Phiếu kế toán là gì? Dùng khi nào? Tải mẫu phiếu kế toán chuẩn

Phiếu kế toán là gì?

Phiếu kế toán là chứng từ được lập ra bởi các nhân viên kế toán. Phiếu này đóng vai trò quản lý, hoạch định các loại chứng từ thông qua việc ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác và chi tiết. Dựa trên phiếu này, những nhân viên kế toán có thể hạch toán các nghiệp vụ vào sổ cái hay các nhật ký chứng từ một cách dễ dàng, thuận tiện.

Tải mẫu phiếu kế toán:

• Mẫu phiếu kế toán Excel: Tải tại ĐÂY
• Mẫu phiếu kế toán kết chuyển: Tải tại ĐÂY
• Mẫu phiếu kế toán tổng hợp: Tải tại  ĐÂY
  

Phiếu kế toán là gì?

Việc lập phiếu kế toán có thể hỗ trợ kế toán viên hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ không có trong biểu mẫu có sẵn. Phiếu này có thể hạch toán nhiều nghiệp vụ kế toán liên quan với nhau cùng một lúc.

Để hiểu rõ hơn mời các bạn tham khảo ví dụ quy đổi số thuế GTGT hàng nhập khẩu sang số thuế được khấu trừ của một lô hàng:

Thông thường:  

• Khi thu tiền phải ghi chứng từ vào phần hành phải thu;  
• Chi tiền ghi vào phần hành phải chi;  
• Mua hàng lại vào hợp đồng mua hàng.  

Với cách viết phiếu kế toán: Kế toán viên chỉ cần lập phiếu kế toán và ghi vào N13312/C33332.

Phiếu kế toán dùng khi nào?

Phiếu kế toán được sử dụng để cập nhật và minh họa cho các bút toán nên sẽ được dùng trong những trường hợp như:

• Bút toán kết chuyển cuối kỳ kế toán.
• Bút toán để khấu trừ thuế giá trị gia tăng cuối tháng.
• Bút toán điều chỉnh.
• Bút toán phân bổ.
• Minh họa cho một số nghiệp vụ kế toán không có chứng từ khác.

Phiếu kế toán được sử dụng để cập nhật và minh họa cho các bút toán

Ví dụ:

Khi kết chuyển thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu vào thuế GTGT đã được khấu trừ trong một lô hàng, ta lập phiếu kế toán và ghi:

• Nợ TK13312 
• Có TK3332

Khi bị truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp trong năm 2021, ta lập phiếu kế toán và ghi:

• Nợ TK4211
• Có TK3334.

Một chứng từ thường bao gồm một số yếu tố và thông tin chính. Đây là những gì thường được bao gồm trong một chứng từ:

• Số chứng từ: Một số nhận dạng duy nhất được gán cho chứng từ cho mục đích tham khảo và theo dõi.
• Ngày: Ngày chứng từ được tạo hoặc phát hành.
• Thông tin về nhà cung cấp/nhà cung cấp: Tên và chi tiết liên hệ của nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp liên quan đến giao dịch.
• Mô tả Hàng hóa hoặc Dịch vụ: Mô tả chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ do nhà cung cấp cung cấp.
• Số lượng và Đơn giá: Số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua và đơn giá cho từng mặt hàng.
• Tổng số tiền: Tổng số tiền phải trả cho nhà cung cấp, được tính bằng cách nhân số lượng với đơn giá.
• Điều khoản thanh toán: Các điều khoản thanh toán đã được thỏa thuận, bao gồm ngày đến hạn và bất kỳ khoản giảm giá hoặc hình phạt hiện hành nào.
• Số Đơn đặt hàng (PO): Nếu một đơn đặt hàng được phát hành, chứng từ có thể tham chiếu số PO tương ứng.
• Tài liệu hỗ trợ: Bản sao các tài liệu liên quan, chẳng hạn như hóa đơn của nhà cung cấp, biên lai, phiếu giao hàng hoặc hợp đồng, xác nhận giao dịch.
• Phê duyệt và Chữ ký: Chứng từ có thể yêu cầu chữ ký của người được ủy quyền, chẳng hạn như người quản lý hoặc người giám sát, để biểu thị sự phê duyệt và ủy quyền giao dịch.
• Mã sổ cái chung: Mã tài khoản hoặc biểu đồ tham chiếu tài khoản cho biết tài khoản chi phí hoặc doanh thu cụ thể liên quan đến giao dịch..
• Thông tin thanh toán: Nếu chứng từ được sử dụng để thanh toán, nó có thể bao gồm các chi tiết như phương thức thanh toán, thông tin tài khoản ngân hàng và số tham chiếu thanh toán.

Điều quan trọng cần lưu ý là các yếu tố cụ thể có trong phiếu thưởng có thể khác nhau tùy thuộc vào các quy trình và yêu cầu nội bộ của tổ chức.

Chứng từ kế toán bao gồm

Phân biệt phiếu kế toán và chứng từ kế toán

Sau đây chúng ta sẽ phân tích định nghĩa và mục đích của phiếu và chứng từ kế toán để phân biệt sự khác nhau giữa hai loại: