứ không có những yếu tố định tính và tiêu chí đánh giá cụ thể.
- Việc đào tạo nhân viên thực hiện 5S rất quan trọng, vì vậy doanh nghiệp cần một người am hiểu, uy tín để truyền đạt và hướng dẫn.
Mỗi mô hình sẽ đều có những ưu và nhược điểm riêng. Nếu doanh nghiệp nhận thức rõ được điều này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu những lợi ích và có những biện pháp để giảm thiểu các nhược điểm.
>>>> Đọc ngay: 5 Whys là gì? Cách áp dụng 5 Whys tìm ra gốc rễ vấn đề hiệu quả
3. Các bước áp dụng 5S vào Doanh nghiệp
Bước 1: Lập kế hoạch hành động
- Để bắt tay thực hiện một chương trình 5S, các nhà quản lý cần xây dựng một kế hoạch và lộ trình hành động cụ thể. Tất cả các thành viên tham gia đều phải nắm vững nội dung chương trình 5S để áp dụng và công việc hàng ngày tại nơi làm việc.
- Có thể đưa nội dung 5S vào tiêu chí đánh giá thi đua, khen thưởng với các cá nhân, đơn vị triển khai.
- Thành lập đội 5S để chỉ đạo và giám sát quá trình thực hiện.
Bước 2: Phát động chương trình
- Thông báo về ý nghĩa và nội dung chương trình 5S cho tất cả những người liên quan.
- Xác định kỳ vọng và kết quả mong muốn về một hệ thống 5S.
- Đào tạo và hướng dẫn thực hiện.
Bước 3: Triển khai thực hiện 5S
- Thực hiện theo đúng quy trình 5S: Seiri (Sàng lọc) - Seiton (Sắp xếp) - Seiso (Sạch sẽ) - Seiketsu (Săn sóc) - Shitsuke (Sẵn sàng).
Bước 4: Lặp lại hành động
- Đánh dấu kết quả và tiếp tục thực hiện các S1, S2, S3 hàng ngày.
- So sánh thực tế thực hiện với kết quả kỳ vọng ban đầu.
Bước 5: Đánh giá định kỳ
- Thường xuyên phản hồi về việc áp dụng 5S.
- Tổ chức đánh giá 5S định kỳ hàng tuần: đánh giá chéo giữa các bộ phận đảm bảo sự phù hợp với tiêu chuẩn 5S.
- Đo lường kết quả của việc thực hiện để Ban lãnh đạo đưa ra những biện pháp chỉ đạo kịp thời.
4. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S
Trên thực tế, việc áp dụng mô hình 5s trong doanh nghiệp để cải thiện năng suất và hiệu suất làm việc không hề dễ như theo lý thuyết. Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau để có thể triển khai 5S thành công:
Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ
Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện chương trình 5S là sự hiểu biết và ủng hộ từ Ban lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện, Chỉ khi có sự cam kết và hỗ trợ từ phía lãnh đạo, các cá nhân trong tổ chức mới đi theo và thực hiện một cách nghiêm túc.
>>>> Chi Tiết: Thực hiện 5S tại nơi làm việc như thế nào? Lợi ích mang lại
Tất cả mọi người đều tham gia
Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của tất cả mọi người. 5S ban đầu có thể chỉ diễn ra như một hoạt động, nhưng lý tưởng nhất là nó cần trở thành một phần công việc hàng ngày của mọi người.
Đào tạo 5S
Bất kỳ ai khi tham gia vào các hoạt động 5S cũng cần được đào tạo. Để nhân viên hiểu lý do tại sao công ty bắt đầu sử dụng 5S và tại sao nó lại quan trọng, họ nên được cung cấp sơ lược về lịch sử 5S, các bộ phận và lợi ích của 5S mang lại.
Rất có thể cách thức thực hiện 5S tại một tổ chức hoặc thậm chí một bộ phận sẽ khác với các tổ chức khác, vì vậy cần cung cấp cho những người tham gia phương pháp thực hiện 5S của tổ chức mình. Và khi đã có nhận thức đúng về 5S, mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động hơn trong các hoạt động 5S.
Duy trì và cải tiến không ngừng
Thực hiện 5S không phải là "một lần và hoàn tất". 5S cần được duy trì, lặp lại và cải tiến không ngừng. Điều đó tạo nên một nguyên tắc hoạt động chung trong tổ chức/doanh nghiệp, đảm bảo tính hiệu quả và cải thiện công tác quản lý, sản xuất và kinh doanh.
Trên đây là toàn bộ nội dung chi tiết của mô hình 5S là gì, ý nghĩa, mục đích của nó trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tác nghiệp cũng như những gợi ý để triển khai chương trình 5S hiệu quả. Viindoo hy vọng bài viết là thông tin và hữu ích.
>>>> Tiếp Tục Với:
