8+ Mẫu danh sách nhân viên Excel, quản lý hồ sơ nhân sự chuẩn

Danh sách nhân viên là công cụ quan trọng phục vụ cho công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Vậy Mẫu danh sách nhân viên Excel gồm thông tin gì và được trình bày như thế nào? Sau đây Viindoo sẽ cung cấp cho quý doanh nghiệp mẫu danh sách nhân viên Excel, Word cho công ty, phòng ban, nhân viên thi công, hồ sơ viên chức để quản lý nhân viên tối ưu và chuyên nghiệp hơn. Xem ngay nhé!

>>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân viên

Mẫu danh sách nhân viên Excel tổng hợp

Mẫu danh sách nhân viên Excel tổng hợp là một bảng dữ liệu đơn giản cung cấp cái nhìn tổng quan về đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Mẫu này tập trung liệt kê các thông tin cơ bản như mã nhân viên, họ và tên, chức danh, phòng ban, ngày sinh, giới tính, số điện thoại và email và các thông tin khác tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp

Tải ngay: TẠI ĐÂY

>>>> Đừng bỏ lỡ: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên Excel tổng hợp

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên Excel tổng hợp là “phiên bản nâng cấp” của mẫu danh sách nhân viên, mang đến cách tiếp cận toàn diện và chi tiết hơn. Mẫu này cung cấp một bảng dữ liệu chi tiết về từng nhân viên trong doanh nghiệp, bao gồm các thông tin như mã nhân viên, họ và tên, chức danh, phòng ban, ngày sinh, thông tin liên hệ, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, bảo hiểm xã hội và nhiều thông tin khác.

Tải ngay: TẠI ĐÂY

>>>> Xem thêm: File excel theo dõi nghỉ phép, phép nhân năm đơn giản, chính xác

Mẫu danh sách nhân viên WORD

Mẫu danh sách nhân viên Word là bảng dữ liệu dưới dạng tệp Word cung cấp bố cục và định dạng sẵn để nhập dữ liệu. Chính vì thế, quý doanh nghiệp có thể thêm, xóa hoặc sắp xếp các cột và hàng theo nhu cầu, điều chỉnh định dạng và thiết kế để phù hợp với phong cách của tổ chức.

Tải ngay: TẠI ĐÂY

>>>> Đừng bỏ qua: Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty chuẩn và một số lưu ý cần nắm

Mẫu danh sách nhân viên theo phòng ban

Mẫu danh sách nhân viên theo phòng ban hiển thị thông tin về đội ngũ nhân sự theo từng phòng ban cụ thể trong tổ chức. Điều này giúp quản lý dễ dàng theo dõi và tìm kiếm thông tin nhân viên  theo phòng ban, cũng như đảm bảo sự phân bổ và sử dụng nhân lực hiệu quả.

Tải ngay: TẠI ĐÂY

>>>> Tìm hiểu thêm: Sổ tay nhân viên là gì? Hướng dẫn thiết kế sổ tay nhân sự

Mẫu danh sách nhân viên thi công

Mẫu bảng kê nhân viên thi cônglà tài liệu được sử dụng để ghi lại và tổng hợp thông tin về các nhân viên tham gia vào quá trình thi công một dự án xây dựng hoặc công trình. Mục đích chính của mẫu danh sách này là theo dõi và quản lý nguồn nhân lực trong quá trình thi công dự án, đảm bảo có đủ nhân lực để thực hiện các công việc theo đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu.

Tải ngay: TẠI ĐÂY

Biểu mẫu quản lý hồ sơ viên chức

Biểu mẫu quản lý hồ sơ viên chức là một công cụ quản lý được sử dụng để tổ chức và lưu trữ thông tin về các viên chức trong một tổ chức, đặc biệt là trong các cơ quan, đơn vị, hoặc tổ chức công.

Tải ngay: TẠI ĐÂY

Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự mới

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên mới được sử dụng để quản lý thông tin và tài liệu liên quan đến việc tuyển dụng và gia nhập nhân viên mới vào tổ chức. Ngoài ra, mẫu còn cung cấp cái nhìn tổng quan về đội ngũ nhân viên mới, giúp doanh nghiệp đánh giá sự phù hợp của họ với tổ chức và thực hiện phân công công việc một cách hợp lý.

Tải ngay: TẠI ĐÂY

Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự đã nghỉ việc

Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự đã nghỉ việc là một công cụ dùng để theo dõi và lưu trữ thông tin về nhân viên đã rời khỏi tổ chức, giúp cho quá trình theo dõi và bảo quản hồ sơ nhân sự sau khi nghỉ việc trở nên dễ dàng và hiệu quả.

Tải ngay: TẠI ĐÂY

Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả bằng Excel

Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự là một công cụ giúp tổ chức và quản lý thông tin liên quan đến nhân viên trong một doanh nghiệp. Mẫu này liệt kê các thông tin cơ bản về nhân viên bao gồm:

• Mã nhân viên
• Thông tin cá nhân: Họ và tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email
• Đơn vị công tác hiện tại
• Vị trí công việc
• Khoa
• Hình thức làm việc
• Địa chỉ làm việc
• Trình độ học vấn và chuyên ngành đào tạo
• Hồ sơ kèm theo: Sơ yếu lý lịch, CMND/CCCD, giấy khai sinh, hộ khẩu, hồ sơ dự tuyển, các văn bằng, chứng chỉ, giấy khám sức khỏe,...
• Chế độ lương, thưởng, phụ cấp: Mức lương hiện hưởng, số tài khoản, mã số thuế, số BHXH,...
• Kinh nghiệm làm việc: Đơn vị công tác, thời gian làm việc,...

Các thông tin này có thể được tùy chỉnh và điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Ưu nhược điểm của quản lý danh sách, hồ sơ nhân viên bằng Excel

Ưu điểm

• Excel là phần mềm phổ biến, có giao diện trực quan và thao tác đơn giản giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng.
• Excel là công cụ miễn phí nên doanh nghiệp không phải trả bất kỳ khoản phí nào. Việc sử dụng Excel trong quản lý danh sách nhân viên rất có lợi cho các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa có nguồn lực hạn chế.
• Excel cung cấp khả năng tùy chỉnh cao, cho phép người dùng tạo và điều chỉnh các biểu mẫu, bảng tính và danh sách theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập dữ liệu và thống kê nhanh chóng bằng cách sử dụng các công thức tính toán, hàm thống kê có sẵn trên Excel.
• Excel cho phép lưu trữ danh sách nhân viên và hồ sơ trên máy tính hoặc trong các tiện ích đám mây như OneDrive, Google Drive hoặc Dropbox. Điều này giúp người dùng dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin với các thành viên trong tổ chức, đồng nghiệp hoặc các bên liên quan một cách thuận tiện và nhanh chóng.

Nhược điểm

• Excel thường không phù hợp cho việc quản lý dữ liệu lớn và phức tạp. Khi số lượng nhân viên và thông tin liên quan tăng lên, việc duy trì và xử lý dữ liệu trên Excel có thể trở nên khó khăn và tốn nhiều thời gian.
• Việc nhập liệu, cập nhật thông tin trên biểu mẫu quản lý nhân viên đều thực hiện thủ công. Do đó, rủi ro sai sót rất dễ xảy ra và ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin.
• Khi nhiều người sử dụng cùng một tệp Excel, có thể xảy ra sự không đồng nhất trong cách nhập liệu, định dạng và cách thức tổ chức dữ liệu. Điều này có thể làm mất đi tính thống nhất và gây khó khăn trong việc sử dụng và tìm kiếm thông tin.
• Excel không cung cấp các tính năng bảo mật cao như việc quản lý quyền truy cập và mã hóa dữ liệu. Điều này có thể làm tăng rủi ro về an ninh thông tin, đặc biệt đối với các dữ liệu nhạy cảm như thông tin cá nhân, lương, và hồ sơ nhân viên.

Tóm lại, mặc dù có một số ưu điểm nhất định, nhưng việc sử dụng Excel để quản lý danh sách, hồ sơ nhân viên có thể đem lại những rủi ro cực kỳ nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Về lâu dài, các doanh nghiệp nên sử dụng một phần mềm chuyên nghiệp để  quản lý danh sách nhân viên tối ưu hơn, đảm bảo tính chính xác, bảo mật và tiện lợi.

Hệ thống thông tin nhân sự - Viindoo Employees

Khi sử dụng Viindoo Employees, việc quản lý toàn bộ dữ liệu nhân viên trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết bởi tất cả hồ sơ, thông tin được tự động hoá và lưu trữ trên 1 nền tảng duy nhất. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ phân tích, báo cáo nguồn nhân lực và theo dõi quá trình luân chuyển, bổ nhiệm giúp người quản lý đưa ra đánh giá đa chiều và các quyết định nhân sự chính xác.

• Cơ sở dữ liệu tập trung: Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) cho phép tổ chức duy trì cơ sở dữ liệu tập trung về thông tin nhân viên, bao gồm chi tiết cá nhân, thông tin liên hệ, lịch sử công việc, đánh giá hiệu suất và nhiều hơn nữa. Cơ sở dữ liệu tập trung này đảm bảo rằng danh sách nhân viên dễ dàng truy cập và được cập nhật..
• Quản lý dữ liệu hiệu quả: HRIS tối ưu quá trình quản lý danh sách nhân viên bằng cách tự động hóa nhập dữ liệu, cập nhật và truy xuất. Điều này giảm khả năng xảy ra lỗi và đảm bảo thông tin nhân viên chính xác và nhất quán trên toàn tổ chức.
• Hệ thống thông tin tự quản cho nhân sự: cho phép nhân viên cập nhật thông tin của riêng họ, chẳng hạn như chi tiết liên hệ, liên hệ khẩn cấp và sở thích cá nhân. Điều này làm giảm gánh nặng hành chính đối với nhân viên nhân sự và giúp cập nhật danh sách nhân viên.
• Tùy chỉnh và Lọc: Hệ thống cung cấp các công cụ để tùy chỉnh và lọc danh sách nhân viên dựa trên các tiêu chí khác nhau, như phòng ban, địa điểm, chức danh công việc hoặc tình trạng việc làm. Điều này cho phép các chuyên gia HR tạo ra danh sách cụ thể được tùy chỉnh cho nhu cầu của họ, dù là để xử lý bảng lương, đánh giá hiệu suất hoặc báo cáo tuân thủ.
• Tích hợp với Các Hệ thống khác: HRIS có thể tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác, như phần mềm lương, hệ thống chấm công và quản lý hiệu suất. Điều này đảm bảo rằng danh sách nhân viên được đồng bộ trên nhiều nền tảng, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu và cân nhắc thủ công.
• Bảo mật: Cung cấp tính năng để đảm bảo tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu và bảo vệ dữ liệu. Điều này bao gồm kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, mã hóa, theo dõi hoạt động và sao lưu dữ liệu định kỳ, giúp bảo vệ danh sách nhân viên khỏi truy cập trái phép hoặc mất mát..