Chiến Lược Hiệu Quả để Giảm thiểu Chi Phí Triển Khai ERP

Chi phí triển khai ERP đóng vai trò quan trọng trong quá trình áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, công cụ thiết yếu giúp quản lý và tích hợp mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh trong thời đại phát triển nhanh chóng hiện nay. Cung cấp một nền tảng thống nhất cho việc hợp lý hóa các quy trình từ tài chính đến nhân sự, sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng, giải pháp ERP toàn diện thúc đẩy hiệu quả cao, cải thiện độ chính xác dữ liệu và ủng hộ việc đưa ra các quyết định thông minh. 

Tuy nhiên, việc triển khai thành công hệ thống ERP bắt đầu từ việc đánh giá chính xác khoản đầu tư đáng kể cần thiết cho việc tích hợp hệ thống vào doanh nghiệp, bao gồm cả chi phí ban đầu và các chi phí dài hạn cho việc tùy chỉnh, đào tạo, bảo trì, và nâng cấp.

Các loại chi phí triển khai ERP

Chi phí triển khai ERP cho các doanh nghiệp không hề giống nhau. Nó bị ảnh hưởng bởi vô số yếu tố, bao gồm quy mô doanh nghiệp, ngành hoạt động, số lượng người dùng, mức độ tùy chỉnh cần thiết và việc triển khai là tại chỗ hay dựa trên đám mây. Hiểu rõ những chi phí này trước là điều quan trọng để doanh nghiệp lập kế hoạch ngân sách, đánh giá lợi tức đầu tư (ROI) và đảm bảo rằng dự án phù hợp với khả năng tài chính và mục tiêu chiến lược của họ. Dưới đây là bảng phân tích các loại chi phí chính:

Phí cấp phép phần mềm

• Giấy phép vĩnh viễn: Giao dịch mua một lần này cho phép người mua sử dụng phần mềm vô thời hạn. Mặc dù chi phí ban đầu cao hơn nhưng nó mang lại khả năng sử dụng lâu dài mà không cần thanh toán định kỳ. Tuy nhiên, nó thường không bao gồm các bản cập nhật hoặc hỗ trợ, điều này có thể phát sinh thêm chi phí.
• Mô hình thuê bao: Ngược lại với giấy phép vĩnh viễn, mô hình thuê bao bao gồm các khoản thanh toán định kỳ (hàng tháng hoặc hàng năm). Mô hình này thường bao gồm các bản cập nhật, hỗ trợ thường xuyên và đôi khi thậm chí cả dịch vụ lưu trữ, khiến nó trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm chi phí trả trước thấp hơn và cải tiến liên tục.

Tư vấn và quản lý dự án

Việc kết hợp các chuyên gia tư vấn và người quản lý dự án có thể ảnh hưởng đáng kể đến sự thành công của việc triển khai ERP. Những chuyên gia tư vấn mang đến kiến thức chuyên môn về lập kế hoạch, tư vấn cấu hình phần mềm, thực hiện và quản lý dự án, giúp tránh những cạm bẫy phổ biến và đảm bảo dự án đi đúng hướng.

Mặc dù việc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên môn có thể làm tăng chi phí dự án nhưng nó thường mang lại kết quả triển khai hiệu quả hơn và có thể mang lại giá trị lâu dài đáng kể bằng cách tránh những sai lầm tốn kém.

Chi phí tùy chỉnh và tích hợp

Sự thành công của việc triển khai ERP phụ thuộc rất nhiều vào khả năng sử dụng hệ thống một cách hiệu quả của người dùng cuối. Chi phí đào tạo phải tính đến việc tạo và cung cấp các chương trình đào tạo toàn diện để đảm bảo nhân viên sử dụng thành thạo hệ thống mới.

Ngoài ra, chi phí hỗ trợ liên tục rất quan trọng để giải quyết mọi vấn đề sau triển khai, cung cấp thông tin cập nhật và hỗ trợ liên tục để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.

Chi phí đào tạo và hỗ trợ 

Sự thành công của việc triển khai ERP phụ thuộc rất nhiều vào khả năng sử dụng hệ thống một cách hiệu quả của người dùng cuối. Chi phí đào tạo phải tính đến việc tạo và cung cấp các chương trình đào tạo toàn diện để đảm bảo nhân viên sử dụng thành thạo hệ thống mới.

Ngoài ra, chi phí hỗ trợ liên tục rất quan trọng để giải quyết mọi vấn đề sau triển khai, cung cấp thông tin cập nhật và hỗ trợ liên tục để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.

>>>>> Tìm hiểu thêm: Quy trình triển khai ERP tối ưu cho Doanh nghiệp

Cơ sở hạ tầng và chi phí vận hành

• Triển khai tại chỗ: Việc lựa chọn giải pháp ERP tại chỗ đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào phần cứng và cơ sở hạ tầng cần thiết để hỗ trợ hệ thống. Điều này bao gồm máy chủ, lưu trữ dữ liệu và khả năng kết nối mạng, có thể làm tăng đáng kể khoản đầu tư ban đầu.
• Triển khai dựa trên đám mây: Các hệ thống ERP dựa trên đám mây thường giảm hoặc loại bỏ nhu cầu về phần cứng mở rộng tại chỗ, dẫn đến chi phí cơ sở hạ tầng thấp hơn. Tuy nhiên, chúng liên quan đến phí đăng ký liên tục và phụ thuộc vào kết nối Internet đáng tin cậy, những yếu tố mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi lập kế hoạch tài chính dài hạn.

Phân tích so sánh chi phí triển khai ERP

Hiểu được các chi phí liên quan đến việc triển khai ERP là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp khi quyết định giữa các nhà cung cấp ERP khác nhau. Phần này cung cấp phân tích so sánh tập trung vào ba giải pháp ERP phổ biến: Viindoo, Odoo và SAP. Mỗi loại đều mang lại những lợi ích và cấu trúc chi phí riêng biệt phục vụ cho các nhu cầu và quy mô kinh doanh khác nhau.

Viindoo

• Giới thiệu Viindoo: Viindoo được biết đến với các giải pháp ERP linh hoạt và có thể tùy chỉnh được thiết kế để phục vụ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Cách tiếp cận tất cả trong một của Viindoo cho phép các doanh nghiệp chỉ phải trả tiền cho số người sử dụng, khiến nó trở thành một lựa chọn siêu tiết kiệm chi phí.
• Cơ cấu chi phí triển khai Viindoo ERP: Chi phí triển khai Viindoo thường bao gồm giấy phép phần mềm, có thể là dạng thuê bao hoặc vĩnh viễn, tùy thuộc vào sở thích của doanh nghiệp. Tập trung vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ, mô hình định giá của Viindoo được thiết kế để có giá cả phải chăng, với chi phí thay đổi dựa trên số lượng người dùng và mức độ tùy chỉnh cần thiết. Đào tạo và hỗ trợ thường được cung cấp như một phần của gói tư vấn triển khai, với chi phí bổ sung cho các tùy chỉnh hoặc tích hợp mở rộng. Trong đa số trường hợp triển khai ERP, Viindoo có 03 loại chi phí như sau: :

• • Giá gói tư vấn triển khai:

• • Chi phí thuê bao theo tháng

• • Giá tùy biến (nếu doanh nghiệp đặc thù cần tùy biến)
• • 1.450.000 VND/man_day

Oracle

• Tổng quan về Giải pháp Oracle: Oracle ERP là một bộ ứng dụng kinh doanh tích hợp được phát triển và tiếp thị bởi Tập đoàn Oracle. 
• Chi phí điển hình khi triển khai Oracle: Các giải pháp của Oracle thường có chi phí sở hữu ban đầu cao, bao gồm phí cấp phép, dịch vụ triển khai, phần cứng và bảo trì liên tục.
• • Khoản đầu tư trả trước cần thiết để triển khai Oracle ERP có thể rất lớn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) hoặc các tổ chức có hạn chế về ngân sách..
  • Ngoài chi phí ban đầu, tổ chức còn phải tính đến các chi phí dài hạn liên quan đến việc bảo trì, hỗ trợ, nâng cấp và các mô-đun hoặc tính năng bổ sung.
  • Gói đăng ký hàng năm dành cho người dùng có xu hướng cao hơn so với đối thủ cạnh tranh.
  • • Gói Financial Reporting: $175$/tháng 
    • Gói Advanced Financial Controls: $80/người dùng/tháng
    • Gói Advance Access Controls: $150/người dùng/tháng.

SAP

• Giới thiệu về SAP: SAP là công ty dẫn đầu toàn cầu về phần mềm ERP, cung cấp các giải pháp cho nhiều ngành công nghiệp. Đây là sản phẩm ERP lâu đời, phổ biến với các tập đoàn đa quốc gia. Chi phí triển khai cực kì lớn đối với các Doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Chi phí triển khai hệ thống SAP ERP: Triển khai SAP thường được coi là một khoản đầu tư lớn, với chi phí bao gồm giấy phép phần mềm, phí bảo trì và các chi phí liên quan đến việc tùy chỉnh và tích hợp với các hệ thống hiện có. Tổng chi phí triển khai SAP ERP có thể rất cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn có nhu cầu phức tạp. SAP cung cấp cả giải pháp tại chỗ và trên nền tảng đám mây, mỗi giải pháp đều có mô hình định giá và chi phí liên quan. Dưới đây là chi phí cho phiên bản thấp nhất B1 của SAP:

Việc lựa chọn giữa Viindoo, Oracle và SAP cần dựa trên sự hiểu biết thấu đáo về cơ cấu chi phí của từng nền tảng liên quan đến nhu cầu, quy mô và ngân sách cụ thể của doanh nghiệp. Trong khi Viindoo và Odoo mang lại sự linh hoạt hơn và thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa chuộng vì hiệu quả chi phí và khả năng mở rộng, SAP vẫn là giải pháp hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn hơn sẵn sàng đầu tư vào hệ thống ERP mạnh mẽ và toàn diện.

Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn hệ thống ERP

Việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp không chỉ bao gồm việc so sánh chi phí ban đầu. Các doanh nghiệp phải xem xét một số yếu tố quan trọng để đảm bảo giải pháp đã chọn đáp ứng nhu cầu của họ và hỗ trợ tăng trưởng lâu dài.

• Điều chỉnh các yêu cầu kinh doanh với khả năng ERP: Điều cần thiết là phải hiểu kỹ các quy trình và yêu cầu kinh doanh của bạn cũng như mức độ chúng phù hợp với khả năng của hệ thống ERP. Sự không phù hợp có thể dẫn đến việc tùy chỉnh tốn kém hoặc thậm chí phải thay thế hệ thống.
• Xem xét chi phí dài hạn và ngắn hạn: Mặc dù chi phí ban đầu rất quan trọng nhưng doanh nghiệp cũng phải xem xét chi phí dài hạn, bao gồm bảo trì, hỗ trợ và nâng cấp tiềm năng. Một lựa chọn ban đầu rẻ hơn có thể trở nên đắt hơn về lâu dài do những yếu tố này. .
• Khả năng mở rộng, tính linh hoạt và tăng trưởng trong tương lai: Một hệ thống ERP không chỉ đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiện tại mà còn phải đáp ứng sự phát triển trong tương lai. Khả năng mở rộng và tính linh hoạt là rất quan trọng vì chúng xác định mức độ hệ thống có thể thích ứng với các quy trình mới, người dùng bổ sung và bối cảnh kinh doanh đang phát triển.

>>>>> Tìm hiểu thêm: Tiêu chí lựa chọn ERP phù hợp với Doanh nghiệp

Chiến lược tối ưu hóa chi phí triển khai ERP

Việc triển khai hệ thống ERP là một khoản đầu tư đáng kể cho bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên, với việc hoạch định chiến lược và ra quyết định sáng suốt, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các chi phí này mà không làm giảm chất lượng hoặc hiệu quả của giải pháp ERP. Dưới đây là một số chiến lược cần xem xét:

Lựa chọn về giấy phép phần mềm

• Nghiên cứu và chuẩn bị: Hãy làm rõ nhu cầu của chính doanh nghiệp mình khi sử dụng ERP, cách các mô hình định giá của các nhà cung cấp khác nhau phù hợp với những nhu cầu đó.
• Giảm giá theo số lượng: Với quy mô nhiều người dùng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm khá lớn các chi phí sử dụng.
• Dịch vụ đi kèm: Yêu cầu mức giá đi kèm bao gồm các dịch vụ bổ sung như hỗ trợ, đào tạo và bảo trì.

>>>> Xem thêm: Viindoo SaaS subscription  mô hình tối ưu chi phí triển khai phần mềm

Giảm thiểu phát triển tính năng mới và tận dụng các tính năng có sẵn

• Đánh giá quy trình kinh doanh có thể vận hành theo một cách khác: Trước khi chọn phát triển mới, hãy đánh giá xem liệu việc sửa đổi quy trình kinh doanh hiện có để phù hợp với các tính năng sẵn có của ERP có khả thi hay không.
• Chỉ tùy chỉnh thiết yếu: Chỉ phát triển những tính năng cốt yếu, không tùy chỉnh không vận hành được, mang lại giá trị đáng kể hoặc lợi thế cạnh tranh
• Sử dụng các công cụ cấu hình tích hợp: Nhiều hệ thống ERP như Viindoo ERP có các công cụ cho phép bạn định cấu hình hệ thống theo nhu cầu của mình mà không cần tùy chỉnh sâu.

>>>> Xem thêm: Tận dụng các tính năng có sẵn: Tiết kiệm ngân sách triển khai cho doanh nghiệp

Các phương pháp hay nhất để quản lý dự án hiệu quả nhằm giảm chi phí không cần thiết

• Xác định phạm vi dự án: Xác định phạm vi dự án rõ ràng và ngắn gọn để tránh leo thang phạm vi và các chi phí liên quan.
• Chủ nhiệm dự án: Chỉ định một người quản lý dự án có kinh nghiệm để giám sát việc thực hiện và giữ cho dự án đi đúng hướng.
• Đánh giá và điều chỉnh thường xuyên: Tiến hành đánh giá dự án thường xuyên và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết để tránh sự chậm trễ hoặc làm lại tốn kém. Đảm bảo dự án đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.

>>>> Tìm hiểu thêm: Tại sao Doanh nghiệp cần ưu tiên phân tích ROI trước khi Chuyển đổi số?

​FAQs​

Kết luận

Hiểu được các chi phí nhiều mặt liên quan đến việc triển khai ERP là rất quan trọng để đưa ra các quyết định chiến lược, sáng suốt về hệ thống nào phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức bạn. Bằng cách xem xét cẩn thận các chi phí trực tiếp, chẳng hạn như giấy phép phần mềm và tùy chỉnh, cũng như các chi phí gián tiếp như đào tạo và hỗ trợ, doanh nghiệp có thể chọn giải pháp ERP mang lại sự cân bằng tốt nhất về chi phí, chức năng và sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh.