Một kế hoạch mua hàng không chỉ đảm bảo cung cấp hàng hóa và dịch vụ kịp thời mà còn giúp giảm chi phí và nâng cao năng suất tổng thể. Với sự tiến bộ của công nghệ, nhiều doanh nghiệp đang hướng tới Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để hợp lý hóa quy trình mua sắm của họ. Một hệ thống ERP phổ biến như vậy là Viindoo, cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý hoạt động mua sắm. Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ thảo luận từng bước về cách bạn có thể tối ưu hóa kế hoạch mua hàng của mình bằng Viindoo ERP.
Hiểu kế hoạch mua hàng
Trước khi đi sâu vào chi tiết tối ưu hóa kế hoạch mua hàng với Viindoo ERP, điều cần thiết là phải hiểu kế hoạch mua hàng là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với doanh nghiệp. Kế hoạch mua hàng là một tài liệu phác thảo quá trình mua hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho một tổ chức để thực hiện các hoạt động của mình một cách hiệu quả. Nó bao gồm tất cả các bước cần thiết, từ việc xác định nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ đến việc giao hàng và thanh toán cuối cùng. Một kế hoạch mua hàng được xác định rõ ràng sẽ giúp tránh được sự chậm trễ, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hiệu quả về chi phí.
Các yếu tố chính của một kế hoạch mua hàng
Một kế hoạch quản lý mua sắm thường bao gồm các yếu tố chính sau:
- Mục tiêu mua sắm: Phần này nêu ra các mục tiêu và mục tiêu của kế hoạch mua hàng, chẳng hạn như giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoặc đảm bảo giao hàng kịp thời.
- Phạm vi công việc: Nó xác định phạm vi của dự án và liệt kê tất cả hàng hóa và dịch vụ cần thiết để hoàn thành dự án.
- Phương pháp mua sắm: Phần này mô tả quy trình mua sắm, bao gồm các phương pháp được sử dụng để tìm nguồn cung ứng, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
- Ngân sách và dòng thời gian: Nó bao gồm ngân sách ước tính cho các hoạt động mua sắm và dòng thời gian cho từng giai đoạn của quy trình.
- Quản lý rủi ro: Phần này xác định các rủi ro tiềm ẩn và vạch ra các chiến lược để giảm thiểu chúng.
- Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp: Nó liệt kê các tiêu chí để đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng, chẳng hạn như chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và danh tiếng.
- Điều khoản và Điều kiện hợp đồng: Phần này bao gồm tất cả các điều khoản và điều kiện sẽ chi phối quá trình mua sắm, chẳng hạn như điều khoản thanh toán, bảo hành và hình phạt nếu không tuân thủ.
Hướng dẫn từng bước để thiết lập kế hoạch mua hàng với Viindoo Inventory
Bây giờ chúng ta đã thảo luận về các yếu tố chính của kế hoạch mua hàng và những lợi ích của việc sử dụng Viindoo ERP để mua sắm, hãy xem cách bạn có thể thiết lập kế hoạch mua hàng.
Bước 1: Xác định mục tiêu mua sắm của bạn
Bước đầu tiên trong việc thiết lập kế hoạch mua hàng là xác định mục tiêu của bạn. Điều này sẽ giúp bạn xác định phạm vi dự án và các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu của mình. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là giảm chi phí, bạn có thể cần tập trung vào việc tìm kiếm các nhà cung cấp có giá cạnh tranh hoặc đàm phán các thỏa thuận tốt hơn với các nhà cung cấp hiện tại của bạn.
Khi tạo Kế hoạch mua hàng, điều quan trọng là phải xem xét các chiến lược quản lý hàng tồn kho để đưa ra kế hoạch phù hợp. Các chiến lược chính bao gồm Sản xuất theo đơn đặt hàng ( MTO ) và Sản xuất theo kho ( MTS ),
Bước 2: Tạo danh sách hàng hóa và dịch vụ cần thiết
Dựa trên mục tiêu của bạn, hãy tạo danh sách tất cả hàng hóa và dịch vụ mà bạn cần mua. Điều này sẽ giúp bạn xác định ngân sách và tiến trình cho các hoạt động mua sắm của mình. Bạn cũng có thể phân loại danh sách của mình dựa trên loại hàng hóa hoặc dịch vụ, chẳng hạn như nguyên liệu thô, thành phẩm hoặc dịch vụ.
Bước 3: Thiết lập nhà cung cấp trong Viindoo ERP
Tiếp theo, bạn cần thiết lập nhà cung cấp của mình trong Viindoo ERP. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến phần Mua hàng và nhấp vào Nhà cung cấp. Tại đây, bạn có thể thêm tất cả thông tin về nhà cung cấp của mình, bao gồm chi tiết liên hệ, điều khoản thanh toán và phương thức giao hàng của họ.
Truy cập Sản phẩm để thiết lập bảng giá và thời gian giao hàng cho từng sản phẩm. Khi thực hiện tái cung ứng, hệ thống sẽ hỗ trợ người dùng lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất dựa trên sự cân bằng giữa thời gian giao hàng và các yếu tố chi phí. Điều này làm cho việc lập và thực hiện Kế hoạch đấu thầu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Thiết lập sản phẩm và nhà cung cấp để lập kế hoạch mua hàng hiệu quả
Bước 4: Tạo đơn đặt hàng
Sau khi thiết lập nhà cung cấp, bạn có thể bắt đầu tạo đơn đặt hàng trong Viindoo ERP. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến ứng dụng "Mua hàng" và nhấp vào "Đơn đặt hàng". Tại đây, bạn có thể chọn nhà cung cấp, thêm mặt hàng bạn muốn mua cũng như chỉ định số lượng và giá cả. Bạn cũng có thể thêm bất kỳ hướng dẫn hoặc điều khoản và điều kiện đặc biệt nào vào phần ghi chú.
Bước 5: Nhận hàng và thanh toán
Sau khi đơn đặt hàng của bạn được phê duyệt, bạn có thể nhận hàng và thanh toán trong Viindoo ERP. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến mô-đun "Mua hàng" và nhấp vào "Biên nhận". Tại đây, bạn có thể chọn đơn hàng và xác nhận việc nhận hàng. Bạn cũng có thể tạo hóa đơn và thanh toán trực tiếp từ hệ thống.
Bước 6: Kiểm soát hàng tồn kho để đảm bảo hoạt động vận hành
Viindooo Inventory cho phép bạn kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho, bao gồm các ma trận tính toán phức tạp về số lượng yêu cầu, số lượng hiện tại, số lượng tồn kho, cũng như lead time cho hoạt động kho bãi, đảm bảo chuỗi cung ứng không bị gián đoạn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Báo cáo dự báo: Công cụ tối ưu để kiểm soát việc lập kế hoạch mua hàng bằng phương pháp JIT
Tối ưu hóa kế hoạch mua hàng với Viindoo ERP
Ngoài việc hợp lý hóa quy trình mua sắm, Viindoo ERP còn cung cấp một số tính năng có thể giúp tối ưu hóa kế hoạch mua hàng của bạn hơn nữa. Chúng ta hãy xem xét một số tính năng sau:
Giảm thời gian thực hiện
Thời gian giao hàng là thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng. Với Viindoo ERP, bạn có thể giảm thời gian thực hiện bằng cách tự động hóa việc tạo đơn hàng và theo dõi trạng thái của từng đơn hàng theo thời gian thực. Điều này giúp xác định sự chậm trễ và thực hiện các hành động khắc phục để đảm bảo giao hàng kịp thời.
Thực hiện các chiến lược đúng lúc
Just-In-Time (JIT) là một chiến lược nhằm giảm thiểu mức tồn kho bằng cách chỉ đặt hàng khi cần thiết. Điều này giúp giảm chi phí lưu trữ và tránh tồn kho quá mức. Với Viindoo ERP, bạn có thể triển khai chiến lược JIT bằng cách thiết lập các đơn đặt hàng tự động dựa trên mức tồn kho tối thiểu hoặc đơn đặt hàng.
Ngoài mua sắm: Tích hợp với các mô-đun khác
Viindoo ERP cung cấp khả năng tích hợp với các mô-đun khác, chẳng hạn như kế toán, bán hàng và sản xuất, cho phép luồng thông tin liền mạch giữa các bộ phận khác nhau. Điều này giúp cải thiện sự hợp tác và ra quyết định, dẫn đến kết quả mua sắm tốt hơn.
Khám phá phần mềm quản lý chuỗi cung ứng Viindoo
Phần mềm SCM tất cả trong một dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tối ưu hóa quy trình xuất nhập hàng để tăng hiệu quả, độ chính xác và cuối cùng là tiết kiệm chi phí.
Câu hỏi thường gặp
Trả lời: Có, Viindoo ERP cho phép bạn tùy chỉnh kế hoạch mua sắm theo nhu cầu kinh doanh cụ thể của mình. Bạn có thể thêm hoặc xóa các trường, thay đổi bố cục và tạo báo cáo tùy chỉnh.
Trả lời: Có, Viindoo ERP cung cấp tính năng theo dõi thời gian thực về tất cả chi phí mua sắm của bạn, cho phép bạn giám sát chi phí và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Trả lời: Có, Viindoo ERP cung cấp khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba, chẳng hạn như cổng thanh toán, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển và nền tảng thương mại điện tử.
Phần kết luận
Tóm lại, việc tối ưu hóa kế hoạch mua hàng của bạn với Viindoo ERP có thể giúp nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và đảm bảo cung cấp hàng hóa và dịch vụ kịp thời. Với các tính năng toàn diện và tích hợp liền mạch với các mô-đun khác, Viindoo ERP cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý tất cả các hoạt động mua sắm của bạn. Bằng cách làm theo hướng dẫn từng bước được nêu trong bài đăng trên blog này, bạn có thể thiết lập kế hoạch mua hàng trong Viindoo ERP và tận dụng các tính năng khác nhau của nó để tối ưu hóa quy trình mua sắm của mình. Vì vậy, nếu bạn muốn hợp lý hóa các hoạt động mua sắm của mình và dẫn đầu đối thủ, hãy cân nhắc triển khai Viindoo ERP ngay hôm nay.
