Quy trình kinh doanh là gì? Cách vẽ sơ đồ quy trình kinh doanh

1. Quy trình kinh doanh là gì?

Quy trình kinh doanh là một chuỗi hoặc tập hợp các nhiệm vụ và hành động có liên kết chặt chẽ với nhau, được thực hiện bởi nhân viên hoặc bộ phận chuyên môn nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ về sơ đồ quy trình kinh doanh tại doanh nghiệp hiện nay:

• Sơ đồ quy trình quản lý tổ chức: Sơ đồ này nhằm thiết lập các mục tiêu dài hạn để nhân viên làm việc đúng định hướng chung. Dựa vào sơ đồ này, nhà quản trị có thể so sánh, đối chiếu giữa nội dung trong kế hoạch và thực tế áp dụng trong tổ chức để đưa ra các giải pháp kịp thời.
• Sơ đồ quy trình quản trị nhân lực: Sơ đồ này có nội dung gồm các quy trình và chính sách của doanh nghiệp. Sơ đồ này vừa giúp bộ phận nhân sự thực hiện tuyển dụng “đúng người, đúng việc, đúng thời gian” vừa giúp nhân viên tham gia học tập và phát triển bản thân.
• Sơ đồ chăm sóc khách hàng: Quy trình hỗ trợ khách hàng, giải quyết các vấn đề, khắc phục các sự cố của khách hàng.
• Bán hàng: Các sơ đồ quy trình hỗ trợ bán hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và xây dựng mối quan hệ với khách hàng,...

Đọc Thêm: Quản trị doanh nghiệp là gì? 14 nguyên tắc trong quản trị DN

2. Tầm quan trọng của quy trình kinh doanh đối với doanh nghiệp

Quy trình kinh doanh được xem là lộ trình quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng phải thiết lập. Một quy trình kinh doanh rõ ràng, cụ thể sẽ đóng góp rất nhiều vào sự thành công của doanh nghiệp nhờ:

• Xác định những công việc thực tế cần thiết mà cá nhân/ tổ chức phải làm để duy trì hoạt động và đạt mục tiêu.
• Dự đoán, quản trị rủi ro/phòng ngừa các sai sót/ chậm trễ nhằm cải thiện hiệu quả vận hành và tiết kiệm chi phí sửa chữa, mang lại sự hài lòng tối đa khách hàng.
• Tự động hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách áp dụng các giải pháp công nghệ mới nhất.
• Dự đoán chính xác các nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động kinh doanh nhờ vào sự động bộ trong cả hệ thống.
• Đo lường hiệu suất của các bước riêng lẻ để dễ dàng các định các sai phạm và giảm thiểu tối đa sự kém hiệu quả, tạo nền tảng cho những cải tiến liên tục.
• Giúp nhân viên hạn chế việc phải đưa ra các bước được cá nhân hóa hoặc các giải pháp thay thế mà có thể làm chậm hay gây gián đoạn/ tăng tỷ lệ lỗi sai.

Đọc Thêm: 4 chức năng quản trị là gì? Chi tiết vai trò của các chức năng

3.  Các yêu cầu thiết yếu của quy trình kinh doanh

Dưới đây là tổng hợp các tiêu chí cần thiết để thiết lập một bộ quy trình kinh doanh hiệu quả:

• Tính minh bạch: Các bước trong quy trình kinh doanh bắt buộc phải dễ dàng theo dõi, giám sát và đánh giá. Một quy trình chuẩn cho phép người quản lý quan sát toàn bộ dữ liệu để đối sánh hiệu suất thực tiễn, qua đó gặt hái thành công cho mục tiêu chung.
• Khả năng lặp lại: Đây là đặc trưng quan trọng nhất của một quy trình nói chung. Nếu một quy trình không có khả năng lặp lại, nó chỉ có thể được xem như một kế hoạch hành động mà thôi.
• Tính cập nhật: Quy trình không phải là một nhóm công việc thông thường mà nó phải có khả năng thích ứng với những thay đổi trong thực tiễn. Nếu thực tiễn có sự thay đổi thì nội dung quy trình phải có sự cập nhật kịp thời.

