Quan hệ công chúng là gì: Định nghĩa, các loại, hướng dẫn và ví dụ

Thuật ngữ Quan hệ công chúng là gì? Quan hệ công chúng là nền tảng cốt lõi của việc xây dựng, duy trì và tạo dựng hình ảnh cho một cá nhân, tổ chức hay thương hiệu. Quan hệ công chúng là sự nỗ lực tinh tế để truyền tải thông điệp, xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy sự hiểu biết, góp phần tạo nên sự thành công và sự thịnh vượng trong thế giới kinh doanh và xã hội đầy cạnh tranh ngày nay.

>>>>> Đọc thêm: 10 Phần mềm Marketing hiệu quả cho doanh nghiệp

Quan hệ công chúng là gì?

Khái niệm quan hệ công chúng là gì? Quan hệ công chúng, viết tắt là PR, là một hình thức quảng bá chiến lược nhằm tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa một tổ chức và những đối tượng mục tiêu khác. Đây là cách để tổ chức tạo lập một hình ảnh tích cực về mình trong mắt công chúng. Những người làm PR sử dụng nhiều biện pháp khác nhau như tương tác truyền thông, quản lý mạng xã hội, tổ chức sự kiện, và xử lý tình hình khẩn cấp. 

PR tập trung vào việc xây dựng niềm tin và lòng tin với khách hàng. Cách thức này có thể thực hiện thông qua nhiều phương pháp, bao gồm truyền thông tin qua phương tiện truyền thông, sự ủng hộ của những người ảnh hưởng và sự tham gia của cộng đồng. 

Quan hệ công chúng là gì?

Mục tiêu của PR là tạo nên một cái nhìn tích cực về tổ chức, để mọi người nhìn nhận tích cực và tương tác với tổ chức đó nhiều hơn.

>>>> Đừng Bỏ Qua: Coca-cola sử dụng chiến lược truyền thông đại chúng như thế nào cho hiệu quả?

Sự Khác Biệt Giữa PR và Quảng Cáo

Mặc dù cả PR và quảng cáo đều quan trọng trong lĩnh vực tiếp thị, tuy nhiên hai khái niệm này có những điểm khác nhau. Quảng cáo yêu cầu chi phí để truyền thông, trong khi PR kiếm được lợi nhuận thông qua việc xây dựng mối quan hệ tích cực với truyền thông, khả năng lãnh đạo tư tưởng và tương tác với cộng đồng.

PR so với Quảng cáo

Hơn nữa, mục tiêu của PR và quảng cáo là khác nhau. Quảng cáo thường tập trung vào việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận, trong khi PR tập trung hơn vào việc xây dựng nhận thức về thương hiệu, uy tín. Dù cả hai đều đóng góp vào lợi nhuận của doanh nghiệp, nhưng lại có sự khác biệt về ưu tiên và kết quả.​

Khác với quảng cáo tập trung vào việc công khai thông điệp, PR tập trung nhiều hơn vào xây dựng mối quan hệ và tạo ra uy tín cho thương hiệu. Quảng cáo thường truyền đạt thông điệp trực tiếp và thường sử dụng các kỹ thuật để thu hút sự chú ý. Trái lại, PR hướng đến việc sáng tạo thông điệp tinh tế, tạo sự ấn tượng với người mục tiêu.

Sự Khác Biệt Giữa PR và Marketing

Marketing là toàn bộ chiến lược và kế hoạch được sử dụng để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ và tạo ra nhu cầu trên thị trường. Marketing tập trung vào việc hiểu khách hàng, xác định nhu cầu và mong muốn của họ, và phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng những yêu cầu này. 

PR so với Marketing

Ngược lại, PR là một phần của chiến lược marketing, hướng đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với các đối tượng liên quan như khách hàng, nhân viên, cổ đông và truyền thông. PR là việc quản lý uy tín của tổ chức, quảng bá thương hiệu và đảm bảo rằng thông điệp được truyền tải một cách hiệu quả và chính xác đến đúng đối tượng. 

Một chiến lược tiếp thị toàn diện nên bao gồm cả các yếu tố Markeing và PR để xây dựng hiệu quả nhận thức về thương hiệu, quản lý danh tiếng và quảng bá sản phẩm và dịch vụ.

