Tại sao doanh nghiệp cần phân tích ROI trước khi Chuyển đổi số?

Phân tích ROI cho các dự án phát triển phần mềm là gì?

ROI (Return on Investment) là chỉ số đo lường lợi nhuận đạt được so với số tiền đã đầu tư. Nó cho biết tỷ lệ giữa lợi nhuận thu được và chi phí đầu tư. Phân tích ROI là quá trình đánh giá các khoản đầu tư và tính toán lợi nhuận mong đợi từ những khoản đầu tư này. Kết quả của phân tích ROI sẽ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về lợi ích mà họ có thể thu được từ việc đầu tư vào một dự án hay sản phẩm cụ thể.

Trước khi đầu tư vào phần mềm, các doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu và kế hoạch đầu tư của mình. Điều này bao gồm việc đánh giá các yếu tố như chi phí, thời gian triển khai, hiệu quả và lợi ích mà phần mềm có thể mang lại cho doanh nghiệp. Việc phân tích ROI trước khi đầu tư sẽ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về lợi ích và rủi ro của việc đầu tư phần mềm.

Tại sao cần phân tích ROI khi triển khai phần mềm?

Việc áp dụng phân tích ROI khi đầu tư triển khai phần mềm mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích chính mà doanh nghiệp có thể thu được khi áp dụng phân tích ROI:

Đưa ra quyết định đầu tư chính xác

Phân tích ROI giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về lợi ích và rủi ro của việc đầu tư phần mềm. Kết quả của phân tích này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư chính xác, toàn vẹn và có tầm nhìn dài hạn. Nó cũng giúp doanh nghiệp đánh giá được khả năng tài chính của mình để đầu tư vào phần mềm và có kế hoạch hợp lý.

Lập kế hoạch và ngân sách một cách chính xác

Phân tích ROI giúp xác định những tính năng hoặc đầu tư có ROI cao nhất, tức là mang lại lợi nhuận tốt nhất so với chi phí. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào những tính năng có tiềm năng sinh lợi cao nhất và tối ưu hóa nguồn lực. Từ đó, xác định được kế hoạch triển khai, phạm vi triển khai đồng thời tính toán ra ngân sách với phạm vi tương ứng.

Tối ưu hóa chi phí đầu tư

Phân tích ROI giúp doanh nghiệp đánh giá được chi phí đầu tư và lợi nhuận mong đợi từ việc đầu tư phần mềm. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí đầu tư và đưa ra quyết định đầu tư hiệu quả.

Ví dụ: Sau khi tính toán ROI, kết quả cho ra rằng: Việc số hóa quy trình tính lương có chỉ số ROI cao, việc làm thêm Biểu mẫu in để phục vụ ký tá có ROI thấp. Thì lúc này, với 1 ngân sách hạn chế, doanh nghiệp sẽ lựa chọn việc số hóa quy trình tinh lương thay vì bổ sung thêm các mẫu in để có chi phí phù hợp nhất với giá trị mang lại cao nhất.

Đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm

Phân tích ROI cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của phần mềm sau khi triển khai. Kết quả của phân tích sẽ cho thấy liệu phần mềm có đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra hay không, từ đó giúp doanh nghiệp điều chỉnh và cải thiện hoạt động kinh doanh.

>>>> Tìm hiểu thêm tại: Kế hoạch triển khai ERP: Làm thế nào để đạt được hiệu quả

Những sai lầm thường gặp khi phân tích ROI

Trong quá trình phân tích ROI, có một số sai lầm thường gặp mà doanh nghiệp cần tránh để đảm bảo kết quả phân tích chính xác. Dưới đây là những sai lầm thường gặp khi phân tích ROI:

Không tính toán chi phí liên quan

Một trong những sai lầm thường gặp khi phân tích ROI là không tính toán đầy đủ các chi phí liên quan đến việc triển khai phần mềm. Điều này có thể dẫn đến việc đưa ra quyết định đầu tư không chính xác và gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Không tính toán lợi nhuận trong tương lai

Việc tính toán lợi nhuận trong tương lai là rất quan trọng trong phân tích ROI. Nếu chỉ tính toán lợi nhuận ngay trong thời điểm hiện tại, doanh nghiệp sẽ không thể đánh giá được lợi ích thực sự của việc đầu tư phần mềm.

Không tính toán rủi ro

Việc đầu tư vào phần mềm cũng có thể mang lại những rủi ro cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không tính toán rủi ro này trong quá trình phân tích ROI, dẫn đến việc đưa ra quyết định đầu tư không chính xác.

>>>> Tìm hiểu thêm tại: Những rủi ro khi triển khai ERP và cách giảm thiểu chúng

Quy trình phân tích ROI tại Viindoo

Viindoo là công ty cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể. Với kinh nghiệm và chuyên môn cao, Viindoo đã áp dụng phân tích ROI để đánh giá lợi ích mà phần mềm mang lại cho khách hàng.

Viindoo luôn cam kết mang lại lợi ích cao nhất cho khách hàng thông qua việc áp dụng phân tích ROI trước khi triển khai phần mềm. Đội ngũ chuyên gia của Viindoo sẽ hỗ trợ khách hàng trong quá trình phân tích và đưa ra các giải pháp phù hợp nhất cho từng doanh nghiệp thông qua các bước như sau:

Bước 1: Khởi động phân tích ROI

Giúp tất cả những người tham gia dự án có được bức tranh toàn cảnh về dự án bằng cách đặt ra những kỳ vọng chính xác, xác định mục tiêu, động lực cũng như những rủi ro có thể gặp phải trong tương lai.

Ở đây Viindoo sử dụng công cụ bản đồ tư duy:

Bước 2: Đánh giá hiện trạng

“Cho tôi xem cách bạn đang làm” là mục tiêu chính của giai đoạn này. Viindoo sẽ làm việc với 1 người dùng chủ chốt của mỗi phòng ban để hiểu hơn về cách thực hoạt động hiện tại của họ:

• Rà soát toàn bộ các luồng hiện có trên phần mềm đang có của doanh nghiệp (nếu có, lưu lại bằng ảnh chụp và clip ghi màn hình), và lấy mẫu của từng báo cáo, dữ liệu mẫu (tên của 5 sản phẩm, khách hàng, phòng ban, v.v.);
• Tìm kiếm và xác định đúng các điểm yếu (pain point) đang tồn tại;
• Sau đó cấu hình hệ thống Viindoo POC với sự hỗ trợ của Viindoo Customizer mà không cần tới sự tham gia của lập trình viên, để sử dụng cho các buổi thảo luận với những người dùng chủ chốt (dựng mô phỏng mockup cho những thứ mà Viindoo Customizer không đáp ứng được).

Tại đây, Viindoo sử dụng công cụ sau để Phỏng vấn người dùng chủ chốt

Bước 3: Đưa ra giải pháp và thực hiện demo

Sau khi nắm rõ hiện trạng của doanh nghiệp, Viindoo sẽ có cuộc họp với những người dùng chủ chốt để dạt được các công việc sau:

• Thẩm định và xác nhận những vấn đề nên được thực hiện dựa trên bản dùng thử POC (và mô phỏng mockup, nếu có) nói trên;
• Xác minh các điểm đau (pain point) và khoảng trống (gap);
• Hoàn thiện Sheet “R-Chi tiết" trong “Bản phân tích ROI”: Xác định được thời lượng mà mỗi nhân sự tại từng phòng ban phải sử dụng cho công việc.

Tại đây, Viindoo sử dụng công cụ Bản phân tích ROI:

Bước 4: Phân tích và tính toán ROI

Thời điểm này, các chuyên gia phân tích của Viindoo sẽ tính toán ra thông tin về chi phí đầu tư (Chi phí phát triển phần mềm, chi phí bảo trì...) và lợi nhuận mong đợi (Việc đưa phần mềm mới vào áp dụng sẽ giúp cho Doanh nghiệp tiết kiệm được bao nhiêu).

Ngoài ra, Viindoo còn tổ chức các buổi “thẩm định ngang hàng" - được tiến hành bởi các Chuyên gia Viindoo và lập trình viên với mục đích phản biện các giải pháp đã đề xuất.

Sau khi có thông tin về chi phí đầu tư và lợi nhuận dự kiến, hãy tính ROI bằng cách áp dụng công thức sau:

ROI = (Lợi nhuận - Chi phí đầu tư) / Chi phí đầu tư * 100%

Kết quả của phép tính này sẽ cho thấy tỷ lệ giữa lợi nhuận và chi phí đầu tư, từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của việc đầu tư.

Tại đây, Viindoo sử dụng công cụ Bản phân tích ROI:

Bước 5: Trình bày kết quả

Trình bày kết quả cuối với khách hàng thông qua bản Tổng kết ROI và trình bày sản phẩm trên bản phần mềm demo (hoặc sử dụng mô phỏng mockup đã dựng trong trường hợp không thể có bản phần mềm demo).

Công cụ sử dụng: Bản Tổng kết ROI:

Câu hỏi thường gặp

Phần kết luận

Phân tích ROI là một công cụ quan trọng để đánh giá lợi ích của việc đầu tư phần mềm. Nó giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư chính xác và có tính toàn vẹn, tối ưu hóa chi phí đầu tư và đánh giá hiệu quả của phần mềm sau khi triển khai. Việc áp dụng phân tích ROI cũng giúp doanh nghiệp tránh được những sai lầm thường gặp và tính toán đúng cách lợi nhuận và rủi ro. Viindoo là một trong những công ty có kinh nghiệm và chuyên môn cao trong việc áp dụng phân tích ROI cho khách hàng, mang lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp.