Khi đến thăm một nhà máy vào đầu những năm 1960, Shingo nhận thấy rằng các công nhân đã quên lắp lò xo vào một công tắc bật/tắt đơn giản. Một lỗi nhỏ này dẫn đến các quy trình sau đều gặp lỗi. Shingo đã nhận ra rằng: Đôi khi mọi người quên làm nhiều việc tưởng chừng như đơn giản.
Sau khi hiểu rằng những lỗi đơn giản này của con người là nguyên nhân gốc rễ của mọi vấn đề, Shingo bắt đầu tìm cách cải thiện quy trình và làm cho quy trình trở nên “Poka Yoke” - có nghĩa là ngăn chặn lỗi.
Shingo đã thiết kế lại quy trình sao cho mọi hoạt động không thể tiếp tục cho đến khi công nhân lắp lò xo vào công tắc. Điều này đã giúp quy trình sản xuất gặp ít lỗi do con người gây ra hơn và tạo ra các sản phẩm chất lượng hơn.
Nào, trong bài viết này, hãy cùng Viindoo tìm hiểu "Poka Yoke là gì?” và cách ứng dụng phương pháp này vào quản lý chất lượng.
1. Poka Yoke là gì?
"Poka Yoke" là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là "phòng chống lỗi" hoặc "tự động ngăn chặn lỗi". Poka Yoke được nhà tư vấn quản lý Shigeo Shingo phát triển như một phần trong hệ thống sản xuất của Toyota. Mục đích của Poka Yoke là giúp sản phẩm được sản xuất có chất lượng tốt hơn và giảm thiểu rủi ro trong quá trình sản xuất.
Một ví dụ đơn giản về Poka Yoke là hệ thống khóa cửa xe ô tô. Hệ thống này ngăn chặn các người sử dụng khóa cửa xe trong khi chìa khóa vẫn ở trong xe. Poka Yoke được áp dụng trong trường hợp này là cơ chế phát hiện cảm biến để báo hiệu cho người dùng biết nếu chìa khóa vẫn còn trong xe trước khi họ khóa cửa.
Điều này giúp tránh các trường hợp người sử dụng mất chìa khóa hoặc khóa cửa xe với chìa khóa còn trong xe, từ đó giảm thiểu các tình huống bất tiện có thể xảy ra.
Poka Yoke là gì?>>>> Tìm Hiểu Về: Chi phí sản xuất chung là gì? Cách tính chính xác
2. Chức năng và vai trò của Poka Yoke trong sản xuất
Poka Yoke là một công cụ sản xuất tiên tiến được nhiều nhà máy sản xuất dây chuyền tin dùng bởi ba chức năng sau.
- Phát hiện lỗi: Dù con người hay máy móc có ưu việt đến đâu, thì cũng sẽ có những lỗi trong quá trình sản xuất hay vận hành. Ngay lúc này, hệ thống Poka Yoke sẽ phát hiện ra lỗi và ngừng các hoạt động sản xuất lại, sau đó lại thông báo với bộ phận quản lý xem xét và khắc phục vấn đề.
- Khắc phục lỗi: Ngoài việc có thể phát hiện ra lỗi sai thì Poka Yoke còn giúp doanh nghiệp giải quyết những lỗi nhỏ nhặt mà không cần người khác can thiệp. Điều này giúp tối ưu thời gian vận hành và dành thời gian này để xử lý các công việc quan trọng khác.
- Ngăn ngừa lỗi: Trong hoạt động sản xuất dây chuyền, nếu có một lỗi nhỏ xảy ra thôi thì các bước khác cũng đều xảy ra sai sót. Với Poka Yoke, các lỗi này được phát hiện ra và cho dừng sản xuất ngay lập tức. Từ đó, các lỗi dây chuyền cũng được ngăn chặn kịp thời, không ảnh hưởng xấu đến quá trình sản xuất.
Với những chức năng như trên thì Poka Yoke đóng vai trò rất quan trọng trong việc kinh doanh nói chung và quy trình sản xuất nói riêng:
- Giảm chi phí sản xuất: Trong quá trình sản xuất Poka Yoke sẽ phát hiện, ngăn chặn những quá trình hay sản phẩm khuyết tật. Từ đó, cách thức này giúp tăng chất lượng sản phẩm và cải thiện chi phí sửa chữa hoặc bỏ đi của những sản phẩm khuyết tật.
- Giảm thời gian quản lý: Vì Poka Yoke đã ngăn chặn các nguy cơ khuyết tật ở hiện tại và những lỗi sai khác tái diễn ở tương lai, do đó, doanh nghiệp sẽ không cần dành quá nhiều thời gian để quản lý quá trình sản xuất mà vẫn bảo đảm chất lượng sản phẩm.
- Tăng độ uy tín của doanh nghiệp: Poka Yoke giúp cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp ít mắc lỗi sai hơn, từ đó những sản phẩm khuyết tật cũng ít hơn, tạo ra sự chất lượng của sản phẩm. Và từ đây, vị thế của doanh nghiệp trong mắt đối tác đã tăng cao khi có khả năng sản xuất khối lượng hàng lớn, nhưng lại có rất ít sản phẩm lỗi.
>>>> Đọc Thêm Về: 4M trong sản xuất là gì? Cách áp dụng và cải thiện 4M hiệu quả
3. 6 nguyên tắc của nguyên tắc phòng chống lỗi Poka Yoke
Poka Yoke phòng chống lỗi bằng cách dựa vào những nguyên tắc sau:
- Elimination (Loại bỏ): Là hành động thiết kế lại sản phẩm hoặc quy trình để loại bỏ những lỗi đã phát sinh ra trong quá trình sản xuất.
- Prevention (Phòng ngừa): Là thiết kế và làm mới sản phẩm hoặc quá trình sao cho những lỗi có nguy cơ gặp phải phải sẽ không diễn ra.
- Replacement (Thay thế): Là thay thế một quy tắc hay quy trình khác phù hợp hơn, ít gặp lỗi hơn quy trình cũ để không lặp lại các lỗi đã xảy ra.
- Facilitation (Tiện lợi): Là hành động sử dụng các kỹ thuật mới hiệu quả hơn hơn để tích hợp vào quá trình sản xuất, từ đó tạo ra sự tiện lợi, nâng cao hiệu quả, hiệu suất làm việc.
- Detection (Phát hiện lỗi): Là hành động phát hiện và xác nhận lỗi rồi thông báo đến nhà sản xuất, giúp họ nhanh chóng khắc phục sự cố
- Mitigation (Giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi): Là hành động ngăn chặn hoặc dừng lại các hoạt động sản xuất nếu quá trình xảy ra lỗi, giảm thiểu tối đa các ảnh hưởng xấu của lỗi tác động lên quá trình sản xuất.
6 nguyên tắc của Poka Yoke là gì?>>>> Đừng Bỏ Qua: Phương thức sản xuất là gì? Các phương thức sản xuất phổ biến
4. Khi nào nên ứng dụng Poka Yoke?
Poka Yoke có thể được sử dụng bất cứ khi nào nếu có một vấn đề hay lỗi xảy ra. Poka Yoke được dùng lại chống lại các lỗi sai, vì thế doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp này vào mọi tình huống trong ngành công nghiệp sản xuất hoặc dịch vụ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng như nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi sau:
- Giá trị sản phẩm doanh nghiệp đang sản xuất có cao không?
- Nếu trong quá trình sản xuất gặp lỗi, thì lỗi này gây ảnh hưởng như thế nào đến quy trình vận hành cũng như nhân sự vận hành?
- Nếu sản phẩm có lỗi thì có gây rủi ro cũng như nguy hiểm cho người sử dụng hay không?
Nếu như các rủi ro trên đều thấp thì doanh nghiệp không cần phải triển khai Poka Yoke. Ví dụ, với một doanh nghiệp sản xuất ống hút thì chi phí sản xuất ống hút cũng như rủi ro cho người dùng là rất nhỏ hoặc không có, nên chúng ta sẽ không cần áp dụng phương pháp Poka Yoke quá phức tạp hoặc tốn kém.
Một số trường hợp mà doanh nghiệp nên ứng dụng Poka Yoke như:
- Sản phẩm đề cao sự chính xác và yêu cầu nghiêm ngặt về tính an toàn, như trong ngành sản xuất ô tô, thiết bị điện tử;
- Khi quy trình sản xuất có rủi ro dẫn đến lỗi như thiết lập máy móc, đóng gói sản phẩm;
- Công việc thường xuyên phải thực hiện, mà cần sự chú ý cao để tránh sai sót lặp đi lặp lại.
- Lỗi liên quan đến quy trình hoạt động, hoặc các bước sản xuất không tuân theo quy chuẩn vận hành tiêu chuẩn;
- Lỗi đến các thiết bị máy móc không được thiết lập, điều chỉnh hoặc vận hành không đúng với quy tắc.
- Lỗi sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng, xảy ra sai sót trong quá trình sản xuất.
5. Cách áp dụng Poka Yoke trong sản xuất
Để áp dụng Poka Yoke vào trong sản xuất độc giả cần thực hiện những bước như sau:
Bước 1: Xác định vấn đề
Bước đầu tiên trong Poka Yoke là xác định vấn đề hoặc lỗi tiềm tàng có thể xảy ra trong quá trình sản xuất hoặc quá trình làm việc của nhân viên. Việc xác định vấn đề sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về các nguyên nhân gây ra lỗi và tìm cách giải quyết.
Bạn sẽ cần quan sát quy trình để xem liệu bạn có thể xác định được vấn đề đang xảy ra ở đâu và xác định xem lỗi là do con người hay máy móc.
Bước 2: Tìm nguyên nhân gốc rễ
Sau khi xác định được sự cố, bạn sẽ cần xác định nguyên nhân có khả năng nhất gây ra sự cố đó là gì. Bạn có thể cân nhắc sử dụng 5 Whys - một công cụ đào sâu để tìm ra cốt lõi vấn đề được phát triển tại Nhật Bản. Bằng cách hỏi và trả lời năm câu hỏi trong phương pháp “5 Whys”, nhà sản xuất sẽ có thể đào sâu để tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.
Bước 3: Xác định phương pháp Poka Yoke sẽ áp dụng
Hệ thống phát hiện sai lỗi Poka Yoke hoạt động dựa trên ba phương pháp chính:
- Contact Method - (Phương pháp tiếp xúc vật lý): Phương pháp này kiểm tra các thuộc tính vật lý như hình dạng, kích thước, màu sắc hoặc các thuộc tính vật lý khác để xác định lỗi. Ví dụ: Chúng ta không thể cắm một cái chốt hình vuông vào một cái lỗ tròn.
- Constant number (Phương pháp đếm): Sản phẩm phải đảm bảo đáp ứng được đúng số lượng chuyển động nhất định, hoặc đúng số lượng các bộ phận/linh kiện được gắn vào sản phẩm. Nếu yêu cầu này không được đáp ứng, hệ thống sẽ tự động cảnh báo người vận hành thông qua hệ thống các thiết bị cảm biến.
- Sequence (Phương pháp theo trình tự): Theo phương pháp này, các bước trong quá trình sản xuất sẽ được sắp xếp theo một thứ tự nhất định để hạn chế lỗi.
Bạn cần xác định và lựa chọn phương pháp Poka Yoke phù hợp tùy theo lỗi và tình hình cũng như quy trình sản xuất.
Bước 4: Kiểm tra, chạy thử
Trước khi chính thức áp dụng Poka Yoke, bạn cần đảm bảo rằng phương pháp này hoạt động ổn định. Chúng ta cần kiểm tra xem liệu lỗi có được ngăn chặn hay chưa và để đảm bảo rằng bản sửa lỗi mới không làm chậm quá trình sản xuất nói chung.
Bước 5: Đào tạo nhân viên
Ngay cả những Poka Yoke đơn giản nhất cũng không thể thực hiện thành công nếu nhân viên không nắm rõ cách thực hiện. Đào tạo giúp nhân viên áp dụng quy trình mới hiệu quả và chính xác hơn.
Bước 6: Kiểm tra hiệu quả
Kiểm tra hiệu quả của Poka Yoke qua từng giai đoạn của quá trình sản xuất và sửa đổi (nếu cần) để tối ưu hóa kết quả
Và qua bài viết trên thì Viidoo cũng đã giải đáp thắc mắc Poka Yoke là gì cũng như các chức năng, vai trò và cách ứng dụng Poka Yoke hiệu quả. Mong là thông tin trên sẽ hữu ích cho quý độc giả. Hãy theo dõi Viindoo để xem thêm những bài viết khác về quản trị sản xuất nhé.
>>>> Tiếp Tục Với:
