Ma trận quản lý thời gian của Eisenhower và cách ứng tuyển hiệu quả

Ma trận quản lý thời gian là gì?

“Việc khẩn cấp thì không quan trọng, việc quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp.” - Dwight D. Eisenhower.

Đây là câu nói nổi tiếng của Dwight D. Eisenhower - tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Ông từng phát hiện ra rằng khi có quá nhiều việc phải làm, chúng ta thường không nhận ra điều gì quan trọng và điều gì khẩn cấp.

Để tránh lãng phí thời gian vào những công việc vô ích, Tổng thống Eisenhower đã tạo ra một nguyên tắc quản lý thời gian. Ma trận giúp người dùng tận dụng tối đa thời gian của mình và được đặt tên là ma trận quản lý thời gian Eisenhower . Điểm mạnh của ma trận là khả năng giúp phân biệt giữa công việc quan trọng và khẩn cấp.

Trong đó:

• Công việc quan trọng cần có ảnh hưởng lớn đến quá trình đạt được mục tiêu.
• Công việc khẩn cấp tạo ra cảm giác cấp bách về mặt thời gian.

Bởi bản chất con người là ưu tiên những nhiệm vụ mà chúng ta cho là cấp bách dựa trên thời gian nên chúng ta thường tốn quá nhiều công sức và sức lực để hoàn thành những nhiệm vụ đó. Nhưng sau đó, chúng ta nhận ra rằng những nhiệm vụ đó không quá quan trọng đối với mục tiêu của chúng ta.

Vì vậy, việc áp dụng ma trận Eisenhower sẽ giúp làm rõ loại công việc và xây dựng tinh thần gắn kết với công việc, từ đó cải thiện đáng kể hiệu quả công việc.

Ma trận quản lý thời gian được tạo ra bởi Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ

4 ô trong ma trận Eisenhower

Trong ma trận quản lý thời gian của Eisenhower, các nhiệm vụ được chia thành 4 ô dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. 4 hộp đó là:

• Quan trọng và khẩn cấp: Công việc cần phải được hoàn thành ngay lập tức.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Công việc cần phải được lên lịch hoàn thành.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Nhóm công việc này có thể ủy thác cho người khác vì những nhiệm vụ này cần được giải quyết ngay nhưng không quá quan trọng.
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Chúng là những công việc dư thừa và cần được loại bỏ để tránh lãng phí thời gian.

Ma trận quản lý thời gian chia công việc thành 4 nhóm khác nhau.

>>>> Phương pháp hữu ích: Nguyên tắc 80 20

Lợi ích của ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Trong cuộc sống hàng ngày, con người thường chỉ nhìn đến những nhiệm vụ cấp bách khi phải đối mặt với khối lượng công việc quá lớn. Vì vậy, chúng ta sẽ đánh mất sự tập trung vốn có và bỏ qua những nhiệm vụ quan trọng, từ đó bỏ lỡ cơ hội hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất.

Ngoài ra, nếu không có sự phân chia công việc và thời gian hợp lý, một số người rất dễ bị ngột ngạt trước khối lượng công việc quá lớn và sự khan hiếm về thời gian. Kết quả là họ sẽ trở nên căng thẳng khi phải chịu áp lực lớn từ công việc. Ma trận quản lý thời gian hỗ trợ sắp xếp công việc để mọi người có thể bình tĩnh, hoàn thành công việc quan trọng và loại bỏ những công việc dư thừa.

Sử dụng ma trận quản lý thời gian sẽ giúp mọi người bình tĩnh hơn trong công việc

Cách áp dụng ma trận Eisenhower

Để áp dụng hiệu quả ma trận quản lý thời gian , trước tiên chúng ta phải tạo To-do-list để xác định tất cả các công việc. Sau đó, chúng ta tiến hành phân loại các nhiệm vụ này vào 4 ô sau:

• Quan trọng và cấp bách: Nhóm nhiệm vụ này cần được giải quyết ngay lập tức. Những nhiệm vụ này có thể bao gồm các nhiệm vụ quan trọng đột xuất, các nhiệm vụ được lên lịch trước và các nhiệm vụ sắp hoàn thành.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Những nhiệm vụ này có thể sẽ mất hơn 60% thời gian để hoàn thành. Tuy nhiên, những công việc này không quá cấp bách, chúng ta có thể lên kế hoạch hợp lý để hoàn thành.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Những nhiệm vụ này tưởng chừng như khẩn cấp nhưng lại không quá quan trọng như trả lời thư, sắp xếp cuộc họp hay hoàn thành nhiệm vụ được người khác giao phó. Chúng ta có thể sắp xếp để giải quyết nhanh chóng những nhiệm vụ này hoặc từ chối chúng nếu được giao quyền ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng.
• Không quan trọng cũng không khẩn cấp: Nhóm này bao gồm những công việc dư thừa không có lợi cho việc đạt được mục tiêu. Chúng ta nên loại bỏ những nhiệm vụ này để không lãng phí thời gian.

Các nhiệm vụ được nhóm dựa trên hai yếu tố cốt lõi: tính cấp bách và tầm quan trọng

3 bước sử dụng hiệu quả ma trận quản lý thời gian

Thực hiện 3 bước đơn giản sau để sử dụng tốt hơn ma trận quản lý thời gian :

• Bước 1 : Lập danh sách các công việc hiện có để đạt được mục tiêu.
• Bước 2 : Chia công việc thành 4 nhóm dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp.
• Bước 3 : Hoàn thành nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên của từng nhóm công việc.

Ngoài ra, còn một số mẹo hữu ích nữa để áp dụng phương pháp này hiệu quả hơn:

• Hãy ghi lại những việc cần làm ngay khi bạn nghĩ đến hoặc chỉ nhớ về chúng.
• Hãy tự hỏi bản thân về sự cần thiết cũng như lợi ích mà công việc đó mang lại trước khi thực hiện chúng.
• Đừng dồn quá nhiều công việc vào một nhóm, mỗi nhóm chỉ nên có tối đa 8 nhiệm vụ.
• Chỉ bắt đầu các nhóm khác sau khi hoàn thành nhiệm vụ ở nhóm đầu tiên.
• Tạo ma trận quản lý bao gồm cả hoạt động đời sống hàng ngày và công việc.
• Xây dựng các nhiệm vụ ma trận trong một ngày thay vì một tuần hoặc một tháng.
• Hạn chế để bản thân bị phân tâm bởi các yếu tố bên ngoài.
• Lập kế hoạch cho ngày hôm sau sau khi hoàn thành nhiệm vụ của ngày hôm trước để quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ.
• Xác định rõ ràng những gì bạn cần làm.

Ma trận quản lý thời gian phải bao gồm cả hoạt động đời sống hàng ngày và công việc

Lưu ý khi thiết kế ma trận thời gian

Mọi phương pháp đều có quy tắc để thực hiện tốt nhất. Dưới đây là các quy tắc để áp dụng Ma trận Eisenhower :

• Xác định sự cần thiết của công việc: Liệt kê, xác định và gạch bỏ những nhiệm vụ có thể dư thừa và không mang lại lợi ích trong việc đạt được mục tiêu.
• Biết công việc nào quan trọng và công việc nào khẩn cấp: Mọi người phải phân biệt giữa tầm quan trọng và cấp bách. Ngoài ra, nếu bạn đang làm các công việc thuộc nhóm 2 nhưng đột nhiên được giao công việc thuộc nhóm 1 thì bạn phải ưu tiên hoàn thành tất cả các công việc trong nhóm 1.
• Xác định mục tiêu: Việc xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp người dùng vẽ ra được ma trận rõ ràng và xác định được mức độ quan trọng hay cấp bách của công việc.

Điều quan trọng là phải xác định rõ ràng mục tiêu khi sử dụng ma trận quản lý thời gian.

Bài viết trên đã cung cấp thông tin về ma trận quản lý thời gian cũng như cách áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả. viindoo Hy vọng sau bài viết này, bạn đọc sẽ hiểu rõ hơn về ma trận Eisenhower và có thể sắp xếp thời gian tốt hơn để làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

>>>> Bài viết hữu ích:

• Hoàn thành công việc: Phương pháp quản lý công việc hiệu quả
• Phương pháp Pomodoro là gì? Cách áp dụng phương pháp