Bám sát tính năng tiêu chuẩn trong triển khai dự án phần mềm Viindoo

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp Viindoo, tôi luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu và cam kết đáp ứng mọi yêu cầu tùy chỉnh của họ. Tuy nhiên, từ trải nghiệm thực tế, việc này thường đi kèm với những thách thức đáng kể.

Mặc dù luôn cố gắng đáp ứng mong đợi của khách hàng nhưng tôi thường phải đối mặt với những tranh chấp nội bộ giữa các bộ phận, chi phí dự án tăng cao và đôi khi sau này gánh chịu nợ kỹ thuật và chi phí bảo trì cao. Tất cả những điều này là hệ quả của việc tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Qua bài viết này, tôi muốn chia sẻ suy nghĩ của mình rằng, để doanh nghiệp phát triển nhanh và bền vững, hãy bám sát vào tính năng tiêu chuẩn của Viindoo để triển khai, giúp giảm thiểu rủi ro, chi phí và nâng cao khả năng tích hợp, đồng thời tạo môi trường ổn định và dễ bảo trì cho doanh nghiệp.

Tính năng tiêu chuẩn là gì? 

Tính năng tiêu chuẩn là các chức năng và khả năng hoặc tính năng mà một sản phẩm, dịch vụ hoặc hệ thống cung cấp mà không yêu cầu bất kỳ tùy chỉnh hoặc cấu hình đặc biệt nào từ người sử dụng. Đây là các tính năng mà hầu hết mọi người có thể sử dụng mà không cần phải thực hiện các thay đổi hay điều chỉnh đặc biệt. Tính năng tiêu chuẩn thường đáp ứng được nhu cầu chung và được tích hợp sẵn trong sản phẩm hoặc dịch vụ để cung cấp giá trị sẵn có cho người dùng..

Hãy tưởng tượng rằng bạn quyết định mua một căn hộ chung cư đã hoàn thiện để có ngay một không gian ổn định mà không cần phải chờ đợi quá trình xây dựng. Bạn tìm kiếm và lựa chọn một căn hộ chung cư đã hoàn thiện, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn. Sau các buổi đàm phán và kiểm tra pháp lý, bạn kí hợp đồng mua bán với chủ đầu tư hoặc người bán. Các khoản thanh toán được thống nhất trong hợp đồng được thực hiện theo đợt. Sau khi thanh toán đầy đủ, bạn nhận được chìa khóa và trở thành chủ nhân của căn hộ. Dựa vào lịch trình bàn giao của dự án, bạn có thể nhận nhà ngay hoặc sau một khoảng thời gian ngắn. Với căn hộ đã được xây dựng và trang bị đầy đủ các tiện ích tiêu chuẩn như phòng khách, phòng ngủ, phòng bếp và ban công..., nếu không có yêu cầu đặc biệt, bạn có thể dọn vào ở mà không cần phải điều chỉnh gì thêm. Mọi công đoạn xây dựng và hoàn thiện nội thất đã được thực hiện trước đó, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc xây dựng từ đầu.

Tương tự, các phần mềm quản trị cung cấp các tính năng tiêu chuẩn thường sẽ đáp ứng được 70-80% nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, và nếu doanh nghiệp có quy trình vận hành không quá phức tạp thì chỉ cần chuẩn bị dữ liệu và “dọn vào ở". Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc phải xây dựng phần mềm từ đầu. Tính năng tiêu chuẩn là một phần quan trọng của trải nghiệm người dùng và đóng vai trò quan trọng trong việc làm cho sản phẩm hoặc dịch vụ trở nên hữu ích và dễ sử dụng.

Lợi ích của việc bám sát tính năng tiêu chuẩn khi triển khai dự án Phần mềm

Việc bám sát tính năng tiêu chuẩn khi triển khai phần mềm mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt khi so sánh với việc phát triển các tính năng tùy chỉnh. Để giúp bạn hiểu lợi ích của việc bám sát các tính năng tiêu chuẩn, chúng ta hãy xem ví dụ thực tế về một dự án mà Viindoo đã triển khai thành công giải pháp quản lý doanh nghiệp sản xuất cho ABC Corp bằng các tính năng tiêu chuẩn của Viindoo.

Bối cảnh

ABC Corp, công ty chuyên sản xuất dây và cáp điện. Họ đang gặp khó khăn trong việc tính toán chi phí sản xuất, theo dõi tồn kho, nhất là khi cần cập nhật thông tin một cách liền mạch giữa các bộ phận. Vì vậy, họ quyết định triển khai giải pháp quản lý kinh doanh từ Viindoo để cải thiện quy trình sản xuất, quản lý kho hàng và tối ưu hóa việc quản lý khách hàng trong thời gian triển khai 15 tuần.

Quá trình triển khai

• Mục tiêu dự án: ABC Corp xác định rằng họ cần một hệ thống để tự động hóa quy trình sản xuất, lập kế hoạch sản xuất, theo dõi nguyên liệu và quản lý dây chuyền sản xuất một cách hiệu quả.
  

• Khảo sát và phân tích yêu cầu:

• • Sau khi khảo sát và phân tích các yêu cầu kinh doanh của từng bộ phận, chúng tôi nhận thấy rằng một số yêu cầu tùy chỉnh bổ sung nằm ngoài phạm vi của dự án ban đầu.
  • Chúng tôi đã từ chối những yêu cầu phát triển bổ sung này mặc dù điều đó có thể khiến khách hàng không hài lòng. Chúng tôi cũng hướng dẫn khách hàng nhìn lại mục tiêu ban đầu của dự án để tập trung và khai thác tối đa các tính năng tiêu chuẩn thay vì tùy chỉnh để đáp ứng yêu cầu của một số người.
    

Kết quả

• Đối với khách hàng:
  
• • Tính năng Quản lý sản xuất của Viindoo đã giúp ABC Corp cải thiện đáng kể việc lập kế hoạch sản xuất, theo dõi và quản lý hàng tồn kho.
  • Thời gian triển khai dự án nhanh hơn.
  • Tiết kiệm chi phí tùy biến cho doanh nghiệp.
  • Các báo cáo tồn kho giờ đây được cập nhật tự động và chính xác, giúp họ quản lý tốt hơn nhu cầu và nguồn cung cấp.
  • Quá trình đặt hàng và quản lý hàng tồn kho trở nên linh hoạt hơn, giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa tồn kho.
  • Việc tự động hóa đã giảm thiểu sự chậm trễ và sai sót, cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
  • Việc sử dụng tính năng tiêu chuẩn giúp đơn giản hóa quá trình bảo trì và nâng cấp. Các bản cập nhật và bảo trì được Viindoo thực hiện định kỳ.
  • Các tính năng triển khai sẵn đều có tài liệu và hướng dẫn chi tiết đi kèm nên quá trình đào tạo nhân viên của ABC Corp tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Đó là ví dụ điển hình mà chúng tôi vẫn thường đưa ra để khách hàng mới hiểu được lợi ích họ sẽ có nếu bám sát những tính năng tiêu chuẩn mà phần mềm cung cấp.

• Giảm chi phí phát triển: Tùy chỉnh phần mềm có thể tốn kém, đặc biệt là khi bạn cần thuê một đội ngũ phát triển. Sử dụng các tính năng tiêu chuẩn trong phần mềm giúp bạn tiết kiệm chi phí này.
  

• Thời gian triển khai nhanh hơn: Tùy chỉnh phần mềm có thể mất nhiều thời gian, đặc biệt là khi bạn cần phát triển các tính năng mới từ đầu. Sử dụng các tính năng tiêu chuẩn giúp bạn tiết kiệm thời gian cho quá trình phát triển.
  

