5 Whys là gì? Cách áp dụng 5 Whys tìm ra gốc rễ vấn đề hiệu quả

Trong quá trình tìm kiếm giải pháp cho những vấn đề phát sinh trong công việc hoặc cuộc sống, chúng ta thường nghĩ đến việc hỏi tại sao (Why) để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Tuy nhiên, việc này chỉ dừng lại ở mức độ bề nổi và chưa đưa ra được cách giải quyết vấn đề chính xác. Do đó, 5 Whys được ra đời như một công cụ giúp cho việc phân tích và giải quyết vấn đề một cách có kế hoạch hơn, từ đó giúp nâng cao hiệu quả và hiệu suất trong công việc cũng như cuộc sống.

Trong bài viết này, cùng Viindoo tìm hiểu về phương pháp​ 5 Whys là gì? và cách áp dụng để giải quyết các thách thức trong cuộc sống và công việc.

1. Phương pháp 5 Whys là gì?

5 Whys là phương pháp xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề bằng cách đặt câu hỏi "tại sao" 5 lần liên tục tới khi tìm được nguyên nhân chính yếu của vấn đề đó.

Phương pháp này được sử dụng phổ biến trong quản lý chất lượng và cho phép các nhà quản trị giải quyết vấn đề hiệu quả bằng cách tìm ra một hoặc những nguyên nhân cụ thể gây ra vấn đề và tìm cách giải quyết vấn đề đó để ngăn chặn các sự cố xảy ra trong tương lai.

>>>> Tìm Hiểu Thêm:​ Kaizen là gì? Lợi ích khi áp dụng phương pháp Kaizen là gì?

2. Mục tiêu và ví dụ về phương pháp 5 Whys

Mục tiêu của 5 Whys là tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề cụ thể. Bằng cách sử dụng phương pháp này, người dùng có thể xác định được nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục thích hợp để ngăn chặn vấn đề đó xảy ra.

Mặc dù đơn giản, nhưng phương pháp này đòi hỏi người áp dụng phải có tư duy sâu sắc. Có rất nhiều ứng dụng thực tế của phương pháp này mà bạn có thể sử dụng để giải quyết nhiều vấn đề khác nhau trong cuộc sống cũng như công việc:

Ví dụ 1:

Một ví dụ cho vấn đề này là khi hỏi về nguyên nhân của sự thất bại của các chiến dịch:

• Câu hỏi 1: Lý do chiến dịch thất bại là gì? - Truyền thông thực hiện chưa tốt
• Câu hỏi 2: Tại sao truyền thông thực hiện chưa tốt? - Nội dung và hình ảnh xây dựng chưa thu hút
• Câu hỏi 3: Lý do nội dung và hình ảnh xây dựng chưa thu hút? - Vì nhân sự không có đủ thời gian để chuẩn bị
• Câu hỏi 4: Lý do nhân sự không có đủ thời gian để chuẩn bị? - Vì trong quá trình thực hiện có nhiều công việc phát sinh
• Câu hỏi 5: Lý do trong quá trình thực hiện có nhiều công việc phát sinh? - Vì quản lý chưa phân bổ nhân sự hợp lý

Chúng ta nhận ra rằng, nguyên nhân của việc các chiến dịch không thành công là do trưởng phòng chưa phân bổ công việc một cách hợp lý. Để giải quyết vấn đề này, trưởng phòng cần điều chỉnh thời gian và phân công công việc một cách chính xác hơn.

Ví dụ 2:

Khi thành phố mới bị mưa to đã xảy ra tình trạng bị ngập lụt:

• Câu hỏi 1: Tại sao thành phố mới bị mưa to đã xảy ra tình trạng bị ngập lụt? - Vì mưa to nên hệ thống cống không thoát nước kịp
• Câu hỏi 2: Tại sao hệ thống cống không thoát nước kịp? - Việc quy hoạch, đầu hệ thống cống thoát nước kém
• Câu hỏi 3: Tại sao việc quy hoạch, đầu hệ thống cống thoát nước kém? - Vì định hướng của lãnh đạo thành phố kém
• Câu hỏi 4: Tại sao định hướng của lãnh đạo thành phố kém? - Vì lãnh đạo có chuyên môn kém
• Câu hỏi 5: Tại sao lãnh đạo có chuyên môn kém? - Vì quy trình bổ nhiệm nhân sự kém

>>>> Xem Thêm: Chu trình PDCA là gì? Ví dụ và cách áp dụng quản trị chất lượng

3. Cách áp dụng phương pháp 5 Whys hiệu quả

3.1 Bước 1: Thành lập một team đánh giá vấn đề

Khi giải quyết một vấn đề, doanh nghiệp cần tập hợp những người am hiểu về trường hợp cụ thể và thiết lập quy trình cần khắc phục. Trong những người này sẽ bao gồm một người điều phối, có nhiệm vụ giữ cho team tập trung vào việc xác định các biện pháp phòng ngừa hiệu quả.

>>>> Đọc Về: Kanban là gì? Cách dùng Kanban quản lý công việc hiệu quả

3.2 Bước 2: Xác định vấn đề

Khi gặp phải vấn đề, người quản lý nên trực tiếp quan sát vấn đề đó công bố vấn đề ngắn gọn để cả nhóm cùng phân tích.

Ví dụ, quản lý có thể đưa các vấn đề là "Phần mềm sau khi phát hành gặp quá nhiều lỗi". Sau đó, quản lý có thể ghi vấn đề lên một bảng trắng hoặc một tờ giấy để các thành viên trong nhóm cùng nhau đặt câu hỏi “Tại sao?”.

3.3 Bước 3: Đặt câu hỏi “Tại sao” đầu tiên

Hãy hỏi thành viên trong team của mình tại sao vấn đề đang xảy ra. (Ví dụ: "Tại sao phần mềm khi phát hành lại gặp nhiều lỗi?") Việc đặt câu hỏi "Tại sao?" nghe có vẻ đơn giản, tuy nhiên để trả lời câu hỏi này thì đòi hỏi sự suy nghĩ nghiêm túc.

Người quản lý này phải tìm kiếm các câu trả lời dựa trên sự thật: Lý do phải là mô tả về những điều đã xảy ra thực tế, không phải là dự đoán về những gì có thể đã xảy ra. Tiếp theo đó, người quản lý cần ghi lại câu trả lời của nhân viên dưới dạng các cụm từ ngắn gọn. Sau đó, trưởng nhóm hãy viết chúng bên dưới (hoặc bên cạnh) vấn đề của mình.

3.4 Bước 4: Tiếp tục đặt 4 câu hỏi "Tại sao" cho đến khi tìm được nguyên nhân cốt lõi của vấn đề

Đối với mỗi câu trả lời mà người quản lý tạo ra ở Bước 3, hãy hỏi thêm bốn câu hỏi "tại sao" liên tiếp. Mỗi lần đặt câu hỏi, bạn hãy ghi lại câu trả lời tương ứng mà mình nhận được. Một mẹo dành cho bạn là hãy cố gắng chuyển nhanh giữa các câu hỏi để có cái nhìn tổng thể trước khi đưa ra kết luận nào.

3.5 Bước 5: Đưa ra giải pháp

Doanh nghiệp sẽ biết được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề khi hỏi 5 lần "tại sao". Sau đó, điều doanh nghiệp cần làm là đưa ra biện pháp hoặc thay đổi quy trình để có thể giải quyết vấn đề.

Nếu vẫn chưa tìm ra được gốc rễ của vấn đề thì doanh nghiệp có thể tiếp tục tìm hiểu sâu hơn. Nếu doanh nghiệp đã xác định nhiều hơn một nguyên nhân ở Bước 3 thì hãy lặp lại quá trình này cho đến khi tìm ra nguyên nhân của vấn đề.

3.6 Bước 6: Đánh giá giải pháp

Doanh nghiệp hãy theo dõi việc thực hiện các biện pháp giải quyết vấn đề xem có hiệu quả hay không. Trong quá trình này, doanh nghiệp có thể cần sửa đổi hoặc thay thế các giải pháp nếu cảm thấy cần thiết. Nếu có thay đổi, doanh nên lặp lại quá trình 5 Whys để đảm bảo rằng mình đã xác định được đúng nguyên nhân cốt lõi.

Hy vọng qua bài viết trên của Viindoo doanh nghiệp đã nắm được phương pháp 5 Whys là gì và cách áp dụng phương thức này hiệu quả. Việc áp dụng 5 Whys sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân chính và giải quyết triệt để vấn đề đó. Nếu doanh nghiệp gặp phải vấn đề gì trong quá trình kinh doanh, hãy thử áp dụng 5 Whys để giải quyết và cải thiện tình huống.

>>>> Tiếp Tục Với:​

• Workflow là gì? Cách tạo quy trình làm việc Workflow hiệu quả
• Horenso là gì? Cách áp dụng chuẩn và 3 tình huống luyện tập