Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng và cách ứng dụng hiệu quả

Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là một trong những phương pháp phổ biến để xác định mức độ ưu tiên trong việc quản lý các mặt hàng trong kho. Theo đó, các sản phẩm được phân loại thành 3 nhóm A, B và C dựa trên mức độ quan trọng và đóng góp vào doanh thu. Tìm hiểu chi tiết hơn về nguyên tắc này trong bài viết sau đây của Phần mềm kho Viindoo nhé!

>>>> Xem Thêm: Phần mềm quản lý xuất nhập hàng

1. Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là gì?

Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là kỹ thuật xác định giá trị của hàng hóa dựa trên mức độ quan trọng với doanh nghiệp, từ đó phân loại vào các nhóm A, B và C. Từng nhóm sẽ được áp dụng phương án quản trị phù hợp để tối đa hóa giá trị của hàng hóa và giảm thiểu lãng phí.

Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng được đánh giá là một cách quản lý kho hiệu quả nhờ đem lại một số lợi ích như:

• Tiết kiệm không gian của kho hàng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định nhóm hàng hóa có nhu cầu lớn và ưu tiên xử lý chúng trước. Từ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch bố trí kho hàng sao cho tiện lợi nhất cho công việc sản xuất và vận hành.
• Dự báo chính xác hàng tồn kho: Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa là một giải pháp hiệu quả giúp cho các quản lý có thể quan sát và theo dõi lượng cầu đối với từng nhóm hàng. Từ việc thu thập các dữ liệu phù hợp, cấp quản lý có thể đề ra các phương án dự báo bán hàng một cách chính xác, từ đó giúp thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận của tổ chức.
• Đánh giá hiệu quả của việc sắp xếp nhân viên: Đây là một chiến lược quan trọng để nhà quản lý đáp ứng nhu cầu của khách hàng đối với các sản phẩm chính - nhóm A. Khi nhu cầu giảm sút trong nhóm này, nhà quản lý sẽ cân nhắc điều chỉnh phân bổ nguồn lực để đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.
• Nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng: Các nhà quản lý sẽ tập trung vào cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng bằng cách tập trung vào những mặt hàng có nguồn lợi nhuận cao nhất. Tuy nhiên, không chỉ đơn thuần là để tăng doanh thu, mục đích cuối cùng của công việc này là tạo ra sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
• Thu nhập dữ liệu phục vụ công tác đánh giá: Việc tăng doanh số bán hàng của một mặt hàng sẽ đồng nghĩa với sự gia tăng lượng cầu. Do đó, doanh nghiệp có thể xem xét điều chỉnh giá để tăng khả năng sinh lời.
• Quản lý vòng đời của sản phẩm: Các nguyên tắc này giúp cho Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi sản phẩm trong từng giai đoạn của vòng đời sản phẩm. Nhờ vào việc theo dõi này, doanh nghiệp có thể dự báo được nhu cầu và đưa ra quyết định về việc dự trữ và quản lý tồn kho một cách hiệu quả hơn.
• Quản lý tốt các sản phẩm có giá trị cao: Sản phẩm nhóm A thường được coi là sản phẩm chiến lược của doanh nghiệp. Vì vậy, khi phân loại sản phẩm vào nhóm A, các nhà quản lý sẽ tiếp tục theo dõi tình trạng tồn kho của nhóm sản phẩm này để đảm bảo luôn có đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Tiết kiệm chi phí lưu kho: Bằng cách áp dụng nguyên tắc ABC trong việc quản lý hàng tồn kho, nhà quản lý có thể giảm thiểu chi phí lưu kho và giải quyết vấn đề hàng tồn dư thừa.
• Tối giản quy trình chuỗi cung ứng: Việc áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quyết định xem có nên hợp nhất các nhà cung cấp hay chỉ lấy hàng từ một nguồn duy nhất, nhằm tối ưu hóa việc tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa hoạt động kinh doanh.

>>>> Xem Thêm: Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng

2. Hướng dẫn phân loại sản phẩm theo quy tắc ABC

Để phân tích tồn kho hiệu quả, những nhà quản trị sản xuất có thể tính toán lợi nhuận của từng mặt hàng bằng cách nhân doanh thu hàng năm của mặt hàng đó với chi phí tương ứng. Kết quả thu được sẽ giúp cho các nhà quản lý xác định được nhóm hàng nào đang đóng góp lợi nhuận cao nhất và đồng thời, tập trung các nguồn lực và vốn vào các mặt hàng này.

Để thực hiện phân tích hàng tồn kho cơ bản một cách nhanh chóng và tiện lợi, Doanh nghiệp có thể sử dụng Excel. Các bước thực hiện trên Excel cụ thể như sau:

• Liệt kê từng hạng mục sản phẩm có trong kho và sắp xếp chúng theo thứ tự giảm dần dựa trên giá trị sử dụng.
• Sử dụng hàm công thức để tính tổng giá trị của từng sản phẩm.
• Dựa trên kết quả đã tính, doanh nghiệp có thể phân loại từng nhóm sản phẩm ABC dựa trên nguyên tắc.

>>>> Đừng Bỏ Qua: Dự báo hàng tồn kho

3. Cách thực hiện phân tích nguyên tắc ABC

Trước khi tiến hành phân tích ABC, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu của mình và nỗ lực để đạt được. Sau khi đã nắm bắt được mục tiêu và mong muốn thì doanh nghiệp mới có thể bắt đầu thu thập thông tin cần thiết để phân loại các mặt hàng. Khi đã hoàn thành việc sắp xếp thông tin, doanh nghiệp sẽ tiến hành giai đoạn theo dõi và phân tích dữ liệu, từ đó đưa ra quyết định dựa trên kết quả đạt được.

Các bước phân tích nguyên tắc ABC bao gồm:

• Bước 1 xác định mục tiêu: Phân tích ABC có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí mua hàng hoặc tối đa hóa dòng tiền lưu thông bằng cách giảm mức tồn kho của các mặt hàng dựa trên doanh số bán hàng hoặc nguồn lực sản xuất.
• Bước 2 thu nhập dữ liệu: Thu thập dữ liệu tổng chi hằng năm cho mỗi đầu mục sản phẩm là cách dễ dàng nhất vì đây là số liệu dễ tính toán. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn có cái nhìn toàn diện hơn về chi phí thì cần thu thập những dữ liệu có trọng số, chẳng hạn như tỷ suất lợi nhuận gộp, chi phí đặt hàng và vận chuyển.
• Bước 4 sắp xếp theo giá trị giảm dần: Áp dụng phương pháp ABC để phân loại mặt hàng trong kho theo thứ tự chi phí giảm dần, từ cao đến thấp
• Bước 5 dự tính khả năng bán các sản phẩm: Hãy cân nhắc tác động của từng mặt hàng tồn kho đến doanh thu bằng cách tính toán tỷ lệ phần trăm dựa trên chi phí hàng năm của mỗi mặt hàng so với tổng chi phí của tất cả các mặt hàng. Con số này sẽ giúp doanh nghiệp so sánh hiệu quả kinh doanh của các loại hàng trong danh mục sản phẩm.

>>>> Xem thêm: Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho

4. Cách quản lý và phát triển từng nhóm sản phẩm theo quy tắc ABC

4.1 Sản phẩm nhóm A

Dòng sản phẩm nhóm A đóng vai trò quan trọng trong việc định hình kết quả kinh doanh của công ty, chiếm tới 80% sản lượng. Vì vậy, những chiến lược quản lý hàng tồn kho sau đây sẽ đem lại hiệu quả cao đối với nhóm sản phẩm này:

• Hàng loại A có giá trị cực kỳ lớn, tuy nhiên lại tiềm ẩn nhiều rủi ro mất cắp. Vì vậy, để bảo vệ tài sản chung và giảm thiểu nguy cơ mất mát hàng hóa, doanh nghiệp cần thiết lập các phương án kiểm soát về số lượng và chất lượng của mặt hàng này
• Để đảm bảo sẵn có đủ hàng loại A trong kho, nhóm hàng này cần được bảo quản dự phòng. Do đó, cấp quản lý cần lập kế hoạch để đảm bảo sự phù hợp với số lượng hàng loại A. Đồng thời, doanh nghiệp cần tính toán thời gian tiêu thụ hàng loại A để lên kế hoạch nhập mới.
• Để tăng nhu cầu mua của khách hàng đối với nhóm hàng này, bộ phận Marketing cần ưu tiên cho việc tiếp thị mặt hàng loại A trong các chiến dịch quảng bá sản phẩm của công ty.

