Trello là gì? Mất phí không? Hướng dẫn sử dụng Trello hiệu quả

Sau khi đã hiểu được phần mềm công việc Trello là gì thì câu hỏi tiếp theo được đặt ra là cấu tạo các thành phần bên trong của phần mềm này gồm những gì?

• Card:

Card là thẻ thông tin có trong Title (tiêu đề) và Description (mô tả) với nhiệm vụ là dùng để lưu trữ công việc. Card sẽ hỗ trợ ghi lại Task (nhiệm vụ), Feature (tính năng sản phẩm) và Question (câu hỏi), có Checklist. Thông qua đó, các doanh nghiệp chia nhỏ những công việc sao cho phù hợp nhất.

• List:

Đây là một danh sách tổng hợp những Card thuộc cùng 1 tình trạng hay tính chất khác nhau. Cụ thể như List Doing gồm các Card đang được thực hiện hay List Done chứa card đã hoàn thành,…

• Boards:

Một bảng giống như một dự án hay công việc. Một Board có thể chứa nhiều List có công dụng chia thực trạng tiến hành những đầu việc của dự án. Khi đó, doanh nghiệp sẽ thuận tiện hơn trong việc theo dõi tiến độ của dự án.

• Organization: Là một thành phần tổng hợp các Board và thành viên trong nhóm.

Organization là một thành phần tổng hợp các Board.

>>>> Xem Thêm: Asana là gì? Hướng dẫn sử dụng Asana quản lý dự án

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc cách tạo Trello. Để không mất thời gian trong bước này thì hãy tham khảo cách mở tài khoản Trello của Viindoo dưới đây.

Bước 1: Truy cập vào trang Trello. com và click chuột vào Sign Up – It’s Free.

Truy cập vào trang Trello.com

Bước 2: Hãy điền đầy đủ những thông tin vào Form và sau đó click vào Create New Account.

Điền đầy đủ những thông tin cá nhân như tên, Email,..vào Form.

Bước 3: Phần mềm Trello sẽ gửi Link xác nhận qua Email và chỉ cần mở Mail và nhấn chuột vào Confirm Your Email Address.

Phần mềm Trello sẽ gửi Link xác nhận qua Email.

>>>> Tham Khảo Thêm: 9 app quản lý thời gian tốt, miễn phí trên điện thoại, máy tính

4. Hướng dẫn sử dụng Trello hiệu quả

Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý công việc Trello thì có khá nhiều doanh nghiệp gặp phải những lỗi khác nhau. Vì vậy, "sổ tay" hướng dẫn sử dụng Trello hiệu quả là điều rất cần thiết. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi sử dụng Trello doanh nghiệp có thể tham khảo.

4.1 Tạo bảng

Để tạo được một bảng công việc hoàn chỉnh, các doanh nghiệp hãy thực hiện theo những bước sau:

Bước 1: Click chuột vào Create New Board ngay bên dưới Personal Boards.

Bước 2: Hãy đặt tiêu đề cho bảng và có thể thay đổi màu nền cũng như hoa văn hiển thị của bảng.

Bước 3: Trong trường hợp có nhiều nhóm thì hãy lựa chọn đúng nhóm muốn cấp quyền truy cập vào bảng.

Nếu doanh nghiệp muốn thêm thành viên trong nhóm vào bảng thì hãy thực hiện bước sau:

Bước 1: Trên trang chủ của Trello hãy mở bảng công việc lên và click vào Share phía bên trên góc trái.

Bước 2: Nhập Email hoặc Trello Username của thành viên đang muốn tìm kiếm.

Bước 3: Khi đã nhập hết tên những thành viên thì hãy nhấn Send Invitation.

Thao tác thêm thành viên trong nhóm vào bảng.

4.2 Tạo danh sách

Sau khi tạo bảng thành công, việc tiếp theo doanh nghiệp cần làm là hệ thống và tổ chức lại nhiệm vụ. Phần mềm nhắc nhở công việc Trello có sẵn những danh sách để lựa chọn phù hợp với nhiều Task. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn tự tạo danh sách công việc thì hãy thực hiện theo những bước đơn giản như sau:

Bước 1: Tiến hành mở bảng cần tạo danh sách. Ở phía bên phải của danh sách click vào Add a list.

Bước 2: Sau khi đặt tên cho danh sách thì hãy nhấn vào Add List.

Bước 3: Phía bên dưới của danh sách sẽ có nút để thêm thẻ ghi chú (Card).

Ba bước tạo danh sách trong phần mềm Trello.

4.3 Tạo thẻ ghi chú

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn thêm các thẻ ghi chú (Cards) vào trong danh sách thì cần làm như sau:

Bước 1: Ở bên dưới của danh sách thì nhấp chuột vào Add a card

Bước 2: Nhập tên tiêu đề cho thẻ.

Bước 3: Click vào Add Card.

Tạo thẻ ghi chú bằng cách thực hiện 3 bước.

4.4 Phân công việc và quản lý thời gian hoàn thành

Khi thêm các thành viên và đặt Deadline cho thẻ là 2 tính năng hữu ích nhất của thẻ ghi chú trong việc sử dụng Trello. Nếu làm việc nhóm thì doanh nghiệp chỉ định từng thành viên vào thẻ nhiệm vụ nhất định. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể thêm nhiều người dùng vào một thẻ để dễ dàng theo dõi. Vậy, muốn thêm người vào một thẻ thì hãy làm theo những bước sau:

Bước 1: Chọn thẻ ghi chú khi muốn chỉ định cho mọi người trong nhóm.

Bước 2: Tại phía bên phải của thẻ nhấp vào Members.

Bước 3: Tìm kiếm thành viên có trong nhóm và nhấn vào từng người để thêm.

Không những thế, khi đặt những Deadline cho công việc và nhắc nhở mọi người, thì doanh nghiệp chỉ cần làm như sau:

Bước 1: Nhấn vào thẻ ghi chú cần đặt Deadline.

Bước 2: Ở phía bên phải của thẻ nhấp chuột vào Due Date.

Bước 3: Lựa chọn Deadline từ công cụ lịch và thêm thời gian và nhấn.

Những thao tác tạo Deadline cho công việc.

4.5 Tìm kiếm với các phím tắt

Doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhìn thấy mọi thứ với bảng ghi chú cá nhân. Nhưng, với các danh sách có nhiều công việc, đặc biệt là những dự án lớn thì chắc chắn phải sử dụng tính năng tìm kiếm. Dưới đây là một số phím tắt hữu ích giúp tìm kiếm thông tin nhanh hơn:

• B: Thao tác mở Menu bảng tính. Khi đó, doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông tin và chuyển đổi qua lại giữa những bảng với nhau.
  

• I: Đây là phím tắt mở hộp tìm kiếm. Việc này sẽ giúp tìm kiếm thẻ ghi chú và danh sách để đi đến thẻ cần tìm.
  
• F: Thao tác mở bộ lọc tìm kiếm. Việc này giúp lọc ra các thẻ ghi chú theo từ khóa và nhãn tùy chỉnh hoặc theo thành viên hay theo ngày hết hạn của thẻ.
  

I là phím tắt để mở hộp tìm kiếm.

4.6 Theo dõi và quản lý công việc

Tính năng thông báo ngày hết hạn của thẻ rất hữu ích với doanh nghiệp. Tuy nhiên, tính năng này hiển thị ở chế độ xem lịch (Calendar view) thì tuyệt vời hơn. Theo mặc định, phần mềm Trello không có sẵn tính năng này. Do đó, doanh nghiệp phải tự kích hoạt thông qua những tiện ích mở rộng (Power – Up). Để kích hoạt Calendar hoặc các tiện ích mở rộng khác thì hãy làm theo những bước dưới đây:

Bước 1: Ở phía bên phải màn hình và dưới biểu tượng Profile hãy nhấp chuột vào Show Menu.

Bước 2: Click vào Power – Ups.

Bước 3: Tìm kiếm Calendar và thêm tiện ích này trong phần mềm Trello.

Những thao tác để theo dõi công việc.

Ngay sau đó, trên Menu ngang của bảng sẽ xuất hiện một nút mới đó là Calendar. Khi Click vào nút này thì Calendar View được mở ngay lập tức. Các thẻ có Deadline hết hạn sẽ được xuất hiện ở đây. 

5. Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm Trello

5.1 Ưu điểm

Những ưu điểm nổi bật mà phần mềm Trello đang sở hữu đó là:

• Dễ sử dụng:

Giao diện làm việc của Trello giống hệt những tờ giấy Note được dán trên màn hình. Do đó, bất kỳ ai nhìn vào sẽ dễ dàng nắm bắt và sử dụng được. Những thao tác sử dụng rất đơn giản như công việc thuộc các giai đoạn được chuyển giao linh hoạt bằng cách chỉ cần kéo thả những Card. Ngoài ra, việc lên lịch hay giao việc trong Team rất nhanh chóng.

• Miễn phí:

Trello là phần mềm hiện đang cung cấp sản phẩm dưới hình thức Freemium. Doanh nghiệp có thể sử dụng miễn phí những tính năng cơ bản. Tuy nhiên, các tính năng nâng cao thuộc phiên bản Business thì sẽ phải trả một khoản phí. Doanh nghiệp cũng dễ dàng mời những đối tác tham gia Trello nhờ sự "miễn phí" này. Qua đây, Trello đang được ưa chuộng bởi những Startup và Freelancer.

• Theo dõi trực quan:
  

Phần mềm này được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban. Vì thế, các giai đoạn công việc sẽ được phân chia thành những danh sách như to-do list. Khi đó chỉ cần nhìn vào giao diện, là nhà quản lý doanh nghiệp đã nắm bắt được tiến độ dự án trực quan nhất.

• Khả năng tích hợp lớn:
  

Khi doanh nghiệp sử dụng Trello gói Free thì dung lượng File đính kèm chỉ có 10MB. Tuy nhiên, việc sử dụng gói Business thì con số đó lên tới 250MB.

Phần mềm Trello có khả năng tích hợp lớn.

5.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm thì phần mềm Trello vẫn còn một số điểm hạn chế. Hãy cùng Viindoo tìm hiểu những nhược điểm đó bên dưới đây.

• Không phân cấp thành viên quản trị:
  

Tất cả thành viên tham gia dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc và xóa bỏ phần đã đánh dấu trước. Sự phân quyền lỏng lẻo như vậy hoàn toàn không phù hợp. Trong trường hợp có nhu cầu áp dụng Trello cho cấp độ doanh nghiệp - khi cần có các giới hạn quyền hoạt động khác nhau đối với những cấp nhân viên như trưởng phòng với CEO,... Đây chính là yếu điểm lớn nhất của Trello. Bởi lẽ, doanh nghiệp có thể sẽ bị phá vỡ tính chặt chẽ và bảo mật thông tin.

• Môi trường giao tiếp kém: 

Cho dù Trello cho phép những thành viên có thể trao đổi trong các Card. Tuy nhiên, phần mềm này lại thiếu một giao diện dành cho bình luận chung về toàn bộ dự án. Việc bình luận tại Card hiện cũng chưa thân thiện, không thể Post bình luận ngay bằng phím Enter. Thành viên khi trao đổi cần phải dùng chuột ấn “lưu”. Đây là một lỗi cản trở trải nghiệm của doanh nghiệp.

• Không phù hợp cho quản lý thời gian: 

Với một giao diện duy nhất trải theo chiều ngang thì Trello đã gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc quản lý thời gian chính xác của các công việc. Những Card được thiết kế độc lập và cản trở việc quản lý mối quan hệ giữa đầu việc. Ví dụ như các thành viên sẽ khó biết được việc nào làm trước và việc nào làm sau hoặc việc nào phải làm xong thì mới có thể làm được việc khác. Để tối ưu lại những yếu tố này, doanh nghiệp cần phần mở rộng - tích hợp với ứng dụng Gantt chart (trong phiên bản trả phí của phần mềm). 

• Thiếu báo cáo công việc: 

Trello là một công cụ tuyệt vời cho làm việc nhóm. Tuy nhiên, phần mềm này lại thiếu đi nhiều tính năng thiết yếu đối với vai trò của một người quản lý. Trong đó phải kể đến là việc báo báo. Trello không có một giao diện cho phép người quản lý theo dõi ngay được các công việc đã hoàn thành được bao nhiêu % so với dự kiến hay cá nhân nào đang đảm bảo được tiến độ công việc đã được giao,...

Trello thiếu đi tính năng thiết yếu đối với vai trò của một người quản lý.

6. Viindoo Projects - Giải pháp Quản lý Công việc toàn diện

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm thay thế cho Trello để giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc thì phần mềm Viindoo Projects là phần mềm mà doanh nghiệp có thể tin tưởng.

Viindoo Projects là một trong các phần mềm đầu tiên của Việt Nam ứng dụng tinh hoa của mô hình quản lý nổi tiếng trên thế giới. Thông qua đó, phần mềm này sẽ giải quyết bài toán điều hành công việc cũng như dự án của doanh nghiệp. Viindoo Projects được phát triển bởi Viindoo. Đây là một trong những nền tảng quản trị doanh nghiệp số 1 Việt Nam với hàng nghìn khách hàng trải dài từ Bắc vào Nam.

Phần mềm Viindoo Projects kế thừa giao diện Kanban tối ưu giống như trên Trello. Tuy nhiên, phần mềm này có những tính năng ưu việt đã giải quyết những nhược điểm của Trello như:

• Có thể lập kế hoạch và quản lý công việc theo thứ tự ưu tiên​.

• Kiểm soát tiến độ công việc của từng nhân viên như nhiệm vụ, thời gian thực hiện và ngày đến hạn, quá hạn,...
  

• Theo dõi thời gian làm việc có ích thay vì thời gian có mặt của nhân viên nhờ tích hợp chấm công ngay trên các nhiệ​m vụ.
  

• Gửi tin nhắn, đính kèm tài liệu và hình ảnh, ghi chú hay thêm người theo dõi ngay trong nhiệm vụ.
  

• Ghi nhận lịch sử làm việc và thông tin trao đổi hay cộng tác giữa những phòng ban.
  

• Gửi Email cộng tác với khách hàng ngay trên giao diện nhiệm vụ mà vẫn đảm bảo được tính bảo mật.

• Tạo hành động tự động để nhắc nhở thực hiện và tránh bỏ sót hay quên nhiệm vụ.
  

• Viindoo Project tích hợp Etherpad - cộng tác trên từng nhiệm vụ trong thời gian thực
• Làm việc trực tuyến trên các thiết bị thông minh.
• Phân bổ nguồn lực và giao việc theo người thực hiện hay theo các phòng ban.
• Phần mềm cho phép lập dự báo thời gian và Deadline cho từng dự án.
• Tiến trình dự án sẽ được cập nhật đầy đủ trên bảng theo dõi hay liên kết sang OKR.
• Có thể so sánh thời gian dự kiến và thực tế để tính toán lợi nhuận.
• Sở hữu một hệ thống báo cáo tổng quan và tức thời của phần mềm quản lý công việc Viindoo Project.

Ngoài ra, Viindo Project còn khắc phục được nhược điểm của Trello bằng việc cung cấp một mức giá vô cùng hợp lý. Để có thể sở hữu những tính năng ưu việt của Viindo Project, doanh nghiệp Việt Nam chỉ phải trả một mức phí là 198.000đ 1 tháng/1 người dùng. Những công ty với quy mô nhỏ cũng vẫn có thể lựa chọn phần mềm này để tăng hiệu suất hoạt động của tổ chức trong khi đó vẫn giữ chi phí ở mức ổn định.

Phần mềm Viindoo Project sở hữu một hệ thống báo cáo tổng quan.