Quản lý phạm vi dự án là một trong những khía cạnh quan trọng và hấp dẫn nhất trong quá trình thực hiện dự án. Đây được xem như bản đồ chỉ đường, quản lý phạm vi định hình và định rõ những gì dự án sẽ thực hiện và những gì sẽ không. Hãy cùng Viindoo bắt đầu hành trình khám phá quản lý phạm vi dự án hiệu quả và tìm hiểu những cách thực tiễn để nắm bắt sự thành công của dự án!
Thế nào là quản lý phạm vi dự án?
Trong quản lý dự án, thuật ngữ "phạm vi" đề cập đến công việc cần được thực hiện để thực hiện dự án thành công cũng như các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Phạm vi dự án bao gồm Mục tiêu dự án, sản phẩm bàn giao, yêu cầu, ràng buộc và bất kỳ chi tiết nào khác cần thiết để xác định công việc cần thực hiện.
Các thành phần chính của quản lý phạm vi dự án bao gồm tuyên bố phạm vi, cấu trúc phân chia công việc, đường cơ sở phạm vi và quản trị sự thay đổi.
Tuyên bố phạm vi: Tuyên bố phạm vi là một tài liệu mô tả phạm vi của dự án, bao gồm các mục tiêu, yêu cầu và ràng buộc của dự án, cũng như các sản phẩm bàn giao.
- Mục tiêu của dự án: Mục tiêu của dự án là gì? Dự án sẽ đạt được điều gì?
- Yêu cầu của dự án: Những gì khách hàng hoặc bên liên quan mong đợi từ dự án?
- Ràng buộc của dự án: Những hạn chế của dự án, chẳng hạn như thời gian, ngân sách, nguồn lực, v.v.
- Sản phẩm bàn giao: Những gì sẽ được bàn giao tại cuối dự án?
- Các tiêu chí chấp nhận
- Các hạn chế
- Các trường hợp giả định
Quản lý phạm vi dự án là gì?
Cấu trúc phân chia công việc (WBS): WBS là một phân tích chi tiết của dự án thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. WBS giúp xác định phạm vi của dự án và lập kế hoạch cho dự án.
Đường cơ sở phạm vi: Đường cơ sở phạm vi là một tài liệu mô tả phạm vi đã xác định của dự án, được sử dụng để giám sát và kiểm soát phạm vi của dự án.
Quản trị sự thay đổi: Quản trị sự thay đổi là quá trình quản lý các thay đổi đối với phạm vi của dự án, đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện một cách có tổ chức và có kiểm soát.
Ngoài ra, trước khi đi sâu vào quy trình và phương pháp quản lý phạm vi dự án, quý độc giả có thể tìm hiểu chi tiết hơn về khái niệm tại bài viết Phạm vi dự án là gì? Vai trò và cách xác định Project Scope
Quy trình quản lý phạm vi dự án
Quy trình quản lý phạm vi dự án có sáu giai đoạn chính dưới đây.
Xác định phạm vi dự án
Bước đầu tiên trong quản lý phạm vi dự án là lên kế hoạch về cách thức phạm vi sẽ được xác định, quản lý, xác nhận và kiểm soát trong suốt vòng đời của dự án. Điều này bao gồm việc phát triển một kế hoạch quản lý dự án phác thảo các quy trình, thủ tục và công cụ sẽ được sử dụng để quản lý phạm vi dự án.
>>>> Xem Thêm: Baseline trong quản lý dự án là gì? Hướng dẫn cách xây dựng
Thu thập yêu cầu
Sau khi xác định phạm vi dự án, bước tiếp theo là thu thập yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan. Yêu cầu là các điều kiện, tính năng, dịch vụ, hoặc sự kiện cụ thể mà dự án phải đáp ứng để được coi là thành công. Việc thu thập yêu cầu đòi hỏi sự tương tác chặt chẽ với khách hàng và các bên liên quan để hiểu rõ nhu cầu của họ.
>>>> Tham Khảo: KPI cho Quản lý dự án
Quy trình quản lý phạm vi dự án
Xác định phạm vi
Phân tích phạm vi liên quan đến việc phân tích chi tiết các yêu cầu thu thập được từ bước trước đó và biến chúng thành một phạm vi công việc cụ thể và rõ ràng. Quá trình phân tích phạm vi giúp đảm bảo rằng không bỏ sót yêu cầu nào và giúp xác định được cách thức thực hiện dự án một cách hiệu quả. Quá trình này tạo ra một "Đặc tả Phạm vi Dự án" (Project Scope Statement) được sử dụng để hướng dẫn các hoạt động trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)
Khi phạm vi dự án được xác định, bước tiếp theo là tạo một WBS. WBS là sự phân chia theo thứ bậc của phạm vi dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. WBS được sử dụng để tổ chức và cấu trúc công việc của dự án, đồng thời cung cấp cơ sở để ước tính, lập lịch trình và giám sát tiến độ của dự án.
Xác nhận phạm vi
Khi dự án tiến triển, nhóm dự án phải đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng để đáp ứng phạm vi đã xác định. Điều này liên quan đến việc xác nhận phạm vi bằng cách đảm bảo rằng Sản phẩm bàn giao của dự án đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan. Quá trình xác nhận bao gồm việc xem xét và thử nghiệm các sản phẩm bàn giao của dự án để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chí chấp nhận.
Kiểm soát phạm vi dự án
Bước này bao gồm việc giám sát sự thay đổi trong phạm vi dự án và đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong phạm vi đã được xác định và được kiểm soát. Nếu có các yêu cầu mới, thay đổi hoặc mở rộng phạm vi, quản lý phạm vi dự án sẽ đánh giá tác động của chúng và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Quy trình quản lý phạm vi dự án đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng theo yêu cầu của khách hàng và đáp ứng đủ các mục tiêu, sản phẩm bàn giao dự án đã đề ra, đồng thời giúp giảm nguy cơ thay đổi không kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án.
Kiểm soát phạm vi dự án
Các phương pháp để quản lý phạm vi dự án
Dưới đây là một số phương pháp quản lý phạm vi dự án
Giao tiếp
Giao tiếp là yếu tố cực kỳ quan trọng trong quản lý phạm vi dự án. Đảm bảo một luồng thông tin liên tục và chính xác giữa các thành viên trong nhóm dự án, khách hàng và các bên liên quan là rất quan trọng. Sự giao tiếp hiệu quả giúp mọi người hiểu rõ về phạm vi dự án, yêu cầu và thay đổi. Điều này cũng giúp giải quyết các vấn đề và xung đột trong quá trình thực hiện dự án một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tính linh hoạt
Tính linh hoạt trong quản lý phạm vi dự án là khả năng thích ứng với các thay đổi đối với phạm vi của dự án. Điều này rất quan trọng vì các dự án thường phải đối mặt với những thay đổi, chẳng hạn như thay đổi nhu cầu của khách hàng, thay đổi công nghệ hoặc thay đổi môi trường. Tính linh hoạt cho phép nhóm dự án phản ứng với các tình huống thay đổi và thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với phạm vi, thời gian và ngân sách của dự án.
Thực tiễn tốt nhất để quản lý phạm vi dự án
Xây dựng tài liệu
Việc tạo và duy trì tài liệu liên quan đến phạm vi dự án là một bước quan trọng để đảm bảo rằng mọi thông tin về phạm vi đều được ghi lại và lưu trữ một cách chính xác. Các tài liệu bao gồm đặc tả phạm vi dự án, danh sách yêu cầu, các tài liệu phân tích, tài liệu xác nhận phạm vi và các tài liệu liên quan khác. Việc quản lý tài liệu cẩn thận giúp tránh những hiểu lầm và nhầm lẫn trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Kiểm soát và giám sát
Để đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong phạm vi đã xác định, việc kiểm soát và giám sát là cực kỳ quan trọng. Kiểm soát bao gồm theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo rằng các yêu cầu được thực hiện đúng thời gian và chất lượng, và giám sát sự thay đổi trong phạm vi dự án. Nếu có bất kỳ thay đổi hoặc vấn đề nào xảy ra, kiểm soát sẽ giúp đưa ra các biện pháp điều chỉnh và cải thiện.
Sẵn sàng để trải nghiệm sự xuất sắc?
Số hóa quản lý và vận hành doanh nghiệp;
Hình thành văn hóa doanh nghiệp chủ động, trách nhiệm, tạo thói quen làm việc hợp tác và gắn kết cho mỗi nhân viên.
HÃY THỬ NGAY - Hoàn toàn miễn phí! hoặc Liên hệ với chúng tôi
Bài viết trên đã cung cấp những thông tin cần thiết về Quản lý phạm vi dự án. Mong rằng những thông tin trên là hữu ích và giúp cho doanh nghiệp nổi bật hơn trên thị trường đầy sự cạnh tranh. Hãy tiếp tục theo dõi Viindoo để tìm hiểu nhiều hơn về cách quản lý doanh nghiệp.
>>>> Tiếp tục với:
