Kế hoạch quản lý dự án: Cách tạo một dự án thành công

Kế hoạch quản lý dự án là một quá trình quan trọng cho phép các doanh nghiệp và tổ chức hoàn thành Goals và mục tiêucủa dự án. Để đạt được thành công của dự án, một kế hoạch được xác định rõ ràng là rất quan trọng. Kế hoạch quản lý dự án là một tài liệu toàn diện nêu rõ phạm vi, mục tiêu, nguồn lực, tiến độ, ngân sách, rủi ro và các khía cạnh quan trọng khác của dự án. Hãy cùng tìm hiểu với Viindoo​

Hiểu về kế hoạch quản lý dự án

Kế hoạch quản lý dự án là gì?

Kế hoạch quản lý dự án là một tài liệu toàn diện nêu rõ cách tiếp cận, phạm vi, mục tiêu, sản phẩm bàn giao, mốc thời gian, nguồn lực, rủi ro và các bên liên quan tham gia vào dự án. Nó đóng vai trò như một lộ trình để nhóm dự án thực hiện, giám sát và kiểm soát tiến độ của dự án. Kế hoạch quản lý dự án là một tài liệu thiết yếu giúp người quản lý dự án theo dõi tiến độ của dự án và đảm bảo rằng nó đi đúng hướng để đạt được mục tiêu đề ra.

Kế hoạch quản lý dự án là gì?

Các thành phần của kế hoạch quản lý dự án

Một kế hoạch quản lý dự án bao gồm:

• Tuyên bố phạm vi: Tuyên bố phạm vi phác thảo các mục tiêu, kết quả và các ràng buộc của một dự án. 
• Cấu trúc phân chia công việc (WBS): WBS là sự phân chia theo cấp bậc của dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
• Lịch trình: Lịch trình xác định mốc thời gian để hoàn thành từng nhiệm vụ và dự án tổng thể. 
• Ngân sách: Ngân sách phác thảo các chi phí liên quan đến từng nhiệm vụ và dự án tổng thể. 
• Kế hoạch quản lý chất lượng: Là một mẫu quản lý dự án, phác thảo cách thức giám sát và kiểm soát chất lượng trong suốt dự án. 
• Kế hoạch nguồn lực: Kế hoạch nguồn lực phác thảo các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, bao gồm nhân sự, thiết bị và vật liệu. 
• Kế hoạch truyền thông: Phần này phác thảo cách thông tin sẽ được truyền đạt trong nhóm dự án và với các bên liên quan.
• Kế hoạch quản lý rủi ro: Kế hoạch quản lý rủi ro nêu rõ cách xác định, đánh giá và quản lý rủi ro trong suốt dự án.

Các thành phần của kế hoạch quản lý dự án

>>>> Đọc Thêm: Lập kế hoạch dự án phần mềm là gì và cách thực hiện

Lợi ích của kế hoạch quản lý dự án

Kế hoạch quản lý dự án cung cấp một số lợi ích giúp đạt được thành công của dự án. Bao gồm:

• Roadmap Dự án: Kế hoạch quản lý dự án cung cấp lộ trình cho dự án. Nó giúp hiểu được phạm vi tổng thể, dòng thời gian, quy trình quản lý dự án và ngân sách của dự án, đồng thời xác định các rủi ro và thách thức tiềm ẩn có thể phát sinh.
• Quản lý phạm vi, dòng thời gian và ngân sách dự án: Bằng cách xác định phạm vi và dòng thời gian của dự án, người quản lý dự án có thể quản lý nguồn lực tốt hơn và đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách.
• Đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng: Kế hoạch quản lý dự án đảm bảo rằng các tiêu chuẩn chất lượng được đáp ứng bằng cách xác định các tiêu chuẩn chất lượng và phác thảo cách chúng sẽ được giám sát và kiểm soát trong suốt dự án.
• Tạo điều kiện giao tiếp và hợp tác: Kế hoạch quản lý dự án tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Bằng cách phác thảo cách thông tin sẽ được truyền đạt trong nhóm dự án và với các bên liên quan, các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.
• Xác định và quản lý rủi ro dự án: Kế hoạch quản lý dự án giúp xác định và quản lý rủi ro dự án bằng cách xác định các rủi ro tiềm ẩn và phác thảo cách quản lý chúng trong suốt dự án.

Lợi ích của kế hoạch quản lý dự án

Các bước lập kế hoạch quản lý dự án

Việc tạo một kế hoạch quản lý dự án bao gồm các bước sau:

• Bước 1. Xác định mục tiêu và phạm vi dự án: Điều này liên quan đến việc xác định mục tiêu, kết quả và các hạn chế của dự án. Điều cần thiết là xác định phạm vi của dự án và đặt kỳ vọng về những gì sẽ đạt được.
• Bước 2. Phát triển cấu trúc phân chia công việc (WBS): Điều này bao gồm việc chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. WBS cung cấp sự trình bày trực quan về dự án và giúp xác định các hoạt động và sự phụ thuộc của nhiệm vụ.
• Bước 3. Tạo lịch trình dự án: Điều này liên quan đến việc xác định mốc thời gian để hoàn thành từng nhiệm vụ và dự án tổng thể. Điều cần thiết là xác định thời gian của dự án và đặt ra thời hạn thực tế.
• Bước 4. Lập ngân sách: Điều này liên quan đến việc phác thảo các chi phí liên quan đến từng nhiệm vụ và tổng thể dự án. Nó bao gồm bảng phân tích chi tiết về chi phí và giúp đảm bảo rằng dự án nằm trong ngân sách được phân bổ.

Các bước lập kế hoạch quản lý dự án

• Bước 5. Xác định rủi ro dự án: Điều này liên quan đến việc xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án và đánh giá khả năng cũng như tác động tiềm ẩn của chúng. Điều cần thiết là phải xây dựng một kế hoạch quản lý rủi ro để giảm thiểu tác động của rủi ro đối với dự án.

• Bước 6. Xây dựng kế hoạch quản lý chất lượng: Điều này bao gồm việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng và phác thảo cách chúng sẽ được giám sát và kiểm soát trong suốt dự án. Nó giúp đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng mong muốn.
• Bước 7. Lập kế hoạch nguồn lực: Điều này liên quan đến việc phác thảo các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, bao gồm nhân sự, thiết bị và vật liệu. Nó giúp đảm bảo rằng các nguồn lực cần thiết có sẵn khi cần thiết.
• Bước 8. Xác định các quy trình giao tiếp và cộng tác: Điều này liên quan đến việc phát triển một kế hoạch truyền thông nêu rõ cách thức thông tin sẽ được truyền đạt trong nhóm dự án và với các bên liên quan. Nó giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được thông báo và các kênh liên lạc được mở.
• Bước 9. Hoàn thiện kế hoạch quản lý dự án: Sau khi tất cả các thành phần của kế hoạch quản lý dự án đã được xây dựng, việc xem xét và hoàn thiện kế hoạch là điều cần thiết. Nó phải đầy đủ, rõ ràng và dễ hiểu.

Những thách thức trong kế hoạch quản lý dự án

Việc lập một kế hoạch quản lý dự án không phải là không có thách thức. Dưới đây là một số thách thức phổ biến mà người quản lý dự án có thể gặp phải:

1. Thiếu sự rõ ràng – nếu project goals và mục tiêu không được xác định rõ ràng, có thể khó xây dựng kế hoạch quản lý dự án.
2. Ước tính thời gian không chính xác: Các mốc thời gian dự án được ước tính kém có thể dẫn đến lịch trình không thực tế. Điều này có thể dẫn đến việc trễ thời hạn, gia tăng căng thẳng cho nhóm và ảnh hưởng đến chất lượng dự án.
   
3. Quản lý thay đổi: Các dự án thường đưa ra những thay đổi đối với các quy trình hoặc hệ thống hiện có. Việc quản lý những thay đổi này và đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ có thể phức tạp, đặc biệt nếu các thành viên trong nhóm không muốn thay đổi.
   
4. Khoảng cách trong giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả là điều tối quan trọng trong quản lý dự án. Truyền đạt sai hoặc thiếu các kênh liên lạc rõ ràng có thể dẫn đến hiểu lầm, chậm trễ và xung đột giữa các thành viên trong nhóm.
   
5. Hiện tượng leo thang phạm vi – phạm vi dự án xảy ra khi phạm vi dự án mở rộng ra ngoài kế hoạch ban đầu, dẫn đến sự chậm trễ và chi phí tăng lên.
6. Công nghệ và công cụ chưa đầy đủ: Quản lý dự án hiện đại thường dựa vào các công cụ và công nghệ phần mềm để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ. Việc thiếu khả năng tiếp cận các công cụ phù hợp hoặc không được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng chúng có thể cản trở việc lập kế hoạch hiệu quả.
   

Kế hoạch quản lý dự án trong phần mềm Viindoo

Cập nhật thông tin quan trọng của dự án

Bắt đầu dự án : Bắt đầu bằng việc xác định mục đích, mục tiêu, phạm vi và các bên liên quan của dự án. Sử dụng Phần mềm quản trị dự án của Viindoo để tạo dự án mới và điền các thông tin chi tiết này.

Nhóm dự án : Phân công các thành viên trong nhóm cho dự án và xác định vai trò và trách nhiệm của họ. Viindoo cho phép bạn thêm thành viên nhóm và phân bổ nhiệm vụ cho họ trong dự án.