>>>> Đọc Them Về: Corporate Identity là gì và cách thiết kế hiệu quả

Các loại quan hệ công chúng

Lĩnh vực quan hệ công chúng (PR) rất rộng lớn với nhiều hoạt động và chiến thuật khác nhau. Dưới đây là một số dạng PR phổ biến:

• Quan hệ truyền thông: Quan hệ truyền thông liên quan là việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan báo chí và tổ chức truyền thông để đảm bảo rằng thông tin về tổ chức được phát đi. Công việc này bao gồm việc nói chuyện, sắp xếp cuộc phỏng vấn, và cung cấp thông tin cần thiết để giúp các nhà báo viết bài.
• Quản lý khủng hoảng: Quản lý khủng hoảng là việc phát triển kế hoạch ứng phó và quản lý các tình huống khủng hoảng tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của tổ chức. Công việc này bao gồm việc xây dựng thông điệp, chuẩn bị người phát ngôn và trả lời thời gian và minh bạch những câu hỏi từ phía truyền thông.
• Truyền thông doanh nghiệp: Truyền thông doanh nghiệp liên quan đến việc quản lý thông tin nội bộ và bên ngoài cho tổ chức. Điều này bao gồm việc phát hành thông cáo báo chí, thông báo và tin nhắn liên quan đến các vấn đề như sáp nhập và mua lại.
• Quản lý danh tiếng: Quản lý danh tiếng là việc theo dõi và quản lý danh tiếng của tổ chức trên mạng và trên các phương tiện truyền thông. Công việc này bao gồm phản hồi đối với những đánh giá tiêu cực, quản lý tài khoản truyền thông xã hội và phát triển mức độ phổ biến của doanh nghiệp.
• Quan hệ cộng đồng: Quan hệ cộng đồng là việc xây dựng mối quan hệ với cộng đồng địa phương và những bên có liên quan khác để ủng hộ và thúc đẩy tác động tích cực của tổ chức và hỗ trợ cho các hoạt động cộng đồng.
• Lãnh đạo bằng suy nghĩ: Lãnh đạo bằng suy nghĩ là việc định vị các nhà quản lý cấp cao hoặc chuyên gia trong một lĩnh vực nhất định, để họ có vai trò lãnh đạo thông qua việc tham gia phát biểu trước công chúng và tham gia các sự kiện chuyên ngành.
• Giao tiếp với nhân viên: Giao tiếp với nhân viên là việc phát triển và thực hiện các chiến lược giao tiếp để thu hút và thông báo cho nhân viên về các tin tức, chính sách và sáng kiến của tổ chức.
• Lập kế hoạch sự kiện: Lập kế hoạch sự kiện liên quan đến việc tổ chức và triển khai các sự kiện như ra mắt sản phẩm, hội nghị và các sự kiện truyền thông để quảng bá cho tổ chức.

Các loại quan hệ công chúng khác nhau

Như vậy, quan hệ công chúng là gì? PR bao gồm một loạt các hoạt động và chiến thuật nhằm xây dựng và duy trì các mối quan hệ, quản lý danh tiếng và thúc đẩy tác động tích cực của một tổ chức. Bằng cách hiểu các loại PR khác nhau và các chiến lược tương ứng, các doanh nghiệp có thể phát triển một chiến lược PR toàn diện để truyền đạt thông điệp của họ đến đối tượng mục tiêu một cách hiệu quả.

Hướng Dẫn Phát Triển Chiến Lược Quan Hệ Công Chúng Hiệu Quả

Nếu độc giả đang muốn xây dựng một kế hoạch quan hệ công chúng (PR) thành công cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của mình, dưới đây là các bước quan trọng cần tuân thủ:

Xác định mục tiêu rõ ràng

Hãy bắt đầu bằng việc đặt ra mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được thông qua các hoạt động PR. Điều này có thể là cải thiện nhận thức về thương hiệu, xây dựng mối quan hệ với các đối tác quan trọng, hoặc tăng cường sự nhận diện của một sản phẩm/dịch vụ cụ thể.

Xác định mục tiêu của bạn - Quan hệ công chúng là gì?

Hiểu rõ đối tượng nhắm đến

Xác định đối tượng mục tiêu mà doanh nghiệp muốn tiếp cận và thấu hiểu tốt về nhu cầu và sở thích của họ. Điều này giúp ban truyền thông điều chỉnh cách truyền đạt thông điệp và thực hiện chiến lược PR để tương tác một cách hiệu quả.

Phát triển thông điệp rõ ràng

Tạo ra các thông điệp chính mạch lạc và dễ hiểu, để truyền tải sứ mệnh, giá trị, và điểm độc đáo của tổ chức. Hãy đảm bảo rằng những thông điệp này thống nhất và xuất hiện trong tất cả các hoạt động PR của doanh nghiệp.

