Trang sức Calista: Hành trình Chuyển đổi số đầy đủ cung bậc cảm xúc

Con số nổi bật

Bài toán của Trang sức Calista

Đối với hầu hết các chủ doanh nghiệp, phần khó nhất của quá trình chuyển đổi số không phải là lựa chọn phần mềm ERP—mà là quản lý kỳ vọng. Nhiều người mong đợi ERP sẽ là một giải pháp thay thế hoàn toàn con người, tự động hóa mọi thứ và mang lại kết quả tức thì.

Trang sức Calista đã trải qua điều này với dự án ERP trước đây. kết quả thất bại gây ra sự thất vọng và lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Tuy nhiên, những thất bại này đã mang lại cho CEO Trương Thị Hạnh một lợi thế quan trọng. Bà Hạnh đã khẳng định và có sự chuẩn bị để quản lý kỳ vọng là thách thức lớn nhất trong dự án chuyển đổi số của Calista.

Bên cạnh đó, các nghiệp vụ vận hành hàng ngày vẫn tiềm ần nhiều thách thức khác mà Calista phải đối mặt:

• Phụ thuộc vào con người: Chủ doanh nghiệp luôn phải chờ đợi khi cần báo cáo doanh thu, công nợ, chi phí, tồn kho và lương. Điều này khiến khả năng quan sát tài chính bị trì hoãn, dẫn đến việc ra quyết định chậm trễ.

• Khó khăn trong kiểm soát dòng tiền: Không có dữ liệu thời gian thực, công ty gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình tài chính và quản lý thanh khoản hiệu quả.
• Dữ liệu rải rác, mỗi phòng ban như một ốc đảo: Trao đổi công việc qua các kênh không chính thức như kênh trực tiếp, Zalo hoặc bảng tính Excel, gây ra:
• • Khó truy xuất dữ liệu lịch sử
  • Không thể kiểm soát phiên bản tài liệu
  • Thách thức trong việc bàn giao công việc giữa nhân viên, thường dẫn đến mất hoặc thất lạc dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc
• Xử lý đơn hàng chậm trễ, thiếu chủ động:
• • Quy trình báo giá phụ thuộc vào kế toán để tính toán chi phí, dẫn đến thời gian phản hồi chậm và sự phụ thuộc vào đội ngũ tài chính.
  • Thiếu khả năng theo dõi tiến độ đơn hàng, đặc biệt khi liên kết với lịch trình sản xuất.
• Quy trình sản xuất thiếu thông tin:
• • Quy trình sản xuất toàn là giấy tờ, khiến việc theo dõi đơn hàng trở nên phức tạp (ví dụ: đơn mua hàng, đơn sản xuất, danh sách nguyên vật liệu).
  • Chỉ có nhân viên quản lý bán hàng mới nắm được chi tiết đơn hàng, hạn chế tính minh bạch trong hoạt động.
  • Chi phí và tiến độ sản xuất không được theo dõi thời gian thực, dẫn đến hiệu quả thấp.

Để thực sự chuyển đổi hoạt động, Calista cần nhiều hơn một giải pháp phần mềm—cần một cách tiếp cận thực tế, giải quyết cả thách thức về công nghệ và vận hành doanh nghiệp.

Giải pháp cho Calista

Calista đã đạt được thành công trong chuyển đổi số nhờ hai nguyên tắc quan trọng tạo nên sự khác biệt

Quản lý kỳ vọng – Đặt mục tiêu thực tế

Thay vì hứa hẹn một giải pháp kỳ diệu toàn diện, Viindoo đã giúp Calista xác định rõ ưu tiên và hiểu rằng ERP là một công cụ, không phải sự thay thế cho quyết định của con người. Điều này đảm bảo:

• Ban lãnh đạo hiểu rõ ERP có thể và không thể làm gì.
• ERP được định vị là công cụ nâng cao năng suất đội ngũ, không phải để thay thế hoàn toàn con người.​
• Kế hoạch triển khai được thực hiện theo giai đoạn để đảm bảo quá trình chuyển đổi từng bước, không gây áp lực cho bộ máy vận hành và nhân sự.

Giữ mọi thứ đơn giản – Tránh phức tạp hóa quá mức

Nhiều dự án ERP thất bại vì doanh nghiệp cố gắng tùy chỉnh mọi thứ, thêm quá nhiều tính năng hoặc làm hệ thống quá phức tạp. Thay vào đó, chúng tôi áp dụng cách tiếp cận "giữ mọi thứ đơn giản":

• Chuẩn hóa các phương pháp tốt nhất thay vì tùy chỉnh không cần thiết.
• Tập trung vào các nhu cầu kinh doanh cốt lõi trước, thay vì cố gắng tự động hóa mọi thứ cùng lúc.

• Đảm bảo hệ thống thân thiện với người dùng, giúp nhân viên dễ dàng thích nghi.

Giải pháp cụ thể cho các vấn đề vận hành

Để khắc phục các vấn đề về hiệu quả hoạt động, Viindoo đã triển khai một cách tiếp cận có cấu trúc, tập trung vào dữ liệu thời gian thực, chuẩn hóa quy trình:

✅ Giảm thiểu phụ thuộc vào con người:

• Tự động hóa báo cáo tài chính, cho phép ban lãnh đạo truy cập trực tiếp dữ liệu thời gian thực về doanh thu, công nợ, chi phí và tồn kho mà không cần phụ thuộc vào đội ngũ bán hàng hay kế toán.
• Chuẩn hóa quy trình làm việc giúp giảm sự lệ thuộc vào nhân sự chủ chốt, đảm bảo hoạt động trơn tru ngay cả khi có sự thay đổi nhân sự.

✅ Kiểm soát hoàn toàn dòng tiền

• Quản lý tài chính tích hợp cho phép theo dõi dòng tiền, quản lý phải thu phải trả, theo thời gian thực, cải thiện quản lý thanh khoản và ra quyết định.
• Tự động hóa lập hóa đơn và đối chiếu thanh toán giúp đơn giản hóa hoạt động tài chính, giảm sai sót và chậm trễ.

✅ Quy hoạch và quản lý dữ liệu tập trung​

• Toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp được chuẩn hóa và quy hoạch trên một hệ thống duy nhất ERP system,  thay thế Zalo, Excel, cải thiện phối hợp liên phòng ban.
• Tài liệu được kiểm soát phiên bản đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và dễ dàng truy xuất, giảm rủi ro quản lý sai sót và mất mát khi nhân viên nghỉ việc.

✅ Báo giá và xử lý đơn hàng nhanh chóng

• Đội ngũ bán hàng có thể truy cập tức thì vào tính toán chi phí, cho phép tạo báo giá chính xác mà không phụ thuộc vào kế toán.
• Kiểm soát toàn diện từ đầu đến cuối về trạng thái đơn sản xuất giúp cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận bán hàng, sản xuất và giao hàng.

✅ Quản lý sản xuất hiện quả

• Số hóa công tác lập kế hoạch sản xuất, quy trình sản xuất, yêu cầu nguyên vật liệu,  và theo dõi tồn kho loại bỏ giấy tờ và giảm sai sót.
• Theo dõi thực tế chi phí sản xuất, tiến độ sản xuất, và kho vận cải thiện hiệu quả và lập kế hoạch nguồn lực.