Viindoo KPI - Based Design: Phương pháp kiểm soát chi phí và tối đa hiệu quả đầu tư phần mềm

Trong các dự án chuyển đổi số và triển khai phần mềm, đặc biệt tại các doanh nghiệp quy mô lớn, một vấn đề phổ biến là các yêu cầu phần mềm thường bị phát sinh tràn lan từ nhiều bộ phận khác nhau. Mỗi phòng ban, mỗi cá nhân đều có những mong muốn riêng, những ý tưởng để cải thiện công việc của mình. Điều này hoàn toàn dễ hiểu, nhưng nếu không được kiểm soát chặt chẽ, hệ quả là ngân sách dự án đội lên đáng kể, tiến độ triển khai kéo dài, các tính năng phần mềm có thể bị dư thừa hoặc thiếu hụt so với nhu cầu thực tế, và cuối cùng, hiệu quả đạt được không như mong đợi.

Để giải quyết bài toán khó cho doanh nghiệp khi đứng giữa các lựa chọn nên làm tính năng nào, “yêu cầu nào là cần thiết” và “cái nào chỉ là mong muốn”, Viindoo áp dụng phương pháp KPI-based design. 

KPI - Based Design không chỉ là một công cụ!

Đây là một triết lý giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào những gì thực sự tạo ra giá trị.

Phương pháp KPI - Based design là gì?

KPI - based design là phương pháp được Viindoo sử dụng để mọi yêu cầu phần mềm đều gắn chặt với các chỉ số đo lường hiệu quả vận hành (KPI) và mục tiêu chiến lược đã xác định. Nói cách khác, mọi yêu cầu phần mềm đều phải được xem xét dưới lăng kính của hiệu quả kinh doanh và khả năng đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Phương pháp KPI - based design là một phần cốt lõi trong Dịch vụ Tư vấn Chiến lược Chuyển đổi số Viindoo, giúp khách hàng không chỉ triển khai phần mềm mà còn thiết kế lại toàn bộ chuỗi giá trị trên nền tảng dữ liệu và chỉ số hiệu quả rõ ràng.

Phương pháp này kết hợp ba công cụ phân tích thực tế: phân loại yêu cầu theo mức ưu tiên (MoSCoW), tính toán tỷ suất hoàn vốn (ROI) và ma trận phân tích mức độ ảnh hưởng - hiệu quả (Impact-Effect Matrix).

Mỗi yêu cầu phần mềm, khi được phân tích bằng phương pháp KPI-based design, sẽ được đánh giá theo ba chiều: Mức độ cần thiết (MOSCOW), ROI, và Mức độ ảnh hưởng (Impact-Effect Matrix). Các thông số này sau đó sẽ được biểu diễn bằng biểu đồ "bong bóng", giúp trực quan hóa và đưa ra quyết định một cách dễ dàng. ​

Cách vận dụng KPI Based-Design thực tế

Việc áp dụng KPI-based design không chỉ là lý thuyết mà là một quy trình thực tiễn, được thực hiện qua từng bước cụ thể:

MoSCoW phân loại yêu cầu theo mức ưu tiên

Trong giai đoạn này, nhóm dự án Viindoo sẽ cùng các bên liên quan phân loại các yêu cầu dựa trên mức độ thiết yếu của chúng. ​

Việc phân loại rõ ràng giúp tập trung nguồn lực vào những gì cốt lõi nhất, tránh lãng phí vào các yêu cầu thứ yếu.

ROI (Return on Investment) - Tỷ suất hoàn vốn

Sau khi đã phân loại mức độ ưu tiên, bước tiếp theo là tính toán lợi ích tài chính mà mỗi tính năng mang lại, so với chi phí đầu tư để phát triển nó. Điều này đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng về các chi phí liên quan (phát triển, triển khai, bảo trì) và các lợi ích dự kiến (tăng doanh thu, giảm chi phí vận hành, nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót).  

Một tính năng có thể rất "hot", “bắt trend” công nghệ, nhưng nếu ROI thấp hoặc âm, nó có thể không phải là lựa chọn tối ưu. Việc tính toán ROI giúp biến các quyết định từ cảm tính sang định lượng, dựa trên dữ liệu và con số cụ thể.