4. Cách xây dựng sơ đồ quy trình sản xuất kinh doanh

Nội dung dưới đây, Viindoo sẽ đề cập đến các cách thức xây dựng một sơ đồ quy trình sản xuất kinh doanh đúng chuẩn nhất. 

Các tiêu chuẩn ký hiệu được sử dụng để chỉ rõ ý nghĩa của các ký hiệu trong sơ đồ. Doanh nghiệp nên dùng các hình dạng phổ biến để tất cả mọi người đều hiểu được như:

• Kim cương: Biểu thị các quyết định.
• Mũi tên: Biểu thị sự kết nối, liên kết giữa các bước.
• Hình chữ nhật bo góc: Biểu thị sự bắt đầu và kết thúc của quy trình
• Hình chữ nhật: Biểu thị một bước, hoạt động hay nhiệm vụ được chịu trách nhiệm bởi cá nhân cụ thể.

Xem Thêm: Mô hình Canvas là gì? 9 yếu tố chính và ví dụ mẫu

4.1 Lựa chọn loại sơ đồ và thu thập thông tin

Sau đây là một số thông tin mà doanh nghiệp nên cân nhắc khi lựa chọn loại sơ đồ quy trình:

• Khung thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi bước/ thành phần trong quy trình​
• Tasks and responsibilities of each employee in the process
• Đề cập đến các điểm trọng yếu trong bộ quy trình hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đang hướng tới

Tìm Hiểu Về: Mô hình 5M là gì? Tầm quan trọng của mô hình quản trị 5M

4.2 Thiết kế nhất quán về kích thước, kiểu dáng

Một sơ đồ được thiết kế không phù hợp sẽ gây khó khăn cho nhân viên khi sử dụng và theo dõi. Do vậy, doanh nghiệp nên thiết lập một sơ đồ rõ ràng hơn, thông qua việc:

• Định vị đồng đều các khoảng cách
• Sắp xếp nhất quán các luồng quyết định
• Thiết kế các bước trong quy trình với kích thước phù hợp và sắp xếp thẳng hàng với nhau
• Sắp xếp thẳng hàng vị trí bắt đầu/ kết thúc cho các mũi tên quy trình tại mỗi bước.
• Hạn chế phân quá nhiều nhánh nhỏ trong đường một mũi tên.

4.3 Dùng biểu tượng, màu sắc để nhấn mạnh thông tin quan trọng

Hằng ngày, doanh nghiệp có rất nhiều công việc cần phải quan tâm. Vì vậy, nếu không sử dụng màu sắc và hình ảnh đặc biệt để nhấn mạnh những nhiệm vụ quan trọng, nhân viên sẽ rất khó để hiểu và ghi nhớ công việc ưu tiên.

Thêm vào đó, nhà quản trị cũng nên nhấn mạnh các bước/ quy trình đối lập với màu sắc tương phản, hoặc thêm biểu tượng sinh động đối với các bước chính, giúp sơ đồ thiết kế trở nên hấp dẫn hơn.

4.4 Dùng đường viền, đường thời gian để tăng mật độ thông tin

Trong một sơ đồ quy trình kinh doanh, các đường viền và hình dạng có thể được sử dụng để nhấn mạnh và làm rõ các nhiệm vụ của từng bộ phận khác nhau. Ngoài ra, đường thời gian cũng giúp tăng tính hữu dụng của sơ đồ và hạn chế sai sót khi chia sẻ các nguồn tài liệu cá nhân.

4.5 Dùng nhãn chú thích

Doanh nghiệp có thể linh hoạt tham khảo, sử dụng các nhãn dán hoặc chú giải nếu nhận thấy các ký hiệu trong quy trình kinh doanh của mình tương đối khó hiểu. Các yếu tố này sẽ giúp cho sơ đồ của tổ chức dễ nhận dạng, sử dụng và dễ nắm bắt thông tin hơn.