Phần mềm quản lý văn bản là giải pháp hữu hiệu hỗ trợ doanh nghiệp quản lý giấy tờ, tài liệu, công văn,... Việc sử dụng ứng dụng quản lý văn bản sẽ giúp nâng cao năng suất, tiết kiệm thời gian. Cùng tìm hiểu 10 phần mềm phổ biến nhất hiện nay cùng Viindoo.
>>>> Tham Khảo Ngay: 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả, tốt nhất hiện nay
| Tên phần mềm | Hỗ trợ quản lý văn bản từ xa trên điện thoại | Hỗ trợ lưu trữ công văn kèm theo file đính kèm |
| Viindoo Documents | √ | √ |
| DocEye | √ | |
| iOffice VNPT | √ | |
| CloudOffice | √ | √ |
| Excel | √ | |
| Codedao | √ | |
| C-Office | √ | |
| Faceworks | √ | |
| DMS Lạc Việt | √ | |
| EFY | √ |
>>>> Tham Khảo Ngay: Top 9 Phần mềm quản lý công việc văn phòng tối ưu hiệu suất làm việc
1. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc Viindoo Documents
Viindoo Documents là phần mềm quản trị văn thư nằm trong chuỗi hệ thống phần mềm văn phòng điện tử hàng đầu Viindoo. Phần mềm giúp số hóa toàn bộ hoạt động quản lý văn thư, tinh gọn quy trình và tối ưu hiệu suất trong mọi khâu nghiệp vụ, kết nối giấy tờ của các bộ phận vào một hệ thống duy nhất.
Dưới đây là một số điểm mạnh không thể không nhắc đến của phần mềm quản lý văn bản Viindoo Documents:
- Hỗ trợ người dùng chia sẻ nhiều tài liệu nội bộ tới các đối tác, khách hàng.
- Phần mềm có tính năng gắn sao cho tài liệu và hỗ trợ lọc ra các tài liệu đã gắn sao dễ dàng, nhanh chóng.
- Phần mềm hỗ trợ phân quyền cho thành viên về các đội/nhóm. Mỗi thành viên trong đội/ nhóm sẽ được quyền tải, chỉnh sửa tài liệu của đội/ nhóm mình..
Đặc biệt hơn nữa, nhằm hướng tới việc xây dựng môi trường doanh nghiệp "không giấy tờ" trong thời đại 4.0, phần mềm Viindoo Documents tính hợp linh hoạt với các phần mềm bổ trợ hữu ích khác như Bảng thông tin Viindoo Dashboards, phần mềm Quản lý Hồ sơ Nhân sự, Ứng dụng Ghi chú, Lịch,... Đây được xem là mảnh ghép quan trọng của hệ thống Quản trị Doanh nghiệp Viindoo chất lượng được nhiều doanh nghiệp hàng đầu tin tưởng lựa chọn.
Giao diện phần mềm quản lý văn bản Viindoo Document
>>>> Đừng Bỏ Qua: 6 phần mềm quản lý thiết bị tối ưu nhất cho doanh nghiệp
2. Phần mềm quản lý tài liệu DocEye
Phần mềm quản lý tài liệu DocEye sở hữu đầy đủ các tính năng hữu ích từ cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp. DocEye giúp doanh nghiệp quản lý tốt các loại tài liệu, giấy tờ, công văn mà rất tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tăng hiệu quả công việc.
Sau đây là một số tính năng nổi trội của phần mềm quản lý văn bản này:
- Nhận dạng và phân loại cụ thể từng nguồn thông tin tài liệu.
- Tìm kiếm và chia sẻ nguồn tài liệu không bị giới hạn, rất dễ dàng và nhanh chóng.
- Thông tin tài liệu được bảo mật tốt nhờ sử dụng cơ chế phân quyền đến từng cá nhân người dùng.
- File tài liệu cá nhân được phép đồng bộ cùng thư mục và chia sẻ với kho tài liệu chung của công ty
Phần mềm quản lý văn bản DocEye
>>>> Tham Khảo: 9 phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp
3. Phần mềm quản lý văn bản iOffice VNPT
Phần mềm quản lý văn bản iOffice VNPT là hệ thống quản lý văn bản được cung cấp bởi công ty công nghệ VNPT. Phần mềm này được thiết kế với rất nhiều tính năng hữu ích, kèm với đó là thao tác sử dụng dễ dàng. Chính vì vậy, có khá nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn trang bị phần mềm này tại cơ quan của mình.
Tính năng nổi trội của phần mềm quản lý văn bản iOffice VNPT có thể kể đến như sau:
- Sắp xếp công việc cá nhân và báo cáo công việc kịp thời, nhanh chóng.
- Tương tác đa chiều để mọi nhân viên trong tổ chức đều có thể dễ dàng chia sẻ, trao đổi và phản hồi thông tin.
- Ban lãnh đạo dễ thực hiện quản lý, sắp xếp lịch họp và nắm bắt đầy đủ thông tin để đưa ra những quyết định chính xác.
- Thông tin được lưu trữ trên website duy nhất, có thể dễ dàng thực hiện tra cứu và quản lý văn bản ngay trên máy tính, điện thoại thông minh hay máy tính bảng,...
Hệ thống quản lý tài liệu, công việc iOffice VNPT
4. Phần mềm quản lý văn bản online CloudOffice
CloudOffice là ứng dụng quản lý văn bản được thiết kế rất khoa học với các chức năng hữu ích hỗ trợ việc quản lý văn bản, trao đổi thông tin và điều hành tác vụ. Đặc biệt người dùng có thể theo dõi và điều hành công việc từ xa thông qua kết nối Internet.
Cùng tìm hiểu một vài tính năng nổi bật có ở phần mềm quản lý văn bản CloudOffice ngay dưới đây:
- Phân loại văn bản tùy theo chủ đề, thích hợp cho mọi phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp.
- Hỗ trợ tính năng bình luận dưới văn bản, tài liệu.
- Ban lãnh đạo được phép phê duyệt, xử lý văn bản đối với từng cá nhân, đơn vị cụ thể.
- Hỗ trợ phân hệ cá nhân giúp người dùng có thể tùy biến, tạo lập các tính năng riêng thích hợp cho mình nhất.
Phần mềm quản lý văn bản online CloudOffice
5. Phần mềm quản lý văn bản bằng Excel
Phần mềm quản lý văn bản bằng Excel là công cụ được nhiều cơ quan, doanh nghiệp hiện nay sử dụng để quản lý văn bản, tài liệu, văn bản quan trọng. Đây là giải pháp khá hữu ích nhằm thay thế cách thức lưu trữ bằng giấy tờ truyền thống.
Một số ưu điểm của công cụ Excel:
- Lưu trữ dữ liệu khoa học và thuận tiện.
- Hỗ trợ thống kê đầy đủ các văn bản tại doanh nghiệp.
- Mọi nhân viên đều có thể tải file Excel để xem.
- Có nhiều tính năng và tác vụ giúp tạo lập danh mục tổng quát đến chi tiết, không bị trùng lặp.
Tuy nhiên, công cụ này cũng có một số điểm hạn chế như:
- Công cụ Excel đòi hỏi nhân sự phải có kiến thức sâu rộng, hiểu rõ các hàm và công thức mới có thể lập được file căn bản, dễ hiểu.
- Nếu số lượng văn bản quá lớn, việc nhập thủ công lên file Excel dễ bị sai sót, nhầm lẫn
- Dữ liệu trong file Excel sẽ không được bảo mật cao, dễ bị rò rỉ ra bên ngoài.
- Việc tạo lập sổ quản lý gây tốn rất nhiều thời gian và công sức.
Phần mềm quản lý văn bản bằng File Excel
6. Phần mềm quản lý văn bản offline Codedao
Mặc dù có nhiều công nghệ ra đời nhưng hiện nay có khá nhiều các cơ quan tổ chức vẫn thực hiện lưu trữ giấy tờ, văn thư dưới hình thức văn bản giấy. Việc lưu trữ truyền thống thống này khiến việc tìm kiếm khó khăn, tốn rất nhiều thời gian và công sức. Do vậy, phần mềm quản lý văn bản offline Codedao ra đời giúp giải quyết vấn đề này với sự bảo mật và chính xác cao hơn hẳn.
Tính năng nổi bật nhất có ở phần mềm quản lý văn bản offline này gồm:
- Giao diện phầm mềm thân thiện, dễ hiểu và dễ sử dụng cho mọi người..
- Cho phép việc tra cứu lịch sử thông tin nhanh chóng..
- Hỗ trợ theo dõi và xử lý kịp thời, chính xác các loại văn thư, giấy tờ.
- File đính kèm của mọi văn bản được mã hóa nên vô cùng bảo mật.
- Dữ liệu có thể được sao lưu và phục hồi dễ dàng.