>>>> Đọc thêm: Quy trình phân tích ROI tại Viindoo

Ma trận Tác động - Hiệu quả (Impact-Effect Matrix)

Cuối cùng, Impact-Effect Matrix giúp đo lường độ ảnh hưởng của tính năng đến toàn hệ thống. Cụ thể, cần xem xét:

• Số lượng bộ phận bị ảnh hưởng: Tính năng này sẽ ảnh hưởng đến bao nhiêu phòng ban? Việc triển khai nó có đòi hỏi sự thay đổi trong quy trình làm việc của nhiều bộ phận hay không?
• Tác động đến KPI tổng thể: Tính năng này có đóng góp trực tiếp hoặc gián tiếp vào các KPI chiến lược của doanh nghiệp như doanh thu, lợi nhuận, mức độ hài lòng của khách hàng, hiệu quả hoạt động không? Một tính năng có thể rất hữu ích cho một bộ phận nhỏ nhưng lại không có tác động đáng kể đến bức tranh tổng thể của doanh nghiệp thì cũng cần xem xét.

Việc phân tích tác động toàn hệ thống giúp tránh tình trạng "lợi bất cập hại", khi một cải tiến ở một khía cạnh lại gây ra những vấn đề phức tạp ở khía cạnh khác.​

Biểu đồ KPI Based-Design

Để dễ hình dung hơn, phương pháp KPI-based design mà Viindoo áp dụng thường biểu diễn qua biểu đồ "bong bóng" trực quan. Trong biểu đồ này:

• Trục tung biểu thị "Mức độ cần thiết" (tức là phân loại MoSCOW, từ "Must have" đến "Won't have").
• Trục hoành biểu thị "ROI" (từ thấp đến cao).
• Kích thước của "bong bóng" biểu thị "Tác động hệ thống" (bong bóng càng lớn, tác động càng rộng).

Phương pháp Viindoo KPI-based design

Dựa trên biểu đồ này, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận diện và đưa ra quyết định, ví dụ:

1. Góc trên phải (Mức độ cần thiết cao, ROI cao, Tác động hệ thống lớn): Đây là những tính năng "vàng", ưu tiên triển khai sớm nhất. Chúng là những khoản đầu tư mang lại giá trị cao nhất và cần được tập trung nguồn lực.
2. Góc dưới-trái (Mức độ cần thiết thấp, ROI thấp, Tác động hệ thống nhỏ): Những tính năng này nên được loại bỏ khỏi danh mục yêu cầu. Chúng không mang lại giá trị đáng kể và chỉ gây lãng phí nguồn lực.
3. Vùng giữa: Đây là khu vực cần "cân nhắc, tinh chỉnh theo điều kiện thực tế". Những tính năng ở đây có thể có ROI tốt nhưng mức độ cần thiết chưa cao, hoặc ngược lại. Doanh nghiệp cần thảo luận kỹ lưỡng, xem xét nguồn lực và mục tiêu ưu tiên để quyết định có nên phát triển chúng hay không, hoặc có thể điều chỉnh để tăng hiệu quả.

Biểu đồ này là một công cụ mạnh mẽ giúp các bên liên quan có một cái nhìn tổng quan, khách quan và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, chứ không phải cảm tính hay áp lực từ một bộ phận nào đó.

Lợi ích thực tế cho Doanh nghiệp

Việc áp dụng phương pháp KPI-based design mang lại nhiều lợi ích thiết thực và bền vững cho doanh nghiệp:

Đánh giá tất cả các yêu cầu/nhu cầu phát triển tính năng từ phía khách hàng bằng KPI Based-design là quy trình chuẩn trong tất cả các dự án tư vấn và triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp tại Viindoo, đảm bảo rằng mỗi yêu cầu đưa ra đều có cơ sở định lượng rõ ràng, gắn liền với hiệu quả kinh doanh.

Viindoo có các chuyên gia giàu kinh nghiệm để hướng dẫn doanh nghiệp áp dụng phương pháp này vào thực tế, từ những bước đầu tiên như phỏng vấn và mô hình hóa quy trình hiện tại, đến việc thiết kế danh mục yêu cầu chi tiết và dự toán ngân sách một cách chính xác. Sự hỗ trợ toàn diện này đảm bảo rằng doanh nghiệp không chỉ hiểu về phương pháp mà còn có thể triển khai thành công, biến các yêu cầu phần mềm thành tài sản thực sự. 

Lời kết

Việc đầu tư vào phần mềm không chỉ là câu chuyện về công nghệ, mà còn là một quyết định chiến lược liên quan đến hiệu quả kinh doanh và tối ưu hóa nguồn lực. Nếu bạn đang chuẩn bị cho hành trình chuyển đổi số hoặc triển khai một hệ thống ERP, hãy bắt đầu đúng ngay từ bước đầu tiên: xây dựng danh mục yêu cầu chuẩn mực, dựa trên KPI chứ không phải cảm tính.

Phương pháp KPI-based design của Viindoo đảm bảo rằng mỗi khoản đầu tư vào phần mềm của bạn đều mang lại giá trị.