Các chiến lược được nêu trên không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý mặt hàng loại A hiệu quả hơn mà còn thúc đẩy hoạt động kinh doanh và tăng cường sức mua của khách hàng. Từ đó, doanh thu bán hàng sẽ được tăng trưởng nhanh chóng.

4.2 Sản phẩm nhóm B

Sản phẩm thuộc nhóm B thường có giá trị nằm giữa hai nhóm hàng A và C, thường chỉ đóng góp doanh thu ở mức trung bình. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, sản phẩm nhóm B có thể linh hoạt được nâng cấp để trở thành hàng loại A hoặc giảm giá trị để trở thành hàng loại C.

Cấp quản lý có thể áp dụng các chiến lược quản lý và tiêu thụ sản phẩm sau đây dựa trên tính chất của mặt hàng loại B. Cụ thể như sau:

• Để chuẩn bị cho việc chuyển nhóm hàng từ loại B lên nhóm A - nhóm có giá trị cao nhất, việc dự trữ một số lượng hàng cụ thể trong kho là rất quan trọng. Điều này sẽ giúp cấp quản lý có thể theo dõi số lượng hàng tồn kho thường xuyên và chuẩn bị kế hoạch nhập thêm hàng khi cần thiết do dần bán hết hàng.
• Nếu các mặt hàng loại B từng được nâng cấp lên loại A thì Doanh nghiệp có thể áp dụng các chiến lược đã sử dụng cho nhóm hàng loại A cho chúng
• Để khuyến khích tiêu thụ và nâng cao nhận thức về sản phẩm loại B, Doanh nghiệp có thể áp dụng các chiến lược bán hàng như bán sản phẩm dưới dạng gói hoặc kết hợp với hàng loại A để tăng giá trị cho khách hàng.
• Đối với các mặt hàng thuộc loại B, đôi khi chuyển xuống loại C có thể giúp cho doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng quản lý. Do đó, doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng các chiến lược liên quan đến mặt hàng loại C cho dòng sản phẩm này.

4.3 Sản phẩm nhóm C

Sản phẩm thuộc loại C có giá trị thấp nhất trong hệ thống tồn kho và chiếm một tỷ lệ nhỏ trong tổng doanh thu của doanh nghiệp. Sức tiêu thụ của loại sản phẩm này cũng khá chậm, thường được đặt tên là hàng tồn kho hoặc hàng bán chậm.

Các chiến lược có thể cân nhắc để sử dụng cho nhóm sản phẩm loại C như sau:

• Nếu nhóm sản phẩm này không mang lại đủ doanh thu, doanh nghiệp có thể giảm giá toàn bộ hàng tồn kho để bán sản phẩm.
• Các nhà quản lý có thể tận dụng mặt hàng loại C để kích thích nhu cầu mua sắm, thu hút sự quan tâm của khách hàng và bằng cách thêm chúng vào các đơn hàng khác như món quà khuyến mãi.
• Nếu doanh nghiệp muốn nâng cao sự nhận biết thông qua các hoạt động từ thiện trong cộng đồng thì có thể xem xét sử dụng các sản phẩm loại C để thực hiện các hoạt động này.
• Để giảm chi phí quản lý và chi phí phát sinh khác, doanh nghiệp nên xem xét đặt hàng nhóm C với số lượng hợp lý và có thể kiểm soát được. Ngoài ra, nếu chỉ dùng hàng loại C cho một số mục đích kinh doanh cụ thể, doanh nghiệp có thể không lưu kho để giảm chi phí.

Nguyên tắc abc trong quản lý kho hàng là một phương pháp hiệu quả để xác định các mặt hàng quan trọng và quản lý chúng một cách hiệu quả hơn. Áp dụng nguyên tắc này sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho, tăng hiệu quả sản xuất và giảm thiểu rủi ro. Mong rằng bài viết trên của Viindoo đã giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nguyên tắc này nhé!

>>>> Tiếp Tục Với:

• Phương pháp định giá hàng tồn kho trong phần mềm Viindoo
• Phương pháp FIFO nhập trước xuất trước trong quản lý tồn kho