- Cho phép các thao tác tìm kiếm tài liệu, văn bản dựa trên các dữ kiện như: Loại văn bản, Ngày ban hành, Nơi ban hành, Ký hiệu, Nội dung tóm tắt,...
Giao diện Phần mềm quản lý tài liệu offline Codedao
7. Ứng dụng quản lý văn bản C-Office
Phần mềm quản lý văn bản online C-Office là giải pháp văn thư điện tử dành cho mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay. Quy trình quản lý và điều hành với C-Office hoàn toàn số hóa và tự động, mang lại hiệu quả công việc cao.
Dưới đây sẽ tổng hợp các tính năng quan trọng có ở phần mềm C-Office:
- Quản lý công việc, nhắc nhở và thông báo hoàn thành công việc thông qua Email.
- Quản lý tất cả các hồ sơ tài liệu hiện hành hoặc đã được số hóa trên hệ thống lưu trữ, từ đó cho phép việc quản lý, cập nhật, khai thác và tìm kiếm thông tin dễ dàng,...
- Quản lý thư viện tài liệu cho tổ chức bao gồm tài liệu về các quy trình, hướng dẫn, tài liệu chia sẻ, biểu mẫu, quy định, chính sách,...
- Phân quyền giúp cấp trên có thể gửi các thông báo thuận tiện đến nhân viên.
App quản lý văn bản C-Office
8. Phần mềm quản lý tài liệu Faceworks
Faceworks được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý văn bản có nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp. Phần mềm này giúp giải quyết tốt các vấn đề như thất lạc tài liệu giấy, khó thống kê thông tin lưu trữ, thời gian tìm kiếm giấy tờ lâu,...
Phần mềm quản lý tài liệu và văn thư Faceworks có các tính năng như:
- Lưu trữ dữ liệu và thông tin an toàn với số lượng không giới hạn.
- Văn bản đến và đi được cập nhật liên tục theo thời gian.
- Quản lý và sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học theo thời gian và từng nhóm công việc.
- Truy cập, tìm kiếm dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng với đa dạng các tiêu chí.
Phần mềm quản lý tài liệu Faceworks
9. Phần mềm quản lý văn bản DMS Lạc Việt
Phần mềm quản lý tài liệu DMS Lạc Việt được thiết kế với tính năng quản lý, thu thập và xử lý hồ sơ lưu trữ dành cho các cơ quan, doanh nghiệp. Tùy từng khâu công việc mà phần mềm sẽ hỗ trợ các phân hệ tương ứng như khai thác, tra cứu, thu thập, chỉnh lý, bảo quản, báo cáo thống kê,...
Sau đây là một số tính năng có ở phần mềm này:
- Giao diện phần mềm với thiết kế đơn giản, dễ sử dụng.
- Quản lý hồ sơ lưu trữ theo nhiều kho gồm kho tạm, kho chuyên dụng,...
- Trang bị hai tính năng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao, file tìm kiếm có thể được xuất ra Excel.
- Dễ dàng thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tra cứu, thực hiện các báo cáo thống kê.
Phần mềm quản lý văn bản DMS Lạc Việt
10. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc EFY
EFY là phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc cho phép hỗ trợ điều hành công việc tại văn phòng vô cùng hiệu quả. Phần mềm này cho phép xử lý các tác vụ điển hình như xử lý văn bản đến và đi, lưu trữ hồ sơ công việc. EFY được đánh giá là khá phù hợp với các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước.
Tính năng nổi bật của phần mềm EFY bao gồm:
- Giao diện được thiết kế đơn giản, chương trình thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng.
- Người dùng được phân quyền gửi tài liệu hay thông báo đến nhiều người khác.
- Hỗ trợ người dùng thực hiện các thao tác như thu thập, tra cứu, khai thác, chỉnh lý, bảo quản, báo cáo thống kê dữ liệu.
- Văn bản, dữ liệu được lưu trữ với số lượng lớn mà vẫn rất tập trung và có tính bảo mật cao.
Phần mềm quản lý hồ sơ công việc EFY
Như vậy, Viindoo đã tổng hợp các thông tin về 10 phần mềm quản lý văn bản tốt nhất hiện nay. Viindoo chúc doanh nghiệp sớm tìm được một app quản lý tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình. Nếu Quý doanh nghiệp muốn biết thêm về phần mềm quản lý tài liệu, liên hệ ngay với Viindoo tại số hotline 0225 730 9838 để được tư vấn!
>>>> Phần Mềm Hữu Ích Khác:
