Việc sử dụng phần mềm chia ca làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý công việc trong các doanh nghiệp, giúp cải thiện hi quả và tăng cường sự linh hoạt trong việc quản lý ca làm việc cho nhân viên. Cùng tìm hiểu chi tiết về lợi ích và các phần mềm hiệu quả nhất hiện nay cùng Viindoo.
>>>> Tham Khảo Ngay: Phần mềm HR
Phần mềm lập lịch ca giúp nhân viên nhân sự tự động hóa các nhiệm vụ quan trọng của việc lên lịch ca
1. Quản lý ca làm việc như thế nào?
Quản lý ca là quá trình tổ chức và quản lý ca làm việc cho nhân viên. Công việc này bao gồm việc xác định số lượng nhân viên cần thiết cho mỗi ca, sắp xếp thời gian làm việc của họ và đảm bảo rằng các ca được bố trí nhân viên phù hợp. Lên lịch làm việc theo ca hiệu quả là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động 24/7, chẳng hạn như cơ sở chăm sóc sức khỏe, trung tâm cuộc gọi và nhà máy sản xuất.
- Lập kế hoạch ca làm việc liên quan đến việc phân công nhân viên vào các ca làm việc cụ thể dựa trên lịch tróng, kỹ năng và điểm mạnh của mõi nhân viên. Đây có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn hoặc hoạt động trên nhiều địa điểm.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu lên lịch làm ca. Mẫu này bao gồm các lịch trình được thiết kế sẵn có thể được tùy chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Sử dụng mẫu chia ca làm việc có thể tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng tất cả các ca làm việc đều được bố trí nhân viên phù hợp.
Nhìn chung, việc lên lịch và quản lý ca làm việc hiệu quả là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp hoạt động 24/7. Bằng cách quản lý đúng ca làm việc và lên lịch cho nhân viên, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ có đủ số lượng nhân viên và duy trì năng suất đồng thời đáp ứng nhu cầu của nhân viên.
2. Các tính năng chính của phần mềm chia ca làm việc là gì?
Là một chuyên gia nhân sự, một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của bạn là quản lý lịch trình của nhân viên một cách hiệu quả. Phần mềm chia ra có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình này đồng thời cải thiện năng suất tổng thể. Dưới đây là các tính năng chính mà bạn nên tìm kiếm trong phần mềm này:
2.1 Quản lý nhân viên
Phần mềm có nền tảng quản lý xếp lịch nhân viên tập trung:
- Chi tiết về nhân viên của bạn, chi tiết liên lạc, vai trò công việc, quá trình làm việc, cơ cấu công ty và địa điểm
- Tổ chức lịch trình và quản lý ca giữa các bộ phận và địa điểm khác nhau.
- Cung cấp một cái nhìn toàn diện về tất cả các thông tin liên quan đến lịch trình, giúp dễ dàng truy cập trong quá trình lập lịch trình.
>>>> Xem thêm: 5 Phần mềm quản lý nhân viên từ xa hiệu quả nên dùng
2.2 Ca tùy chỉnh
Phần mềm lập lịch làm ca lý tưởng cho phép bạn tạo lịch làm ca tùy chỉnh cho nhân viên của mình. Điều này có nghĩa là bạn có thể thiết lập lịch trình riêng dựa trên nhu cầu của công ty mình, bao gồm thời lượng ca làm việc khác nhau, quy tắc làm thêm giờ, v.v.
2.3 Lập lịch tự động
Việc tạo lịch làm ca theo cách thủ công có thể tốn nhiều thời gian và luôn có nguy cơ xảy ra lỗi do con người. Tuy nhiên, với phần mềm lập lịch ca, bạn có thể tự động hóa hầu hết quy trình lập lịch, loại bỏ nhu cầu can thiệp thủ công.
2.4 Quản lý lịch đăng ký của nhân viên
Tính năng này cho phép bạn theo dõi tình trạng lịch đăng ký, lịch trống và điểm mạnh của nhân viên một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể thiết lập một hệ thống mà nhân viên có thể yêu cầu thời gian nghỉ hoặc đổi ca với các đồng nghiệp khác.
- Lịch giờ làm việc
- Bảng chấm công tiêu chuẩn và theo dõi điểm danh sinh trắc học trong phân hệ Phần mềm chấm công
- Quản lý ngoài giờ
- Quản lý thời gian nghỉ: yêu cầu thời gian nghỉ, theo dõi kỳ nghỉ, theo dõi nghỉ phép, du lịch và dự án đặc biệt
2.5 Chi phí tiền lương và ngân sách
Lịch trình và bảng lương được đan xen trực tiếp. Rõ ràng, thời gian làm việc của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến tiền lương của họ. Do mối quan hệ này, điều quan trọng đối với phần mềm lập lịch trình nhân viên là phải tích hợp sẵn một số tính năng tài chính. Điều này có thể bao gồm một nền tảng tính lương đầy đủ dịch vụ gắn liền với phần mềm lập lịch trình hoặc thu thập dữ liệu bảng lương đơn giản liên quan đến thời gian và điểm danh.
>>>> Tham Khảo Ngay: Phần mềm tính lương
2.6 Cập nhật theo thời gian thực
Trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh ngày nay, mọi thứ có thể thay đổi nhanh chóng. Phần mềm lập lịch làm ca của bạn phải cung cấp các bản cập nhật theo thời gian thực, cho phép bạn điều chỉnh lịch trình khi cần và đảm bảo rằng bạn luôn có thông tin cập nhật nhất.
2.7 Phân tích và Báo cáo
Các tính năng báo cáo và phân tích cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về quy trình lên lịch và hiệu suất của nhân viên. Hãy tìm phần mềm cho phép bạn tạo các báo cáo về sự có mặt của nhân viên, làm thêm giờ và thay ca. Thông tin này có thể giúp bạn đưa ra các quyết định sáng suốt về việc lên lịch và bố trí nhân sự.
3. Có những phần mềm chia ca làm việc nào tốt?
Với tư cách là chủ doanh nghiệp, việc cập nhật thông tin về các phương pháp sản xuất mới nhất là rất quan trọng để đảm bảo rằng các quy trình sản xuất của bạn hoạt động hiệu quả và hiệu quả. Hai phương pháp phổ biến đã đạt được sức hút trong những năm gần đây là sản xuất linh hoạt và tinh gọn. Một số điểm khác biệt chính trong quản lý thay đổi trong sản xuất liên quan đến việc xác định các cơ hội cải tiến, phát triển các chiến lược thay đổi và quản lý quá trình chuyển đổi sang các quy trình hoặc hệ thống mới. Đó là một quá trình phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cận chiến lược và toàn diện để đảm bảo việc thực hiện thành công và kết quả bền vững giữa hai bên.
3.1 Viindoo HRM - Hơn cả một phần mềm chia ca làm việc
Viindoo HRM cung cấp mọi nhu cầu về việc chia ca làm việc, cũng như một loạt các chức năng quản lý nguồn nhân lực tối ưu khác. Viindoo HRM là phần mềm trên nền tảng điện toán đám mây, giúp doanh nghiệp truy cập và quản lý trên một nền tảng tất cả trong một.
Viindoo HRM - Hơn cả một phần mềm lập lịch ca
Viindoo HRM đáp ứng mọi nhu cầu về phần mềm chia ra như:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Số hóa và lưu trữ tất cả thông tin nhân viên
- Đánh giá kỹ năng nhân viên theo khung kỹ năng cho từng vị trí;
- Đồng bộ & Tích hợp với các ứng dụng khác, làm cơ sở hoạch định nguồn nhân lực:
- Theo dõi, quản lý và tăng giờ làm việc hữu ích với ứng dụng Bảng chấm công, Chấm công, Nghỉ phép, Tăng ca,...
- Đồng bộ & Tích hợp với các ứng dụng khác để tự động tính lương.
Phần mềm tuyển dụng tất cả trong một
MIỄN PHÍ TRỌN ĐỜI
Quản lý chặt chẽ mọi khía cạnh tuyển dụng của bạn trên một nền tảng duy nhất!