Xây dựng mối quan hệ với truyền thông

Xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy với các nhà báo và phương tiện truyền thông. Điều này bao gồm việc hiểu rõ sở thích và nhu cầu, cung cấp thông tin quan trọng và thú vị cho họ một cách thời gian và thích hợp.

Quan hệ truyền thông rất quan trọng trong PR

Các bước quan trọng để xây dựng mối quan hệ với giới truyền thông bao gồm nghiên cứu các hãng truyền thông và báo chí, tương tác với các nhà báo trên mạng xã hội, cung cấp thông tin có giá trị, duy trì mối quan hệ, minh bạch và trung thực. 

Bằng cách làm theo các bước này, các cá nhân và tổ chức có thể phát triển mối quan hệ bền chặt với các nhà báo và tăng cơ hội đảm bảo việc đưa tin trên các phương tiện truyền thông cho các câu chuyện hoặc khách hàng của họ.

Đo lường thành công và xây dựng thương hiệu

Để đo lường sự thành công của những công việc xây dựng thương hiệu và quan hệ công chúng (PR), ta cần phải hiểu rõ tác động của những nỗ lực này và từ đó đưa ra những quyết định thông thái cho những kế hoạch xây dựng thương hiệu trong tương lai. Dưới đây là một số số liệu quan trọng cần xem xét khi đo lường sự thành công của thương hiệu:

Đo lường sự thành công của các nỗ lực PR và xây dựng thương hiệu

• Nhận thức về thương hiệu: Đo lường mức độ nhận thức về thương hiệu có thể liên quan đến việc theo dõi các số liệu như lượt truy cập trang web, số lượng người theo dõi trên mạng xã hội và thứ hạng trên công cụ tìm kiếm.
• Hình ảnh thương hiệu: Đánh giá hình ảnh thương hiệu - cách mà công chúng nhìn nhận thương hiệu - có thể được theo dõi qua các cuộc khảo sát, nhóm tập trung và đánh giá trực tuyến.
• Câu chuyện thương hiệu: Câu chuyện thương hiệu là bức tranh mô tả về lịch sử, giá trị và mục tiêu của thương hiệu. Yếu tố này giúp khách hàng hiểu rõ hơn về thương hiệu và tạo sự kết nối.
• Sự hiện diện thương hiệu: Đo lường sự nhận biết và thừa nhận của thương hiệu trong mắt đối tượng mục tiêu. Điều này liên quan đến mức độ mà thương hiệu của bạn được nhận diện và công nhận.
  
• Sự trung thành với thương hiệu: Đo lường lòng trung thành của khách hàng đối với thương hiệu có thể thông qua việc theo dõi tỷ lệ duy trì khách hàng, tần suất mua sắm lặp lại và việc giới thiệu thương hiệu cho người khác.
• Giá trị thương hiệu: Đo lường giá trị của thương hiệu trên thị trường. Điều này có thể được đo thông qua doanh thu và lợi nhuận, cùng với các chỉ số riêng biệt cho thương hiệu như định giá thương hiệu.
   
  Tương tác trên mạng xã hội: Đánh giá sự tương tác trên các nền tảng mạng xã hội bằng các số liệu như lượt thích, lượt chia sẻ, bình luận và số lượng người theo dõi.
• Danh tiếng thương hiệu: Đo lường danh tiếng tổng thể của thương hiệu, bao gồm cả sự nhận thức tích cực và tiêu cực. Điều này có thể được đo qua đánh giá trực tuyến, phạm vi phủ sóng truyền thông và phân tích tình cảm.
• Bản sắc thương hiệu: Bản sắc thương hiệu có thể được đo lường thông qua các số liệu như nhận dạng thương hiệu, tính nhất quán trực quan trên các kênh khác nhau.

>>>>> Đọc thêm:  Chiến lược marketing thương hiệu: Hướng dẫn Toàn diện cho Doanh nghiệp

Kế Hoạch Ứng Phó Khủng Hoảng

Xây dựng kế hoạch dự phòng để đối phó với tình hình khẩn cấp có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của tổ chức. Điều này bao gồm việc chuẩn bị thông điệp, đào tạo người phát ngôn, và phản hồi nhanh chóng và trung thực với truyền thông. Hình thành một nhóm chuyên trách để xử lý các tình huống khẩn cấp. Nhóm này nên bao gồm các chuyên gia quan hệ công chúng, chuyên gia pháp lý, và các cá nhân liên quan khác.

Bạn cần một kế hoạch quản lý khủng hoảng để chuẩn bị cho điều tồi tệ nhất.

Nhớ rằng, việc phát triển chiến lược quan hệ công chúng hiệu quả đòi hỏi sự quan tâm và cống hiến hết mình từ mỗi cá nhân. Thực hiện các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt với truyền thông, tạo dựng hình ảnh tích cực và tương tác tốt với khách hàng và công chúng của mình.

Ví dụ về Quan Hệ Công Chúng​

Hãy xem các ví dụ thực tế về Quan hệ công chúng dưới đây

Khủng Hoảng Truyền Thông của Nestlé

Khủng hoảng truyền thông Nestlé

Để giải quyết tình hình, Nestlé đã thực hiện những biện pháp như sau:

• Ngưng mua dầu cọ từ Sinar Mas và họp với Greenpeace: Nestlé tạm ngừng mua dầu cọ từ Sinar Mas và tổ chức cuộc họp với Greenpeace để tiết lộ thông tin chi tiết về nguồn cung ứng dầu cọ. 
• Hợp tác với Forest Trust: Để đảm bảo nguồn cung cấp dầu cọ bền vững, Nestlé đã hợp tác với Forest Trust - một tổ chức phi lợi nhuận được xem là lựa chọn tốt của các doanh nghiệp. Họ đã ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp có uy tín để đảm bảo tính bền vững của dầu cọ. 
• Tham gia hội nghị bàn tròn về dầu cọ bền vững: Nestlé đã tham gia Hội nghị Bàn tròn về Dầu cọ Bền vững vào tháng 5 năm 2010, một tổ chức gồm các công ty và đối tác cam kết loại bỏ hoạt động sản xuất dầu cọ không bền vững có tác động tiêu cực đến môi trường tự nhiên.

Spotify: Wrapped

Chiến dịch Wrapped của Spotify đã trở thành một sự kiện phổ biến vào cuối năm, lan truyền mạnh mẽ kể từ năm 2016. Chiến dịch này cung cấp cho mỗi người dùng một bản tóm tắt được cá nhân hóa về thói quen nghe nhạc của họ bằng đồ họa trực quan hấp dẫn. 

Spotify: Chiến dịch kết thúc

Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ số liệu thống kê của họ trên các nền tảng truyền thông xã hội khác nhau, chẳng hạn như Instagram và TikTok. Không giống như các đối thủ cạnh tranh khác, chẳng hạn như Apple và YouTube, Wrapped của Spotify không chỉ đơn giản là một chiến dịch marketing mà còn là một chiến dịch xã hội có thể chia sẻ và được cá nhân hóa cao, gây ra FOMO cho tất cả những người yêu nhạc.

Thử thách Ice Bucket

Thử thách dội nước đá là một chiến dịch lan truyền trên mạng xã hội bắt nguồn từ năm 2014 nhằm nâng cao nhận thức và gây quỹ cho bệnh xơ cứng teo cơ một bên (ALS), một bệnh thoái hóa thần kinh tiến triển. 

Thử thách xô nước đá

Những người tham gia sẽ ghi lại cảnh họ dội một xô nước đá lên đầu và thách thức những người khác làm điều tương tự hoặc quyên góp cho tổ chức từ thiện ALS. Chiến dịch nhanh chóng lan truyền và quyên góp được hàng triệu đô la cho nghiên cứu và hỗ trợ ALS.

Các ví dụ được thảo luận nêu bật cách các thương hiệu nổi tiếng sử dụng các chiến lược và chiến thuật để xây dựng danh tiếng tích cực và đạt được các mục tiêu của tổ chức. Từ quản lý khủng hoảng đến nội dung lan truyền, rõ ràng quan hệ công chúng là một lĩnh vực năng động và không ngừng phát triển, đòi hỏi sự sáng tạo, khả năng thích ứng và sự hiểu biết sâu sắc về đối tượng mục tiêu. 

Bài viết này của Viindoo đã trình bày sơ lược một số khái niệm và ví dụ về quan hệ công chúng là gì. Quan hệ công chúng không chỉ là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh, mà còn là nền móng cho sự phát triển bền vững và thịnh vượng trong thời đại đa dạng và liên kết. Áp dụng hiệu quả chiến lược PR sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ khách hàng và tạo dựng được lòng tin bền vững.

>>>> Tiếp Tục Với:

• Xây dựng câu chuyện thương hiệu cho doanh nghiệp
  
• Marketing tổ chức sự kiện: Các loại, lợi ích và ví dụ