Cách quản lý kho hiệu quả sẽ giúp cho các hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ hơn, đồng thời tránh các trường hợp bị thất thoát sản phẩm hoặc các rủi ro không đáng có. Hãy cùng Viindoo tìm hiểu 10 cách quản lý kho hàng hiệu quả thông qua bài viết dưới đây.
1. Quản lý kho là gì? Tại sao cần quản lý kho?
1. Quản lý kho là gì? Tại sao cần quản lý kho?
Quản lý kho là tổng hợp những hoạt động tổ chức, sắp xếp, thiết kế cấu trúc kho hàng và giám sát, kiểm tra quá trình xuất nhập hàng hóa trong kho. Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát được lượng hàng hóa, số lượng hàng tồn trong kho, tránh thất thoát và đạt được hiệu suất cao trong các hoạt động kinh doanh.
Quản lý kho là hoạt động sắp xếp kho hàng hợp lý giúp việc kinh doanh trở nên dễ dàng hơn.
Việc xây dựng một phương pháp quản lý kho hợp lý và chặt chẽ sẽ giúp các doanh nghiệp nhận được các lợi ích sau:
- Tránh thất thoát hàng hóa: Việc quản lý và đối chiếu hàng hóa chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp phòng tránh được các trường hợp bị thiệt hại về hàng hóa và tiền bạc như mất cắp, cháy nổ, vỡ hỏng, ẩm mốc,...
- Lên kế hoạch kinh doanh: Việc kiểm soát hàng hóa sẽ giúp các doanh nghiệp biết được sản phẩm nào đang bán chạy và sản phẩm nào không, từ đó xây dựng các kế hoạch kinh doanh sản xuất phù hợp và không gây lãng phí tài nguyên.
- Quay vòng vốn linh hoạt: Một hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp các doanh nghiệp cân đối lượng hàng hóa còn tồn đọng và hạn chế trường hợp hàng hóa bị hỏng hoặc quá hạn sử dụng do được giữ trong kho quá lâu. Từ đó, tránh việc quanh vòng vốn bị chậm.
Không chỉ mỗi các doanh nghiệp lớn mà các lĩnh vực khác như nhà hàng hay các hộ kinh doanh nhỏ lẻ cũng nên chú trọng vào việc tổ chức quản lý kho hàng sao cho hiệu quả.
>>>> Xem Thêm: Top 12 Phần mềm quản lý xuất nhập kho
2. Các cách quản lý kho hiệu quả
Việc quản lý kho hàng không phải là một công việc đơn giản, đặc biệt là với các doanh nghiệp có nhiều kho bãi, số lượng hàng tồn kho lớn. Sau đây là 10 phương pháp quản lý kho có thể đạt được hiệu suất cao, giúp các hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ hơn.
2.1 Sắp xếp và bố trí kho
Cách đơn giản nhất là sắp xếp và bố trí kho hàng sao cho thật thông minh và thuận tiện cho các hoạt động xuất nhập kho và tìm kiếm hàng hóa. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như khiến việc kiểm tra hàng hóa trở nên dễ dàng hơn cho các quản lý và nhân viên trong kho.
- Sắp xếp sản phẩm và hàng hóa theo một quy ước nhất định, ví dụ như theo bảng chữ cái hoặc thời gian sản xuất. Bạn cũng có thể xếp những mặt hàng thường được sử dụng ra bên ngoài còn mặt hàng nào ít được sử dụng hơn thì xếp vào bên trong.
- Thống nhất quy tắc sắp xếp kho và huấn luyện về cách sắp xếp cho tất cả nhân viên trong kho hàng, đồng thời rèn giũa ý thức sắp xếp kho hàng hợp lý và gọn gàng, thuận tiện cho việc lấy hàng hóa.
>>>> Xem Ngay: Mẫu File excel quản lý kho đơn giản
2.2 Dán nhãn hoặc mã vạch cho tất cả hàng hóa
Mã vạch có thể chứa toàn bộ thông tin của sản phẩm bao gồm ngày sản xuất, mục đích sử dụng, những điều cần lưu ý khi vận chuyển,... Việc dán nhãn hoặc mã vạch lên hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tăng độ chính xác cho các khâu tìm kiếm, kiểm kê hàng tồn kho, đóng gói và vận chuyển hàng hóa.
Mã vạch dù nhìn đơn giản nhưng lại có thể chứa toàn bộ thông tin của sản phẩm.
>>>> Thông Tin Hữu Ích: Quản lý kho bằng QR Code? Ưu và nhược điểm
2.3 Giám sát quy trình xuất - nhập kho chặt chẽ
Các doanh nghiệp nên có những tấm phiếu ghi nhận cho các quy trình xuất và nhập kho để tránh tình trạng thất thoát hàng hóa hoặc các rủi ro khác. Nhân viên có thể được đào tạo để kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa dựa theo thông tin trên các phiếu nhập kho và xuất kho, sau khi kiểm tra đúng tiêu chuẩn mới tiến hành cho sản phẩm nhập kho.
Ngoài ra, các doanh nghiệp đảm bảo khi xuất - nhập hàng hóa vào kho phải luôn có nhân viên túc trực để điều chỉnh và kiểm soát.
2.4 Kiểm tra kho hàng định kỳ
Các doanh nghiệp nên thực hiện các hoạt động kiểm tra kho hàng sau một khoảng thời gian nhất định. Hoạt động này sẽ giúp chủ kho và doanh nghiệp kiểm soát được số liệu hàng hóa trên giấy và số liệu trong thực tế. Ngoài ra việc kiểm tra định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm được các vấn đề đang xảy ra và nhanh tay khắc phục.