Lập kế hoạch dự án

Cấu trúc phân chia công việc (WBS): Tạo WBS trong Viindoo Project để chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ có thể quản lý được. Bạn có thể sử dụng tính năng "Nhiệm vụ phụ" để thực hiện việc này.

Lập kế hoạch cho nhiệm vụ : Đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng nhiệm vụ và xác định sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt của Viindoo.

Các mốc quan trọng: Phần mềm Viindoo cho phép bạn thiết lập các cột mốc quan trọng của dự án. Các cột mốc ntập trung vào những điểm quan trọng trong tiến độ của dự án. Bạn sẽ thấy nó rất hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án. Nhiệm vụ của nó là chia một dự án lớn thành các phần có thể quản lý được. Vì vậy, khi bắt đầu một dự án, việc thiết lập các cột mốc quan trọng là cần thiết. Trong phần mềm quản lý dự án Viindoo, nó được thể hiện trên biểu đồ Gantt.

Lập ngân sách : Xác định ngân sách dự án, (bao gồm chi phí ước tính cho nhân công, vật liệu và các chi phí khác). Viindoo cho phép bạn theo dõi chi phí và so sánh chúng với ngân sách theo thời gian thực.

 Kế hoạch truyền thông

Truyền thông với các bên liên quan : Xác định một kế hoạch truyền thông nêu rõ cách thức và thời điểm các bản cập nhật dự án sẽ được truyền đạt tới các bên liên quan. Tính năng tích hợp email và nhắn tin của Viindoo tạo điều kiện cho việc giao tiếp dễ dàng.

Thực thi và giám sát

Theo dõi tác vụ : Sử dụng các công cụ theo dõi nhiệm vụ của Viindoo để theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ theo thời gian thực. Các thành viên trong nhóm có thể cập nhật trạng thái nhiệm vụ, thêm nhận xét và đính kèm tệp vào nhiệm vụ.

Quản lý nguồn lực: Giám sát liên tục việc phân bổ nguồn lực và khối lượng công việc để đảm bảo các thành viên trong nhóm không bị quá tải. Viindoo cung cấp biểu đồ Gantt để hiển thị nhanh chóng nhằm xác định nhân viên nào đang thực hiện các nhiệm vụ chồng chéo trong cùng một khung thời gian.

Theo dõi thời gian : Các thành viên trong nhóm có thể đăng nhập chấm công của họ trực tiếp trong Viindoo, giúp dễ dàng theo dõi chi phí dự án và số giờ phải trả.

Kiểm soát chất lượng

Theo dõi vấn đề phát sinh: Sử dụng hệ thống theo dõi vấn đề của Viindoo để ghi nhật ký và quản lý các vấn đề liên quan đến chất lượng. Các thành viên trong nhóm có thể tạo ticket và các bên chịu trách nhiệm có thể giải quyết chúng trong phần mềm Viindoo.

Báo cáo và Tài liệu

Project Update Reports: The project update feature in Viindoo software allows you to create weekly/monthly/yearly reports for updating progress, project status, and communicating with stakeholders. Additionally, the system automatically compiles costs and completed milestones into this report at the time of creation.

Biểu đồ Burndown là một công cụ thiết yếu trong quản lý dự án, đặc biệt là trong phạm vi phương pháp Agile và Scrum. Biểu đồ này theo dõi tiến độ của dự án theo thời gian và cho phép nhóm dự án xem liệu họ có đang tiến triển theo kế hoạch hay không.

Kho lưu trữ tài liệu : Lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến dự án, bao gồm hợp đồng, báo cáo và sản phẩm bàn giao, trong kho tài liệu của Viindoo để dễ dàng truy cập.

Tóm lại, kế hoạch quản lý dự án là một thành phần quan trọng của bất kỳ dự án nào và đóng vai trò là lộ trình để nhóm dự án tuân theo trong suốt vòng đời dự án. Nó giúp đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách và đạt tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu. Tạo một kế hoạch quản lý dự án có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức, nhưng việc tuân theo một quy trình có cấu trúc có thể giúp đảm bảo thành công. Phần mềm Viindoo có thể hỗ trợ lập kế hoạch quản lý dự án bằng cách cung cấp nền tảng tập trung để quản lý nhiệm vụ, nguồn lực và ngân sách.

Bằng cách hiểu tầm quan trọng của kế hoạch quản lý dự án và cách tạo ra nó, người quản lý dự án có thể đảm bảo rằng dự án của họ thành công và đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.

>>>> Tiếp tục với:

• Sản phẩm bàn giao trong quản lý dự án là gì và mẹo quản lý
• Mức độ nỗ lực (LOE) trong quản lý dự án là gì?