• Đảm bảo Chất lượng: Tuân thủ các tiêu chuẩn giúp đảm bảo rằng sản phẩm phần mềm đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng đặt ra. Giảm rủi ro phát sinh lỗi và bug trong quá trình phát triển và triển khai.

• Tính ổn định và độ tin cậy: Các tính năng tiêu chuẩn đã được nhà cung cấp phần mềm kiểm tra và tinh chỉnh. Điều này có nghĩa là chúng có khả năng ổn định và ít lỗi hơn so với các tính năng tùy chỉnh.

• Hỗ trợ và cập nhật: Viindoo cung cấp các bản cập nhật và hỗ trợ thường xuyên cho phần mềm của mình. Điều này có nghĩa là bạn có thể tin tưởng rằng hệ thống của bạn sẽ luôn cập nhật và an toàn.
  

• Dễ dàng nâng cấp và bảo trì: Các tính năng tiêu chuẩn được thiết kế để dễ dàng nâng cấp và bảo trì. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng cập nhật hệ thống của mình với các tính năng và bản vá bảo mật mới nhất.

• Dễ sử dụng và đào tạo: Các tính năng tiêu chuẩn được thiết kế để dễ sử dụng và đào tạo. Điều này giúp nhân viên của bạn nhanh chóng làm quen và sử dụng thành thạo hệ thống.
  

Thông thường, sau khi khách hàng đã quen với cách thức hoạt động của phần mềm, họ dường như không còn có bất kỳ yêu cầu tùy chỉnh nào nữa vì chúng thực sự không cần thiết. Hoặc nếu có những tùy chỉnh nhỏ trên giao diện như: Tùy chỉnh mẫu báo giá, thêm dòng thông tin bổ sung,… chúng tôi khuyến khích khách hàng sử dụng ứng dụng Viindoo Tùy chỉnh.

Các trường hợp bắt buộc để tùy chỉnh

Mặc dù việc sử dụng các tính năng tiêu chuẩn trong phần mềm mang lại nhiều lợi ích nhưng vẫn có những trường hợp việc tùy chỉnh phần mềm trở nên cần thiết, thậm chí là bắt buộc. Dưới đây là một số trường hợp:

Những tính năng “phải có”

Đánh giá sự cần thiết của một tính năng “bắt buộc phải có” đòi hỏi phải xác định được tác động của nó đến hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Điều quan trọng là phải xem xét liệu việc thiếu tính năng này có tạo ra trở ngại lớn trong quy trình làm việc hay không, có thể gây rủi ro cho doanh nghiệp và liệu hệ thống có thể hoạt động mà không có nó hay không. Đồng thời, điều quan trọng là phải xem xét chi phí liên quan đến việc phát triển, tích hợp và duy trì tính năng so với lợi ích mà nó mang lại.

Ngành nghề Đặc thù 

Các ngành có yêu cầu đặc biệt như chăm sóc sức khỏe, luật hoặc sản xuất chuyên biệt cần phần mềm được tùy chỉnh để phù hợp với quy trình nội bộ, tiêu chuẩn ngành và quy định pháp luật.

Trong những trường hợp này, việc tùy chỉnh sẽ cải thiện hiệu suất và hiệu quả của phần mềm. Tuy nhiên, cần hạn chế tối đa phát triển tùy chỉnh trong các dự án ERP để giảm thiểu rủi ro tùy chỉnh.

Viindoo là giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả và đa năng với nhiều tính năng linh hoạt. Bằng cách bám sát tính năng tiêu chuẩn khi triển khai Viindoo, doanh nghiệp có thể phát huy tối đa tiềm năng của hệ thống, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao tính linh hoạt và chính xác, bảo mật và an toàn cũng như hỗ trợ khách hàng tốt hơn. Vì vậy, việc triển khai Viindoo và bám sát các tính năng tiêu chuẩn là điều cần thiết để doanh nghiệp phát triển và thành công trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh như hiện nay.