7 bước xây dựng quy trình bán hàng trong doanh nghiệp

Bước 1 - Chuẩn bị kế hoạch cụ thể

Lên kế hoạch là nền móng cho quy trình bán hàng của doanh nghiệp trong tương lai. Càng chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn càng tránh được rủi ro và sai sót sau này. Để lên kế hoạch cụ thể, cần:

• Hiểu rõ sản phẩm/dịch vụ: Xác định ưu/nhược điểm và lợi ích mang đến cho khách hàng.
• Xác định khách hàng tiềm năng: Sử dụng hệ thống 5W1H để xác định các yếu tố như độ tuổi, tính cách, nhu cầu,… Ví dụ, dịch vụ hosting giá rẻ hướng đến khách hàng có nhu cầu xây dựng trang web. Do đó, các đơn vị cung cấp hosting sẽ tập trung xác định chân dung khách hàng đang có nhu cầu sử dụng các dịch vụ này để khai thác và tiếp cận.
• Chuẩn bị hồ sơ bán hàng: Bao gồm giấy tờ giới thiệu, hình ảnh hàng mẫu, báo giá, card visit,… cho cả bán hàng online và offline.
• Thiết lập kế hoạch kinh doanh: Đặt ra thời gian, địa điểm, và hình thức bán hàng cụ thể.

Bước 2 - Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Giai đoạn này liên quan đến việc tìm kiếm và xác định người mua hoặc khách hàng tiềm năng. Bạn cần xác định xem họ có nhu cầu hoặc mong muốn cụ thể mà doanh nghiệp của bạn có thể đáp ứng và khả năng chi trả của họ.

Quá trình này bao gồm nghiên cứu để xác định khách hàng lý tưởng, lập danh sách khách hàng tiềm năng và sàng lọc dựa trên các tiêu chí như liệu họ là chủ doanh nghiệp, chủ nhà, hoặc thu nhập trung bình hàng tháng của họ có phù hợp với giá sản phẩm. Nhờ đó, bạn sẽ thu hẹp được nhóm người mua trong một tệp khách hàng nhất định.

Bước 3 - Tiếp cận khách hàng mục tiêu

Đây là bước quan trọng trong quy trình bán hàng mà nhân viên kinh doanh và nhà quản lý cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Trong giai đoạn này, bạn sẽ tạo mối liên hệ đầu tiên với khách hàng tiềm năng. Mục tiêu là thu hút họ tương tác với bạn bằng cách cá nhân hóa cuộc họp hoặc thiết lập mối quan hệ. Đặt câu hỏi để khiến khách hàng tham gia vào cuộc trò chuyện, qua đó xây dựng sự kết nối và hiểu biết sâu hơn về nhu cầu của họ.

Bước 4 - Giới thiệu về sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp

Ở giai đoạn này, bạn đã hiểu rõ nhu cầu và mong muốn cá nhân của khách hàng tiềm năng. Bạn có thể giới thiệu sản phẩm thông qua các bài thuyết trình chuyên sâu, sử dụng ví dụ và trình chiếu, hoặc đơn giản là trò chuyện để thiết lập mối quan hệ và trả lời câu hỏi. Để thực hiện bước này hiệu quả, hãy tập trung vào việc cá nhân hóa và định hình sản phẩm của bạn như một giải pháp cho vấn đề của họ.  

Bước 5 - Thực hiện báo giá và thuyết phục khách hàng

Sau khi đã trò chuyện và thu thập thông tin từ khách hàng, đây là giai đoạn quyết định để thuyết phục họ mua hàng. Thông thường, khách hàng sẽ phản đối về giá cả. Cách thuyết phục hiệu quả nhất là nhấn mạnh rằng lợi ích của sản phẩm vượt trội hơn nhiều so với chi phí. Điều quan trọng là hỏi trực tiếp xem khách hàng có muốn mua hàng không và đảm bảo họ hiểu đầy đủ các điều khoản của giao dịch. Tuy nhiên, với những đối tượng khách hàng khác nhau, bạn sẽ có những cách thuyết phục khác nhau. Chẳng hạn:

• Đối với khách hàng quan trọng về giá, bạn có thể áp dụng các chính sách ưu đãi, khuyến mại,…
• Đối với khách hàng xem trọng về hình thức thì hãy thuyết phục bằng cách nói về chất lượng sản phẩm.
• Đối với khách hàng còn băn khoăn và so sánh với những đơn vị khác cũng cung cấp sản phẩm tương tự, bạn có thể thuyết phục bằng cách giải quyết những khó khăn hoặc đáp ứng mong muốn của họ.

Bước 6 - Giải đáp thắc mắc và chốt đơn hàng

Nếu khách hàng vẫn còn khúc mắc về sản phẩm/dịch vụ của bạn, hãy tư vấn để họ thấy rõ sản phẩm đáp ứng được nhu cầu và xứng đáng với chi phí bỏ ra. Nếu thực hiện tốt bước này, khả năng khách hàng chốt đơn sẽ rất cao, đây là bước quyết định trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp.

Khi đã chốt đơn thành công, bạn có thể áp dụng các kỹ thuật bán thêm sản phẩm bổ sung, bản nâng cấp, hoặc phiên bản cao cấp hơn. Sau khi hoàn tất giao dịch, luôn cảm ơn khách hàng và không ngắt kết nối ngay lập tức. Nhân viên bán hàng có thể sử dụng các chiến thuật để lôi kéo khách hàng tiềm năng, như cung cấp quà tặng, thời gian sử dụng dịch vụ miễn phí, tạo cảm giác cấp bách, hoặc hỏi khách hàng về lịch thanh toán mong muốn. 

Bước 7 - Chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Nhiều người thường không xem trọng bước chăm sóc khách hàng, nhưng đây lại là bước quan trọng giúp bạn xây dựng đội ngũ khách hàng trung thành và tăng cơ hội thu hút khách hàng tiềm năng. Theo nghiên cứu, một khách hàng trung thành có thể giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của bạn cho ba người khác. Vì vậy, đừng bỏ qua việc chăm sóc khách hàng sau khi họ mua và sử dụng sản phẩm của bạn. Đây là bước cuối cùng nhưng cực kỳ quan trọng trong quy trình bán hàng.

Những khó khăn khi xây dựng quy trình bán hàng chuẩn

Doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn khi thiết kế một quy trình bán hàng chuẩn. Bởi mỗi nhân viên có những phương pháp bán hàng khác nhau, dẫn đến cách tiếp cận và xây dựng quy trình bán hàng khác nhau. Việc chuẩn hóa quy trình bán hàng cho công ty sẽ gặp phải nhiều luồng ý kiến khác nhau từ các thành viên trong công ty.

Ngoài ra, có rất nhiều sơ đồ và lý thuyết xung quanh việc xây dựng quy trình bán hàng chuẩn. Lựa chọn cơ sở lý thuyết phù hợp với thực trạng doanh nghiệp hiện tại cần nhiều thời gian và nguồn lực.

Để tăng tính ứng dụng của quy trình bán hàng, cần tích hợp những hành vi và phân tích khách hàng phức tạp. Điều này làm cho việc xây dựng và duy trì sơ đồ quy trình bán hàng càng khó khăn hơn, cụ thể:

• Hành vi và nhu cầu của khách hàng thay đổi liên tục.
• Sự xuất hiện của các kênh tiếp thị mới.
• Các công nghệ mới có thể được sử dụng để tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình bán hàng.

Vì vậy, không có quy trình bán hàng chung cho tất cả các doanh nghiệp. Thay vào đó, công ty cần tự xây dựng quy trình bán hàng riêng, tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, chiến lược bán hàng và khách hàng mục tiêu của mình.

Tự động hóa quy trình bán hàng nhanh chóng nhờ có phần mềm Viindoo Sales

Viindoo Sales là một phần mềm quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ và có thể tùy chỉnh, cung cấp các mô-đun cho nhiều chức năng khác nhau, bao gồm cả bán hàng. Dưới đây là hướng dẫn từng bước giúp bạn triển khai quy trình bán hàng với Viindoo:

• Xác định quy trình bán hàng: Bắt đầu bằng cách vạch ra quy trình bán hàng của doanh nghiệp, bao gồm các giai đoạn, hoạt động và tương tác diễn ra từ khi tạo khách hàng tiềm năng đến khi chốt giao dịch. Xác định các mốc quan trọng, chẳng hạn như trình độ chuyên môn của khách hàng tiềm năng, đệ trình đề xuất, đàm phán và ký kết hợp đồng.
• Quản lý khách hàng tiềm năng: Thiết lập chức năng của phần mềm Viindoo Sales để nắm bắt và quản lý khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả. Thiết lập nguồn khách hàng tiềm năng, chỉ định chủ sở hữu khách hàng tiềm năng và tạo quy tắc chấm điểm khách hàng tiềm năng để ưu tiên và đánh giá khách hàng tiềm năng dựa trên các tiêu chí được xác định trước.
• Quản lý cơ hội: Tạo và định cấu hình các giai đoạn cơ hội phù hợp với quy trình bán hàng của bạn. Tùy chỉnh các trường cơ hội, chẳng hạn như doanh thu ước tính, ngày đóng và khả năng đóng, để giúp nhóm bán hàng theo dõi và quản lý khách hàng tiềm năng của họ. 
• Tự động hóa và quy trình làm việc: Sử dụng các tính năng tự động hóa quy trình làm việc của Viindoo Sales để hợp lý hóa quy trình bán hàng của bạn. Tạo quy tắc tự động hóa để kích hoạt hành động dựa trên các sự kiện cụ thể, chẳng hạn như gửi email theo dõi, giao nhiệm vụ hoặc thay đổi giai đoạn cơ hội.
• Cấu hình sản phẩm và giá: Thiết lập danh mục sản phẩm của bạn trong Viindoo Sales, bao gồm chi tiết sản phẩm, biến thể và giá cả. Liên kết các sản phẩm với cơ hội báo giá chính xác và tạo đề xuất.
• Báo cáo và phân tích bán hàng: Tạo bảng điều khiển và báo cáo tùy chỉnh để theo dõi các số liệu bán hàng chính, chẳng hạn như tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, giá trị đường ống và hiệu suất bán hàng. Viindoo Sales cung cấp các công cụ báo cáo mạnh mẽ để giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình bán hàng của mình.
• Tối ưu hóa liên tục: Thường xuyên xem xét và tối ưu hóa quy trình bán hàng của bạn trong Viindoo Sales dựa trên phản hồi và dữ liệu hiệu suất. Thực hiện các điều chỉnh cần thiết để nâng cao hiệu quả, hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng cường tương tác với khách hàng.
• Tích hợp với các mô-đun khác: Tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn, hãy tích hợp mô-đun CRM với các mô-đun Viindoo có liên quan khác, chẳng hạn như Hàng tồn kho, Lập hóa đơn và Hỗ trợ khách hàng. Sự tích hợp này đảm bảo luồng thông tin liền mạch giữa các phòng ban.