Cách quản lý kế toán tồn kho bằng phần mềm Viindoo

Kế toán tồn kho là một phần quan trọng trong việc quản lý dòng tiền. Kế toán tồn kho có nhiệm vụ theo dõi số lượng các sản phẩm và nguyên vật liệu mà doanh nghiệp lưu trữ trong kho. Thế nhưng, việc quản lý các số liệu tồn kho không hề dễ dàng. Hiểu được nhu cầu đó của doanh nghiệp, Viindoo đã đưa ra những kiến thức cơ bản về kế toán tồn kho và giải pháp để thực hiện hiệu quả nhất trong bài viết dưới đây.

Kế toán hàng tồn kho là gì?

Kế toán tồn kho là quá trình ghi chép, theo dõi và định giá hàng tồn kho và các mặt hàng trong kho của công ty. Vì thế, kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí liên quan đến mua, lưu trữ và bán hàng tồn kho, cũng như báo cáo chính xác giá trị hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.

Kế toán hàng tồn kho giúp doanh nghiệp theo dõi mức tồn kho, tính giá vốn hàng bán, xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp khi mua hàng, định giá và sản xuất. Đây là một phần quan trọng trong quản lý tài chính, cung cấp thông tin giá trị về lợi nhuận, dòng tiền và sức khỏe tài chính tổng thể của công ty. 

Những khó khăn trong quản lý kế toán hàng tồn kho

Lợi ích của việc quản lý kế toán tồn kho rất rõ ràng, tuy nhiên, quản lý hiệu quả không phải là một câu chuyện dễ dàng. Một số khó khăn thường gặp khi kế toán tồn kho như:

Hết hàng hoặc dự trữ quá nhiều: Cân bằng mức tồn kho để tránh tình trạng hết hàng và đồng thời giảm thiểu tình trạng tồn kho quá mức là một thách thức lớn trong quản lý hàng tồn kho. Hết hàng có thể gây mất doanh thu và tạo nên sự không hài lòng ở khách hàng, trong khi tồn kho dư thừa sẽ tăng vốn và chi phí lưu trữ.

Độ chính xác của dữ liệu: Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu hàng tồn kho cũng đòi hỏi sự tỉ mỉ cao. Quá trình nhập và theo dõi dữ liệu bằng cách thủ công có thể gây ra sai sót, không khớp và sai lệch giữa mức tồn kho thực tế và mức tồn kho được ghi lại.

Phương pháp tính giá và định giá: Tính giá và định giá hàng tồn kho trong kế toán có thể sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính, thuế và lợi nhuận. Vì thế có rất nhiều phương pháp tính giá hàng tồn kho trong kế toán đã được ra đời (FIFO, LIFO, Chi phí trung bình) và đồng thời cũng đòi hỏi sự phù hợp nhất định đối với doanh nghiệp. Những phương pháp không phù hợp sẽ mang đến kết quả không như mong đợi hay thậm chí là sai sót gây tổn thất.

Hàng tồn kho lỗi thời và di chuyển chậm: Đối với các doanh nghiệp, việc xác định và quản lý hàng tồn kho chậm di chuyển hoặc lỗi thời có thể đặt ra những thách thức đáng kể. Những vấn đề này có thể gây tổn thất tài chính và lãng phí tài nguyên.

Các thách thức về chuỗi cung ứng: Sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng, bao gồm việc chậm trễ nhận nguyên liệu hoặc sản phẩm, có thể ảnh hưởng đến mức tồn kho và lịch trình sản xuất, gây khó khăn trong quản lý kế toán hàng tồn kho.

Quy trình thủ công: Việc phụ thuộc vào các quy trình thủ công để theo dõi hàng tồn kho, so sánh dữ liệu và tạo báo cáo có thể tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Thiếu khả năng hiển thị: Việc theo dõi hàng tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến thiếu khả năng hiển thị thông tin về mức tồn kho trên nhiều địa điểm hoặc kho, gây khó khăn trong quản lý hàng tồn kho và dữ liệu chính xác.

Dự báo không chính xác: Dự báo nhu cầu không chính xác có thể dẫn đến mức tồn kho không khớp, gây ra tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức. Có thể gây ảnh hưởng đến lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Tích hợp với hệ thống kế toán: Gặp khó khăn trong việc tích hợp dữ liệu hàng tồn kho vào hệ thống kế toán có thể tạo ra sự khác biệt trong báo cáo tài chính. Việc thiếu sự liên kết giữa kế toán và quản lý hàng tồn kho có thể dẫn đến thông tin không chính xác và xảy ra sai sót trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Nhu cầu theo mùa: Các doanh nghiệp với mô hình nhu cầu theo mùa hoặc theo chu kỳ có thể gặp khó khăn trong việc điều chỉnh mức tồn kho phù hợp. Trong những thời kỳ nhu cầu cao, có thể xảy ra tình trạng hết hàng, trong khi trong những mùa thấp điểm, tồn kho có thể dư thừa, gây thiệt hại đến tài chính và khả năng cân đối nguồn lực của doanh nghiệp.

Chi phí lưu trữ cao: Việc lưu trữ hàng tồn kho phát sinh các chi phí như không gian lưu trữ, bảo hiểm và khả năng lỗi thời. Quản lý các chi phí này là một thách thức và có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận tổng thể của doanh nghiệp.

Quản lý nhà cung cấp: Phối hợp với các nhà cung cấp để đảm bảo giao hàng kịp thời và đúng đơn hàng có thể là một khó khăn. Quá trình này đòi hỏi sự chính xác và hiệu quả để tránh sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng và đảm bảo đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Đào tạo nhân viên: Để các nhân viên có thể nắm được quy trình quản lý hàng tồn kho và sử dụng các công cụ phần mềm là điều không hề dễ, đặc biệt trong môi trường công nghệ đang phát triển với tốc độ nhanh hiện nay.

Doanh nghiệp thường áp dụng các giải pháp phần mềm quản lý hàng tồn kho để khắc phục những hạn chế này. Các giải pháp này tự động hóa và tối ưu hóa quy trình, cung cấp thông tin chi tiết và cập nhật thời gian thực, từ đó cải thiện độ chính xác và tăng cường kiểm soát hàng tồn kho tổng thể. Quan trọng là xác định các yếu điểm cụ thể liên quan đến doanh nghiệp và tìm giải pháp phù hợp để giải quyết chúng một cách hiệu quả.

Phần mềm Viindoo quản lý kế toán hàng tồn kho như thế nào?

Việc quản lý kế toán tồn kho hiệu quả với phần mềm của Viindoo là không hề khó. Lí do là vì ứng dụng có nhiều tính năng đặc thù riêng để hỗ trợ kế toán tồn kho:

1. Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực
Phần mềm Viindoo thường xuyên cập nhật thông tin về mức tồn kho theo thời gian thực. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn kho khi hàng hoá ra vào kho. Hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp về số lượng hàng hoá cần bổ sung và xử lý đơn hàng.

2. Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho 
Viindoo sử dụng nhiều phương pháp tính giá vốn khác nhau nhằm mục đích giúp doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp phù hợp với cách vận hành của mình nhất. Một số phương pháp Viindoo sử dụng như Nhập trước xuất trước (FIFO), Nhập sau xuất trước (LIFO), Chi phí trung bình để tính giá vốn và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.

>>>> Xem Thêm: Kế toán định giá hàng tồn kho

3. Định giá hàng tồn kho theo thời gian thực
Phần mềm cũng cung cấp khả năng định giá hàng tồn kho theo thời gian thực dựa trên phương pháp tính giá vốn đã chọn, cho phép doanh nghiệp có thông tin được cập nhật thường xuyên về giá trị hàng tồn kho của mình.

4. Kế toán chi phí về kho
Ngoài ra, Viindoo còn cung cấp một giải pháp phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả, trong đó nổi bật tính năng phân bổ chi phí cho kho hàng. Bằng cách sử dụng các công cụ và tính năng trong module quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí liên quan đến kho hàng (như mua hàng, vận chuyển, bảo trì, v.v.) vào giá trị hàng tồn kho một cách dễ dàng.

• Equal: Tổng chi phí đưa hàng về kho được chia đều cho các sản phẩm có trong các phiếu nhận hàng, không quan tâm đến số lượng của từng sản phẩm.
• Theo số lượng: Chi phí phân bổ cho từng sản phẩm = Tổng chi phí về kho * (Số lượng mỗi sản phẩm / Tổng số lượng hàng mua).
• Theo Giá vốn hiện tại (tính đến lúc phân bổ chi phí về kho): Chi phí phân bổ cho từng sản phẩm = Tổng chi phí về kho * (Tổng giá vốn hiện tại của mỗi sản phẩm / Tổng giá vốn hàng mua).
• Theo thể tích: Chi phí phân bổ cho từng sản phẩm = Tổng chi phí về kho * (Tổng thể tích mỗi sản phẩm / Tổng thể tích hàng mua). Thể tích được thiết lập tại tab Kho vận của sản phẩm.
• Theo khối lượng: Chi phí phân bổ cho từng sản phẩm = Tổng chi phí về kho * (Tổng khối lượng mỗi sản phẩm / Tổng khối lượng hàng mua). Khối lượng được thiết lập tại tab Kho vận của sản phẩm.

Ứng dụng cũng tự động ghi nhận các khoản chi phí này vào các tài khoản kế toán tương ứng, giúp doanh nghiệp cung cấp báo cáo chi phí chi tiết và chính xác, đồng thời mang lại sự minh bạch và kiểm soát tốt hơn về tài chính của doanh nghiệp.

>>>> Xem Thêm: Kế toán Chi phí về kho

5. Dễ dàng tích hợp phần mềm kế toán
Việc tích hợp kế toán hàng tồn kho của Viindoo mang lại sự tiện lợi và đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Điều này giúp tăng cường kiểm soát và cung cấp thông tin kế toán chi tiết về hàng tồn kho.

6. Tự động hạch toán các khoản mục kế toán hàng tồn kho tại nhiều công ty, chi nhánh
Phần mềm mang đến tính năng tích hợp nhiều công ty vượt trội, cho phép bạn dễ dàng quản lý và hạch toán hồ sơ kế toán cho nhiều công ty hoặc chi nhánh trong cùng một hệ thống. Trong việc quản lý hàng tồn kho, Viindoo tự động tạo các mục kế toán từ các hoạt động liên quan đến hàng tồn kho. Khi có giao dịch nhập, xuất hoặc điều chỉnh hàng tồn kho, phần mềm sẽ tự động tạo bút toán tương ứng trong hệ thống kế toán của từng công ty. Điều này đem lại sự thuận tiện và đảm bảo tính chính xác trong việc quản lý và theo dõi tài chính đa công ty một cách hiệu quả.

>>>> Xem Thêm: Cấu hình kế toán hàng tồn kho cho nhiều công ty

7. Báo cáo tồn kho
Hơn thế nữa, Viindoo còn có khả năng tạo bảng báo cáo tồn kho tiên tiến, mang lại khả năng theo dõi chính xác mức tồn kho và phân tích xu hướng nhu cầu sản phẩm. Điều này cung cấp thông tin quan trọng về hiệu suất tồn kho, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý tồn kho, tránh tình trạng hết hàng và giảm chi phí vận chuyển. Báo cáo tồn kho của Viindoo cung cấp thông tin chi tiết và giá trị, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh về quản lý hàng tồn kho và nâng cao hiệu suất hoạt động.

Ngoài ra, hệ thống Viindoo còn hỗ trợ báo cáo theo quy định của pháp luật Việt Nam bao gồm:

• Báo cáo Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (S10-DN);

• Bảng kê Xuất - Nhập - Tồn (S11-DN);

• Bảng kê Nhập kho hàng hóa;

• Bảng kê Xuất kho hàng hóa

• Thẻ kho (S12-DN).

>>>> Xem Thêm: Báo cáo Tồn kho, thẻ kho theo luật định Việt Nam

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm Viindoo trong kế toán kho

Sử dụng phần mềm Viindoo để hạch toán hàng tồn kho mang đến nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm:

1. Cải thiện độ chính xác và hiệu quả
Viindoo tự động hóa quy trình kế toán hàng tồn kho, giảm thiểu lỗi nhân công và tăng tính chính xác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tập trung vào các hoạt động quan trọng khác của doanh nghiệp.

2. Tăng cường khả năng hiển thị và kiểm soát
Phần mềm Viindoo cung cấp thông tin hàng tồn kho cập nhật theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp ra quyết định thông minh về mức tồn kho. Hệ thống báo cáo và tự động hóa của Viindoo cung cấp khả năng hiển thị hiệu suất tồn kho, tối ưu hóa mức tồn kho, giảm chi phí vận chuyển và tránh tình trạng hết hàng.

3. Giảm chi phí
Bằng cách tối ưu hóa mức tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí vận chuyển và nguy cơ tồn kho dư thừa. Viindoo giúp tối ưu hóa quản lý tồn kho, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí nhân công.

Câu hỏi thường gặp

Việc quản lý kế toán tồn kho hiệu quả với phần mềm của Viindoo là không hề khó. Lí do là vì ứng dụng có nhiều tính năng đặc thù riêng để hỗ trợ kế toán tồn kho:

Phần kết luận

Quản lý kế toán tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Để nâng cao hiệu suất và độ chính xác, cũng như giảm chi phí, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm của Viindoo. Bằng cách sử dụng Viindoo doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quản lý tồn kho, nâng cao khả năng theo dõi và kiểm soát, đồng thời giảm chi phí vận chuyển và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.

>>>> Tiếp Tục Với:

• Kế toán chi phí và tầm quan trọng trong kinh doanh
  
• Đối Soát Ngân hàng là gì, Ví dụ và Cách thực hiện với phần mềm Kế toán Viindoo