Quản lý Rủi ro Chuỗi Cung ứng: Ví dụ và Quy trình Quản lý Cụ thể

Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng tốt và hiệu quả sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu tối đa những sai sót và hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực. Bài viết hôm nay, Viindoo sẽ cung cấp những thông tin về quy trình quản lý rủi ro trong chuỗi cung ứng hiệu quả nhất.

>>>> Khám Phá Thêm: Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng

Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng là việc triển khai thực hiện nhiều chiến lược thiết yếu nhằm hạn chế tối đa các nguy cơ tiềm ẩn có thể gây đứt đoạn chuỗi cung ứng tại doanh nghiệp. Nhờ vậy, chuỗi cung ứng sẽ được đảm bảo vận hành liên tục, trơn tru.

Việc quản trị chuỗi cung ứng tốt sẽ đem đến những thay đổi tích cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh, phát huy tối đa vai trò của quản trị chuỗi cung ứng và ngược lại. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần đề ra những giải pháp phù hợp để xác định, quản lý cũng như xây dựng các phương án xử lý, thay thế phù hợp

Đối với doanh nghiệp, quản lý rủi ro hiệu quả sẽ làm gia tăng lợi thế cạnh tranh, tạo dựng chỗ đứng vững chắc và mở ra tương lai phát triển hơn.

>>>> Đọc Về: Tối ưu hóa chuỗi cung ứng

2. Mục đích và mục tiêu khi quản trị rủi ro chuỗi cung ứng

Quản trị rủi ro trong chuỗi cung ứng không bao giờ là một việc làm thừa thãi. Mục đích của hoạt động này chính là:

• Định hình và ưu tiên những yếu tố quan trọng trong sản xuất.
• Tìm ra các điểm thất bại tiềm năng dọc theo chuỗi cung ứng.
• Thiết lập bản đồ về toàn bộ chuỗi cung cấp để tìm ra phụ thuộc, tác động lẫn nhau giữa từng công đoạn sản xuất.

Khi xây dựng kế hoạch quản trị rủi ro chuỗi cung ứng, doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu như sau:

• Ổn định và duy trì quá trình cung ứng diễn ra liên tục.
• Ngăn ngừa hiệu ứng domino có thể xuất hiện trong chuỗi.
• Gia tăng khả năng ứng phó trước những gián đoạn bất thường.
• Đảm bảo khả năng giải quyết linh hoạt, nhanh chóng các vấn đề nếu xảy ra gián đoạn.

>>>> Xem Thêm: Dự báo chuỗi cung ứng

3. Một số rủi ro trong chuỗi cung ứng

Trong khi xây dựng hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, doanh nghiệp sẽ triển khai các bước chiến lược nhằm xác định, đánh giá và giảm thiểu tối đa các rủi ro. 2 loại rủi ro doanh nghiệp thường phải đối diện là những rủi ro bên trong và bên ngoài, cụ thể:

3.1 Rủi ro chuỗi cung ứng trong nội bộ

Trong quản lý rủi ro chuỗi cung ứng, rủi ro nội bộ là những rủi ro tồn tại bên trong doanh nghiệp, gây ra ảnh hưởng xấu đến quá trình vận hành chuỗi cung ứng.

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng, các chương trình phân tích chuyên sâu hay ứng dụng của IoT (Internet vạn vật) để tìm kiếm, phát hiện và giám sát rủi ro. Nhờ vậy, những rủi ro này được cho là dễ quản lý hơn các rủi ro bên ngoài.

Khi vận hành chuỗi cung ứng sản phẩm/dịch vụ, doanh nghiệp phải nhìn được một bức tranh toàn cảnh cũng như dự đoán trước các rủi ro để giảm thiểu sự gián đoạn tiềm ẩn. Doanh nghiệp nên chủ động thích nghi với bất kỳ vấn đề tiềm tàng để có thể kịp thời đưa ra giải pháp hay thực hiện các chiến lược quản lý rủi ro đúng đắn nhất.

Hiện nay, trên thị trường đã xuất hiện nhiều giải pháp xác định các rủi ro tiềm ẩn. Chẳng hạn như:

• Các giải pháp công nghệ giúp mô tả, dự đoán, chuyển đổi dữ liệu trong lịch sử thành thông tin chi tiết về doanh nghiệp;
• Sử dụng API để thu thập dữ liệu, cập nhật trạng thái từ nhà cung cấp cũng như các dữ liệu bên ngoài để đem đến cái nhìn tổng thể theo thời gian thực của chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp.

Các rủi ro bên trong được tìm thấy nhờ phần mềm đánh giá rủi ro

3.2 Rủi ro bên ngoài chuỗi cung ứng

Rủi ro bên ngoài chuỗi cung ứng đề cập đến những vấn đề xuất phát từ bên ngoài doanh nghiệp. Dạng rủi ro này khó dự đoán và đòi hỏi nguồn lực lớn của doanh nghiệp trong việc kiểm soát, theo dõi và giải quyết.

Dưới đây là một số rủi ro trong chuỗi cung ứng bên ngoài mà doanh nghiệp nên biết:

• Rủi ro về nguồn cung: Rủi ro về nguồn cung tồn tại khi nguyên liệu thô không được giao hoặc giao không đúng hạn, dẫn đến sự gián đoạn cho quá trình sản xuất và cung ứng sản phẩm
• Rủi ro về nhu cầu: Rủi ro về nhu cầu xảy ra khi doanh nghiệp tính toán sai, không nắm bắt chính xác nhu cầu của thị trường hay khách hàng có những thay đổi nhu cầu quá đột ngột do một số yếu tố khách quan.
• Rủi ro kinh doanh: Rủi ro này xảy ra chỉ khi có những thay đổi bất ngờ của một trong những đơn vị mà doanh nghiệp phụ thuộc, gây khó khăn cho việc duy trì chuỗi cung ứng.
• Rủi ro môi trường: Trong quá trình vận hành chuỗi cung ứng, doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng trước những biến đổi của nền kinh tế - xã hội, chính trị, môi trường.

Các rủi ro tồn tại bên ngoài mà doanh nghiệp khó có thể nắm bắt được

4. Quy trình quản lý rủi ro chuỗi cung ứng trong 4 bước

4.1 Nhận diện và xác định rủi ro

Rủi ro trong chuỗi cung ứng thường bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, thậm chí là đến từ những điều mà doanh nghiệp không thể lường trước. Tuy nhiên, hầu hết các rủi ro đều có thể ngăn ngừa và tránh được. Do vậy, việc xác định rủi ro được xem là bước đầu tiên không thể bỏ qua trong kế hoạch quản trị rủi ro chuỗi cung ứng. 

Đầu tiên, doanh nghiệp cần thiết lập một danh mục các rủi ro có thể xảy ra. Sau đó, hãy sắp xếp các rủi ro theo nhóm tương ứng dựa theo mức độ ảnh hưởng, tính chất rủi ro, hay chức năng trong chuỗi cung ứng,… Cuối cùng, doanh nghiệp hãy tìm ra các phương pháp tiếp cận và giải quyết rủi ro phù hợp nhất.

Để lập được một danh mục rủi ro hoàn chỉnh và chính xác, nhà quản trị cần nắm bắt đầy đủ thông tin trong chuỗi cung ứng. Nhà quản trị có thể thực hiện các cách như thu thập ý kiến, đánh giá, các báo cáo về thu mua, sản xuất, kho vận, vận tải, dự báo nhu cầu,…

Xác định các rủi ro có thể xảy ra trong chuỗi cung ứng

4.2 Phân tích đánh giá rủi ro

Với bước phân tích đánh giá rủi ro, doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá từng nhóm rủi ro, qua đó thiết lập các phương án giải quyết phù hợp. Đánh giá rủi ro giúp tìm ra đâu là những hoạt động có nguy cơ xảy ra vấn đề nhiều nhất.

Bên cạnh đó, việc này giúp doanh nghiệp biết được nguyên nhân, bản chất, tần suất cũng như những tác động tiềm tàng của rủi ro đối với chuỗi cung ứng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân bổ nguồn lực để tiếp cận và giải quyết rủi ro.

Việc thực hiện đánh giá rủi ro thông thường sẽ dựa trên 2 yếu tố chính, bao gồm:

• Xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro: Mô phỏng diễn biến của rủi ro và đo lường hậu quả của chúng đối với tài chính và sự tồn vong của doanh nghiệp.
• Xác định tần suất xảy ra rủi ro: Yếu tố này thường khó xác định nếu như không có đủ dữ liệu lịch sử.

Dưới đây, Viindoo sẽ giới thiệu về 3 phương pháp đánh giá rủi ro dựa trên các mô hình phân tích gồm: Phương pháp Fault tree analysis, Event tree analysis (ETA) và Failure Mode Effect Analysis (FMEA).

Fault tree analysis:

Fault tree analysis cung cấp hệ thống các mô tả về nguyên nhân dẫn đến từng rủi ro cụ thể. Bằng cách tiếp cận từ trên xuống, FTA giúp tìm ra hệ quả của các nguyên nhân và giảm thiểu rủi ro trước khi điều đó xảy ra.

Sơ đồ FTA sẽ phân nhánh từng nguyên nhân dựa theo mức độ ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng. Qua đó, doanh nghiệp sẽ hiểu rằng bất kỳ lỗi nhỏ nào cũng có thể gây nên hậu quả nghiêm trọng cho toàn bộ hệ thống trong chuỗi cung ứng.

Phương pháp quản lý rủi ro chuỗi cung ứng FTA

Event tree analysis (ETA)

Event tree analysis phân tích nhằm xác định, đánh giá kịch bản rủi ro tiềm ẩn theo từng chuỗi sự kiện. Phương pháp ETA được triển khai để xác định mức độ tiến triển của rủi ro và đánh giá liệu hệ thống và quy trình an toàn có thể kiểm soát rủi ro được hay không. Dựa theo phương pháp này, từ một sự kiện được khởi tạo mà mỗi một ETA có thể có nhiều kết quả khác nhau.

Phương pháp quản lý rủi ro chuỗi cung ứng ETA

Failure Mode Effect Analysis (FMEA):

FMEA là một trong những phương pháp quản lý rủi ro chuỗi cung ứng bằng cách đánh giá mức độ quan trọng của rủi ro. Nội dung của phương pháp này là sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng rủi ro theo từng nhóm phân loại.

Để áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp cần trả lời được 3 câu hỏi:

• Khả năng xảy ra rủi ro? (Occurrence score)
• Hệ quả của rủi ro? (Severity score)
• Rủi ro có thể được phát hiện sớm để không gây ảnh hưởng cho chuỗi cung ứng hay không? (Risk Priority Number)

Sau đó, hãy nhân kết quả của 3 câu hỏi trên để tìm ra được số rủi ro ưu tiên. Thông số này được gọi là RPN (Risk Priority Number)

RPN = Occurrence score x Severity score x Detection score

Phương pháp quản lý rủi ro chuỗi cung ứng FMEA

4.3 Xử lý rủi ro

Một khi đã xác định được rủi ro, doanh nghiệp tiến hành xử lý rủi ro dựa trên 4 giải pháp hữu dụng như dưới đây

• Tránh rủi ro:

Hoạt động này nhằm né tránh việc xảy ra rủi ro, gây ảnh hưởng tiêu cực cho chuỗi cung ứng. Chẳng hạn như, doanh nghiệp chọn phương án ngừng sản xuất nếu nhận thấy một sản phẩm tiềm ẩn nhiều rủi ro, không mang về lợi nhuận. Hay doanh nghiệp thay thế nhà cung ứng nếu thấy họ không đảm bảo nguồn cung, không còn uy tín nữa.

• Phòng ngừa rủi ro:

Phòng ngừa rủi ro là việc thực hiện những nỗ lực nhằm hạn chế khả năng rủi ro trở thành hiện thực, hoặc làm giảm mức độ tác động của rủi ro đến chuỗi cung ứng. Phương án này thường được doanh nghiệp sử dụng cho những rủi ro đã từng xảy ra.

Để phòng ngừa rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng phương án dự phòng. Ví dụ: Doanh nghiệp có thể hợp tác với nhiều nhà cung ứng để giảm thiểu rủi ro thiếu hàng vì xác suất hàng loạt nhà cung ứng không cung đủ hàng cùng lúc là rất thấp.

• Chia sẻ rủi ro:

Chia sẻ rủi ro là cách mà doanh nghiệp thực hiện nhằm chuyển nhượng một phần rủi ro sang các bên liên quan nằm bên ngoài chuỗi cung ứng. Một trong các cách chia sẻ rủi ro được nhiều doanh nghiệp sử dụng là chia sẻ chi phí phát triển sản phẩm hay mua bảo hiểm cho hàng hóa.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thiết lập chính sách với nhà cung ứng để phân định rõ trách nhiệm một khi có rủi ro xảy ra. Chẳng hạn như, nếu hàng hóa bị đánh cắp trong quá quá trình vận chuyển thì trách nhiệm sẽ thuộc về nhà cung ứng. Hay doanh nghiệp có thể mua các loại bảo hiểm về dịch bệnh, thiên tai,…

• Chấp nhận rủi ro:

Chấp nhận rủi ro là việc doanh nghiệp nhận thấy sống chung với rủi ro là quyết định khả thi nhất, có thể trong ngắn hạn hoặc dài hạn.

Ví dụ, giải pháp cuối cùng là chấp nhận rủi ro khi doanh nghiệp nhận thấy vấn đề không quá nghiêm trọng, không ảnh hưởng đến tiến độ của chuỗi cung ứng hoặc chi phí giải quyết lớn hơn so với tác động mà rủi ro mang lại. Hoặc đối với những rủi ro mà doanh nghiệp chưa thể tìm ra giải pháp khắc phục, chia sẻ rủi ro.

Chấp nhận rủi ro cũng là cách quản lý rủi ro chuỗi cung ứng

4.4 Giám sát rủi ro

Có một sự thật là chuỗi cung ứng luôn không ngừng biến đổi và rủi ro thì có thể trở nên nghiêm trọng và xuất hiện ngày càng nhiều hơn. Do đó, doanh nghiệp cần liên tục giám sát, cập nhật tình hình của rủi ro như những thay đổi của tổ chức, môi trường, xã hội,... để kịp thời phỏng đoán, nhận định cũng như đưa ra giải pháp ứng phó phù hợp.

Quan trọng hơn nữa, doanh nghiệp cần nhìn nhận rủi ro ở nhiều góc độ khác nhau, xem xét rằng liệu những giải pháp giải quyết rủi ro đang áp dụng có bị lỗi thời hay không. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên nghiên cứu kịch bản rủi ro, cập nhật những thay đổi bất thường vào khung quản lý rủi ro để có sự ứng phó kịp thời nhất

Giám sát rủi ro trong hoạt động chuỗi cung ứng

Câu hỏi thường gặp

hy vọng qua bài viết trên của Viindoo doanh nghiệp đã có thêm những thông tin hữu ích về cách quản lý rủi ro chuỗi cung ứng. Chúng tôi tin rằng việc áp dụng những giải pháp nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, cũng như luôn nắm bắt kịp thời các rủi ro có thể xảy ra.

>>>> Tiếp Tục Với:

• Khả năng đáp ứng của chuỗi cung ứng: Cách đo lường và nâng cao
• Quy trình Chuỗi cung ứng: Khó khăn và Giải pháp trong quản lý