TMS là gì? TMS giúp doanh nghiệp làm tốt công tác quản lý, vận hành bộ máy vận chuyển, giao nhận hàng hóa để từ đó giảm thiểu chi phí nhân lực và tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp. Bài viết sau đây hãy cùng Viindoo tìm hiểu rõ về phần mềm này để ứng dụng vào doanh nghiệp.
>>>> Tham Khảo Thêm: 10 phần mềm quản trị doanh nghiệp
1. Hệ thống TMS là gì? Ai nên sử dụng TMS?
Vậy hệ thống TMS là gì? Hệ thống quản lý TMS (Transport Management System) là hệ thống được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây nhằm lập kế hoạch, thực hiện và tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa.
Dưới đây là một số tính năng của hệ thống quản lý TMS:
- Quản lý hồ sơ, chứng từ.
- Quản lý nhân sự, đội xe: Chức năng này giúp chúng ta quản lý người lái xe cùng với chủ phương tiện, xăng dầu, chi phí bảo trì và theo dõi những hoạt động cross docking,...
- Tự động hóa hệ thống điều hành: Hệ thống tự động hoá này sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp lập kế hoạch, bố trí thời gian và tuyến đường được khoa học nhất, hiệu quả nhất để giảm thời gian, công sức.
- Tính năng track and trace kiện hàng: Chức năng này giúp cho các doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình hàng hoá, thời gian giao nhận và vị trí theo thời gian thực thông qua hệ thống GPS kết hợp công nghệ loT. Bên cạnh đó, các nhà quản lý cũng sẽ nhận được thông báo khi xảy ra sự cố.
TMS là gì? TMS giúp doanh nghiệp làm tốt công tác quản lý
Ứng dụng TMS được sử dụng nhiều tại các doanh nghiệp, tổ chức có nhiều hoạt động vận chuyển, giao nhận hàng hóa như:
- Nhà sản xuất.
- Nhà phân phối.
- Công ty thương mại điện tử.
- Doanh nghiệp bán lẻ.
- Các công ty cung ứng dịch vụ vận tải và các trung tâm dịch vụ logistics.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp của nền công nghiệp ngày nay, từ kinh tế đến khoa học kỹ thuật đều có thể sử dụng hệ thống giao thông vận tải. Khai thác lợi ích của TMS giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hoạt động và vận chuyển hiệu quả.
>>>> Tham Khảo Thêm: TOP 9 phần mềm quản lý vận tải logistics tốt nhất hiện nay
2. Hệ thống quản lý vận tải TMS hoạt động như thế nào?
Tất cả thông tin về hàng hóa, các nhà vận chuyển, người giao hàng sẽ được thu thập và lưu trữ tại TMS. Tại đây, các thông tin sẽ được phân tích, so sánh và đối chiếu để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa các tuyến đường, hình thức vận chuyển và theo dõi tiến độ trong quá trình giao hàng.
Không chỉ vậy, tính năng mạnh mẽ nhất của TMS là phân tích dữ liệu. Điều này cho phép doanh nghiệp theo dõi và nhận báo cáo về các hoạt động vận chuyển, mức độ hiệu quả của các đơn vị giao nhận vận tải. Từ đó, các quản lý có thể đưa ra các quyết định chính xác cho doanh nghiệp.
Hệ thống TMS giúp tối ưu hóa hoạt động của các bên trong quá trình vận chuyển hàng hóa
Ngoài ra, phần mềm TMS tích hợp tốt với hệ thống quản lý kho hàng WMS và hệ thống ERP. Mỗi hệ thống phần mềm đều có một chức năng cụ thể, khi được tích hợp, hệ thống sẽ tạo thành một hệ thống, Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng toàn diện hỗ trợ các hoạt động từ đầu đến cuối quy trình:
- Phần mềm ERP hỗ trợ lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp, kế toán, lưu trữ đơn hàng và lập hoá đơn.
- Hệ thống quản lý kho WMS giúp doanh nghiệp quản lý kho, sắp xếp hàng hóa, thực hiện đơn hàng, vận chuyển, giao-nhận hàng và theo dõi hàng tồn kho.
- TMS có trách nhiệm quản lý vận chuyển hàng hóa và tối ưu hóa tuyến đường và chi phí vận chuyển.
>>>> Xem Thêm: 10 Phần mềm quản lý xe vận tải, ô tô, đội xe chuyên nghiệp
3. Lợi ích của TMS cho doanh nghiệp
Ở Việt Nam, nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu và logistics hiện nay đang bắt đầu áp dụng công nghệ thông tin cho mọi hoạt động kinh doanh. Trong đó, TMS đóng vai trò cực quan trọng, vậy hãy cùng xem những lợi ích của TMS là gì.
- Giảm chi phí phân phối
Đối với việc liên kết thông tin giữa kho hàng và phương tiện sẽ gây lãng phí khá nhiều thời gian. Ví dụ như chờ đợi chứng từ, bốc dỡ hàng hoá,... Vì vậy thông qua điều hành đội xe, quản lý nhân lực thì tất cả mọi chức năng vận tải được thực hiện trau chuốt và hiệu quả nhất. Do đó mà doanh nghiệp có thể cắt giảm được chi phí tiêu thụ hàng tồn kho.
- Tăng khả năng hiển thị chuỗi cung ứng
Phần mềm TMS có khả năng quản lý và theo dõi các chu kỳ của đơn hàng và giao nhận hàng trong thời gian thực. Từ đó, giúp người vận hành có thể theo dõi và kiểm tra toàn bộ thông tin về hàng hóa bất cứ lúc nào cần thiết.
- Giảm chi phí hành chính và lỗi hóa đơn
TMS được xây dựng với mục đích kiểm tra và đối chiếu hoá đơn với chủ hàng, chủ phương tiện và các bên liên quan. Hệ thống sẽ tự động hoá những quy trình thanh toán và kiểm toán cước phí, từ đó có thể hạn chế sai sót và không hiệu quả của những thủ tục này. Ngoài ra, mọi chi phí phát sinh sẽ nhanh chóng được thanh toán thông qua mobile app của tài xế.
TMS và những lợi ích nổi trội cho doanh nghiệp
- Theo dõi vận chuyển trên một nền tảng
Để thực hiện quản lý vận chuyển, hàng hoá, lái xe theo phương pháp truyền thống sẽ mất khá nhiều thời gian như gọi điện thoại, điều tiết tuyến, kiểm soát chất lượng hàng hoá. Vì vậy, TMS đã tích hợp tất cả thông tin vận tải từ GPS, hộp đen giúp theo dõi vận đơn chính xác hơn.
- Nâng cao dịch vụ khách hàng
Hệ thống điều hành vận tải TMS sẽ có bảng quản lý vận chuyển riêng đối với từng khách hàng. Từ đó, khách hàng sẽ có thể nắm bắt được tình trạng hàng hoá bao gồm đang đợi nhận hàng, đang giao, đã giao hàng… góp phần gia tăng sự tin tưởng của khách hàng.
- Khả năng phát triển quy mô kinh doanh
Việc tổ chức vận tải hoặc quản lý tốn rất nhiều chi phí cho người điều hành theo cách cũ vì đông đội xe, nhiều khách hàng và tuyến đường. Ngoài ra, nếu để phát triển dịch vụ cần yêu cầu đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn cao trong vận chuyển, điều hành điểm lấy hàng, giao nhận hàng và cả tuyển đường,...
Vì vậy, TMS là hệ thống chỉ cần 1 nhân sự được đào tạo về nghiệp vụ là sẽ có thể điều hành mọi hoạt động vận chuyển của một doanh nghiệp. Việc thực hiện tự động hóa này cải thiện đáng kể thời gian lên kế hoạch và tối ưu thời gian thực hiện từng công việc.
TMS giúp cho doanh nghiệp tăng quy mô kinh doanh
>>>> Tham Khảo Thêm: 6 phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa
4. Hệ thống TMS khác WMS như thế nào?
TMS và WMS là hai phần mềm hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng và giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên đây là hai hệ thống khác nhau. Trên thực tế, TMS được thiết kế riêng cho việc quản lý giao nhận hàng hóa, đây là tính năng mà WMS không thể làm được. Trong khi đó, WMS tập trung vào việc quản lý kho.
Tuy nhiên, phần mềm TMS và WMS có thể bổ sung và hỗ trợ nhau rất tốt, đặc biệt là với các doanh nghiệp logistics. Hơn nữa, việc sử dụng cả 2 hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến và phát triển nhờ các báo cáo theo dõi và phân tích các điểm mạnh và yếu trong doanh nghiệp. Từ đó, công ty, tổ chức có thể đề ra các biện pháp nhằm cải thiện hiệu suất.
Quý độc giả có thể đọc bài viết về hệ thống quản lý kho hàng WMS của Viindoo để tìm hiểu thêm những thông tin chi tiết về WMS.
Sự khác nhau giữa hệ thống TMS và WMS
Bài viết trên đã trả lời câu hỏi TMS là gì và cung cấp những thông tin cần thiết về TMS. Chúng tôi hy vọng rằng thông qua bài viết trên độc giả đã có cái nhìn cụ thể hơn về hệ thống quản lý vận tải TMS và ứng dụng vào hệ thống quản lý của mình. Theo dõi Viindoo để không phải bỏ lỡ những thông tin hữu ích khác.
>>>> Phần Mềm Hữu Ích Khác:
