Cách vẽ sơ đồ quản lý kho hàng đơn giản, hiệu quả [Kèm mẫu]

sơ đồ quản lý kho sẽ giúp các doanh nghiệp có thể vận hành và kiểm soát được số lượng, chất lượng hàng hóa và nâng cao hiệu quả trong bán hàng. Vậy sơ đồ quy trình quản lý kho là gì và cách vẽ như thế nào? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu chi tiết ngay tại bài viết dưới đây.

>>>> Xem Thêm:  Phần mềm quản lý kho

1. Sơ đồ quản lý kho là gì?

Sơ đồ quản lý kho là sơ đồ được bản vẽ được thiết kế để trực quan hóa những hoạt động chính đang diễn ra trong kho hàng của một tổ chức doanh nghiệp. Sơ đồ quy trình quản lý kho bao gồm 4 giai đoạn cơ bản là nhập kho, quản lý hàng tồn kho, xuất kho và báo cáo kiểm kê. Mỗi giai đoạn sẽ có bước khởi tạo, kiểm soát cụ thể.

Tùy thuộc vào quy mô sản xuất của mỗi doanh nghiệp và tính chất hàng hóa mà độ phức tạp của quy trình cũng khác nhau. Trong đó, các nhà quản lý có vai trò kiểm soát và theo dõi toàn bộ các bước trong quy trình, phối hợp với nhiều bộ phận khác nằm tối ưu chi phí cho doanh nghiệp trong công tác vận hành và đảm bảo lưu thông hàng hóa trơn tru nhất.

2. Tại sao nên lập sơ đồ quy trình quản lý kho?

Việc lập sơ đồ quản lý kho sẽ giúp các doanh nghiệp có thể theo dõi, kiểm soát chặt chẽ và mang lại nhiều lợi ích. Ngược lại, nếu công ty không xây dựng được quy trình quản lý kho rõ ràng thì sẽ dẫn đến một số rủi ro như hết hàng, dư thừa hàng, đơn hàng xử lý bị chậm trễ,... làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Sau đây là một số lợi ích mà sơ đồ quản lý kho đem lại:

• Tránh tình trạng thất thoát hàng hóa: Xây dựng sơ đồ quản lý kho hàng sẽ giúp hạn chế xảy ra tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn, hao mòn, không đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng. Trong đó đặc biệt là các loại hàng hóa, thực phẩm tươi sống.
• Tiết kiệm chi phí: Khi thiết lập sơ đồ quản lý kho vật tư hiệu quả, doanh nghiệp sẽ nắm rõ được số lượng hàng hóa, vật tư còn tồn trong kho, xuất và nhập hàng đúng thời điểm, giải phóng hàng còn tồn nhanh chóng và kịp thời. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được các khoản chi phí như phí vận chuyển, hậu cần, phí khấu hao, lưu kho,...
• Nâng cao hiệu quả vốn lao động: Hàng hóa là yếu tố rất quan trọng để tạo nên vốn lưu động trong công ty. Doanh nghiệp sẽ có thể bị đóng băng nếu thiếu vốn lao động. Bởi vì thế, nếu hàng hóa lưu thông tốt, thời gian quay vòng vốn của doanh nghiệp sẽ có thể được rút ngắn.
• Củng cố quan hệ với khách hàng và cải thiện hiệu suất bán hàng: Nhờ sơ đồ quản lý kho minh bạch, rõ ràng, nhà quản lý có thể nắm bắt được số lượng, chất lượng hàng hóa và lên kế hoạch phân phối hợp lý. Đồng thời sơ đồ còn hỗ trợ đóng gói, vận chuyển hàng đến tay khách hàng nhanh chóng, tăng độ uy tín và củng cố quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng.

• Báo cáo chính xác: Quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ hỗ trợ các bộ phận tổng hợp dữ liệu báo cáo kết quả kinh doanh nhanh chóng và đơn giản hơn. Dựa vào đó, các nhà quản lý có thể điều chỉnh phương án kinh doanh và cân đối lượng hàng hóa kịp thời, hiệu quả.
  

>>>> Đừng Bỏ Qua: Tính giá hàng tồn kho chính xác nhờ ứng dụng ERP

3. Cách vẽ sơ đồ quản lý kho hàng

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều áp dụng sơ đồ quản lý kho để thuận tiện hơn cho việc theo dõi, giám sát hàng hóa. Việc lập sơ đồ quản lý kho hàng cũng không phức tạp. Dưới đây là 3 bước mà các doanh nghiệp có thể tham khảo khi lập sơ đồ quy trình quản lý kho:

• Bước 1: Chuẩn bị sơ đồ mặt bằng kho hàng

Nhiều người thường rất chủ quan bởi họ cho rằng việc bố trí và sắp xếp kho là điều đơn giản. Tuy nhiên nếu không chuẩn bị sơ đồ mặt bằng kho hàng thì có thể doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm, xử lý, đóng gói hàng sau này. Nếu quý độc giả là người thuê mặt bằng kho thì hãy yêu cầu chủ cung cấp bản vẽ mặt bằng, nếu không thì phải tiến hành đo đạc chi tiết và cụ thể nhất.

• Bước 2: Lựa chọn phương pháp xây dựng sơ đồ kho

Hiện nay có 3 cách vẽ sơ đồ kho phổ biến bao gồm dùng công cụ online, thuê kiến trúc sư hoặc vẽ sơ đồ kho bằng excel. Tùy thuộc vào quy mô kinh doanh và ngân sách của doanh nghiệp và quý độc giả có thể lựa chọn các phương pháp phù hợp.

• • Dùng công cụ online: Công cụ phổ biến nhất thường được dùng để vẽ sơ đồ kho là SmartDraw. Đây là công cụ hoàn toàn miễn phí, dễ sử dụng đồng thời giúp vẽ sơ đồ kho rất chuyên nghiệp. Bên cạnh đó SmartDraw còn gợi ý một số khu vực cơ bản để độc giả có thể vẽ sơ đồ mà không sợ sai sót.
  • Thuê kiến trúc sư: Nếu doanh nghiệp có lượng hàng hóa thiết bị máy móc nhiều, quy mô kinh doanh lớn thì hãy thuê các kiến trúc sư có thể thiết kế sơ đồ quản lý kho được tốt nhất.
  • Vẽ sơ đồ kho bằng excel: Khi lập sơ đồ quản lý kho trên excel, doanh nghiệp có thể bố trí các khu vực cũng như sắp xếp trang thiết bị theo ý mình.
• Bước 3: Bố trí khu vực trong kho

Để có được sơ đồ quản lý kho hàng chuẩn thì không thể thiếu bước bố trí khu vực kho. Một kho hàng thông thường sẽ bao gồm 3 khu vực chính là khu vực lưu trữ, khu vực hoạt động và khoảng trống.

• • Khu vực lưu trữ: Đây là khu vực có kệ để hàng nhằm lưu kho sản phẩm của doanh nghiệp. Thiết kế khu vực này sao cho thuận tiện nhất khi sắp xếp hàng hóa cũng như lấy hàng khi có đơn đặt hàng.
  • Khu vực hoạt động: Đây là nơi diễn ra các hoạt động chính của kho, chẳng hạn như tiếp nhận đơn hàng, đóng gói hàng, chứa tấm pallet để di chuyển hàng hóa giữa các vị trí trong kho.

• • Khoảng trống: Cần có các lối đi trong kho để nhân viên có thể di chuyển lấy hàng được nhanh chóng và dễ dàng hơn.
    

4. Mẫu sơ đồ quy trình quản lý kho hàng

Nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch xây dựng sơ đồ quản lý kho hàng nhưng chưa biết nên thực hiện như thế nào thì có thể tham khảo những mẫu sơ đồ quy trình quản lý kho dưới đây của Viindoo. 

• Sơ đồ quản lý hàng tồn kho
  

• Sơ đồ quy trình quản lý kho
  

• Sơ đồ quy trình nhập kho
  

• Sơ đồ quy trình xuất kho
  

• Sơ đồ kho đơn giản
  

• Sơ đồ kho chuyên nghiệp
  

5. Cách tối ưu quy trình quản lý kho hàng

Như Viindoo đã cùng quý độc giả tìm hiểu ở trên, quy trình quản lý kho cơ bản sẽ bao gồm 54 giai đoạn chính. Doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được chi phí, đồng thời tăng tỷ lệ xử lý đơn hàng thành công nếu tối ưu được 4 hoạt động này. Dưới đây là cách tối ưu quy trình quản lý kho ở mỗi giai đoạn mà Viindoo đã tổng hợp đến doanh nghiệp:

• Giai đoạn nhập kho: Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể thực hiện tối ưu hóa quy trình bằng cách sử dụng một số giải pháp như xe tự hành AGV, xe nâng tay điện, băng tải tự động. Giải pháp này sẽ giúp việc di chuyển, bốc dỡ hàng hóa được nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó kết hợp sử dụng máy đo kích thước, pallet để thúc đẩy quy trình này.
• Giai đoạn lưu kho: Doanh nghiệp có thể thực hiện việc bố trí và sắp xếp hàng hóa dựa theo quy tắc 5S, đặt hàng hóa ở những vị trí dễ lấy, dán nhãn sản phẩm bằng mã vạch để thuận tiện cho việc tìm kiếm, không bị nhầm lẫn với những sản phẩm khác. Đồng thời áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho kết hợp với sử dụng hệ thống quản lý kho, excel,...
• Giai đoạn xuất kho: Trong giai đoạn này, các công ty có thể thực hiện tối ưu quy trình bằng các phần mềm quản lý kho hàng có khả năng hỗ trợ ghi nhận phiếu xuất, cập nhật tình trạng đơn hàng nhanh chóng, chính xác.

• Giai đoạn kiểm kê báo cáo: Sử dụng các phần mềm hệ thống số hóa để báo cáo hàng tồn, doanh số bán hàng nhanh chóng, hiệu quả, hướng đến xây dựng quy trình quản lý kho được hoạt động trơn tru và tiết kiệm được tối đa chi phí.
  

Việc ứng dụng các phần mềm quản lý kho là vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Trong đó phần mềm Viindoo Inventory được biết đến là giải pháp quản lý kho và hàng hóa hiệu quả, giúp nâng cao hiệu quả trong việc quản lý hàng hóa tồn kho, nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Phần mềm có thể giúp các doanh nghiệp tối ưu được chi phí và nguồn lực, tăng cường hiệu quả chuỗi cung ứng, theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, cung ứng không thừa không thiếu và tăng hiệu quả sử dụng vốn, giúp quay vòng vốn linh hoạt. Ngoài ra, Viindoo Inventory còn được tích hợp với những tính năng khác như kế toán, mua hàng, bán hàng và sản xuất,...

Bài viết trên đây Viindoo đã cung cấp đến quý độc giả những thông tin chi tiết về sơ đồ quản lý kho cũng như cách vẽ sơ đồ quy trình quản lý kho hiệu quả. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các doanh nghiệp có thể tham khảo và lên kế hoạch xây dựng kho hàng phù hợp nhất.

>>>> Tiếp Tục Với:

• Quy trình quản lý kho theo ISO chi tiết nhất
• Có thể quản lý kho bằng QR Code không? Ưu và nhược điểm