2.5 Giao trách nhiệm cho từng nhân viên kho hàng
Những doanh nghiệp sở hữu nhiều kho hàng thì có thể xây dựng hệ thống quản lý với các nhiệm vụ và người phụ trách được phân tầng. Việc xây dựng hệ thống quản lý với các nhiệm vụ được phân chia rõ ràng sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về trách nhiệm từng người, hạn chế các mâu thuẫn giữa quản lý và nhân viên cũng như tránh gây thất thoát hàng hóa trong quá trình kinh doanh.
2.6 Thanh lý các hàng hóa hết giá trị
Việc xây dựng hệ thống kiểm soát các sản phẩm đã quá hạn sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện được những hàng hóa đã hết giá trị và tiến hành thanh lý nhanh chóng, tránh gây ảnh hưởng đến các mặt hàng khác. Doanh nghiệp có thể xác định những mặt hàng đã hết giá trị theo nhãn dán, mã vạch hoặc theo khu vực ngày sản xuất và nhập kho.
Hệ thống quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời thanh lý hàng hóa đã hết giá trị.
2.7 Áp dụng mô hình Lean Manufacturing
Lean Manufacturing nghĩa là một mô hình quản trị nhằm rút gọn các bước kiểm soát và quản lý dư thừa mà không gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Đây là một cách quản lý kho hiệu quả và thường được các doanh nghiệp lớn áp dụng.
Một mô hình Lean Manufacturing có thể áp dụng để xây dựng hệ thống quản lý kho hàng là FIFO (First in - First out). Đây là mô hình sắp xếp sao cho mặt hàng nào nhập kho trước thì sẽ được xuất trước. Các doanh nghiệp có thể chia hàng hóa theo từng khu vực dựa trên ngày nhập kho, nhờ đó hạn chế tình trạng hàng hóa hết giá trị vì lưu kho lâu.
2.8 Tính vòng quay tồn kho
Inventory Turnover - Tính vòng quay tồn kho là một cách quản lý kho hiệu quả và giúp dự báo trước được thời điểm nhận hàng. Hệ số vòng quay hàng tồn kho thể hiện chu kỳ hàng hóa luân chuyển trong một kỳ hoạt động, từ đó đưa ra các dự đoán chính xác về thị trường. Doanh nghiệp có thể dùng hệ số này để tính ra khoảng thời gian bình quân để bán hết các mặt hàng trong kho. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch nhập hàng hợp lý hơn.
2.9 Sử dụng thẻ kho
Thẻ kho là một dạng sổ tờ rời, thường được dùng để kiểm soát số lượng hàng hóa nhập - xuất hoặc số lượng hàng tồn kho. Mỗi mặt hàng sẽ có thẻ kho riêng biệt được nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho thường xuyên cập nhật. Một hệ thống sổ sách với đầy đủ thông tin về việc xuất - nhập, sắp xếp hàng hóa sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng phát giác ra các khâu quản lý có vấn đề.
2.10 Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng
Để quá trình quản lý kho được hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể phụ trợ cho các cách trên bằng một phần mềm sắp xếp và theo dõi kho hàng đơn giản, dễ thao tác. Một phần mềm chất lượng sẽ mang đến sự hỗ trợ đắc lực cho các quản lý và nhân viên kho hàng trong quá trình kiểm soát hàng hóa lưu kho.
, quản lý kho tổng quan Viindoo Inventory là một giải pháp giúp nâng cao hiệu suất trong việc quản lý hàng tồn kho & chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.. Phần mềm có một số tính năng nổi bật như:
- Liên kết các thông tin liên quan đến như thông số, số lượng hàng tồn kho, dự báo xuất-nhập, vị trí và cách thức hàng hóa được sắp xếp, v.v.
- Sử dụng bộ lọc để phân loại hàng hóa theo theo hạng mục, nhóm sản phẩm, kích thước, tình trạng hàng hóa, số seri,...
- Có hệ thống tính toán và kiểm soát tuổi thọ sản phẩm và thời gian tồn kho. Cảnh báo thời điểm an toàn để xuất hàng.
- Quản lý đa đơn vị, quy đổi đơn vị theo nhu cầu.
- Ghi chép lại nguồn và đích của mọi dịch chuyển phát sinh trong quá trình lưu kho nhờ kết hợp hai phương pháp Lavoisier và Ghi sổ kép.
Phần mềm Viindoo Inventory giúp nâng cao hiệu suất trong việc quản lý hàng kho hàng của doanh nghiệp.
Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm?
Tự động hóa hoạt động Chuỗi cung ứng, nhập kho, xuất kho, kiểm kê, kế toán kho,... Tránh tình trạng cung ứng sai lệch, đọng vốn, lãng phí tài sản Doanh nghiệp.
ĐĂNG KÝ NGAY hoặc Nhận tư vấn
3. Lưu ý khi quản lý kho hàng
Quá trình lưu kho có thể xuất hiện các vấn đề bất cập như cháy nổ, thiên tai hoặc thất thoát hàng hóa, doanh nghiệp nên dự trù trước những rủi ro có thể xảy ra khi lưu giữ sản phẩm và xây dựng các phương án khắc phục phù hợp cho từng trường hợp.
Nội dung bài viết trên đây đã cung cấp kiến thức về các cách quản lý kho hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng cho hoạt động kinh doanh của mình. Viindoo hy vọng các doanh nghiệp sẽ chọn ra được phương pháp hợp lý giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực trong các việc lưu trữ hàng hóa.
>>>> Tiếp Tục Với:
