Hệ thống thông tin kế toán là gì? 6 thành phần và ví dụ thực tế

Hệ thống thông tin tài khoản Đó là một phần rất quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp. Vậy hệ thống này là gì, bao gồm những thành phần nào và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Trong bài viết này Viindoo sẽ chia sẻ đến bạn đọc những chức năng, thành phần và lợi ích mà hệ thống mang lại cho doanh nghiệp.  

>>>> Tham khảo: Nên mua phần mềm kế toán ở đâu an toàn, dễ quản lý?

Hệ thống thông tin kế toán là gì?

Hệ thống thông tin kế toán (AIS - Accounting information system) là công cụ giúp doanh nghiệp thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo các số liệu tài chính - kế toán một cách tự động và hiệu quả hơn.

AIS được sử dụng bởi các nhà tư vấn, quản lý, phân tích kinh doanh, giám đốc tài chính (CFO), kế toán, cơ quan quản lý và cơ quan thuế. Kế toán viên được đào tạo chuyên sâu để sử dụng thành thạo AIS, đảm bảo độ chính xác và độ tin cậy cao nhất cho các giao dịch tài chính và hồ sơ tài chính của bạn.

>>>> Tìm hiểu về: Phần mềm kế toán ERP Sự khác biệt giữa Phần mềm kế toán độc lập là gì?

Chức năng của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu trúc quan trọng trong việc thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu tài chính kế toán của doanh nghiệp. Với vai trò quan trọng này, chức năng của hệ thống thông tin kế toán là:

• Cung cấp báo cáo tài chính kịp thời cho các bên liên quan như khách hàng, nhà đầu tư, kiểm toán viên và thậm chí cả quản lý nội bộ.
• Cập nhật và chuẩn bị thông tin chính xác để lập kế hoạch và điều hành các hoạt động hàng ngày.

Ngoài ra, hệ thống này còn hỗ trợ kiểm soát hoạt động kinh doanh bằng cách:

• Giám sát việc tuân thủ các quy trình kinh doanh
• Bảo vệ tài sản trí tuệ và vật chất của doanh nghiệp
• Đảm bảo thông tin luôn được xử lý chính xác và kịp thời. Điều này giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả và khả năng cạnh tranh cao hơn trên thị trường.

>>>> Xem Thêm: Quản lý hóa đơn Đó là gì? Quy trình quản lý hóa đơn hiệu quả

Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu trúc phức hợp dùng để quản lý kho dữ liệu tài chính - kế toán của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của AIS, hãy tìm hiểu về các thành phần của nó bên dưới.

Mọi người

Thành phần con người trong hệ thống thông tin kế toán được hiểu là người sử dụng hệ thống. Những người dùng này có vai trò tiếp nhận, xử lý và sử dụng thông tin từ hệ thống. Cụ thể, hệ thống này được các chuyên gia trong lĩnh vực kế toán, tư vấn, phân tích kinh doanh, quản lý tài chính và kiểm toán viên sử dụng.

Với một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả, tất cả nhân viên trong tổ chức đều được phép truy cập và nhận các thông tin cần thiết. Người dùng được cung cấp khả năng theo dõi, xử lý và báo cáo dữ liệu kế toán một cách chính xác và nhất quán. Điều này giúp nâng cao hiểu biết về tài chính, quản lý rủi ro và ra quyết định chiến lược dựa trên thông tin chính xác và đáng tin cậy. 

Ngoài ra, hệ thống cũng cần được thiết kế để phục vụ các bên liên quan bên ngoài, bao gồm khách hàng, nhà đầu tư và kiểm toán viên. Không chỉ nhân viên nội bộ, hệ thống còn đơn giản hóa việc chia sẻ thông tin với các bên liên quan bên ngoài.

>>>> Đọc thêm về: Có hóa đơn cho vật tư tiêu hao nội bộ không? Cách xuất khẩu 2023

Dữ liệu

AIS là trợ thủ đắc lực trong doanh nghiệp vì lưu trữ và xử lý một lượng thông tin khổng lồ. Để đảm bảo tính chính xác, tin cậy của thông tin, hệ thống thông tin kế toán phải được cấu trúc theo cơ sở dữ liệu như SQL, ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc phổ biến trong lĩnh vực cơ sở dữ liệu. .

Để đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng sử dụng khác nhau, hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế với nhiều định dạng đầu vào, đầu ra khác nhau. Các loại dữ liệu trong hệ thống còn phụ thuộc vào quy mô và loại hình doanh nghiệp, bao gồm thông tin về:

• Bán tài liệu
• Sao kê thanh toán của khách hàng
• Tài liệu phân tích kinh doanh
• Yêu cầu cũ hơn
• Hóa đơn giao dịch từ nhà cung cấp
• Kiểm tra sổ đăng ký
• Sổ cái tổng hợp
• Dữ liệu điều tra
• Thông tin liên quan đến bảng lương, bảng chấm công và báo cáo thuế.

Bằng cách lưu trữ tất cả các loại dữ liệu này ở một vị trí duy nhất, hệ thống thông tin kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ hồ sơ, phân tích, báo cáo, kiểm toán hoặc ra quyết định. Nhờ hệ thống này, dữ liệu được cung cấp đầy đủ, chính xác và tin cậy, là cơ sở để tạo ra các dữ liệu quan trọng. Báo cáo kế toán và hỗ trợ các quyết định kinh doanh.

Thủ tục và hướng dẫn

Trong hệ thống thông tin kế toán, thành phần quy trình và hướng dẫn đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý, truy xuất và xử lý dữ liệu. Những công việc này đều được tự động hóa và có thể thu thập dữ liệu từ cả nguồn bên trong và bên ngoài. Ví dụ bao gồm nhân viên nội bộ (nội bộ) và đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng (bên ngoài).

Để đảm bảo tính hiệu quả và nhất quán của hệ thống thông tin kế toán, các thủ tục và hướng dẫn cần được hệ thống hóa và hướng dẫn bằng tài liệu và đào tạo. Ngoài ra, việc đảm bảo tuân thủ các quy trình, hướng dẫn cũng là yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán.

Phần mềm

Các chương trình máy tính trong hệ thống quản lý thông tin kế toán được phát triển và tối ưu hóa nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Các phần mềm này có tính năng, tiện ích đa dạng, giúp cho việc quản lý tài chính của doanh nghiệp hiệu quả hơn và đơn giản hóa các công việc liên quan đến kế toán.

Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm trong hệ thống quản lý thông tin kế toán ngày càng trở nên dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng sử dụng và quản lý thông tin tài chính của mình một cách thuận tiện và nhanh chóng.

Cơ sở hạ tầng CNTT

Cơ sở hạ tầngIT được sử dụng để vận hành AIS bao gồm các thành phần cần thiết như: máy tính, máy chủ, máy in, thiết bị di động, bộ ổn áp, bộ định tuyến, thiết bị lưu trữ và nguồn điện dự phòng (UPS, máy phát điện). Để lựa chọn phần cứng phù hợp cho hệ thống AIS, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như chi phí, tốc độ, dung lượng lưu trữ, khả năng mở rộng và nâng cấp hệ thống.

Việc lựa chọn phần cứng phù hợp không chỉ đảm bảo khả năng tương thích mà còn tối ưu hóa hiệu suất hệ thống. Để đáp ứng nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn hệ thống chìa khoá trao tay bao gồm cả phần cứng và phần mềm để đảm bảo tính tương thích và tối ưu.

Ngoài ra, một hệ thống AIS tốt cần có kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, thay thế, nâng cấp các thành phần hệ thống phần cứng. Nếu phần cứng bị hư hỏng, lạc hậu, doanh nghiệp sẽ phải hết sức chú ý để đảm bảo an toàn cho những dữ liệu nhạy cảm.

Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là yếu tố bảo mật cực kỳ quan trọng nhằm bảo vệ những thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp đơn giản như đặt mật khẩu hoặc nhận dạng sinh trắc học phức tạp hơn: Nhận dạng vân tay, giọng nói và khuôn mặt.

Hệ thống thông tin kế toán cần có biện pháp kiểm soát nội bộ. Điều này nhằm ngăn chặn việc truy cập trái phép vào máy tính và hạn chế quyền truy cập của những người dùng được ủy quyền, bao gồm cả những người trong doanh nghiệp. Chúng ta cần ngăn chặn việc truy cập trái phép vào các tệp chỉ được phép truy cập vào các phần được chọn của hệ thống.

Hệ thống thông tin kế toán còn chứa đựng những thông tin mật không chỉ của doanh nghiệp mà còn của nhân viên và khách hàng. Dữ liệu này có thể bao gồm các thông tin như:

• Số CMND/CCCD
• Số bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế
• Thông tin tiền lương và nhân sự
• Số thẻ tín dụng
• Thông tin khách hàng
• Thông tin tài chính của doanh nghiệp và thông tin tài chính của nhà cung cấp

Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu trên hệ thống, mọi dữ liệu trong hệ thống phải được mã hóa và lịch sử truy cập hệ thống phải được theo dõi. Ngoài ra, các hoạt động trên hệ thống cần được giám sát để phát hiện và ngăn chặn các hành vi trái phép.

Để bảo vệ hệ thống khỏi virus, hacker và các mối đe dọa từ bên ngoài và bên trong, hệ thống thông tin kế toán cần được bảo vệ bằng các biện pháp an ninh mạng phù hợp. Đồng thời, các thảm họa như hỏa hoạn, lũ lụt, động đất, mất điện cũng có thể gây mất mát những dữ liệu quan trọng trên hệ thống. Vì vậy, cần phải có biện pháp đề phòng, đề phòng để giảm thiểu hậu quả.

Cách xây dựng hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Nội dung dưới đây sẽ chia sẻ đến các doanh nghiệp cách xây dựng hệ thống thông tin kế toán toàn diện nhất. Hãy tham khảo ngay!

Thiết kế

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một phần không thể thiếu trong công tác quản lý kế toán của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc xây dựng và hoàn thiện AIS vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Để thực hiện được điều đó Vai trò của hệ thống thông tin kế toán là gì ? Trong kinh doanh, 4 yếu tố sau sẽ giúp người đọc thiết kế AIS hiệu quả:

• Trước hết, cần có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin kế toán, đồng thời đáp ứng nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.
• Thứ hai, thiết kế quy trình luân chuyển chứng từ kế toán là một bước quan trọng. Quy trình này giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch của thông tin kế toán, từ đó giúp việc quản lý dễ dàng hơn và tránh sai sót.
• Thứ ba, cung cấp thông tin hành chính nhờ hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán.
• Cuối cùng là tổ chức hệ thống báo cáo sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Hệ thống báo cáo này giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời, từ đó giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn trong tương lai.

Điều khiển

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một trong những yếu tố quan trọng nâng cao hiệu quả quản lý và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vấn đề bảo mật cho hệ thống này cũng là một trong những thách thức mà doanh nghiệp cần quan tâm. Để xây dựng hệ thống thông tin kế toán an toàn cần lưu ý một số biện pháp quan trọng như:

• Ngăn chặn truy cập trái phép vào hệ thống
• Giám sát và quản lý quyền truy cập vào hệ thống
• Bảo vệ các thiết bị xử lý khỏi sự xâm nhập vật lý
• Áp dụng hệ thống công nghệ hiện đại hỗ trợ an ninh
• Đảm bảo an toàn cho dữ liệu kế toán được lưu trữ
• Bảo vệ dữ liệu trong quá trình chuyển tiếp
• Tạo bản sao lưu và lưu trữ cẩn thận đề phòng trường hợp có sự cố xảy ra

Bằng cách thực hiện các biện pháp bảo mật đầy đủ, doanh nghiệp sẽ có thể tăng cường đáng kể tính bảo mật và an toàn cho hệ thống thông tin kế toán của mình.

Câu hỏi thường gặp

Đây là tất cả các thông tin về hệ thống thông tin kế toán nhé viindoo tổng hợp. Bài viết trên chia sẻ với doanh nghiệp chức năng, thành phần, vai trò của AIS trong doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp, nhà quản lý áp dụng vào thực tế một cách hiệu quả.

>>>> Tiếp tục với:

• Download mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel, file word mới nhất 2023
• Hình thức nhận tiền được sử dụng phổ biến nhất hiện nay