3.2 Sage HR - Phần mềm phân chia ca làm việc
Sage HR - Phần mềm lập lịch ca
- Sage HR Shifts: Tính năng này cho phép bạn lên lịch thay đổi và tạo lịch trình cho nhân viên. Nó bao gồm các tùy chọn để xem và quản lý phạm vi thay đổi, phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu thay đổi và gửi thông báo cho nhân viên.
- Sage HR Leave: Tính năng này cho phép bạn quản lý các yêu cầu nghỉ phép và thời gian nghỉ của nhân viên, điều này có thể giúp lập lịch thay đổi. Bạn có thể xem các yêu cầu về tình trạng sẵn sàng và thời gian nghỉ của nhân viên để giúp đảm bảo rằng bạn lên lịch thay đổi một cách hợp lý.
- Sage HR Điểm danh: Tính năng này cho phép bạn theo dõi điểm danh và giờ làm việc của nhân viên, điều này có thể hữu ích cho việc lên lịch thay đổi. Bạn có thể sử dụng dữ liệu để xác định các mẫu và điều chỉnh lịch biểu khi cần để đảm bảo phạm vi phù hợp.
Sage HR tích hợp với Slack, Zapier và G Suite.
Giá bắt đầu từ $5,50/người dùng/tháng và cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày.
3.3 QuickBooks Time - Ứng dụng theo dõi thời gian
QuickBooks Time - Ứng dụng theo dõi thời gian
- Theo dõi thời gian: QuickBooks Time cho phép nhân viên bấm giờ vào và ra dễ dàng, thông qua thiết bị di động hoặc trình duyệt web của họ. Nó cũng theo dõi giờ làm việc của nhân viên theo thời gian thực và tự động đồng bộ hóa chúng với phần mềm kế toán.
- Lập lịch: Phần mềm cung cấp tính năng lập lịch dễ sử dụng, cho phép người quản lý lên lịch thay ca cho nhân viên của họ dựa trên tình trạng sẵn có và khối lượng công việc. Công cụ lập lịch trình cũng thông báo cho nhân viên về những thay đổi và xung đột lịch trình.
- Theo dõi GPS: QuickBooks Time cung cấp khả năng theo dõi GPS cho nhân viên từ xa và di động. Tính năng này cho phép doanh nghiệp theo dõi vị trí của nhân viên và đảm bảo rằng họ đang làm việc trên đúng dự án vào đúng thời điểm.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm lập lịch ca có thể xử lý các yêu cầu lập lịch phức tạp không?
Có, phần mềm lập lịch ca có thể xử lý các yêu cầu lập lịch phức tạp, chẳng hạn như nhiều ca, thay đổi giờ làm việc, lịch luân phiên và đáp ứng các sở thích hoặc chứng nhận của nhân viên.
Phần mềm lập lịch ca có phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô không?
Có, phần mềm lập lịch làm ca có thể được sử dụng bởi các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ doanh nghiệp nhỏ với một vài nhân viên đến doanh nghiệp lớn có nhiều phòng ban và địa điểm.
Phần mềm lập lịch làm ca có cung cấp thông báo hoặc lời nhắc cho nhân viên không?
Có, phần mềm lập lịch làm ca có thể gửi thông báo hoặc lời nhắc cho nhân viên về ca làm việc sắp tới, những thay đổi trong lịch trình hoặc thông tin liên quan khác, giúp cải thiện giao tiếp và giảm thiểu hiểu lầm về lịch trình.
Làm thế nào để phần mềm lập kế hoạch thay đổi xử lý các yêu cầu thời gian nghỉ của nhân viên?
Phần mềm lập lịch ca thường bao gồm các tính năng để quản lý các yêu cầu về thời gian nghỉ. Nhân viên có thể gửi yêu cầu thông qua phần mềm và người quản lý có thể xem xét và phê duyệt hoặc từ chối chúng dựa trên nhu cầu nhân sự và sự sẵn có của nhân viên.
Từ bài viết này của Viindoo, có thể thấy rằng phần mềm chia ca làm việc là một công cụ có giá trị cho các chuyên gia nhân sự. Hãy tham khảo và ứng dụng phần mềm cho công ty của mình nhé!
>>>> Đọc Thêm Về:
