Thông thường, công việc hằng ngày của chúng ta đều là một phần của các quy trình khác nhau. Ví dụ như khi mua hàng, một quy trình của người mua gồm việc lên đơn hàng, nhận hóa đơn, thanh toán, nhận hàng sẽ được thực hiện.
Để quản lý các quy trình nghiệp vụ của một tổ chức nói chung, việc mô tả và tài liệu hóa lại các quy trình của các phòng ban, bộ phận,... là cần thiết. Có rất nhiều cách thức để thực hiện điều đó. Tuy nhiên, cách dễ dàng và đơn giản nhất là mô tả chúng dưới dạng văn bản hoặc sơ đồ.
Trước đây, sơ đồ biểu diễn luồng quy trình được xây dựng với các hình hộp và các mũi tên, không tuân theo một phương thức cụ thể nào. Do đó, thật khó khăn để người mô tả sơ đồ giải thích cho người đọc sơ đồ hiểu về từng khía cạnh của quy trình như điều kiện thực hiện công việc, thứ tự thực hiện, người chịu trách nhiệm thực hiện,...
Như vậy, việc đưa ra một tiêu chuẩn chung cho các ký hiệu sử dụng trong mô tả quy trình là điều cần thiết và tất yếu.
Bài viết này sẽ giới thiệu về các khái niệm và cách thức để mô hình hóa quy trình nghiệp vụ thực tế theo quy chuẩn BPMN.
Vậy BPMN là gì?
BPMN (Business Process Model and Notation) là một bộ mô hình quy trình chuẩn hóa và biểu tượng được thiết kế để minh họa các bước, hoạt động và thủ tục cần thiết để hoàn thành một hoặc nhiều quy trình kinh doanh một cách dễ hiểu. Hiện nay, BPMN đã trở thành một tiêu chuẩn được chấp nhận quốc tế và được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực quản lý quy trình kinh doanh.
Ví dụ về sơ đồ BPMN
Lịch sử hình thành của BPMN
Ban đầu, BPMN được phát triển bởi BPMI, một tổ chức gồm các công ty về phần mềm. Ở thời điểm ban đầu, mục tiêu là cung cấp một tập các ký hiệu đồ họa mô tả quy trình được thể hiện trong Ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPML).
Năm 2005, BPMI sát nhập vào OMG - một tổ chức quản lý đối tượng nổi tiếng về các tiêu chuẩn phần mềm, đặc biệt là UML. Năm 2007, BPMN phiên bản 1.0 được công bố và chính thức được chấp nhận và một tiêu chuẩn của tổ chức OMG.
Trải qua nhiều lần điều chỉnh, cải tiến, tháng 12/2010, phiên bản 2.0 được công bố và có nhiều thay đổi, mở rộng so với các phiên bản trước đó. Đây cũng được coi là phiên bản được áp dụng phổ biến và rộng rãi nhất đến thời điểm hiện tại.
Phiên bản gần nhất là BPMN 2.0.2 phát hành tháng 2 năm 2013, không khác biệt nhiều so với phiên bản BPMN 2.0, chỉ chỉnh sửa một số lỗi nhỏ về văn bản. Cũng trong năm 2013, BPMN chính thức trở thành tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 19510:2013.
Ý nghĩa khi áp dụng BPMN vào Dự án triển khai Phần mềm cho Doanh nghiệp
Đối tượng sử dụng BPMN
BPMN cung cấp một bộ ký hiệu và mô hình quy trình tiêu chuẩn dễ hiểu đối với tất cả người dùng. Vì vậy, trong quá trình triển khai dự án, tất cả đối tượng tham gia đều có thể sử dụng (tức là xây dựng và đọc hiểu) sơ đồ này. Bao gồm:
- Về phía đơn vị thực hiện triển khai phần mềm:
- Các nhà phân tích nghiệp vụ tư vấn cải tiến quy trình
- Nhà phát triển kỹ thuật phụ trách phát triển phần mềm để hỗ trợ thực hiện quy trình trong doanh nghiệp
- Về phía đơn vị được triển khai:
- Những người quản lý chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát quy trình
- Các nhân viên/chuyên viên trực tiếp thực hiện công việc trong quy trình
Lợi ích khi sử dụng BPMN
Trong quá trình thiết kế và triển khai quy trình nghiệp vụ cho nhiều tổ chức, việc truyền đạt thông tin giữa các bên liên quan thường xuyên xảy ra khoảng trống. Lý do có thể đến từ việc hai bên làm việc trong hai lĩnh vực khác nhau, ngôn ngữ và cách mô tả chưa rõ ràng, thông tin truyền tải chưa đầy đủ,...
Vậy thì với BPMN, xây dựng quy trình kinh doanh dưới dạng sơ đồ trực quan sẽ mang lại nhiều lợi ích như sau:
- Đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ phức tạp:
- BPMN sử dụng các mô hình và ký hiệu để xây dựng quy trình nghiệp vụ dưới dạng sơ đồ trực quan sẽ giúp lược bỏ các chi tiết không cần thiết, giữ lại cốt lõi để cuối cùng nhìn thấy được quy trình một cách rõ ràng. Từ đó, chuyên viên phân tích dễ dàng phân tích và tối ưu hóa các hoạt động, tìm ra các vấn đề và cải thiện hiệu suất.
- Ngôn ngữ chung giúp giao tiếp và cộng tác dễ dàng hơn
- BPMN có thể được coi là cầu nối giữa toàn bộ đội ngũ triển khai dự án. Khách hàng, nhà phân tích và khối kỹ thuật đều có thể đọc hiểu được sơ đồ BPMN.
- BPMN giúp nhà phân tích sau khi đi khảo sát quy trình nghiệp vụ, có thể truyền đạt lại cho nhiều người mà không cần mô tả lại nhiều lần. Cũng tránh được tam sao thất bản.
- Quản lý sự thay đổi:
- Trong quá trình triển khai phần mềm, các thay đổi thường được yêu cầu để thích ứng với nhu cầu kinh doanh đang phát triển. Sơ đồ BPMN cung cấp sự trình bày trực quan về các quy trình dưới dạng sơ đồ. Điều này cho phép các thành viên của dự án theo dõi các thay đổi trong quy trình và tác động của những thay đổi đó, kết quả là so sánh được quy trình ban đầu, quy trình đề xuất và nhìn nhận được hiệu quả trong việc thay đổi quy trình đó.
Tóm lại, việc sử dụng BPMN trong triển khai dự án mang lại sự rõ ràng, hiệu quả và đồng nhất trong việc mô hình hóa, phân tích và triển khai quy trình kinh doanh, đóng góp vào sự thành công của dự án.
So sánh sơ đồ BPMN và UML
Sơ đồ BPMN và sơ đồ UML đều là các mô hình quy trình đồ họa được tiêu chuẩn hóa và đều được phát triển bởi OMG, thông qua việc sử dụng các ký hiệu, biểu đồ và ngôn ngữ đặc thù để mô tả cách thức thực hiện công việc và là cơ sở để phân tích quy trình. Tuy nhiên, 2 sơ đồ này cũng có nhiều điểm khác biệt.
Tiêu chí | BPMN | UML |
Mục đích | Tập hợp các quy trình và ký hiệu để mô tả quy trình nghiệp vụ. | Tập hợp các sơ đồ và ký hiệu để mô tả phần mềm. |
Phương pháp tiếp cận | Tiếp cận theo hướng Process-oriented: tập trung trả lời cho câu hỏi: Khách hàng phải làm bao nhiêu bước, là những bước gì, trong thời gian bao lâu để hoàn thành công việc, mục tiêu. | Tiếp cận theo hướng Object-oriented: tập trung mổ xẻ các đối tượng theo nhiều góc nhìn để rõ ràng hơn cho việc thiết kế và xây dựng hệ thống. .
|
Ký hiệu | BPMN sử dụng một bộ ký hiệu riêng biệt được thiết kế đặc biệt cho mô hình hóa quy trình như sự kiện, hoạt động, cổng và luồng. | UML có phạm vi ký hiệu và sơ đồ rộng hơn để mô hình hóa các khía cạnh khác nhau, bao gồm:
|
Mức độ chi tiết | BPMN thường được sử dụng để thể hiện các quy trình và quy trình kinh doanh cấp cao, tập trung vào quy trình tổng thể và các hoạt động chính. Nó tóm tắt một số chi tiết triển khai để cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng. | UML có thể đi sâu vào các mức chi tiết chi tiết hơn, cho phép thể hiện các thành phần, mối quan hệ và tương tác của phần mềm ở cấp độ kỹ thuật hơn. |
Cách đọc, cách vẽ sơ đồ BPMN
Sơ đồ BPMN được hiểu là Sơ đồ vẽ theo tiêu chuẩn BPMN. Để đạt được kết quả của việc “giao tiếp" bằng sơ đồ BPMN, người vẽ buộc phải sử dụng các ký hiệu và tuân theo các quy tắc đã được quy ước.
Các phần tử cơ bản trong BPMN
Swimlanes
STT | Phần tử | Mô tả | Ký hiệu |
1 | Đường | Đường đại diện cho người tham gia (là cá nhân hoặc một vai trò) tham gia quy trình. Là một vùng chứa. Nó có thể có các chi tiết/quy trình bên trong hoặc không (hộp đen) |
|
2 | Làn | Làn đường là phân vùng con trong quy trình, đôi khi nằm trong Pool. Được sử dụng để tổ chức hoặc phân loại hoạt động. |
|
Đối tượng luồng
STT | Phần tử | Mô tả | Ký hiệu |
1 |
Sự kiện | Là điều gì đó "xảy ra" trong một quy trình. Các sự kiện này ảnh hưởng đến flow của mô hình và thường có nguyên nhân (kích hoạt) và tác động (kết quả). |
|
2 | Hoạt động | Là thuật ngữ chung cho hoạt động được thực hiện trong một quy trình. Hành động gồm 2 loại chính:
Ngoài ra, các hoạt động cũng có thể thêm các ký hiệu được quy ước để thể hiện cách thức và tính chất của hành động. |
|
3 | Cổng | Sử dụng để kiểm soát các quy trình chảy thông qua các luồng tuần tự khi chúng hội tụ và phân kỳ trong một Quy trình. Xác định phân nhánh, rẽ nhánh, hợp nhất và nối các hướng dẫn. Một Cổng duy nhất có thể có nhiều luồng đầu vào và nhiều luồng đầu ra. |
|
Đối tượng kết nối
STT | Phần tử | Mô tả | Ký hiệu |
1 | Luồng tuần tự |
Luồng tuần tự được sử dụng để hiển thị thứ tự rằng các hoạt động sẽ được thực hiện. Chỉ sử dụng để kết nối các đối tượng trong một quy trình.
|
|
2 | Luồng thông tin | Luồng thông tin được trao đổi giữa hai Đối tượng tham gia (đối tượng gửi và đối tượng nhận). Chỉ kết nối các đối tượng ở 2 quy trình khác nhau. |
|
3 | Liên kết | Liên kết được sự dụng để liên kế thông tin và tạo tác với các phần tử. Nguồn và đích PHẢI từ: sự kiện, Hành động hoặc Cổng. Mũi tên chỉ hướng đi của thông tin |
|
Dữ liệu
STT | Phần tử | Mô tả | Ký hiệu |
1 | Đối tượng dữ liệu | Thể hiện dữ liệu: gmail, tài liệu, biểu mẫu,... mà Hành động cần để có thể thực hiện và/hoặc do Hành động tạo ra. |
|
2 | Dữ liệu đầu vào | Dữ liệu được input vào để hoàn tất một hành động nào đó. |
|
3 | Dữ liệu đầu ra | Kết quả trả ra của một hành động |
|
4 | Kho lưu trữ | Kho lưu trữ nhiều dữ liệu. |
|
Tạo tác
STT | Phần tử | Mô tả | Ký hiệu |
1 | Nhóm | Một nhóm các phần tử đồ họa mà nhóm các đối tượng bên trong nằm trong cùng một Danh mục. Nhóm là một cách để Danh mục đối tượng có thể được hiển thị trực quan trên sơ đồ. |
|
2 | Chú thích | Chú thích văn bản là một cơ chế để người lập mô hình cung cấp thông tin văn bản bổ sung cho người đọc Sơ đồ BPMN |
|
Ngoài các phần tử cơ bản nói trên, BPMN còn có một số phần tử mô hình hóa mở rộng, tức là các phần tử có thể có thêm các ký hiệu bên trong để mô tả chi tiết nguyên nhân, kết quả,... của nó. Có thể xem chi tiết ở tài liệu BPMN 2.0.
Một số quy tắc cơ bản khi vẽ BPMN
| STT | Đối tượng | Quy tác cơ bản |
| 1 | Cổng | Cổng không đưa ra quyết định mà chỉ điều khiển luồng: phân kỳ (tách luồng) hay hội tụ (hợp nhất luồng). Kết quả của quyết định phải được xác định trong Hành động trước Cổng. |
| 2 | Sự kiện | Mỗi quy trình đều có tối thiểu một sự kiện bắt đầu và một sự kiện kết thúc. Các luồng kết thúc có trạng thái kết thúc khác nhau cần được biểu diễn bằng cách sự kiện kết thúc riêng biệt. Các luồng có cùng trạng thái kết thúc phải được hợp nhất và cùng một sự kiện kết thúc. |
| 3 | Văn bản, màu sắc, kích thước |
|
Công cụ để vẽ BPMN
Hiện nay, chỉ cần lên Google và gõ từ khóa “Công cụ để vẽ BPMN” thì sẽ cho ra rất nhiều kết quả. Ở đây, chúng tôi đề xuất một số công cụ đơn giản và phổ biến nhất, tiện thể so sánh ưu nhược điểm để bạn lựa chọn cho phù hợp.
| Công cụ | Hình thức | Ưu điểm | Nhược điểm |
Online | Công cụ vẽ online, lưu trữ trên Drive nên dễ dàng truy cập, chia sẻ và cộng tác. Nhiều ký hiệu, cách sử dụng đơn giản. | Là công cụ để vẽ nhiều loại quy trình khác nhau, không phải chỉ chuyên về BPMN. Các ký hiệu chỉ dừng ở mức vừa đủ để sử dụng, nếu có nhu cầu mô tả một cách chuyên nghiệp thì chưa đáp ứng được. | |
Online | Công cụ vẽ online, lưu trữ trên Drive nên dễ dàng truy cập, chia sẻ và cộng tác. Tập hợp đầy đủ các phần tử cơ bản và phần tử mở rộng, thích hợp cho nhà phân tích chuyên nghiệp . | Do có quá nhiều các phần tử mở rộng, đôi khi sẽ khiến người dùng cảm thấy hoang mang và lạc lối giữa đống ký tự, không biết nên sử dụng ký tự nào. Mất thời gian để thể hiện một quy trình quá chi tiết trong khi không cần thiết. | |
Offline | Giao diện đẹp. Công cụ dễ sử dụng, hệ thống ký tự phong phú. | Tương tự như diagrams.net, Visio của Microsoft cũng được sử dụng để vẽ nhiều loại quy trình khác nhau, không chỉ riêng về BPMN. Ứng dụng của Microsoft, hạn chế cho hệ điều hành Windows, cần mua bản quyền Offices. Vì là ứng dụng offline cặt đặt trên máy tính, nặng. |
Một số lưu ý khi sử dụng BPMN
Việc đặt tên
- Đối với Hành động phải luôn đặt theo cú pháp: Động từ + Đối tượng.
- Không đặt tên cho Cổng hội tụ
- Chú thích các điều kiện đầu ra cổng không rõ ràng
- Đặt tên Đường bằng tên của người tham gia, đặt lên Làn theo Vai trò thực hiện công việc, không đặt Tên quy trình.
Lạm dụng Sub-Process
- Chỉ sử dụng Sub-Process khi thực sự cần thiết và khi chúng giúp tăng tính tương tác, sự rõ ràng và tái sử dụng của quy trình. Việc thêm quá nhiều Sub-Process vào quy trình sẽ khiến quy trình phức tạp mà không tập trung vào trọng điểm nội dung cần thể hiện.
Dùng sai Connecting
- Nhầm lẫn giữa Luồng tuần tự và Luồng thông tin:
- Luồng tuần tự chỉ được dùng để nối các task trong cùng 1 Đường (Pool). Còn Luồng thông tin thì chỉ dùng để nối các Nhiệm vụ ở các Đường (Pool) khác nhau.
- Luồng tuần tự chỉ ra thứ tự thực hiện công việc của một hoặc nhiều người trong một tổ chức. Luồng thông tin chỉ thể hiện sự tương tác thông tin và hướng truyền đạt thông tin giữa các tổ chức khác nhau.
Đặt Hành động sai vị trí
- Một task chỉ thuộc một lane hoặc một pool duy nhất. Nếu một task hai người làm thì cứ đặt task đó ở cả hai lane (hoặc 2 pool).
Mức độ chi tiết của sơ đồ BPMN
- Mức độ chi tiết của các quy trình con trên một quy trình cần đồng nhất về mức độ chi tiết. Trong trường hợp cần xem chi tiết hơn về 1 quy trình con, hoàn toàn có thể tách quy trình con riêng ra để bổ sung chi tiết.
- Mức độ chi tiết của sơ đồ BPMN sẽ phụ thuộc vào:
- Mục đích sử dụng sơ đồ
- Phạm vi và đối tượng trong sơ đồ.
- Yêu cầu và thông tin cần thiết
- Ngữ cảnh và độ phức tạp của quy trình.
Nhìn chung thì việc vẽ sơ đồ BPMN không quá khó. Chúng ta sẽ mất chút thời gian để đọc, hiểu, ghi nhớ các ký tự và quy tắc của sơ đồ BPMN, nhưng điều đó sẽ mang lại nhiều giá trị như xác định các điểm nghẽn, sự kém hiệu quả trong hoạt động kinh doanh và cũng có thể làm cơ sở cho việc triển khai quy trình làm việc hoặc tự động hóa cho doanh nghiệp. Viindoo cũng đang áp dụng đưa BPMN vào các dự án triển khai phần mềm cho đối tác với mục đích cải thiện việc truyền đạt thông tin, giảm thiểu rủi ro cho dự án và tối ưu hóa hiệu quả tổng thể của việc triển khai phần mềm trong môi trường kinh doanh.
