Chi phí trả trước là gì? Chi phí trả trước trên bảng cân đối kế toán

Chi phí trả trước là gì? Chi phí này được thể hiện như thế nào trên bảng cân đối kế toán? Cùng tìm hiêu những thông tin trong bài viết của Viindoo.

1. Chi phí trả trước là gì?

Chi phí trả trước là một chi phí mà một công ty trả trước cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty sẽ nhận được trong tương lai. Những chi phí này được coi là tài sản trên bảng cân đối kế toán của công ty, vì chúng đại diện cho số tiền mà công ty đã trả nhưng chưa nhận được lợi ích tương ứng.

Chi phí trả trước là khoản chi phí mà doanh nghiệp đã phát sinh nhưng chưa được hưởng lợi ngay trong kỳ phát sinh. Vì vậy, khoản chi này được ghi nhận là tài sản trên bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi từ chi phí trả trước trong nhiều kỳ kế toán, do đó, khoản chi này cần được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh của từng kỳ kế toán.​

Chi phí trả trước là gì?

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán, sau khi các khoản chi phí được ghi vào hệ thống, hệ thống sẽ tự động đưa các khoản chi phí đó làm tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán và sau đó được phân bổ theo thời gian vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi lợi ích của khoản chi phí trả trước được hiện thực hóa.

Chi phí trả trước có các đặc điểm sau:

• Chi phí trả trước: Chi phí trả trước là chi phí mà một công ty trả trước cho hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ nhận được trong tương lai.
• Được ghi nhận là tài sản: Chi phí trả trước ban đầu được ghi nhận là tài sản trên bảng cân đối kế toán của công ty vì công ty đã trả trước cho chúng và chưa nhận được lợi ích tương ứng.
• Được tính vào chi phí theo thời gian: Chi phí trả trước dần dần được ghi nhận là chi phí trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty theo thời gian, khi nhận được hoặc tiêu thụ lợi ích tương ứng.
• Có liên quan đến nhiều kỳ kế toán: Chi phí trả trước mang lại lợi ích vượt ra ngoài kỳ kế toán hiện tại và do đó được phân bổ vào chi phí sản xuất hoặc hoạt động trong nhiều kỳ kế toán.
• Yêu cầu phân bổ thường xuyên: Để đảm bảo ghi nhận chi phí hợp lý, chi phí trả trước phải được phân bổ thường xuyên vào chi phí sản xuất hoặc hoạt động của giai đoạn hiện tại.

Ví dụ: Giả sử một công ty thuê văn phòng trong một năm với giá 12 triệu đồng/năm. Nếu công ty trả tiền thuê vào đầu năm, thì công ty sẽ ghi nhận khoản chi phí này là chi phí trả trước trên bảng cân đối kế toán.

Trong 11 tháng còn lại của năm, công ty sẽ phân bổ dần khoản chi phí trả trước này vào chi phí sản xuất, kinh doanh của mỗi tháng. Theo đó, mỗi tháng, công ty sẽ ghi nhận chi phí thuê văn phòng là 1 triệu đồng (12 triệu đồng / 12 tháng).

>>>>> Nội dung liên quan: Lợi thế thương mại là gì? Tìm hiểu chi tiết

2. Lợi ích của Chi phí Trả trước

Hiểu được lợi ích của chi phí trả trước có thể giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về quản lý dòng tiền và lập kế hoạch tài chính. Vì vậy, lợi ích chi phí trả trước là gì? 

Cải thiện quản lý dòng tiền với chi phí trả trước

• Cải thiện quản lý dòng tiền: Chi phí trả trước cho phép doanh nghiệp quản lý dòng tiền của mình hiệu quả hơn bằng cách thanh toán trước cho các chi phí khi có tiền.
• Khả năng dự đoán chi phí: Bằng cách trả trước chi phí, doanh nghiệp có thể chốt giá hàng hóa hoặc dịch vụ, đảm bảo chi phí có thể dự đoán được và tránh tăng giá bất ngờ.
• Tính chính xác của ngân sách: Chi phí trả trước có thể giúp doanh nghiệp dự báo chính xác chi phí và ngân sách phù hợp, cho phép lập kế hoạch và quản lý tài chính tốt hơn.
• Giảm gánh nặng hành chính: Thanh toán trước chi phí có thể giảm bớt gánh nặng hành chính khi xử lý các khoản thanh toán thường xuyên, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
• Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp: Chi phí trả trước có thể cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, vì nó thể hiện cam kết đối với mối quan hệ kinh doanh và có thể dẫn đến các điều khoản hoặc chiết khấu có lợi.
• Giảm rủi ro gián đoạn dịch vụ: Trả trước chi phí cho các dịch vụ quan trọng, chẳng hạn như tiện ích hoặc tiền thuê nhà, có thể giảm rủi ro gián đoạn hoặc chấm dứt dịch vụ do không thanh toán.

3. Chi phí trả trước được ghi nhận như thế nào trên bảng cân đối kế toán?

Ban đầu, chi phí trả trước được ghi vào tài khoản tài sản trả trước trên bảng cân đối kế toán vì chúng thể hiện lợi ích mà doanh nghiệp sẽ nhận được trong tương lai. Những chi phí này được phân loại là tài sản hiện tại vì chúng dự kiến ​​sẽ được tiêu thụ, sử dụng hoặc cạn kiệt trong vòng một năm thông qua các hoạt động kinh doanh thông thường.

Khi thu được lợi ích từ chi phí trả trước, chúng sẽ được ghi nhận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Điều này là do, theo nguyên tắc phù hợp với Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP), chi phí không thể được ghi lại trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trước khi chúng phát sinh. Do đó, chi phí trả trước không được ghi nhận ban đầu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Chi phí trả trước được ghi nhận như thế nào trên bảng cân đối kế toán?

Ví dụ: nếu một công ty thanh toán trước cho hợp đồng bảo hiểm 12 tháng với giá 12.000 đô la, thì công ty sẽ ghi 12.000 đô la dưới dạng tài sản chi phí trả trước trên bảng cân đối kế toán. Khi mỗi tháng trôi qua, công ty sẽ ghi nhận 1.000 đô la chi phí trả trước dưới dạng chi phí trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, giảm tài khoản tài sản chi phí trả trước xuống 1.000 đô la mỗi tháng cho đến khi kết thúc giai đoạn 12 tháng. 

Vào thời điểm đó, tài khoản chi phí trả trước sẽ bằng 0 và toàn bộ chi phí 12.000 USD sẽ được ghi nhận trên báo cáo thu nhập trong khoảng thời gian 12 tháng.

4. Ví dụ về Chi phí trả trước

Chi phí trả trước là một khía cạnh phổ biến của kế toán doanh nghiệp và có một số ví dụ về chi phí có thể trả trước để mang lại lợi ích cho tình hình tài chính của công ty.

• Phí bảo hiểm: Trả trước phí bảo hiểm là một ví dụ phổ biến về chi phí trả trước. Doanh nghiệp trả trước cho bảo hiểm trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như sáu tháng hoặc một năm.
• Tiền thuê: Tiền thuê trả trước là một loại chi phí trả trước trong đó doanh nghiệp trả trước tiền thuê trong một khoảng thời gian xác định, chẳng hạn như vài tháng hoặc một năm, để đảm bảo không gian thuê và đảm bảo các khoản thanh toán nhất quán.
• Thỏa thuận bảo trì: Doanh nghiệp có thể trả trước cho các thỏa thuận bảo trì hoặc hợp đồng dịch vụ để đảm bảo hỗ trợ liên tục cho thiết bị hoặc phần mềm.
• Thuế: Một số loại thuế, chẳng hạn như thuế bất động sản hoặc thuế thu nhập, có thể được trả trước, dẫn đến chi phí trả trước.
• Chi phí đi lại: Trả trước chi phí đi lại, chẳng hạn như vé máy bay hoặc đặt phòng khách sạn, là một thông lệ phổ biến đối với các doanh nghiệp.

Phí bảo hiểm làm ví dụ cho chi phí trả trước

Câu hỏi thường gặp

Trong bài viết trên, Viindoo đã giải đáp câu hỏi “ Chi phí trả trước là gì ”, đồng thời đưa ra ví dụ về các khoản chi phí trả trước. Chúng tôi hy vọng rằng thông qua bài viết này, các doanh nghiệp có thể hiểu được thuật ngữ này và sử dụng nó trong hoạt động của mình.

>>>>> Đọc Thêm:

• Nguyên tắc giá gốc là gì: Định nghĩa, ví dụ và câu hỏi thường gặp
• Chi phí xây dựng cơ bản dở dang là gì? Cách hạch toán